ACTIVIDAD 1

ACTIVIDAD 1

MAESTRA: Evelin Adriana Zea ElizaldeALUMNA: Andrea Loezzy Morales RosalesGRUPO: 6E0X1

ÍNDICE

documento electrónico

conclusión

metadatos

conclusión

funciones

conclusión

gestores

conclusión

ciclo vital del documento

creación y captura

distribución

archivo y gestión de documento

protección y preservación

localización y uso

transferencia

ÍNDICE pt. 2

disposición

conclusión

gestión de documentos

conclusión

gestión electrónica de documentos

beneficios

conclusión

sistema de gestión documental electrónica

organizar para...

conclusión

referencias bibliográficas

gracias

documento electrónico

Pasar a la fase digital en las organizaciones significa convertir los procesos manuales o semi-manuales en otros totalmente automatizados y más fáciles de gestionar y supervisar. En lugar de los clásicos en papel, una transformación impulsada destacando la inversión en flujos de documentos agilizando las operaciones de las empresas, las hace más seguras, facilita el comercio, ahorra dinero, etc., entonces se entiende todo documento digital ahora legible por un ordenador y normalmente se intercambian mediante programas o plataformas informáticas

CONCLUSIÓN:Con el manejo de la tecnología, su uso en el proceso de los documentos ha evolucionado y han dejado de ser manuales para ser pie a su fase digital, facilitando las operaciones en las empresas, proporcionando una gran cantidad de ventajas para el beneficio de las mismas

01

METADATOS LÓGICOS

02

METADATOS SIMBÓLICOS

03

METADATOS INMUTABLES

04

METADATOS MUTABLES

CONCLUSIÓNEl tener como identificar los datos facilita encontrar el contenido que se busca. Esta información ayudará a clasificar los datos según sus características y así se diferenciarán unos datos de otros

FUNCIONES DE LOS METADATOS

Los metadatos tienen una gran variedad de funciones; se puede comparar con una catalogación efectiva, incluye identificar recursos definidos por criterios, recursos similares y distinguir los que son diferentes. También es un medio para organizar los recursos electrónicos, que es un uso importante en los recursos basados en la web, enlaces como listas, páginas web estáticas, con nombres y recursos codificados en HTML.

• Otra función es facilitar la interoperabilidad y la integridad de recursos, facilitando la búsqueda de recursos en la red.
• Facilitan la identidad digital a través de números estándar que identifican los recursos.
• Protegen los recursos y su accesibilidad futura, para fines de archivo y preservación

CONCLUSIÓNPara que pueda existir una eficacia en el proceso digital de los documentos, los metadatos cumplen con esa tarea específica, facilitando la búsqueda de la información, identificando y protegiendo los recursos

GESTORES DE INFORMACIÓN

Es la persona que denomina la materia sobre la que trabaja y se forma continuamente. Es un técnico profesional en permanente formación. Su naturaleza le lleva a conocer y a experimentar nuevos modelos organizados y tecnológicos que incorpora a su organización para mejorar su catálogo de servicios. Sabe aprovechar las innovaciones y las adapta para entender bien las necesidades de información de su organización y de sus clientes.

CONCLUSIÓNDurante el proceso digital, estos gestores juegan un papel importante, ya que son ellos los que se encargan de mejorar este proceso. Este gestor debe mantenerse en constante preparación y estar listo para que el proceso pudiera presentar

Conjunto de etapas que atraviesa un documento desde su creación hasta su disposición final

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO EN EL ÁMBITO ELECTRÓNICO

Creación y captura.Elaboración de un documento digital o analógico

ETAPAS

Distribución.Transmitir, exportar y distribuir documentos en forma segura, de acuerdo a la tabla de retención

ETAPAS

Archivo y gestión del documento.Gestión y almacenamiento de documentos para una rápida accesibilidad. Al realizar todos los procesos de gestión (indexación, metadatos), le aplicamos los valores de retención, en los cuales determinamos su periodo de permanencia en el sistema o archivo

ETAPAS

Protección y preservación.Crear copias de seguridad y control de acceso garantizando la accesibilidad para los documentos con valor permanente

ETAPAS

Localización y uso.Proceso de búsqueda y recuperación de documentos utilizando la clasificación, metadatos, texto completo u otras tecnologías, visualizado los documentos, permitiendo la reutilización y creación de nuevas versiones de documentos para crear nuevos documentos

ETAPAS

Transferencia.Remitir documentos físicos al archivo correspondiente, de acuerdo a su naturaleza y uso. En el caso de los documentos electrónicos se procede a distribuir copias o exportar paquetes de datos a sucursales o entes externos

ETAPAS

Disposición.Destrucción en forma segura, de documentos que han pasado más allá de sus periodos de retención acordados

ETAPAS

Cada documento atraviesa por distintas etapas que lo hacen ser funcional. Cada fase esta determinada por ciertas características que ayudan al documento a dar un mejor uso y aprovecharlo al máximo.

