Tema 2

Tema 2

La Administración contemporanea

Objetivo particular: Al término del tema el/la participante describirá los beneficios de la aplicación del proceso administrativo de acuerdo con la teoría de Henri Fayol.

El enfoque administrativo contemporáneo

Este enfoque se desarrolla posterior a la segunda guerra mundial y se caracteriza por la preocupación de temas como lo social y lo humano; la participación, la confianza, la autonomía del trabajador, el empoderamiento, el trabajo en equipo y en general todo aquello que tiene que ver con el Homo social. Se da así el desarrollo del pensamiento administrativo contemporáneo, sustentado en enfoques administrativos más complejos y estructurados, gracias a acelerados desarrollos tecnológicos, entornos en constante cambio, mercados más competitivos y exigentes y cambios acelerados en los procesos de comunicación, innovación y desarrollo.La década de los ochenta facilita la aparición de enfoques más radicales y globalizadores, que permiten la mundialización y la liberalización de la economía; la competencia se convierte en la apuesta más fuerte de la administración. Se habla de temas como la Reingeniería, el Outsourcing, el Benchmarking y las nuevas tendencias sobre el teletrabajo. Presenta énfasis en temas como la globalización, la reducción de costos, la competitividad y estimula la generación de valor agregado de carácter individual. Estimula la incorporación de nuevas tecnologías de la información y se orienta más hacia los procesos que hacia las tareas, buscando un trabajador polivalente y reemplazando aquel trabajador súpermacro-especializado. Finalmente, la década del noventa se caracteriza por enfoques que responden a condiciones y características cambiantes y volátiles del entorno: una gran revolución tecnológica; un acelerado desarrollo de la cibernética, la informática y los procesos de comunicación; organizaciones inteligentes; mercado electrónico y transacciones en tiempo cero; y la construcción de tejido organizacional a partir de la comunicación, la información y el aprendizaje.

El enfoque administrativo contemporáneo

Es así como se la conceptualización se va ha ido adaptando a la actualidad encontrando conceptos como: • Administración por objetivos • Planeación estratégica • Toma de decisiones administrativas • La filosofía de la calidad total y la productividad Entre otras…… Ahora vamos a profundizar acerca de la importancia de actualizarnos en los conceptos de origen que aun cuando siguen vigentes se han ido adaptando a la actualidad….

Subtema 2.1 .- Enfoques modernos de la administración

¿Te has preguntado como tu empresa llego a donde llego? ¿Qué ocurrió para que los procesos funcionen como funcionan hoy en día? ¿Cómo funcionaran en el futuro? Seguramente incluyeron varios factores, sin embargo, y sin lugar a duda la administración estuvo presente en cada proceso, desde los inicios de los tiempos, hasta el día de ahora. Así, la administración se ha vuelto cada vez más estratégica, al grado de que las organizaciones generan herramientas concretas de acuerdo con el contexto en el que se desarrollan y que veremos más adelante.

Los enfoques modernos de la administración surgen a partir de tres elementos:

Globalización

Las organizaciones constituyen el motor de la globalización. A través de ellas se construye, destruye, deconstruye y reconstruye el mundo moderno. Los cambios organizacionales se establecen como la condición necesaria para operar y sobrevivir en los procesos de globalización, lo que las obliga a diseñar estrategias intra e interorganizacionales que, además de garantizar su supervivencia, inciden en la forma y los modos de organización (Barba y Montoya, 2008: 1158). El fenómeno de la globalización, entendido como la inserción comercial de los países por medio de la elaboración de convenios comerciales (tratados de libre comercio [TLC]), tiene como fin facilitar el libre tránsito de mercancías entre regiones, y con ello facilitar la exportación de productos, por lo que dicha inserción resulta importante para los sectores económicos. Por lo tanto, la administración ha mantenido un constante crecimiento y desarrollo de nuevas técnicas y enfoques; no obstante, la globalización busca esencialmente la integración de bloques, donde los países buscan su inclusión para la ayuda y la cooperación mutua.

