VegaVacaMarthaPatricia_Diagnostico Documental de los Archivos_160924

Alumna: Martha Patricia Vega VacaLicenciatura en ArchivonomíaGrupo 5EX1Mtra. en GDyAA. Evelin Adriana Zea Elizalde.

Empezar

Diagnostico documental de los archivos

Índice

El diagnóstico documental

Recursos Archivísticos a diagnosticar Etapas del diagnósticoPlaneación Desarrollo Análisis FODA

Propuesta de resultadosEstudio de viabilidad

Bibliografía

Ámbito de aplicación del diagnóstico documental

Fuente: https://agemex.edomex.gob.mx/Documento/Visualizar/profesionalizacion-talleres/diagnostico_integral_archivo.pdf

Algunas definiciones

Es un estudio, que consiste en el análisis del entorno, para identificar las oportunidades y amenazas de la entidad pública, así como el análisis interno para reconocer las fortalezas y debilidades en una organización.

El Diagnóstico Documental

Fuente: https://grabandoarchivos.com/diagnostico-documental/

El diagnóstico documental es la revisión minuciosa de los documentos que maneja una compañía y debe ser efectuado por un especialista en gestión documental, cuya labor es examinar y comprobar que los documentos se encuentren en buen estado, verificando que exista una organización dependiendo de las necesidades de cada compañía, reportando cualquier anomalía que identifique y generando las acciones a tener en cuenta para tener un proceso documental adecuado.

Diangostico archivistico

• Abarcan todas las áreas que conforman el archivo
• El tiempo es largo por abarcar todo
• El análisis y preparación deben ser objetivos
• La propuesta de solución es mayor
• El costo de la solución también es mayor por considerar a todas las áreas
• El beneficio es múltiple, resultados paralelos.y en menor tiempo

• Más preciso
• Análisis y resultados en menor tiempo
• El análisis y preparación deben ser objetivos
• Las decisiones se toman rápidamente
• El beneficio es unicamente a un área y el resultado integral es paulatino

Sentido amplio

Sentido estricto

7. Autoinvestigación del diagnóstico de la organización.

6. Análisis de la respuesta del consultor.

4. Análisis del diseño de la organización

5. Investigación con instrumentos de diagnóstico

3. Análisis del trabajo previo a un seminario sobre estrategia corporativa.

2. Análisis de la filosofía del directivo principal.

1. Investigación de diagnóstico por un consultor

Métodos para realizar diagnóstico

El diagnóstico documental es el proceso mediante el cual se elabora el análisis de la situación de los archivos dentro de una institución para identificar las areas de oportunidad y elaborar el plan de mejora necesario para la institución.

Conclusión

El diagnóstico documental es aplicable a todos los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal (APF) para la planeación, ejecución y documentación de las revisiones de control que realicen los Organos Internos de Control (OIC) en materia de archivos.

Ámbito de aplicación del diagnóstico documental

Esto incluye:Administración Pública Federal: Órganos autónomos, paraestatales, centralizados y descentralizados Administración Pública Local: Órganos autónomos, paraestatales, centralizados y descentralizados Archivos privados de interés

Revisar el cumplimiento de las disposiciones emanadas de la LFA tendientes a regular la producción, uso y control de la documentación oficial, de conformidad con las atribuciones y funciones establecidas en la normatividad interna de cada institución, las cuales estarán vinculadas con la transparencia, acceso a la información, clasificación de la información y protección de datos personales.

Comprobar la elaboración y actualización de los instrumentos de control y consulta archivística, establecidos en el artículo 19 de la LFA, para propiciar la organización, la administración, la conservación y la localización expedita de los archivos

Verificar que el sistema institucional de archivos esté formalmente establecido en la dependencia o entidad y que cuente con los recursos humanos, financieros y materiales que permitan su adecuado funcionamiento. Asimismo, regular los procesos técnicos con los que operan los diferentes tipos de archivo de la institución, el perfil de cada responsable y las condiciones físicas en las que se conservan los documentos de archivo.

Normativo

Documental

Estructural

Estructrual

Niveles para el diagnóstico

El ambito de aplicacion del disgnóstico documental son todos los organismos de la Administración Pública Federal, Local y aquellos archivos privados que sean considerados de interés para estos efectos así como todas las áreas involucradas en la adminsitración de archivos.

Conclusión

La metodología establecida por el Archivo General de la Nación establece que la revisión se basa en las mejores prácticas y estándares internacionales, reflejados en las cédulas analíticas y debe realizarse en el nivel que se establecen en cumplimiento de los siguientes niveles de la gestión documental: estructural, documental y normativo.

Recursos Archivísticos a diagnosticar

1. Área coordinadora de archivos 2. Unidad de correspondencia 3. Archivo de trámite 4. Archivo de concentración 5. Archivo histórico

Recursos Archivísticos a diagnosticar

Fase de análisis y evaluación

Corresponde a la aplicación práctica de lo planeado.

