Presentación Tecnología Digital
Karla Monserrat Pichardo Pérez
Created on September 8, 2024
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Transcript
INSTITUTO POLTÉCNICO NACIONALESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA LICENCIATURA EN ARCHIVONOMÍA UNIDAD DE APRENDIZAJE: GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS ALUMNA: PICHARDO PÉREZ KARLA MONSERRATGRUPO: 6CM1
ÍNDICE
Introducción
Definición
Tipos
Formatos
Metadatos
Gestores de la información
Ciclo de vida del documento electrónico
Gestión de documentos
Gestión electrónica de documentos
Sistema de gestión documental electrónicos
Bibliografías
Conclusiones
AULA INVERTIDA 1:GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELÉCTRONICOS
INTRODUCCIÓN
Es un proceso esencial en la era digital, que implica la administración eficiente de documentos y datos en formato digital. A través de herramientas y sistemas específicos, las organizaciones pueden almacenar, organizar, recuperar y proteger información de manera más ágil y segura. Este enfoque no solo reduce el uso de papel, sino que también optimiza el flujo de trabajo y garantiza el cumplimiento de normativas legales, permitiendo una mayor accesibilidad y colaboración en tiempo real.
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
DEFINICIÓN
Son archivos que se crean, almacenan, transmiten o reciben mediante dispositivos electrónicos. Pueden adoptar múltiples formas dependiendo de su contenido, propósito y el medio en el que se generen o utilicen.
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
TIPOS
Documentos de texto
Son archivos cuyo contenido principal está compuesto por texto, aunque pueden incluir imágenes, gráficos o tablas.
Presentaciones
Utilizados para exponer ideas de forma visual, suelen contener texto, imágenes, gráficos y, en algunos casos, animaciones o videos.
Hojas de cálculo
Documentos que permiten la manipulación y análisis de datos estructurados en filas y columnas, con funciones automáticas para cálculos complejos.
Contextualiza tu tema con un subtítulo
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
TIPOS
Imágenes y gráficos
Archivos electrónicos que contienen información visual en forma de imágenes o gráficos.
Documentos multimedia (audio y video)
Archivos que contienen sonido y/o video.
Páginas web y documentos de hipertexto
Documentos que utilizan lenguajes de marcado como HTML para estructurar el contenido de sitios web, e incluyen texto, imágenes, videos, y enlaces.
Contextualiza tu tema con un subtítulo
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
TIPOS
Bases de datos
Son archivos que almacenan grandes volúmenes de datos organizados en tablas o registros para su fácil acceso, búsqueda y análisis.
Mensajes electrónicos
Documentos que se envían y reciben a través de sistemas de correo electrónico u otros medios electrónicos de mensajería.
Contextualiza tu tema con un subtítulo
Definen cómo se estructuran, almacenan y presentan los datos digitales. Cada tipo de documento electrónico puede tener distintos formatos que permiten su lectura y edición en diferentes plataformas o sistemas.
FORMATOS DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
Documentos de texto
- DOC/DOCX: Formatos utilizados por Microsoft Word. DOCX es una versión más moderna y comprimida que DOC, introducida con Office 2007.
- ODT: Formato de texto de código abierto, utilizado principalmente por OpenOffice y LibreOffice.
- TXT: Texto plano sin formato ni estructura avanzada.
- PDF: Portable Document Format, creado por Adobe para la representación de documentos con un formato fijo que se visualiza igual en cualquier dispositivo.
Hojas de cálculo
- PPT/PPTX: Utilizados por Microsoft PowerPoint para presentaciones con diapositivas, imágenes y texto. PPTX es una versión más moderna basada en XML.
- ODP: Formato de presentación de código abierto, compatible con LibreOffice y OpenOffice
Presentaciones
- XLS/XLSX: Utilizados por Microsoft Excel. XLSX es una versión moderna basada en XML que permite una mayor capacidad de almacenamiento y velocidad de procesamiento.
- ODS: Formato de hojas de cálculo de código abierto compatible con suites de oficina como LibreOffice y OpenOffice.
Imágenes y gráficos
- JPG/JPEG: Formato comprimido utilizado debido a su pequeño tamaño y buena calidad visual.
- PNG: Formato de imagen con compresión sin pérdida de calidad, ideal para gráficos con transparencias.
- GIF: Formato limitado a 256 colores, usado comúnmente para gráficos y animaciones simples.
- TIFF: Formato de imagen sin compresión, ideal para la edición de imágenes de alta calidad.
- MP4: Permite la compresión de videos manteniendo buena calidad visual. Ideal para transmisión en línea.
- AVI: Menos comprimido, que mantiene una alta calidad, pero genera archivos de mayor tamaño.
- MOV: Desarrollado por Apple, utilizado en QuickTime.