Calidad

La mejora continua implica no sólo el desarrollo de satisfactores, sino también el desarrollo de nuevas habilidades por parte de la fracción operativa; así, la calidad no es sólo un fenómeno del producto, sino de los integrantes de las organizaciones; ante ello las empresas buscan un compromiso de todos los integrantes de la organización con respecto a los procesos y minimización de costos, evitando desperdicios, alimentando al sistema como un fenómeno de mejora.

El estudio de las organizaciones

El surgimiento de nuevas profesiones o especialidades, que tienen como objeto de estudio a la organización o afectan a las organizaciones, ha generado campos multidisciplinarios para abordar los diferentes aspectos de la organización y el desarrollo de técnicas que permiten a los administradores su aplicación. Dentro de las características generales de las técnicas o enfoques administrativos se encuentra el enfoque posmoderno, entendido como un cambio en los paradigmas sociales y culturales, que ha llevado la globalización a las empresas, y con ello a desarrollar estructuras flexibles y cada vez más introspectivas.

El cambio en las organizaciones

Cuando se habla de cambio en la organización nos referimos a transformaciones reales; dicho cambio es necesario para sobrevivir; sin embargo, se dificulta por la incertidumbre de llevarlo a cabo cuando su organización se encuentra trabajando, ya sea de manera limitada o mal enfocada. El cambio es una condición inherente y afecta a las organizaciones; así, la índole del cambio será en tres niveles esenciales: • Medio ambiente • En la organización • En los recursos humanos

Características generales de las técnicas o enfoques administrativos contemporáneos

Características generales de las técnicas o enfoques administrativos contemporáneos Dada la flexibilidad como característica de las estructuras organizacionales, éstas se han vuelto cada vez más contingentes, permitiendo dar perspectiva y contextualizar la o las situaciones dadas en el fenómeno organizacional. Aparte de la globalización, el aspecto importante a tomar en cuenta es el contexto siempre cambiante de las condiciones del mercado o de la competencia; así, las organizaciones tienden a buscar, dentro de la universalidad de la administración, adaptabilidad en el contexto. Las organizaciones buscan mejorar sus eficiencias en todas sus áreas; lograrlo o no corresponde a su adaptabilidad o a desarrollar mejoras ante las circunstancias del contexto, por lo que, al ser un entorno competitivo, de calidad y de innovación, las organizaciones desarrollan técnicas específicas, como Xerox el benchmarking, Toyota el sistema de producción esbelta, o buscan universidades para desarrollar dichas herramientas, como el cuadro de mando integral.

Precisaremos una herramienta vigente aun para las empresas, pero que también puede ser utilizada de manera personal, el benchmarking, el viejo dicho que reza «Hay que aprender de los errores, pero es mejor aprender de los errores de los demás que de los propios» sirve perfectamente para expresar la idea esencial de benchmarking, que se basa en una afirmación sencilla acerca de que ningún hombre, ni ninguna organización, ha encontrado la manera de hacer las cosas de modo óptimo. En relación con esta circunstancia, surge la necesidad de realizar aprendizaje continuo. Aprendemos, entre otros sistemas, usando la experiencia de otras organizaciones. Si este es el objetivo general del benchmarking, podemos decir que se trata de una herramienta utilizada para evaluar y mejorar los resultados de las organizaciones a través de la comparación de las propias prácticas con las de aquellos colectivos considerados líderes, y superarlas gracias al aprendizaje aprovechando sus prácticas exitosas. El colectivo considerado líder es el que alcanza los mejores resultados en el sector donde desarrolla sus actividades.

Subtema 2.2 Benchmarking

Objetivo particular: Al término del tema el/la participante describirá los beneficios de la aplicación del proceso administrativo de acuerdo con la teoría de benchmarking.

