GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

by: Rodríguez López José Ángel 6CM1

GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Empezar

Conclusión

14.

13.

12.

11.

Conclusión

Conclusión

Conclusión

Conclusión

índice

Conclusión

Bibliografía

Sistema de Gestión documental electrónica

Gestión electrónica de Documentos

10.

9.

8.

7.

6.

Gestión de documentos

Ciclos de vida del documento electrónico

Gestores de la Información

Metadatos

Documento electrónico

5.

4.

3.

2.

1.

Documento electrónico

¿Qué es?

Es la información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.

• Inalterabilidad
• Autenticidad
• Durabilidad
• Seguridad

Caraceristicas

Tipos de documentos electrónicos

No ejecutables

Ejecutables

• Estos documentos necesitan de un software o programa para visualizarlo o acceder a él, puede ser de texto, audio, imagen y video. por ejemplo: .pdf, .mp3, .jpg, etc.

• Este tipo de documentos “corren” por sí mismos, estan programados para realizar acciones muy específicas, algunos ejemplos son: .exe, .com, .bat

Formatos de documentos electrónicos

Video

Texto

• Son imagenes en movimiento que en su mayoria tienen sonido, la calidad y tamaño puede variar (.mpg, mov. mp4)

• Texto plano: solo contiene caracteres (.txt)
• Texto enriquecido: da cierto estilo a los caracteres, cambiar tamaño, fuentesm colores, etc. (word, pdf).
• Hipertexto: Contiene texto simple y es utilizado como base para las páginas web (html.)

Formatos de documentos electrónicos

Audio

Imagen

• Son los que contienen sonidos, pueden ser de diferentes tipos y tanaños (.wav, .mp3, etc.)

• Los documentos contienen imagenes y tienen como extensiones .jpg, .png, etc. Mantienen su calidad y no se deforman.

Conclusión

Los documentos electrónicos son aquella información contenida en un soporte electrónico, cuenta con un formato determinado y es almacenado de manera digital. Este tipo de documentos cuenta con caracteristicas muy especificias que le otorgan su identidad propia. Es necesario conocer sus caracteristicas para poder hacer uso y manejo de ellos.

Metadatos

Son los datos que describen y proporcionan información sobre otros datos, de tal manera que facilita la organización, búsqueda y administración de los documentos electrónicos.Describen el contenido de los archivos o la información que estos traen en su interior

¿Qué son?

Organización:

Ayuda a clasificar y agrupar documentos, así como otorgar mayor seguridad.

Búsqueda y análisis

Al aportar información sobre el contenido mejoran la capacidad de búsqueda y recuperación.

Funciones de los Metadatos

Preservación:

Descripción:

Proporciona un contexto de los documentos y sus cambios en el tiempo .

Ayuda a la conservación del contexto y la integridad del documento.

Los metadatos son aquellos datos o información que permite conocer "más allá" de lo que se ve a simple vista, como el contexto, contenido y estructura de los documentos y su cambio en el transcurso del tiempo.Los metadatos cuentan con varias funciones que tienen como objetivo el descubrir recursos.

Conclusión

Gestores de Información

Herramientas o sistemas diseñados para organizar, almacenar y administrar datos y documentos.Son programas que permiten crear una base de datos de referencias

¿Qué es?

Integración

Trabaja en conjunto con otros sistemas y herramientas para proporcionar una visión completa de la información y su gestión.

Automatización

automatizan procesos de gestión documental, como capturar datos y generar informes..

Funciones

Almacenamiento

seguro y organizado .

Acceso y Control:

Gestionan permisos y accesos para garantizar que solo las personas autorizadas puedan consultar o modificar los documentos..

Indexación:

Clasificación y creación de índices para una rápida recuperación de información..

Funciones

Los gestores de información son aquellos programas o sistemas mediante los cuales se crea una base de datos que permita llevar una gestión adecuada que implique un mejor control y acceso a los documentos, una mejor otganizaciín, entre otras cosas.

Conclusión

Ciclo de Vida del Documento en el Ámbito Electrónico

Es el proceso que abarca todas las etapas desde la creación hasta la eliminación de un documento en formato digital.Su importancia radica en gestionar los documentos de manera eficiente, asegurando su accesibilidad y cumplimiento con normativas.

Ciclo de vida

El documento es eliminado cuando ya no es necesario o al finalizar el periodo de retención.

El documento se guarda para su preservación a largo plazo.

El documento es consultado, modificado y actualizado según sea necesario

se comparte con otros usuarios o sistemas

El documento es creado y se le asignan metadatos iniciales

Fases del ciclo de vida

eliminación

archivado

uso

distribución

creación

El ciclo de vida del documento hace referencia a todo lo que pasa un documento desde su creación, uso hasta su eliminación o conservación permanente. Esto no se limita solo a los documentos tradicionales, pues de igual manera se presenta en los documentos electrónicos.

