Astra Internal Database
2024
start
Homepage
Silakan gunakan tombol navigasi yang terletak pada sudut kiri atas untuk melakukan hal berikut:
Tombol navigasi "Next" untuk lanjut ke halaman berikutnya
Tombol navigasi "Homepage" untuk ke halaman daftar isi
Tombol navigasi "Back" untuk kembali ke halaman sebelumnya
Homepage
Astra Internal Database Guidebook
Terminology & Definition
Introduction to AID
Terms of Use
Dashboard
Guideline
Frequently Asked Question
Contact Person
Introduction
Astra Internal Database (AID)
Untuk mendukung internalisasi budaya talent-sharing lintas Grup Astra, perwakilan Corporate Human Capital Development (CHCD) dari tim Recruitment & Assessment Center (RAC) bersama dengan Corporate People Development (CPD) menyediakan fasilitas pertukaran database karyawan lintas Grup Astra. Fasilitas ini merupakan salah satu langkah awal dalam mewujudkan tujuan yang lebih besar, yaitu internal mobility lintas Grup Astra yang bersifat transparan, objektif, dan equal (Internal Job Posting).
Recruitment & Assessment Center, PT Astra International Tbk
Introduction
Apa itu Astra Internal Database?
AID adalah sistem pengelolaan database kandidat untuk keperluan internal hiring lintas Grup Astra. Sumber utama database berasal dari 2 kategori berikut: - Perusahaan Grup Astra yang ingin membagikan database karyawan internal perusahaan untuk direkrut oleh perusahaan Grup Astra lainnya (supply). Output-nya adalah database karyawan.
- Perusahaan Grup Astra yang memiliki kebutuhan manpower dan ingin mengakses database karyawan Grup Astra untuk direkrut (demand). Output-nya adalah data lowongan pekerjaan / vacancy.
Database dapat diakses oleh stakeholder Grup Astra, terbatas hanya untuk PIC HC masing-masing Perusahaan (managerial level) melalui approval dari Corporate Human Capital Development (managerial level), yaitu:
- Recruitment & Assessment Center Divison Head
- Recruitment Management Department Head
- Assessment Development Center Department Head
- Corporate People Development Department Head
Introduction
Goals & Benefit
Filling Critical Skill Gaps
Kebutuhan perusahaan terhadap penguasaan kompetensi tertentu dapat dipenuhi melalui internal hiring
Tujuan utama dari perancangan Astra Internal Database adalah mendukung pelaksanaan internal hiring lintas Grup Astra. Selain pemenuhan kebutuhan manpower, terdapat manfaat lain yang dapat tercapai apabila pengelolaan database diimplementasi secara konsisten. Diantaranya sbb:
Skill Development and Upskilling
Bentuk pengembangan kompetensi bagi karyawan yang akan bermanfaat bagi perjalanan karier pada lingkup Grup Astra
Talent Retention
Berpotensi untuk meningkatkan retensi karyawan khususnya pada lingkup Grup Astra
Diversity and Inclusion in Career Growth
Memberikan kesempatan yang setara kepada karyawan untuk mengembangkan karier pada lingkup Grup Astra
Introduction
Process Mapping: Sharing Database (supply)
Introduction
Process Mapping: Review Database (demand)
Terminology & Definition
Apa saja terminologi yang digunakan dalam Astra Internal Database?
Sebelum Anda mengakses database, silakan pahami beberapa informasi mengenai terminologi yang digunakan dalam Astra Internal Database. Rangkuman terminologi ini disusun agar dapat mempermudah Anda selama mengakses database.
Terdapat 2 terminologi penting yang perlu dipahami:
Share (supply) adalah perusahaan yang membagikan database karyawan internal perusahaan untuk direkrut oleh perusahaan Grup Astra lainnya
Review (demand) adalah perusahaan yang memiliki kebutuhan manpower dan ingin mengakses database karyawan dari perusahaan Grup Astra lainnya untuk direkrut
Supply? Demand?
Terminology & Definition
Glossary
An awesome title here
Write a great subtitle here
Terminologi yang digunakan pada Astra Internal Database
Terminology & Definition
Glossary
An awesome title here
Write a great subtitle here
Terminologi yang digunakan pada Astra Internal Database
Terminology & Definition
Role & Responsibility
An awesome title here
Write a great subtitle here
Siapa saja yang dapat mengakses Astra Internal Database?
Terminology & Definition
Role & Responsibility
An awesome title here
Write a great subtitle here
Siapa saja yang dapat mengakses Astra Internal Database?
Terminology & Definition
Media komunikasi dan platform apa saja yang digunakan dalam Astra Internal Database?
Power Automate digunakan untuk mengintegrasikan flow process dari seluruh microsoft platform yang digunakan dalam Astra Internal Database, sehingga mempermudah user untuk mengakses seluruh platform. Power automate akan menjadi domain sistem terkait pengiriman instruksi, reminder, dan notifikasi lain.
Terdapat beberapa media komunikasi dan platform dari microsoft environment yang diintegrasikan untuk mengumpulkan, membagikan, dan mengakses Astra Internal Database. Berikut penjelasannya:
Check
Ms. Excel digunakan sebagai format template rekapitulasi database karyawan dan update proses seleksi internal hiring yang harus di-submit kepada corporate HC. Display database juga akan ditampilkan dalam format excel untuk memudahkan proses filter data.
OneDrive digunakan untuk melakukan upload dokumen excel rekaptulasi database karyawan dan update proses seleksi internal hiring
Email digunakan sebagai media komunikasi utama misalnya pengiriman instruksi, reminder, dan notifikasi lain.