Benchmarking

Benchmarking: es el proceso continuo de medir productos, servicios y prácticas contra los competidores más fuertes o aquellas compañías reconocidas como líderes en la industria. (David T. Kearns, director general de Xerox Corporation). Esta definición presenta aspectos importantes tales como el concepto de continuidad, ya que benchmarking no sólo es un proceso que se hace una vez y se olvida, sino que es un proceso continuo y constante. Otro aspecto es el de la medición, ya que está implicada en el proceso de benchmarking, pues se tienen que medir los procesos propios y los de otras empresas para poder compararlos. También se puede ver en esta definición que se puede aplicar benchmarking a todas las facetas del negocio. Y finalmente la definición implica que el proceso de un benchmarking se debe dirigir a empresas que son reconocidas como las mejores o como los líderes de la industria.Los principales tipos de benchmarking se diferencian por el tipo de evaluación comparativa a analizar y pueden ser:Benchmarking interno. Es el proceso de análisis interno de las grandes corporaciones que necesitan atender el clima organizacional para que se preserve el equilibrio entre los recursos humanos, alineado a la cultura empresarial y la concreción de sus objetivos.Por ejemplo: una empresa tiene máquinas trabajando las 24 horas en tandas de tres jornadas laborales del personal, y realizó una comparativa del rendimiento entre los empleados de cada turno para detectar qué factores influyen en el desempeño, con el objetivo de mejorar los procesos de producción.

Benchmarking

Benchmarking competitivo. Es el proceso de evaluación comparativa entre los productos, servicios o procesos de una empresa y los de sus competidores, con el objetivo de proponer mejoras diferenciales.Por ejemplo: una empresa que fabrica computadoras portátiles presentó una baja constante de ventas en el último año. Realizar un análisis comparativo de su producto con los más vendidos por la competencia contribuye a detectar cuáles son las preferencias de los consumidores y así mejorar el proceso productivo.Benchmarking funcional. Es el proceso de evaluación comparativa entre los productos, servicios o procesos de una empresa respecto a las marcas de otros rubros que no resultan competidores directos, aunque comparten un público objetivo similar.Por ejemplo: una marca de automóviles de alta gama que realiza una encuesta entre los clientes de una cadena hotelera de lujo con el objetivo de conocer más sobre sus preferencias y gustos.

Indicadores de benchmarking

Los principales indicadores que se tienen en cuenta para realizar investigaciones de benchmarking son: Mercadeo y posicionamiento SEO (Search Engine Optimization). A través de herramientas digitales de análisis, como Google Analytics, Semrush o Comscore, se pueden obtener datos y hacer seguimiento de la interacción entre los usuarios y los sitios en internet de las marcas, los tipos de búsquedas y el tiempo que permanecen activos. Publicidad y proceso de compra. A través de herramientas de comercio electrónico es posible rastrear datos, como la respuesta de los usuarios a las publicidades en internet, su proceso de compra y preferencias respecto a productos de la competencia. Contabilidad y datos financieros. A través de informes financieros publicados de forma periódica por las compañías registradas en un país, es posible obtener datos sobre el desempeño contable de una empresa, el porcentaje de ganancias o si presenta deudas. El objetivo de esta información es tener como referencia un panorama de la economía de las empresas competidoras y, junto con otros indicadores de benchmarking, poder dimensionar el impacto total de una acción de mercadeo en particular.

Procesos de benchmarking

El proceso de investigación de benchmarking se caracteriza por los siguientes pasos a seguir:Objetivo de la investigación. Se basa en comprender cuál es el problema que la empresa necesita solucionar. Por ejemplo: mejorar la venta de su producto principal que se mantiene en caída luego del lanzamiento de un nuevo producto de la competencia. Para investigar esa situación debemos definir los indicadores clave, es decir, analizar si el problema se debe a una cuestión de precios, de calidad, de posicionamiento de marca, del público objetivo, entre otros indicadores. Recopilación de datos. Es la búsqueda de la información de los competidores en un determinado período de tiempo, a través de diferentes herramientas digitales de análisis, de informes financieros, de encuestas o de bases de datos. Análisis de los resultados. Es la revisión y comprensión de los datos recopilados. Es importante contar con la asesoría de analistas profesionales y de los responsables de las distintas áreas de la organización para profundizar en la comprensión de los datos y elaborar propuestas con valor agregado. Plan de acción. Es la puesta en marcha de la estrategia definida como solución o mejora al problema de la organización. Por ejemplo: mejorar la comunicación y el trato con el cliente, ofrecer promociones, ajustar el precio o la calidad del producto o servicio. Seguimiento del plan. Es el control periódico de los avances del plan y el posterior análisis, a través de informes que facilitan las diferentes herramientas digitales. Esa información es útil para la toma de decisiones.