Conclusión

Gestión de documentos y gestión electrónica de documentos

Gestión de documentos

Es la Administración de documentos en formato físico o digital.Tiene como principal objetivo asegurar que los documentos estén disponibles, sean precisos y estén en las condiciones adecuadas.

Gestión electrónica de documentos

La gestión electrónica de documentos hace uso de tecnologías para gestionar documentos especificamente los que estan en formato digital.Busca mejorar la eficiencia, reducir costos, y facilitar la colaboración

• Digital
• software de gestión documental.
• automatización y accesibilidad.

Gestión electrónica de documentos

Gestión de documentos

• Físico
• Sistemas de archivo físico
• Manual

La gestión de documentos y la gestión electrónica de documentos tienen como objetivo en común propiciar un manejo adecuado de los documentos, su diferencia radica en la forma en que lo hacen, pues la primera lo hace de forma fisica y manual, mientras que la segunda hace uso de software y es en mayor parte automatico.

Conclusión

Sistema de gestión documental electrónica

SGDE

Es la plataforma o software diseñado para gestionar documentos en formato digital a lo largo de su ciclo de vida.Tiene como objetivo facilitar la administración eficiente, segura y accesible de documentos electrónicos dentro de una organización.

• Eficiencia Operativa: Automatiza y agiliza procesos relacionados con el manejo de documentos.
• Cumplimiento Normativo: Ayuda a cumplir con regulaciones y políticas de retención de documentos.
• Mejora en la Colaboración: Facilita el trabajo en equipo y el acceso compartido a documentos.

Importancia

• Almacenamiento Centralizado: se almacenan en un único repositorio digital accesible desde cualquier ubicación autorizada.

• Control de Versiones: Permite el seguimiento y gestión de diferentes versiones de un documento.

• Seguridad: Implementa medidas para proteger la integridad y la confidencialidad de los documentos.

• Flujos de Trabajo: Automatiza procesos relacionados con la creación, revisión, y aprobación de documentos.

• Integración: Se conecta con otros sistemas y aplicaciones utilizados en la organización.

Características

Los sistemas de gestión documental son los software que se usan para gestionar documentos mediante una administración segura, una mayor eficiencia y accesibilidad.Los SGDE juegan un papel importante en la actualidad debido a todas las caracteristicas que cubren y que mejoran en gran medida todo lo que respecta a la festión documental de manera electrónica.

Conclusión

• Bonilla, D. M. (s/f). Documento digital. Unidades de Apoyo para el Aprendizaje - CUAIEED - UNAM. Recuperado el 9 de septiembre de 2024, de https://uapa.cuaed.unam.mx/sites/default/files/minisite/static/422dd7a3-8071-4f17-adb4-0f692d549e6a/UAPA-documento-digital/index.html

• Documento y expediente electrónico. (s/f). Gob.es. Recuperado el 9 de septiembre de 2024, de https://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/Archivo_electronico/pae_documento_expediente_electronico.html
• Medina, B. J. (s/f). Lic. en Informática. Unam.mx. Recuperado el 9 de septiembre de 2024, de https://repositorio-uapa.cuaieed.unam.mx/repositorio/moodle/pluginfile.php/2627/mod_resource/content/1/UAPA-Documento-Electronico/index.html
• Formatos digitales, cuál elegir en cada ocasión. (s/f). Editorialuoc.com. Recuperado el 10 de septiembre de 2024, de https://www.editorialuoc.com/news/21/
• Bowers, J. (2017). Managing Electronic Documents: Best Practices and Case Studies. Wiley.Duke, S. M., & Court, J. (2022). Electronic Document Management Systems (EDMS): Implementation and Best Practices.
• Springer.Houghton, J. (2016). The role of metadata in electronic document management. Journal of Digital Information Management, 14(2), 82-91.

Bibliografía

• International Organization for Standardization. (2022). ISO 15489-1:2016 - Information and documentation — Records management — Part 1: Concepts and principles. https://www.iso.org/standard/62542.html

• McDonald, J., & McDonald, M. (2020). Metadata for Information Management and Retrieval: Understanding Metadata and Its Applications. Chandos Publishing.

• National Archives and Records Administration. (2024). Electronic Records Management. https://www.archives.gov/records-mgmt/electronic-records

• Smith, A. B. (2019). Document lifecycle management in electronic environments. Information Systems Journal, 29(3), 221-234. https://doi.org/10.1111/isj.12285

• American National Standards Institute. (2021). The ANSI/NISO Z39.87: Data Dictionary: Technical Metadata for Digital Still Images. https://www.niso.org/standards-committees/z3997

Bibliografía

¡gracias!