Ms. Forms digunakan sebagai platform registrasi atau request access sebagai prasyarat untuk mengakses template dan database sistem.
Terms of Use
Terms of Use
Setelah Anda membaca informasi umum mengenai Astra Internal Database, pahamilah informasi penting lain dalam subbab ini dengan seksama. Apabila Anda ingin melakukan konfirmasi terkait dengan informasi yang tertera dalam subbab ini, silakan menghubungi tim Corporate HC.
Terms of Use
PENTING!
Berikut adalah informasi penting yang perlu dipahami oleh PIC HC Grup Astra berkaitan dengan Astra Internal Database:
- Akses ke dalam Astra Internal Database dapat teraktivasi setelah mendapatkan approval dari Corporate HC melalui sistem
- Apabila Anda tidak berhasil mendapatkan approval, silakan hubungi kembali tim Corporate HC untuk melakukan diskusi atau konfirmasi lanjutan
- Link registrasi atau form request hanya diberikan kepada HC Leader atau PIC HC Perusahaan Grup Astra yang telah diberikan wewenang oleh HC Leader (minimal managerial level)
- Pengisian database dan informasi lowongan kerja juga hanya dapat diwakili oleh HC Leader / PIC HC Perusahaan Grup Astra berwenang
- Terdapat banyak informasi yang sifatnya highly confidential dalam Astra Internal Database
- PIC HC Perusahaan Grup Astra dilarang untuk menyebarluaskan informasi yang bersumber dari Astra Internal Database tanpa seizin Corporate HC, untuk menjaga kondusivitas lingkungan Grup Astra
Data atau informasi yang berada di dalam Astra Internal Database tidak merepresentasikan keseluruhan database karyawan karena hanya diakses oleh anak perusahaan yang telah bersedia membagikan informasi perusahaan ke dalam sistem
Astra Internal Database hanya salah satu alternatif untuk melakukan internal hiring, tim Corporate HC menyarankan agar perusahaan Anda memiliki alternatif sourcing channel
Terms of Use
Apa saja persyaratan bagi profil karyawan agar dapat diinput ke dalam AID?
Silakan perhatikan persyaratan berikut sebelum menginput profil karyawan ke dalam Astra Internal Database. Persyaratan ini disusun agar dapat menjaga standardisasi kualitas profil yang akan diproses untuk kebutuhan internal hiring lintas Grup Astra:
*apabila terdapat kebutuhan bisnis bagi karyawan berusia >45 th silakan hubungi tim Corp HC untuk konsultasi lanjutan
Terms of Use
Apa saja yang perlu diperhatikan sebelum mengakses Astra Internal Database?
Beberapa arahan dari Corporate HC kepada PIC HC dari masing-masing perusahaan Grup Astra dengan tujuan untuk mendukung terlaksananya proses internal hiring dengan optimal:
Objective Approach
Discuss / Consult
Pertimbangkan untuk melakukan proses seleksi secara objektif, sesuai prosedur perusahaan. Perhatikan hal berikut:
- Karyawan internal dipilih sesuai dengan kebutuhan bisnis
- Ekspektasi atau aspirasi karier karyawan dapat terpenuhi
Lakukan diskusi dengan tim internal untuk membahas hal berikut:
- Urgency terkait kebutuhan internal hiring;
- Kesediaan karyawan & stakeholder terkait dalam proses internal hiring;
- Talent pipeline apabila karyawan setuju untuk mutasi;
- Komitmen untuk menjaga employee experience selama proses seleksi & setelah placement; dll
Protect Sensitive Information
Update Database
Lakukan update rutin pada data berikut:
- Database Karyawan: Apakah karyawan masih tertarik untuk diproses? Apakah karyawan masih aktif atau sudah resign / mutasi? dll
- Proses Seleksi: Apakah ada karyawan dari database sedang Anda proses? Bagaimana feedback atau hasilnya?
Jaga kerahasiaan setiap informasi yang berada dalam cakupan Astra Internal Database dalam rangka mengimplementasikan UU PDP Nomor 27 Tahun 2022 dan menjaga kondusivitas Grup Astra
Terms of Use
Apa saja hal yang perlu dikoordinasikan kepada tim HC perusahaan terkait selama proses internal hiring?
Dalam rangka menjaga kodusivitas dalam Grup Astra, silakan diskusikan poin berikut bersama dengan tim HC perusahaan terkait saat Anda menjalani proses internal hiring:
Employee Profile
Business Needs
Hal yang perlu digali lebih dalam saat menjalani proses internal hiring:
- Profil kompetensi;
- Aspirasi karier;
- Ekspektasi reward package;
- Komitmen dan kesiapan dalam menjalani internal hiring; dll
Lakukan diskusi dengan tim HC terkait untuk membahas hal berikut:
- Objektif bisnis (jangka pendek; jangka panjang);
- Competency gap;
- Role & responsibility;
- Working conditions;
- Company culture; dll
Reward Package
Selection Process
Proses seleksi merupakan salah satu aspek yang berkaitan dengan EX, perhatikan hal berikut:
- Koordinasi proses seleksi dengan PIC HC terkait (bukan langsung kepada karyawan)
- Pemberitahuan rangkaian tahapan seleksi, feedback, dan hasil akhir seleksi kepada stakeholder terkait (Corp HC; PIC HC)
- Kesepakatan deadline fulfillment & timeline seleksi
Aspek yang perlu diperhatikan berkaitan dengan penyesuaian reward package:
- Fix benefit (gaji bulanan, transportasi, konsumsi, dll)
- Variable benefit (fasilitas kesehatan, pensiun, MoP/CoP, pinjaman, dll)
- Sistem performance & reward perusahaan
Guideline
Astra Internal Database Guideline
silakan pilih sesuai kebutuhan bisnis Anda
Sharing database (supply)
Review database (demand)
Guideline: sharing database (supply)
Sharing database (supply)
Bagaimana caranya jika perusahaan ingin membagikan database karyawan yang ingin diproses untuk internal hiring?