Comprende la estructuración de planes, ideas y previsiones

Propuesta

Procesamiento de información

Desarrollo

Planeación

Etapas del diagnóstico, planeación y desarrollo

Ejemplo de Cuestionario

El estudio FODA permite hacer un análisis profundo de la situación de una institución, organización o en este caso en un archivo, analizando con detalle los factores internos y externos que podrían estar impactando para el logro de sus objetivos.

En el estudio FODA se analizan aspectos que estan impactando o pueden impactar a la organización y con ello establecer las estrategias que ayuden a potencializar las fortalezas, implementar iniciativas para enfrentar y “corregir” las debilidades así como llevar acabo las acciones necesarias para aprovechar las oportunidades y estar preparados para responder a las amenazas.

En el caso del archivo, ayudará a identificar con todo detalle lo que funciona (fortalezas), lo que podría ser implementado para que funcione aún mejor (oportunidades), los problemas que podrían estar impactando (debilidades) y cualquier aspecto que podría poner en riesgo su operación (amenazas).

Análisis FODA

Son factores externos que puedan causar daños a las estrategias, generalmente estan relacionadas con la competencia o en la normatividad, tambien pueden referirse a cambios en los hábitos de los cliente o usuarios.

Oportunidades

Son factores internos de carácter positivo, se refieren a las cosas que funcionan, las cosas positivas y que consideran conocimientos, experiencias, procesos. Son aspectos que pueden ser controlados.

Fortalezas

Son factores externos que podría aprovecharse para mejorar los servicios, procesos, etc.

Amenazas

Factores internos negativos, se refiere a las áreas en las que las cosas podrían mejorarse.

Debilidades

Análisis FODA

El proceso para la realización del diagnóstico documental debe de planearse y realizarse con la intención de conocer de manera detallada los procesos y procedimientos con la finalidad de identificar cualquier área de oportunidad y en consecuencia establecer los planes de acción de mejora para ello. El análisis FODA será de gran utilidad para ello.

Conclusión

• Se deberá preparar de manera detallada un informe que incluya todos los hallazgos de la revisión.
• Explicar uno a uno los hallazgos asi como las propuestas de mejora de cada caso.

Propuesta de Resultados

Establecer sugerencias, recomendaciones y observaciones pertinentes.

Presentar una propuesta integral de solución a sus problemas

Informar al cliente de la situación que guardan su archivo o archivos

Fines de la propuesta

“... es un examen para determinar si es práctico implantar procedimientos, métodos o tecnologías nuevas o modificarlas para hacer las cosas. Los estudios de viabilidad varían desde observaciones simples e informales hasta análisis complejos y formales.”

Estudio de Viabilidad

Se refiere al análisis de las propuestas y/o recomendaciones proporcionadas por el proveedor al cliente, el cual revisa, analiza, discute y concluye si es no factible la aplicación de la propuesta de acuerdo con los costos y beneficios que le ocasione.

Qué tan viable resulta aceptar la aplicación de los cambios en razón del costo-beneficio parala institución.

Qué tan viable resulta proponer mejoras y cambios

Dos consideraciones para la viabilidad

Se refiere a lo que se propondrá por parte del proveedor, si es factible o no, de acuerdo a las condiciones socio-económicas de la institución o las condiciones ambientales que le afectan.

El estudio de viabilidad deberá incluir el detalle de todos los recursos humanos, técnicos, financieros y tecnológicos necesarios para poder ejecutarlo y con ello brindar la información necesaria para la toma de decisiones de su posible implementación

La propuesta de resultados dará visibilidad a la organización de las acciones que deberían tomarse para resolver áreas de mejora que se hayan identificado en el diagnóstico documental.

Conclusión

• https://agemex.edomex.gob.mx/Documento/Visualizar/profesionalizacion-talleres/diagnostico_integral_archivo.pdf
• https://www.gob.mx/cms/uploads/attachment/file/146403/Guia_para_la_auditoria_archivistica.pdf
• https://www.iecm.mx/www/taip/minutas/comites/coteciad/2020/IECM-COTECIAD_08_ORD_06_271120_Cuestionario.pdf
• Martínez Bonilla, Daniel. (2004). Técnicas de diagnóstico y planeación documental. ENBA. México

Bibliografía

Fortalezas

Contextualiza tu tema

• Planificar la estructura de tu comunicación.
• Jerarquizarla y darle peso visual a lo principal.
• Definir mensajes secundarios con interactividad.
• Establecer un flujo a través del contenido.
• Medir los resultados.

Debilidades

Contextualiza tu tema

• Planificar la estructura de tu comunicación.
• Jerarquizarla y darle peso visual a lo principal.
• Definir mensajes secundarios con interactividad.
• Establecer un flujo a través del contenido.
• Medir los resultados.

Amenazas

Contextualiza tu tema

• Planificar la estructura de tu comunicación.
• Jerarquizarla y darle peso visual a lo principal.
• Definir mensajes secundarios con interactividad.
• Establecer un flujo a través del contenido.
• Medir los resultados.

Oportunidades

Contextualiza tu tema

• Planificar la estructura de tu comunicación.
• Jerarquizarla y darle peso visual a lo principal.
• Definir mensajes secundarios con interactividad.
• Establecer un flujo a través del contenido.
• Medir los resultados.