- MP3: Formato de audio comprimido que reduce significativamente el tamaño del archivo .
- WAV: Formato de audio sin comprimir, de alta calidad.
- AAC: Formato de audio comprimido utilizado principalmente por Apple y en transmisiones de alta calidad.
Audio y video
Bases de datos
- CSV: Comma-Separated Values, formato de texto simple que organiza los datos en líneas y columnas, separadas por comas.
- SQL: Lenguaje de consulta estructurado utilizado para gestionar bases de datos relacionales.
- MDB/ACCDB: Formatos utilizados por Microsoft Access para bases de datos de pequeño y mediano tamaño.
- HTML/HTML5: Lenguaje de marcado utilizado para estructurar y presentar contenido en la web.
- XML: Lenguaje de marcado que permite la organización y el intercambio de datos de manera estructurada y legible por humanos y máquinas.
- JSON: Formato ligero para la transmisión de datos, generalmente utilizado en aplicaciones web.
Documentos de hipertexto y web
Son datos estructurados que describen las propiedades, características y atributos de un archivo, facilitando su identificación, acceso y gestión. En otras palabras, los metadatos proporcionan información sobre el contenido del archivo, su formato, autoría, fecha de creación, tamaño, permisos de acceso, y más. Son esenciales para el control y organización de los archivos digitales, permitiendo su búsqueda y recuperación de manera eficiente.
DEFINICIÓN
METADATOS
Identificación y descripción: Los metadatos permiten identificar de manera única un recurso y proporcionan información esencial sobre su contenido. Esto facilita la búsqueda y recuperación de información.Organización: Ayudan a organizar los recursos de información, permitiendo clasificarlos según diversos criterios (fecha, autor, tipo de archivo, etc.).Búsqueda y recuperación: Permiten localizar archivos en grandes sistemas de información a través de motores de búsqueda y catálogos. Los metadatos optimizan los resultados de búsqueda, haciendo más rápido y preciso el acceso a la información.
FUNCIONES
IInteroperabilidad: Permiten que los sistemas de información compartan y entiendan datos de manera uniforme. Esto es esencial en bibliotecas digitales, archivos y bases de datos.Control de versiones: Los metadatos ayudan a rastrear la evolución de un archivo, indicando cuándo fue creado, modificado, y por quién, lo que es clave en la gestión documental.Gestión de derechos: Proveen información sobre los derechos de autor, uso y distribución del archivo, asegurando que los recursos sean utilizados conforme a las leyes y permisos correspondientes.
FUNCIONES
Son sistemas o herramientas diseñadas para organizar, almacenar, procesar, y recuperar información de manera eficiente. Estos gestores permiten manejar grandes volúmenes de datos y documentos, facilitando la toma de decisiones, la organización del conocimiento y la accesibilidad de los datos en diferentes entornos, como empresas, bibliotecas, y sistemas de información digital.
GESTORES DE INFORMACIÓN
Automatizan flujos de trabajo como el envío de informes, actualizaciones de datos, y más.
Protegen la información mediante cifrado, permisos, y controles de acceso, garantizando la integridad y confidencialidad.
Facilitan la búsqueda rápida de información específica mediante palabras clave, metadatos o categorías.
FUNCIONES DE LOS GESTORES DE INFORMACIÓN
Almacenamiento
Búsqueda y recuperación
Seguridad
Gestión de acceso y permisos
Permiten almacenar información en bases de datos, servidores o sistemas en la nube.
Organización
Regulan quién puede acceder, modificar o compartir la información.
Automatización
Clasifican la información según criterios personalizados (fecha, tipo de documento, autor, tema).
Describe las etapas por las que pasa un documento desde su creación hasta su eventual eliminación o archivo permanente. Estas etapas incluyen la creación, almacenamiento, uso, conservación, y disposición final. La gestión adecuada del ciclo de vida garantiza que los documentos electrónicos se manejen de manera eficiente, segura y conforme a las normativas legales.
Ciclo de vida del documento en el ámbito electrónico
Etapas del Ciclo de Vida del Documento Electrónico
Creación
Es el punto inicial donde se genera el documento electrónico. Esto puede incluir desde la redacción de un informe, la captura de una imagen, hasta la creación de un archivo PDF o una hoja de cálculo.
Clasificación y Almacenamiento
Una vez creado, el documento debe clasificarse y almacenarse de manera que sea fácil de localizar y gestionar. Los documentos electrónicos se pueden almacenar en sistemas locales o en la nube, y suelen integrarse en un gestor documental para su control.
Acceso y Uso:
Durante esta fase, los usuarios pueden acceder al documento, revisarlo, modificarlo y compartirlo. Los permisos de acceso y las políticas de seguridad juegan un papel clave para asegurar que solo las personas autorizadas puedan interactuar con el documento.