Terdapat beberapa step yang perlu dilakukan oleh PIC HC Perusahaan untuk melakukan upload data ke dalam Astra Internal Database. Step yang tertera termasuk proses yang dilakukan di dalam ataupun di luar sistem.
BACK TO GUIDELINE PAGE
Guideline: sharing database (supply)
Melakukan diskusi / konsultasi
01
PIC HC Perusahaan dapat melakukan diskusi dengan tim internal ataupun melakukan konsultasi dengan tim Corporate HC untuk membahas kebutuhan internal hiring.
Manpower Analysis
Prospective Employee
Talent Pipeline
Pahami kebutuhan bisnis perusahaan dan lakukan analisis terkait ketersediaan manpower. Apakah terdapat gap antara kebutuhan dan kondisi aktual?
Apabila terdapat karyawan yang dapat diprospek untuk internal hiring lintas Grup Astra, silakan petakan dan ajukan untuk dibagikan ke dalam Astra Internal Database
PIC HC Perusahaan wajib mengantisipasi agar proses internal hiring bagi karyawan yang telah diprosepek tidak mengganggu produktivitas ataupun kondusivitas perusahaan.
Guideline: sharing database (supply)
Melengkapi request form
02
PIC HC Perusahaan dapat meminta akses request form kepada salah satu konsultan dari Corporate HC. Kemudian lengkapi request form sesuai dengan informasi yang tertera di dalam form
Contact Corp. HC
Complete the Form
PIC HC Perusahaan dapat menghubungi konsultan perihal akses menuju link request form. Perlu diketahui bahwa link kami bagikan secara terbatas, setelah proses diskusi atau konsultasi selesai dilaksanakan.
Lengkapi isian di dalam form dan pastikan datanya valid (tidak typo atau 'asal mengisi'). Setelah berhasil submit, silakan cek email konfirmasi terkait form submission di dalam inbox / spam Anda.
Perhatikan opsi berikut di dalam form
- [SUPPLY - NEW]: apabila ingin menambah data baru
- [SUPPLY - REVISE]: apabila ingin merevisi atau melakukan update terhadap data yang pernah diinput
TAMPILAN EMAIL KONFIRMASI
+ CONTACT US
TAMPILAN FORM
Guideline: sharing database (supply)
Mengunduh template database
03
Setelah melakukan form submission, PIC HC Perusahaan akan mendapatkan notifikasi approval* dari Corporate HC. Sistem akan secara otomatis membagikan akses untuk mengunduh template database dalam email notifikasi tsb.
Check Inbox / Spam
PIC HC Perusahaan dipersilakan untuk langsung mengakses link template database yang dibagikan melalui email dari Ms. Power Automate.
+ CONTACT US
*) Apabila PIC HC Perusahaan mendapatkan notifikasi rejection, silakan hubungi kembali konsultan kami
Guideline: sharing database (supply)
Melengkapi template database
04
Setelah mengunduh template database, silakan input data pribadai dan data pekerjaan dari karyawan yang dapat diprospek untuk keperluan internal hiring.
Input Data
PIC HC Perusahaan dipersilakan untuk melakukan input data pada template dokumen (ms excel). Pastikan format penulisan data sesuai dengan contoh di dalam template.
Guideline: sharing database (supply)
Mengunggah database
05
Buka kembali email notifikasi sebelumnya, kemudian silakan akses link folder untuk menggunggah dokumen. Sistem akan memberikan reminder melalui email untuk mengunggah database pada periode H+7 dan H+14.
Rename Document
Upload Document
Setelah melengkapi data, ubah nama file dengan format nama perusahaan dan tanggal upload, sbb "Nama Perusahaan_YYYY MM DD".
Unggah / upload ms excel ke dalam link folder yang dibagikan dalam email sebelumnya.
TAMPILAN FOLDER UPLOAD
TAMPILAN REMINDER UPLOAD DATA
Guideline: sharing database (supply)
Memperbarui database
06
Sistem akan memberikan reminder melalui email untuk memperbarui database karyawan yang pernah diinput ataupun menambah database baru, pada tiap akhir semester.
Recheck Data Validity
Repeat to Step 01
PIC HC Perusahaan perlu memastikan validitas database, misalnya status kekaryawanan (aktif / resign / mutasi / pension / PHK); kesediaan karyawan untuk mengikuti internal hiring
Proses update ataupun penambahan data dapat dilakukan oleh PIC HC Perusahaan dengan mengisi kembali form request / registrasi
BACK TO STEP 01
TAMPILAN BIANNUAL REMINDER UPDATE
SELESAI!
Guideline: review database (demand)
Review database (demand)
Bagaimana caranya jika perusahaan ingin melakukan review terhadap database karyawan yang ingin diproses untuk internal hiring?
Terdapat beberapa step yang perlu dilakukan oleh PIC HC Perusahaan untuk mengakses data karyawan di dalam Astra Internal Database. Step yang tertera termasuk proses yang dilakukan di dalam ataupun di luar sistem.