CONCLUSIÓN

Conjunto de prácticas, normas y tecnologías utilizadas para administrar los documentos en una organización. Esto incluye tanto los documentos recibidos como los creados internamente. Es esencial mantener la integridad, accesibilidad y eficiencia de la información en una organización.

GESTIÓN DE DOCUMENTOS

CONCLUSIÓN.Que toda empresa cuente con estas prácticas y tecnologías hará que exista un mejor desempeño en el uso de la información siendo más integral y transparente el manejo de la misma

GESTIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS

Conjunto de sistemas tecnológicos que permiten caputras, procesar, almacenar, indexar, compartir y realizar copias de seguridad de los documentos e información de una empresa. Archivos, contratos, expedientes, informes y trabajos en general, se pueden digitalizar y organizar, estando disponibles para su consulta en cualquier momento y de forma sencilla. No solo los textos se ajustan a esta lógica, sino también imágenes, videos, grabaciones y otros, centralizando la información empresarial en un mismo entorno digital. Además de almacenar y organizar archivos, es extremadamente útil para reducir las impresiones en papel lo cual es esencial para las empresas ambientalmente responsables. A medida que las tecnologías integran el día a día de las empresas, la tendencia es que los procesos se realicen integramente en el espacio virtual

BENEFICIOS

• Reducción de costo de copiado y recursos humanos, ahorro de tiempo, avance de trabajo
• Reducción de espacio en el almacenamiento
• Control en las inversiones de documentos editados, guardando los avances y facilitando auditorías
• Recuperación de documentos perdidos o dañados almacenándolos en ubicaciones predefinidas y seguras, es decir, al ser todo digital, se vuelve más fácil su búsqueda
• Es posible mantener una transparencia de la información teniendo los documentos disponibles en la red
• Se garantiza la seguridad y confidencialida de los datos, ya que la persona responsable define los permisos de acceso a los documentos
• Administrar los archivos de forma remota, especialmente si está integrado en un sistema en la nube
• Es posible controlar los permisos de acceso a carpetas y archivos

CONCLUSIÓN

El que los documentos, vídeos, archivos, imágenes, etc pasen por esta gestión electrónica trae muchas ventajas a las empresas porque el trabajo se ve facilitado de una manera muy completa, proporcionando nueva vida a los recursos manteniendo transparencia total, seguridad, almacenamiento y mayor control en el uso de los documentos y versiones nuevas que puedan surgir

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA

Es una solución que permite almacenar, organizar y gestionar digitalmente los documentos de una organización. Funciona como un sistema centralizado que reemplaza el uso de archivos físicos y promueve la digitalización de los documentos facilitando su acceso y búsqueda. Además, ofrece funcionalidades como control de versiones, flujos de trabajo, colaboración en tiempo real

Este sistema a los empleados organizar los archivos para...:

• Garantizar que el personal pueda encontrar inmediatamente los documentos que necesita en tiempo real
• Proteger la seguridad y la confidencialidad con derechos de acceso, cifrado y otras garantías
• Sustituir tareas manuales repetitivas por flujos de trabajo automatizados
• Crear procesos más sostenibles que no dependan del papel

CONCLUSIÓN

Con un sistema de gestión documental electrónica se brinda la oportunidad a las empresas de orptimizar los recursos, dejando a un lado los archivos físicos (papel) para dar oportunidad a nuevos sistemas que permitirán garantizar un mejor desempeño en el uso de los documentos, sustituyendo prácticas que ahora ya son obsoletas por otras más eficaces

referencias bibliográficas

1. (11 de septiembre de 2024). Obtenido de https://www.ecured.cu/Gestor_de_informaci%C3%B3n
2. Atico34, G. (11 de septiembre de 2024). Obtenido de https://protecciondatos-lopd.com/empresas/metadatos/
3. Ayerdi, A. (21 de junio de 2024). Obtenido de https://start.docuware.com/es/blog/que-es-la-gestion-documental
4. Córdoba, U. N. (11 de septiembre de 2024). Obtenido de https://www.unc.edu.ar/gesti%C3%B3n-documental-electr%C3%B3nica/qu%C3%A9-es-gde
5. Franco, A. M. (23 de julio de 2017). Obtenido de https://es.slideshare.net/amdvfa/ciclo-de-vida-del-documento-digital
6. Paradivskyy, N. (23 de septiembre de 2020). Obtenido de https://www.pagero.com/es/blog/que-es-documento-electronico
7. Pérez, S. D. (09 de 09 de 2021). Obtenido de https://intelequia.com/es/blog/post/gestor-de-base-de-datos-qu%C3%A9-es-funcionalidades-y-ejemplos
8. SYDLE. (18 de 10 de 2021). Obtenido de https://www.sydle.com/es/blog/edm-gestion-electronica-de-documentos-616dc243830b2541943e9f75

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