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en los archivos historicos

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Diagnostico documental

Índice

Diagnostico cdocumental

Ámbito de aplicación del diagnóstico documental

Administración Pública Federal

Administracion publica local

Estudio de viabilidad

Rescursos archivisticos a diagnosticar

Diagnostico documental

El diagnóstico documental es un proceso utilizado para evaluar, analizar y describir el estado y la condición de un conjunto de documentos o archivos. Este proceso es fundamental en la gestión documental, ya que permite determinar las necesidades de conservación, restauración, organización y digitalización de los documentos.

¿Qué es?

¿Que es?

Ámbito de aplicación del diagnóstico documental

Administración Pública Federal:

Administración Pública Local:

Organos Centralizados

Entidades Paraestatales

Or ganos Decentralizados

Organos Autonomos

Administración Pública Federal

En México, la Administración Pública Federal se divide en órganos centralizados, descentralizados, paraestatales y autónomos, cada uno con funciones y estructuras diferentes. A continuación, se detalla cada uno:

El diagnóstico revisa si los documentos son gestionados eficientemente para respaldar la autonomía, transparencia y rendición de cuentas del órgano, y si existen áreas que requieren ajustes en los procesos archivísticos.

Cumplimiento normativo: A pesar de su independencia, deben cumplir con la normativa nacional archivística, y el diagnóstico debe evaluar si se está cumpliendo adecuadamente.

Autonomía y manejo independiente: La evaluación debe asegurar que el organismo cuenta con sistemas adecuados para la gestión y conservación de sus documentos, como los registros del INE sobre procesos electorales o los dictámenes de la CNDH..

En los órganos autónomos, el diagnóstico documental debe evaluar la situación particular de los documentos generados por estos organismos, los cuales tienen funciones específicas y no dependen del Poder Ejecutivo. Algunos aspectos clave son:

Organos autonomos

Organos centralizados

En los órganos centralizados (Secretarías de Estado y departamentos administrativos), el diagnóstico documental se enfoca en:

El diagnóstico debe identificar si los archivos están bien organizados y si cumplen con los requisitos legales y administrativos para el adecuado funcionamiento del gobierno centralizado.

Volumen y organización de archivos: Las secretarías suelen manejar grandes volúmenes de documentos, por lo que el diagnóstico debe evaluar la capacidad de almacenamiento, organización y disposición de los mismos, asegurando que los sistemas de archivo soporten las funciones del organismo.

Eficiencia en la gestión de documentos administrativos: Se revisan los procedimientos de manejo de documentos normativos, operativos y financieros, como los emitidos por la SHCP o la SEP.

Capacidad de respuesta y sistemas de almacenamiento: El diagnóstico debe evaluar si la gestión de documentos es lo suficientemente eficiente para permitir un acceso rápido y adecuado a los archivos, tanto para uso interno como para usuarios y ciudadanos.

Los órganos descentralizados, como el IMSS, ISSSTE o la CFE, tienen autonomía en la gestión de sus archivos, pero generan una gran cantidad de documentos relacionados con la prestación de servicios públicos. El diagnóstico documental en estas entidades debe enfocarse en:

Órganos Descentralizados

Calidad y accesibilidad de los archivos técnicos y operativos: Se revisan los documentos esenciales para la prestación de servicios, como los historiales médicos del IMSS o los registros de suministro de la CFE.

Entidades Paraestatales

Este diagnóstico tiene como objetivo identificar problemas en la gestión de documentos que puedan afectar la eficiencia operativa y la capacidad de la entidad para cumplir con sus obligaciones legales y contractuales.:

En las entidades paraestatales, como Pemex, ASA o subsidiarias de la CFE, el diagnóstico documental se orienta a:

Gestión eficiente de la documentación comercial: El diagnóstico revisa si los documentos están siendo almacenados y organizados de manera adecuada para cumplir con los requisitos legales y operativos de la entidad.

Documentos financieros y operativos: Evaluar cómo se gestionan los documentos que reflejan las actividades económicas y comerciales de la entidad, como contratos, registros financieros y reportes de producción.

El diagnóstico documental en todas las entidades de la Administración Pública Federal se basa en la "Ley General de Archivos" (2018), que establece los lineamientos para una correcta gestión documental.

En el caso de los municipios, que son la base de la administración pública local, los municipios suelen manejar recursos limitados y enfrentan retos particulares en la gestión de documentos. Los aspectos clave a evaluar son:

Gobiernos Municipales

Administracion publica local

Al igual que en la administración pública federal, el diagnóstico evalúa el estado de los documentos, identifica problemas y propone mejoras para optimizar su manejo. En el ámbito local, este proceso aplica tanto en gobiernos estatales como municipales, y se adapta a las particularidades de cada nivel.