BACK TO GUIDELINE PAGE
Guideline: review database (demand)
Melakukan diskusi / konsultasi
01
PIC HC Perusahaan dapat melakukan diskusi dengan tim internal ataupun melakukan konsultasi dengan tim Corporate HC untuk membahas kebutuhan internal hiring.
Manpower Analysis
Critical Position
Deadline & Requirement
Pahami kebutuhan bisnis perusahaan dan lakukan analisis terkait ketersediaan manpower. Apakah terdapat gap antara kebutuhan dan kondisi aktual?
Apakah terdapat beberapa posisi yang sifatnya critical? Apakah terdapat posisi yang requirement-nya sulit dipenuhi oleh kandidat eksternal? Apakah kompetensi yang dibutuhkan hanya dimiliki oleh karyawan Astra?
Pertimbangkan ekspektasi pemenuhan kebutuhan pada posisi terkait. Perhatikan requirement dan internal balancing. Perlu diingat, proses internal hiring juga tetap memerlukan waktu sama seperti proses seleksi pada umumnya.
Guideline: review database (demand)
Melengkapi request form
02
PIC HC Perusahaan dapat meminta akses request form kepada salah satu konsultan dari Corporate HC. Kemudian lengkapi request form sesuai dengan informasi yang tertera di dalam form
Contact Corp. HC
Complete the Form
PIC HC Perusahaan dapat menghubungi konsultan perihal akses menuju link request form. Perlu diketahui bahwa link kami bagikan secara terbatas, setelah proses diskusi atau konsultasi selesai dilaksanakan.
Lengkapi isian di dalam form dan pastikan datanya valid (tidak typo atau 'asal mengisi'). Setelah berhasil submit, silakan cek email konfirmasi terkait form submission di dalam inbox / spam Anda.
Perhatikan opsi berikut di dalam form
- [DEMAND]: apabila ingin mengakses database atau mencari kandidat dari Astra Internal Database
TAMPILAN EMAIL KONFIRMASI
+ CONTACT US
TAMPILAN FORM
Guideline: sharing database (supply)
Mengakses Astra Internal Database
03
Setelah melakukan form submission, PIC HC Perusahaan akan mendapatkan notifikasi approval* dari Corporate HC. Sistem akan secara otomatis membagikan akses Astra Internal Database (restricted access) dalam email notifikasi tsb.
Check Inbox / Spam
PIC HC Perusahaan dipersilakan untuk langsung mengakses link database (restricted access: view only) yang dibagikan melalui email dari Ms. Power Automate.
+ CONTACT US
*) Apabila PIC HC Perusahaan mendapatkan notifikasi rejection, silakan hubungi kembali konsultan kami
Guideline: sharing database (supply)
Mengunduh template update proses seleksi
03
Setelah mengakses Astra Internal Database dan memilih data yang dianggap prospektif untuk kebutuhan bisnis perusahaan, silakan approach PIC HC dari perusahaan terkait dan lakukan update secara berkala kepada corporate HC terkait proses internal hiring yang dijalani.
Input Data
Check Inbox / Spam
PIC HC Perusahaan perlu mengunduh template 'update selection process' dari link yang dibagikan melalui email dari Ms. Power Automate, bersamaan dengan akses Astra Internal Database yang dibagikan sebelumnya.
PIC HC Perusahaan perlu merekapitulasi data karywan yang diprospek oleh perusahaan serta update proses internal hiring:
- On Process
- Hired
- Declined
TAMPILAN EMAIL
Guideline: sharing database (supply)
Mengunggah database
05
Buka kembali email notifikasi sebelumnya, kemudian silakan akses link folder untuk menggunggah dokumen. Sistem akan memberikan reminder melalui email untuk mengunggah update terkait proses internal hiring pada periode H+15, H+30, H+45.
Rename Document
Upload Document
Setelah melengkapi data, ubah nama file dengan format nama perusahaan dan tanggal upload, sbb "Nama Perusahaan_YYYY MM DD".
Unggah / upload ms excel ke dalam link folder yang dibagikan dalam email sebelumnya.
TAMPILAN FOLDER UPLOAD
TAMPILAN EMAIL
Guideline: sharing database (supply)
Memperbarui database
06
Sistem akan memberikan reminder melalui email untuk memperbarui database karyawan yang diprospek oleh perusahaan dalam proses internal hiring, pada tiap akhir semester.
Recheck Data Validity
PIC HC Perusahaan perlu melakukan update terkait proses internal hiring yang dijalani bersama dengan PIC HC dan karyawan dari prusahaan Grup Astra lainnya
SELESAI!
Frequently Asked Question
Apalagi hal yang perlu diketahui tentang Astra Internal Database?
Frequently Asked Question
Astra Internal Database
Frequently Asked Question
Apalagi hal yang perlu diketahui tentang Astra Internal Database?
Frequently Asked Question
Astra Internal Database
Frequently Asked Question
Apalagi hal yang perlu diketahui tentang Astra Internal Database?
Frequently Asked Question
Astra Internal Database
Frequently Asked Question
Apalagi hal yang perlu diketahui tentang Astra Internal Database?
Frequently Asked Question
Astra Internal Database
Frequently Asked Question
Apalagi hal yang perlu diketahui tentang Astra Internal Database?
Frequently Asked Question
Astra Internal Database
Dashboard
Astra Internal Database Dashboard
Anda dapat melihat visualisasi database dalam dashboard sederhana ataupun rekapitulasi informasi lowongan kerja yang tersedia di dalam Astra Internal Database untuk mempermudah Anda dalam mengidentifikasi kebutuhan bisnis perusahaan.