Etapas del Ciclo de Vida del Documento Electrónico
Conservación
En esta etapa se determina el tiempo durante el cual el documento debe conservarse. Para algunos documentos, existen normativas legales o empresariales que dictan los plazos de retención mínima.
Archivos o Disposición Final
Dependiendo de su valor, el documento puede archivarse de forma permanente o destruirse. Si se considera que el documento ya no tiene valor operativo ni legal, puede eliminarse o destruirse siguiendo procedimientos específicos de seguridad para evitar accesos no autorizados.
Gestión de Documentos
Se refiere al conjunto de procesos, prácticas y políticas que permiten la creación, organización, almacenamiento, recuperación, uso y disposición de documentos en cualquier formato, ya sea físico (papel) o digital.
Características principales de la gestión de documentos
- Formato mixto: La gestión de documentos incluye tanto documentos en formato físico (papel) como electrónicos.
- Archivos físicos: En el caso de documentos en papel, se requieren sistemas de archivo físico, como armarios de archivo, carpetas y etiquetas.
- Procesos manuales: Muchas actividades, como la búsqueda, la organización y la disposición de los documentos en papel, pueden implicar tareas manuales.
- Dependencia de recursos físicos: Los documentos físicos ocupan espacio y requieren mantenimiento
Es un enfoque más específico que se refiere a la gestión integral de documentos en formato digital. Utiliza sistemas de software para administrar el ciclo de vida de los documentos electrónicos, desde su creación hasta su archivo o eliminación. Implica el uso de tecnologías que automatizan y optimizan los procesos documentales, reduciendo o eliminando el uso de papel.
Gestión electrónica de documentos
Características de la Gestión de Documentos Electrónicos
01
Formato digital
Los documentos son creados, almacenados, y gestionados exclusivamente en formato electrónico.
02
Automatización
Automatizan muchas tareas, como la clasificación, indexación, búsqueda y recuperación de documentos, reduciendo significativamente los procesos manuales.
03
Accesibilidad remota
Al estar los documentos en formato digital, pueden ser accedidos desde cualquier lugar a través de sistemas en la nube o servidores.
Características de la Gestión de Documentos Electrónicos
04
Seguridad avanzada
La gestión electrónica de documentos permite establecer controles de acceso digitales, como autenticación, cifrado y permisos personalizados para cada usuario.
05
Optimización del espacio y tiempo
Al eliminar el uso de papel, se reduce el espacio físico requerido para almacenamiento y los tiempos de búsqueda y recuperación de documentos.
Sistema de gestión documental electrónica
DEFINICIÓN
Herramienta de software que permite administrar, almacenar, organizar y controlar el ciclo de vida completo de los documentos en formato digital dentro de una organización. Su objetivo principal es automatizar y optimizar los procesos de gestión documental, mejorando la eficiencia en la creación, acceso, uso y conservación de documentos electrónicos.
01
Almacenamiento y organización
Los documentos electrónicos se organizan en estructuras jerárquicas (carpetas, subcarpetas) y se almacenan en repositorios digitales, ya sea en servidores locales o en la nube.
02
Indexación y búsqueda
Funciones Principales del SGDE
Utilizan metadatos y tecnologías de búsqueda avanzada que permiten localizar documentos de manera rápida y eficiente, sin necesidad de realizar búsquedas manuales.
03
Control de versiones
Permiten gestionar diferentes versiones de un mismo documento, lo que asegura que los usuarios trabajen siempre con la versión más reciente, al mismo tiempo que preservan versiones anteriores para referencia.
04
Acceso y seguridad
Los SGDE permiten establecer permisos y controles de acceso según el perfil del usuario, lo que asegura que solo las personas autorizadas puedan ver, modificar o eliminar determinados documentos.
05
Flujo de trabajo automatizado
Facilitan la automatización de tareas repetitivas o procesos complejos (aprobaciones, revisiones), acelerando la circulación de documentos entre usuarios.
06
Cumplimiento normativo
Funciones Principales del SGDE
Ayudan a las organizaciones a cumplir con las normativas legales en términos de retención de documentos, protección de datos y auditoría documental.
07
Archivado
Facilitan el proceso de archivado de documentos electrónicos, asegurando que se almacenen a largo plazo de forma segura y accesible cuando sea necesario.
Conclusiones
La gestión de archivos electrónicos es clave para el éxito de las organizaciones modernas, ya que facilita la administración eficiente de información crítica. Al adoptar sistemas digitales, se mejora la productividad, se refuerza la seguridad documental y se garantiza la conservación adecuada de los archivos a lo largo de su ciclo de vida, adaptándose a los retos tecnológicos y normativos actuales.
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