Ejemplo de benchmarking

Un ejemplo de benchmarking es el de la empresa estadounidense Starbucks, que realizó un estudio de benchmarking funcional para reducir el tiempo de preparación de los cafés, debido a la disconformidad de la mayoría de los clientes por la larga espera. La empresa investigó los procesos de producción de McDonald’s. A pesar de que esta marca no es una competencia directa de Starbucks, para el estudio resultó relevante el modo en que preparaba sus pedidos de manera rápida y eficiente. En el análisis de benchmarking Starbucks detectó que su problema se debía a la mala ubicación de los insumos de café, los vasos y la incómoda distribución del área de mostrador. Su plan de acción consistió en implementar mejoras en la distribución del local para optimizar el proceso de compra de los clientes y lograr que los empleados puedan preparar las infusiones de manera adecuada y en menor tiempo. Como resultado en el mediano plazo, Starbucks logró reducir de manera considerable el tiempo de preparación de cada infusión.

Lo anterior nos lleva a considerar el mecanismo de Control de Gestión

¿Qué es el control de gestión?El control de gestión empresarial es un conjunto de procesos, métodos y uso de tecnologías que vincula la contabilidad con el desempeño operativo y estratégico. Permite monitorear, analizar y controlar los costos económicos que sus procesos de trabajo representan para la empresa. Hace uso de diversos indicadores, según cada área de la empresa, para obtener datos que luego podrán ser analizados. El objetivo del control de la gestión es orientar las diferentes tareas y detectar los aspectos que sea necesario mejorar. Existen diversos métodos de monitoreo que forman parte del sistema control de gestión empresarial, como: el control de calidad, la planificación de recursos o el nivel de satisfacción de los clientes. Cada sistema ofrece datos que son útiles para vincular con la información contable y financiera de la empresa, con el objetivo de obtener una visión integral que aporte a la toma de decisiones de la dirección de la organización. Características del control de gestión El sistema de control de gestión empresarial varía según cada tipo de negocio. Sin embargo, todo sistema de control de gestión suele tener las siguientes características en común: • Cuenta con una persona responsable de su elaboración. • Elabora y designa presupuestos por cada área o por proyecto. • Implementa softwares de gestión, que permiten gestionar los recursos y las tareas en base a los presupuestos asignados a cada unidad de negocio. • Asesora y aplica la planificación contable, impositiva y fiscal. • Implementa procesos de investigación de mercado, evaluación y benchmarking. • Determina los indicadores de medición a través del uso de tecnologías de la información y manejo de datos.

Importancia del control de gestión El seguimiento y análisis del desempeño de una organización permite asegurar el cumplimiento de los objetivos y mejorar los aspectos necesarios. El control de gestión permite tener una visión integral de los recursos, los gastos, la posible desviación de fondos y las necesidades a cubrir para llevar adelante los objetivos de la empresa. Para implementar el control de gestión es necesario acceder a todos los datos contables y financieros de la empresa, para obtener información del desempeño de cada área, de las posibles mejoras y para influir en los próximos pasos o decisiones a seguir, tanto operativas como estratégicas. Ventajas del control de gestión El sistema de control de gestión es útil y necesario para cualquier tipo de empresa, de manera indistinta al tamaño de su estructura, porque ofrece ventajas como: • Optimizar los recursos materiales y humanos. • Orientar los esfuerzos de manera efectiva hacia los objetivos. • Detectar posibles problemas o aspectos a mejorar en los procesos. • Detectar posible desvío de fondos o errores contables. • Aplicar múltiples indicadores que brinden datos útiles para que sean analizados y relacionados entre sí. • Aportar datos concretos para la toma de decisión del directorio de la empresa.