COMING SOON!
Contact Person
Siapa yang dapat memberikan asistensi apabila terdapat kendala saat mengakses Astra Internal Database?
Recruitment & Assessment Center
Yoshua Dio A. (DIO)
Click here!
Meet our Consultant:
- Recruitment & Assessment Center Division Head: Ms. Theresia Ninawati (Nina) theresia.ninawati@ai.astra.co.id
- Recruitment Management Department Head: Ms. Isabela Rosalina (Bela) isabela.rosalina@ai.astra.co.id
- Assessment & Development Center Department Head: Ms. Irene Raflesia (Irene) irene.raflesia@ai.astra.co.id
Meet our Consultant:
- Recruitment & Assessment Center Division Head: Ms. Theresia Ninawati (Nina) theresia.ninawati@ai.astra.co.id
- Recruitment Management Department Head: Ms. Isabela Rosalina (Bela) isabela.rosalina@ai.astra.co.id
- Assessment & Development Center Department Head: Ms. Irene Raflesia (Irene) irene.raflesia@ai.astra.co.id
Meet our Consultant:
- Recruitment & Assessment Center Division Head: Ms. Theresia Ninawati (Nina) theresia.ninawati@ai.astra.co.id
- Recruitment Management Department Head: Ms. Isabela Rosalina (Bela) isabela.rosalina@ai.astra.co.id
- Assessment & Development Center Department Head: Ms. Irene Raflesia (Irene) irene.raflesia@ai.astra.co.id
Meet our Consultant:
- Recruitment & Assessment Center Division Head: Ms. Theresia Ninawati (Nina) theresia.ninawati@ai.astra.co.id
- Recruitment Management Department Head: Ms. Isabela Rosalina (Bela) isabela.rosalina@ai.astra.co.id
- Assessment & Development Center Department Head: Ms. Irene Raflesia (Irene) irene.raflesia@ai.astra.co.id
RAC | Astra Internal Database
Hana Erlida
Created on September 9, 2024
Buku panduan mengenai salah satu program Recruitment & Assessment Center Division, PT Astra International Tbk
Start designing with a free template
Discover more than 1500 professional designs like these:
View
Essential Learning Unit
View
Akihabara Learning Unit
View
Genial learning unit
View
History Learning Unit
View
Primary Unit Plan
View
Vibrant Learning Unit
View
Art learning unit
Explore all templates
Transcript
Astra Internal Database
2024
start
Homepage
Silakan gunakan tombol navigasi yang terletak pada sudut kiri atas untuk melakukan hal berikut:
Tombol navigasi "Next" untuk lanjut ke halaman berikutnya
Tombol navigasi "Homepage" untuk ke halaman daftar isi
Tombol navigasi "Back" untuk kembali ke halaman sebelumnya
Homepage
Astra Internal Database Guidebook
Terminology & Definition
Introduction to AID
Terms of Use
Dashboard
Guideline
Frequently Asked Question
Contact Person
Introduction
Astra Internal Database (AID)
Untuk mendukung internalisasi budaya talent-sharing lintas Grup Astra, perwakilan Corporate Human Capital Development (CHCD) dari tim Recruitment & Assessment Center (RAC) bersama dengan Corporate People Development (CPD) menyediakan fasilitas pertukaran database karyawan lintas Grup Astra. Fasilitas ini merupakan salah satu langkah awal dalam mewujudkan tujuan yang lebih besar, yaitu internal mobility lintas Grup Astra yang bersifat transparan, objektif, dan equal (Internal Job Posting).
Recruitment & Assessment Center, PT Astra International Tbk
Introduction
Apa itu Astra Internal Database?
AID adalah sistem pengelolaan database kandidat untuk keperluan internal hiring lintas Grup Astra. Sumber utama database berasal dari 2 kategori berikut:- Perusahaan Grup Astra yang ingin membagikan database karyawan internal perusahaan untuk direkrut oleh perusahaan Grup Astra lainnya (supply). Output-nya adalah database karyawan.
- Perusahaan Grup Astra yang memiliki kebutuhan manpower dan ingin mengakses database karyawan Grup Astra untuk direkrut (demand). Output-nya adalah data lowongan pekerjaan / vacancy.
Database dapat diakses oleh stakeholder Grup Astra, terbatas hanya untuk PIC HC masing-masing Perusahaan (managerial level) melalui approval dari Corporate Human Capital Development (managerial level), yaitu:
Introduction
Goals & Benefit
Filling Critical Skill Gaps
Kebutuhan perusahaan terhadap penguasaan kompetensi tertentu dapat dipenuhi melalui internal hiring
Tujuan utama dari perancangan Astra Internal Database adalah mendukung pelaksanaan internal hiring lintas Grup Astra. Selain pemenuhan kebutuhan manpower, terdapat manfaat lain yang dapat tercapai apabila pengelolaan database diimplementasi secara konsisten. Diantaranya sbb:
Skill Development and Upskilling
Bentuk pengembangan kompetensi bagi karyawan yang akan bermanfaat bagi perjalanan karier pada lingkup Grup Astra
Talent Retention
Berpotensi untuk meningkatkan retensi karyawan khususnya pada lingkup Grup Astra
Diversity and Inclusion in Career Growth
Memberikan kesempatan yang setara kepada karyawan untuk mengembangkan karier pada lingkup Grup Astra
Introduction
Process Mapping: Sharing Database (supply)
Introduction
Process Mapping: Review Database (demand)
Terminology & Definition
Apa saja terminologi yang digunakan dalam Astra Internal Database?