Gobiernos Estatales

Los gobiernos estatales cuentan con organismos centralizados y descentralizados que gestionan gran parte de la administración pública local. El diagnóstico documental en estos casos tiene como objetivo evaluar:

Órganos Autónomos Locales

Los órganos autónomos locales, al igual que en el ámbito federal, son instituciones que no dependen jerárquicamente de los poderes Ejecutivo, Legislativo o Judicial de la entidad federativa. Están encargados de funciones cruciales y, por su independencia, deben garantizar imparcialidad en sus actividades.

Estos órganos manejan grandes volúmenes de documentos sensibles que necesitan una gestión eficiente. A través de un diagnóstico documental, se evalúa si sus archivos están organizados adecuadamente, preservando documentos clave para la transparencia y rendición de cuentas.

Estos órganos centralizados gestionan los documentos derivados de su operación cotidiana, como reglamentos, actas, presupuestos y contratos. El diagnóstico documental en este caso revisa si los documentos están bien organizados, accesibles y si cumplen con los requerimientos legales y administrativos locales.

Órganos Centralizados Locales

En la administración pública local, los órganos centralizados dependen directamente de los gobiernos estatales o municipales. Estos organismos son equivalentes a las secretarías o direcciones que ejecutan las políticas del gobernador o presidente municipal. Algunos ejemplos son:

Órganos Descentralizados Locales

Los órganos descentralizados locales son entidades con personalidad jurídica propia, autonomía administrativa y patrimonio propio. Estos organismos son responsables de prestar servicios públicos locales o realizar actividades específicas de desarrollo social o económico. Algunos ejemplos incluyen:

Estos organismos descentralizados manejan documentos relacionados con la operación de servicios públicos, como contratos de suministro, registros de usuarios, documentos financieros, entre otros. El diagnóstico documental aquí se enfoca en asegurar que los documentos esenciales para la operación del servicio se gestionen correctamente y se encuentren accesibles.

Entidades Paraestatales Locales

Las entidades paraestatales locales son aquellas que participan en la actividad económica o de servicios públicos, pero que son controladas total o parcialmente por el estado o municipio. Algunas entidades locales pueden tener participación directa en actividades como transporte, energía o infraestructura. Ejemplos incluyen:

El diagnóstico documental en estas entidades evalúa la eficiencia en la gestión de documentos financieros y operativos, asegurando que se cumplan los requisitos legales y operativos en la gestión de recursos públicos.

Análisis FODA

Rescursos archivisticos a diagnosticar

Al realizar un diagnóstico archivístico, se deben identificar y evaluar diversos recursos archivísticos que permiten la correcta gestión, preservación y acceso a los documentos dentro de una entidad.

Planeación

Desarrollo

Análisis

Recopilación de información preliminar

Asignación de responsabilidades

Alcance del diagnóstico

Definición de objetivos

Planeacion

Identificación de necesidades

Desarrollo

En esta etapa se lleva a cabo la ejecución del diagnóstico. Involucra la recolección y análisis de datos sobre los recursos archivísticos, procesos, normativas y condiciones actuales del archivo. Las actividades son:

• Inventario de archivos: Identificar y catalogar los archivos existentes (físicos y digitales), clasificándolos según su tipo, antigüedad y estado de conservación.
• Evaluación de recursos: Analizar los recursos humanos, tecnológicos, físicos y financieros disponibles, como los sistemas de gestión documental, el espacio de almacenamiento y la capacitación del personal.
• Cumplimiento normativo: Revisar si los archivos cumplen con la normatividad vigente (ej. Ley General de Archivos, normativas locales, políticas internas).
• Revisión de procesos: Observar y documentar los procedimientos de manejo de documentos, desde su creación hasta su archivo, conservación y disposición final.
• Diagnóstico de infraestructura: Verificar si las instalaciones (físicas y digitales) son adecuadas para la preservación de los documentos (control de temperatura, humedad, seguridad contra incendios, respaldo de datos).

Análisis

Detección de problemas

Identificar los problemas más relevantes, como documentos extraviados, falta de organización, espacio insuficiente, deficiencia tecnológica, etc.

Análisis de impacto

Determinar cómo los problemas afectan la eficiencia operativa de la organización o el cumplimiento normativo.

Priorización de áreas críticas

Necesitamos interactuar unos con otros. Aprendemos de forma colaborativa.Clasificar los problemas por su impacto y urgencia, para establecer prioridades de intervención.