Sebelum Anda mengakses database, silakan pahami beberapa informasi mengenai terminologi yang digunakan dalam Astra Internal Database. Rangkuman terminologi ini disusun agar dapat mempermudah Anda selama mengakses database.
Terdapat 2 terminologi penting yang perlu dipahami:
Share (supply) adalah perusahaan yang membagikan database karyawan internal perusahaan untuk direkrut oleh perusahaan Grup Astra lainnya
Review (demand) adalah perusahaan yang memiliki kebutuhan manpower dan ingin mengakses database karyawan dari perusahaan Grup Astra lainnya untuk direkrut
Supply? Demand?
Terminology & Definition
Glossary
An awesome title here
Write a great subtitle here
Terminologi yang digunakan pada Astra Internal Database
Terminology & Definition
Glossary
An awesome title here
Write a great subtitle here
Terminologi yang digunakan pada Astra Internal Database
Terminology & Definition
Role & Responsibility
An awesome title here
Write a great subtitle here
Siapa saja yang dapat mengakses Astra Internal Database?
Terminology & Definition
Role & Responsibility
An awesome title here
Write a great subtitle here
Siapa saja yang dapat mengakses Astra Internal Database?
Terminology & Definition
Media komunikasi dan platform apa saja yang digunakan dalam Astra Internal Database?
Power Automate digunakan untuk mengintegrasikan flow process dari seluruh microsoft platform yang digunakan dalam Astra Internal Database, sehingga mempermudah user untuk mengakses seluruh platform. Power automate akan menjadi domain sistem terkait pengiriman instruksi, reminder, dan notifikasi lain.
Terdapat beberapa media komunikasi dan platform dari microsoft environment yang diintegrasikan untuk mengumpulkan, membagikan, dan mengakses Astra Internal Database. Berikut penjelasannya:
Check
Ms. Excel digunakan sebagai format template rekapitulasi database karyawan dan update proses seleksi internal hiring yang harus di-submit kepada corporate HC. Display database juga akan ditampilkan dalam format excel untuk memudahkan proses filter data.
OneDrive digunakan untuk melakukan upload dokumen excel rekaptulasi database karyawan dan update proses seleksi internal hiring
Email digunakan sebagai media komunikasi utama misalnya pengiriman instruksi, reminder, dan notifikasi lain.
Ms. Forms digunakan sebagai platform registrasi atau request access sebagai prasyarat untuk mengakses template dan database sistem.
Terms of Use
Terms of Use
Setelah Anda membaca informasi umum mengenai Astra Internal Database, pahamilah informasi penting lain dalam subbab ini dengan seksama. Apabila Anda ingin melakukan konfirmasi terkait dengan informasi yang tertera dalam subbab ini, silakan menghubungi tim Corporate HC.
Terms of Use
PENTING!
Berikut adalah informasi penting yang perlu dipahami oleh PIC HC Grup Astra berkaitan dengan Astra Internal Database:
Data atau informasi yang berada di dalam Astra Internal Database tidak merepresentasikan keseluruhan database karyawan karena hanya diakses oleh anak perusahaan yang telah bersedia membagikan informasi perusahaan ke dalam sistem
Astra Internal Database hanya salah satu alternatif untuk melakukan internal hiring, tim Corporate HC menyarankan agar perusahaan Anda memiliki alternatif sourcing channel
Terms of Use
Apa saja persyaratan bagi profil karyawan agar dapat diinput ke dalam AID?
Silakan perhatikan persyaratan berikut sebelum menginput profil karyawan ke dalam Astra Internal Database. Persyaratan ini disusun agar dapat menjaga standardisasi kualitas profil yang akan diproses untuk kebutuhan internal hiring lintas Grup Astra:
*apabila terdapat kebutuhan bisnis bagi karyawan berusia >45 th silakan hubungi tim Corp HC untuk konsultasi lanjutan
Terms of Use
Apa saja yang perlu diperhatikan sebelum mengakses Astra Internal Database?
Beberapa arahan dari Corporate HC kepada PIC HC dari masing-masing perusahaan Grup Astra dengan tujuan untuk mendukung terlaksananya proses internal hiring dengan optimal:
Objective Approach
Discuss / Consult
Pertimbangkan untuk melakukan proses seleksi secara objektif, sesuai prosedur perusahaan. Perhatikan hal berikut:
Lakukan diskusi dengan tim internal untuk membahas hal berikut:
Protect Sensitive Information
Update Database
Lakukan update rutin pada data berikut:
Jaga kerahasiaan setiap informasi yang berada dalam cakupan Astra Internal Database dalam rangka mengimplementasikan UU PDP Nomor 27 Tahun 2022 dan menjaga kondusivitas Grup Astra
Terms of Use
Apa saja hal yang perlu dikoordinasikan kepada tim HC perusahaan terkait selama proses internal hiring?
Dalam rangka menjaga kodusivitas dalam Grup Astra, silakan diskusikan poin berikut bersama dengan tim HC perusahaan terkait saat Anda menjalani proses internal hiring:
Employee Profile
Business Needs
Hal yang perlu digali lebih dalam saat menjalani proses internal hiring:
Lakukan diskusi dengan tim HC terkait untuk membahas hal berikut:
Reward Package
Selection Process
Proses seleksi merupakan salah satu aspek yang berkaitan dengan EX, perhatikan hal berikut:
Aspek yang perlu diperhatikan berkaitan dengan penyesuaian reward package:
Guideline
Astra Internal Database Guideline
silakan pilih sesuai kebutuhan bisnis Anda
Sharing database (supply)
Review database (demand)
Guideline: sharing database (supply)
Sharing database (supply)
Bagaimana caranya jika perusahaan ingin membagikan database karyawan yang ingin diproses untuk internal hiring?
Terdapat beberapa step yang perlu dilakukan oleh PIC HC Perusahaan untuk melakukan upload data ke dalam Astra Internal Database. Step yang tertera termasuk proses yang dilakukan di dalam ataupun di luar sistem.
BACK TO GUIDELINE PAGE
Guideline: sharing database (supply)
Melakukan diskusi / konsultasi
01
PIC HC Perusahaan dapat melakukan diskusi dengan tim internal ataupun melakukan konsultasi dengan tim Corporate HC untuk membahas kebutuhan internal hiring.
Manpower Analysis
Prospective Employee
Talent Pipeline
Pahami kebutuhan bisnis perusahaan dan lakukan analisis terkait ketersediaan manpower. Apakah terdapat gap antara kebutuhan dan kondisi aktual?
Apabila terdapat karyawan yang dapat diprospek untuk internal hiring lintas Grup Astra, silakan petakan dan ajukan untuk dibagikan ke dalam Astra Internal Database
PIC HC Perusahaan wajib mengantisipasi agar proses internal hiring bagi karyawan yang telah diprosepek tidak mengganggu produktivitas ataupun kondusivitas perusahaan.
Guideline: sharing database (supply)
Melengkapi request form
02
PIC HC Perusahaan dapat meminta akses request form kepada salah satu konsultan dari Corporate HC. Kemudian lengkapi request form sesuai dengan informasi yang tertera di dalam form
Contact Corp. HC
Complete the Form
PIC HC Perusahaan dapat menghubungi konsultan perihal akses menuju link request form. Perlu diketahui bahwa link kami bagikan secara terbatas, setelah proses diskusi atau konsultasi selesai dilaksanakan.
Lengkapi isian di dalam form dan pastikan datanya valid (tidak typo atau 'asal mengisi'). Setelah berhasil submit, silakan cek email konfirmasi terkait form submission di dalam inbox / spam Anda.
Perhatikan opsi berikut di dalam form
TAMPILAN EMAIL KONFIRMASI
+ CONTACT US
TAMPILAN FORM
Guideline: sharing database (supply)
Mengunduh template database
03
Setelah melakukan form submission, PIC HC Perusahaan akan mendapatkan notifikasi approval* dari Corporate HC. Sistem akan secara otomatis membagikan akses untuk mengunduh template database dalam email notifikasi tsb.
Check Inbox / Spam
PIC HC Perusahaan dipersilakan untuk langsung mengakses link template database yang dibagikan melalui email dari Ms. Power Automate.
+ CONTACT US
*) Apabila PIC HC Perusahaan mendapatkan notifikasi rejection, silakan hubungi kembali konsultan kami
Guideline: sharing database (supply)
Melengkapi template database
04
Setelah mengunduh template database, silakan input data pribadai dan data pekerjaan dari karyawan yang dapat diprospek untuk keperluan internal hiring.
Input Data
PIC HC Perusahaan dipersilakan untuk melakukan input data pada template dokumen (ms excel). Pastikan format penulisan data sesuai dengan contoh di dalam template.
Guideline: sharing database (supply)
Mengunggah database
05
Buka kembali email notifikasi sebelumnya, kemudian silakan akses link folder untuk menggunggah dokumen. Sistem akan memberikan reminder melalui email untuk mengunggah database pada periode H+7 dan H+14.
Rename Document
Upload Document
Setelah melengkapi data, ubah nama file dengan format nama perusahaan dan tanggal upload, sbb "Nama Perusahaan_YYYY MM DD".
Unggah / upload ms excel ke dalam link folder yang dibagikan dalam email sebelumnya.
TAMPILAN FOLDER UPLOAD
TAMPILAN REMINDER UPLOAD DATA
Guideline: sharing database (supply)
Memperbarui database
06
Sistem akan memberikan reminder melalui email untuk memperbarui database karyawan yang pernah diinput ataupun menambah database baru, pada tiap akhir semester.
Recheck Data Validity
Repeat to Step 01
PIC HC Perusahaan perlu memastikan validitas database, misalnya status kekaryawanan (aktif / resign / mutasi / pension / PHK); kesediaan karyawan untuk mengikuti internal hiring
Proses update ataupun penambahan data dapat dilakukan oleh PIC HC Perusahaan dengan mengisi kembali form request / registrasi
BACK TO STEP 01
TAMPILAN BIANNUAL REMINDER UPDATE
SELESAI!
Guideline: review database (demand)
Review database (demand)
Bagaimana caranya jika perusahaan ingin melakukan review terhadap database karyawan yang ingin diproses untuk internal hiring?
Terdapat beberapa step yang perlu dilakukan oleh PIC HC Perusahaan untuk mengakses data karyawan di dalam Astra Internal Database. Step yang tertera termasuk proses yang dilakukan di dalam ataupun di luar sistem.
BACK TO GUIDELINE PAGE
Guideline: review database (demand)
Melakukan diskusi / konsultasi
01
PIC HC Perusahaan dapat melakukan diskusi dengan tim internal ataupun melakukan konsultasi dengan tim Corporate HC untuk membahas kebutuhan internal hiring.