Oportunidades

Amenazas

Debilidades

Fortaleza

El análisis FODA es una herramienta clave para identificar las *Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas* en la gestión archivística. Esta etapa permite desarrollar estrategias para mejorar el manejo de los archivos a partir del diagnóstico realizado. Se puede dividir en:

Análisis FODA

• Clasificación de Series y Categorías: Organizar los documentos en series y categorías según su función y contenido.

• Revisión de Tipologías Documentales: Identificar los tipos de documentos que maneja la organización, como contratos, informes, correspondencia, etc.

Identificación de la Documentación

Estudio de Viabilidad

Análisis de la Gestión Documental:

• Cumplimiento Normativo: Verificar que la gestión documental cumpla con las normativas y regulaciones vigentes.

• Flujo Documental: Mapear el ciclo de vida de los documentos desde su creación hasta su archivo o eliminación.

• Condiciones de Almacenamiento: Evaluar las condiciones ambientales del archivo, como temperatura, humedad y seguridad.

Evaluación del Estado Físico

• Inspección de Condiciones: Revisar el estado físico de los documentos para detectar daños, deterioro o riesgos de conservación.

Contenido insertado

Revisión y Selección de Documentos

• Eliminación Segura: Implementar procedimientos para la eliminación segura de documentos que ya no son necesarios.

• Evaluación de Necesidades: Determinar qué documentos son esenciales y cuáles pueden ser eliminados o transferidos a un archivo histórico.

Entrevistas y Cuestionarios

• Recolección de Información: Realizar entrevistas y aplicar cuestionarios a los responsables de la gestión documental para entender los procesos actuales y detectar áreas de mejora.

Contenido insertado

• Recomendaciones: Proponer acciones para mejorar la gestión documental, como la digitalización de documentos, mejoras en el almacenamiento o capacitación del personal.

Informe de Diagnóstico:

• Análisis de Resultados: Compilar los hallazgos del diagnóstico en un informe detallado.

Contenido insertado

• Mejora en la Organización: Facilita el acceso y la recuperación de documentos.
• Conservación Adecuada: Asegura la preservación de documentos importantes.
• Cumplimiento Normativo: Garantiza que la gestión documental esté alineada con las leyes y regulaciones.
• Eficiencia Operativa: Optimiza los procesos de gestión documental, reduciendo costos y tiempos1.

Resultados del Diagnóstico Documental

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• Organismos Operadores de Agua Potable y Alcantarillado: En muchas ciudades, los servicios de agua son gestionados por organismos descentralizados.
• Organismos de Transporte Público: En algunas entidades, el transporte público es manejado por organismos descentralizados a nivel estatal o municipal.
• Institutos Estatales de Cultura o Deporte: Responsables de la promoción cultural o deportiva a nivel local.

• Desastres naturales: Riesgo de incendios, inundaciones o terremotos que puedan dañar los archivos físicos.
• Obsolescencia tecnológica: La tecnología utilizada para el almacenamiento digital o la gestión de documentos puede quedar obsoleta o no ser compatible a largo plazo.
• Cambios normativos desfavorables: Cambios en la legislación que impongan requisitos más estrictos sin recursos adecuados para cumplirlos.
• Robo o filtración de información: Falta de medidas de seguridad que permita el acceso no autorizado a documentos confidenciales.

Las amenazas son factores externos que pueden poner en riesgo el funcionamiento adecuado de los archivos. Ejemplos de amenazas en el contexto archivístico incluyen:

• Sistemas de Radio y Televisión Estatales: Algunas entidades tienen estaciones de radio o canales de televisión de carácter público, como los sistemas estatales de comunicación.

• Empresas públicas locales: En algunos estados o municipios pueden existir empresas locales que proveen servicios específicos, como mercados municipales o centrales de abasto.

Las entidades paraestatales incluyen organismos que participan en la vida económica y social del pais, pero que no forman parte directamente de los órganos centralizados. Estas entidades suelen operar con mayor flexibilidad que las descentralizadas y pueden tener actividades comerciales.

• Banco de MẻXico (Banxico) Instituto Nacional
• Electoral (INE)Comisión Nacional de 1os
• Derechos Humanos (CNDE)Instituto Nacional de
• Transparencia, Acceso a la Información y
• Proteccion de Datos Personales (INAI)
• Consejo Nacional de Evaluacion de la Politica de Desarrollo Social (CONEVAL)
• Instituto Federal de Telecomunicaciones (IFT)
• Fiscalia General de la República (FGR)*

• Falta de personal capacitado: Escasez de archivistas o personal sin formación adecuada en archivística.
• Desorganización de los archivos: Los documentos no están clasificados correctamente, lo que dificulta su acceso.
• Espacio insuficiente: Instalaciones físicas limitadas para almacenar documentos.
• Bajo presupuesto: Falta de recursos financieros asignados para mejorar la gestión archivística o implementar nuevas tecnologías.

Las debilidades son aspectos internos que limitan el desempeño y que deben corregirse. Ejemplos de debilidades en la gestión documental pueden ser:

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Plantea una pregunta o problema que haga pensar a la clase; es el ingrediente esencial para mantener su atención. Se suele plantear al inicio del tema para fomentar su pensamiento crítico y participación.

Los órganos autónomos son entidades que no dependen jerárquicamente del Poder Ejecutivo, Legislativo o Judicial, y tienen la responsabilidad de ejercer sus funciones de manera independiente.

• Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS)
• Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado (ISSSTE)
• Comisión Federal de Electricidad (CFE)
• Petróleos Mexicanos (Pemex)
• Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología (CONACYT)

Además de la Ley General de Archivos, los estados pueden tener su propia normativa archivística. El diagnóstico revisa si se están cumpliendo tanto las normativas federales como las específicas del estado.

Los estados manejan documentos importantes relacionados con el cumplimiento de funciones como salud, educación, seguridad pública, entre otros. El diagnóstico debe revisar cómo se están organizando y si los procesos permiten un acceso eficiente.

Cumplimiento de normativas locales y federales

Organización de documentos administrativos

Son entidades que tienen personalidad jurídica propia y autonomia de gestión, pero forman parte del Estado. Cumplen con funciones especificas de carácter social económico.

Secretarías Estatales: Secretaría de Educación del Estado, Secretaría de Salud del Estado, entre otras, que funcionan de manera similar a sus contrapartes federales, pero en el ámbito local.Dependencias Municipales: Direcciones municipales de seguridad pública, servicios públicos, catastro, desarrollo urbano, etc.

El diagnóstico documental aquí busca asegurar que los documentos clave para la prestación de servicios públicos estén debidamente organizados, accesibles y protegidos.

Aeropuertos y Servicios Auxiliares (ASA).Pemex Transformación IndustrialCFE Generación

• Nuevas tecnologías: Implementación de tecnologías innovadoras para la digitalización y almacenamiento de documentos.
• Incentivos gubernamentales: Disponibilidad de programas de apoyo del gobierno para la modernización de archivos o capacitación de personal.
• Colaboración con instituciones: Posibilidad de colaboración con otras entidades o instituciones para mejorar la gestión documental o compartir recursos.
• Normativas en evolución: Cambios favorables en la legislación que promueven la digitalización y conservación de documentos.

Las oportunidades son factores externos que se pueden aprovechar para mejorar el manejo de los archivos. Ejemplos de oportunidades en el ámbito archivístico incluyen:

• Personal capacitado: La entidad cuenta con archivistas o personal con conocimientos sólidos en gestión documental.
• Sistemas tecnológicos avanzados: Disponibilidad de un Sistema de Gestión Documental Electrónica eficiente.
• Infraestructura adecuada: Archivos físicos con condiciones óptimas de conservación (temperatura, seguridad, humedad).
• Cumplimiento normativo: La organización cumple con las normativas archivísticas nacionales y locales.

Las fortalezas son los aspectos positivos que ya existen en la entidad y que deben mantenerse o aprovecharse. Ejemplos de fortalezas en un diagnóstico archivístico pueden ser:

Los municipios gestionan documentos relacionados con servicios como agua potable, alumbrado público, seguridad, catastro, entre otros. El diagnóstico revisa si estos documentos están organizados adecuadamente para garantizar un acceso rápido y eficaz, tanto para la administración interna como para los ciudadanos.

En muchos municipios, los recursos humanos y tecnológicos para gestionar archivos pueden ser limitados. El diagnóstico evalúa si existen deficiencias en la infraestructura archivística o en la capacitación del personal.

Capacidad y recursos para la gestión documental

Manejo de documentos normativos y operativos locales

Los órganos centralizados forman parte del Poder Ejecutivo y dependen directamente del Presidente de la República.

Institutos Estatales Electorales (IEE): Responsables de organizar y supervisar los procesos electorales locales.-Comisiones Estatales de Derechos Humanos (CEDH): Encargadas de proteger y promover los derechos humanos a nivel estatal.Institutos Estatales de Transparencia y Acceso a la Información Pública: Garantes del acceso a la información pública y la protección de datos personales en los estados.

• Secretarias de Estado (como la Secretaria de Hacienda y Crédito Público, Secretaría de Educación Pública, Secretaria de Salud, entre otras).
• Departamentos Administrativos (como la Oficina de 1a Presidencia de la República).
• Órganos Desconcentrados: tienen cierta autonomia técnica, pero dependen jerárquicamente de las secretarias o departamentos