Manpower Analysis
Critical Position
Deadline & Requirement
Pahami kebutuhan bisnis perusahaan dan lakukan analisis terkait ketersediaan manpower. Apakah terdapat gap antara kebutuhan dan kondisi aktual?
Apakah terdapat beberapa posisi yang sifatnya critical? Apakah terdapat posisi yang requirement-nya sulit dipenuhi oleh kandidat eksternal? Apakah kompetensi yang dibutuhkan hanya dimiliki oleh karyawan Astra?
Pertimbangkan ekspektasi pemenuhan kebutuhan pada posisi terkait. Perhatikan requirement dan internal balancing. Perlu diingat, proses internal hiring juga tetap memerlukan waktu sama seperti proses seleksi pada umumnya.
Guideline: review database (demand)
Melengkapi request form
02
PIC HC Perusahaan dapat meminta akses request form kepada salah satu konsultan dari Corporate HC. Kemudian lengkapi request form sesuai dengan informasi yang tertera di dalam form
Contact Corp. HC
Complete the Form
PIC HC Perusahaan dapat menghubungi konsultan perihal akses menuju link request form. Perlu diketahui bahwa link kami bagikan secara terbatas, setelah proses diskusi atau konsultasi selesai dilaksanakan.
Lengkapi isian di dalam form dan pastikan datanya valid (tidak typo atau 'asal mengisi'). Setelah berhasil submit, silakan cek email konfirmasi terkait form submission di dalam inbox / spam Anda.
Perhatikan opsi berikut di dalam form
TAMPILAN EMAIL KONFIRMASI
+ CONTACT US
TAMPILAN FORM
Guideline: sharing database (supply)
Mengakses Astra Internal Database
03
Setelah melakukan form submission, PIC HC Perusahaan akan mendapatkan notifikasi approval* dari Corporate HC. Sistem akan secara otomatis membagikan akses Astra Internal Database (restricted access) dalam email notifikasi tsb.
Check Inbox / Spam
PIC HC Perusahaan dipersilakan untuk langsung mengakses link database (restricted access: view only) yang dibagikan melalui email dari Ms. Power Automate.
+ CONTACT US
*) Apabila PIC HC Perusahaan mendapatkan notifikasi rejection, silakan hubungi kembali konsultan kami
Guideline: sharing database (supply)
Mengunduh template update proses seleksi
03
Setelah mengakses Astra Internal Database dan memilih data yang dianggap prospektif untuk kebutuhan bisnis perusahaan, silakan approach PIC HC dari perusahaan terkait dan lakukan update secara berkala kepada corporate HC terkait proses internal hiring yang dijalani.
Input Data
Check Inbox / Spam
PIC HC Perusahaan perlu mengunduh template 'update selection process' dari link yang dibagikan melalui email dari Ms. Power Automate, bersamaan dengan akses Astra Internal Database yang dibagikan sebelumnya.
PIC HC Perusahaan perlu merekapitulasi data karywan yang diprospek oleh perusahaan serta update proses internal hiring:
TAMPILAN EMAIL
Guideline: sharing database (supply)
Mengunggah database
05
Buka kembali email notifikasi sebelumnya, kemudian silakan akses link folder untuk menggunggah dokumen. Sistem akan memberikan reminder melalui email untuk mengunggah update terkait proses internal hiring pada periode H+15, H+30, H+45.
Rename Document
Upload Document
Setelah melengkapi data, ubah nama file dengan format nama perusahaan dan tanggal upload, sbb "Nama Perusahaan_YYYY MM DD".
Unggah / upload ms excel ke dalam link folder yang dibagikan dalam email sebelumnya.
TAMPILAN FOLDER UPLOAD
TAMPILAN EMAIL
Guideline: sharing database (supply)
Memperbarui database
06
Sistem akan memberikan reminder melalui email untuk memperbarui database karyawan yang diprospek oleh perusahaan dalam proses internal hiring, pada tiap akhir semester.
Recheck Data Validity
PIC HC Perusahaan perlu melakukan update terkait proses internal hiring yang dijalani bersama dengan PIC HC dan karyawan dari prusahaan Grup Astra lainnya
SELESAI!
Frequently Asked Question
Apalagi hal yang perlu diketahui tentang Astra Internal Database?
Frequently Asked Question
Astra Internal Database
Frequently Asked Question
Apalagi hal yang perlu diketahui tentang Astra Internal Database?
Frequently Asked Question
Astra Internal Database
Frequently Asked Question
Apalagi hal yang perlu diketahui tentang Astra Internal Database?
Frequently Asked Question
Astra Internal Database
Frequently Asked Question
Apalagi hal yang perlu diketahui tentang Astra Internal Database?
Frequently Asked Question
Astra Internal Database
Frequently Asked Question
Apalagi hal yang perlu diketahui tentang Astra Internal Database?
Frequently Asked Question
Astra Internal Database
Dashboard
Astra Internal Database Dashboard
Anda dapat melihat visualisasi database dalam dashboard sederhana ataupun rekapitulasi informasi lowongan kerja yang tersedia di dalam Astra Internal Database untuk mempermudah Anda dalam mengidentifikasi kebutuhan bisnis perusahaan.
COMING SOON!
Contact Person
Siapa yang dapat memberikan asistensi apabila terdapat kendala saat mengakses Astra Internal Database?
Recruitment & Assessment Center
Yoshua Dio A. (DIO)
Click here!
Meet our Consultant:
Meet our Consultant:
Meet our Consultant:
Meet our Consultant: