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microcredencial

MÓDULO 2

Introdução à Gestão Documental

Organização Arquivística e Circuito Documental​

Início

6. Circuito documental passo a passo

5. Passos da normalização arquivística

4. Normalização

2. Organização arquivística

7. Créditos

3. Uniformização arquivística

1. Orientações de navegação

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Índice

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1. Orientações de navegação

A ORGANIZAÇÃO ARQUIVÍSTA ​ REQUER PLANEAMENTO​.​

2. Organização Arquivística

Arquivos Fotos de banco de imagens por Vecteezy

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Organização Arquivística

Feedback contínuo​

ETAPA 5

Implementação da estratégia​

ETAPA 4

Formulação da estratégia operacional/funcional​

ETAPA 3

Estabelecer uma diretriz institucional​

ETAPA 2

Análise ou diagnóstico do ambiente​

ETAPA 1

Clique sobre os sinais "+" para saber mais.

O PLANEAMENTO ESTRATÉGICO DOS ARQUIVOS é um processo contínuo e interativo, que compreende cinco etapas:

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A ORGANIZAÇÃO ARQUIVÍSTA ​ REQUER TAMBÉM UNIFORMIZAÇÃO​

3. Uniformização Arquivística

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Uniformização Arquivística

A conformidade dos procedimentos face a um referencial legal e normativo​.

E ainda...

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  • Manual de arquivo​
  • Manual de formulários​
  • Manual de procedimentos​
  • Plano de classificação documental​
  • Plano de preservação documental

A uniformização de processos e procedimentos de trabalho pressupõe a existência de:​

Assim, a normalização pode ser entendida como:​ a. Racionalização de circuitos documentais, processos e procedimentos administrativos​.b. Uniformização de formulários.

(racionalização de métodos, diminuição de custos, aumento da qualidade e respeito pelo meio ambiente).

Em qualquer processo de gestão documental, a normalização e o controlo de processos e procedimentos de trabalho, devem ser documentados e registados com o intuito de aferir a sua conformidade face a um determinado referencial normativo.

Normalização​

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4. Normalização

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Normalização

Objetivos:

Limitar a diversidade de critérios​.

Permitir a cooperação.​

Melhoria da qualidade do serviço.

Facilitar a interoperabilidade dos sistemas​.

Permitir a compatibilidade dos sistemas​.

Constituem uma rede internacional de informação sobre​ requisitos, padrões e qualificações para alcançara excelência.

Normas ISO (International Standard Organization)​

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Norma Internacional de Descrição de Instituições​ com Acervo Arquivístico

Norma Internacional para a Descrição de Funções
Norma Internacional para os Registos de Autoridade Arquivística
Norma Geral Internacional Arquivística

Clique sobre os sinais "+" para saber mais.

Decreto-Lei 447/88,10 de dezembro
Tratamento Automatizado de Documentação Histórica
ISDIAH
ISDF
ISSAR (CPF)
NORMA ISO 15489
ISAD (G)
REGIME JURÍDICO DOS ARQUIVOS
ARQBASE
2008
2007
2004
2001
1999
1988

5. Passos na normalizaçã arquivística

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Seja de iniciativa pública ou privada, a principal regra para o início e bom andamento do processo de arquivamento é conhecer os documentos e suas características.​Não apenas saber de que setor pertence, mas do quê e para que se trata.​É por meio desse conhecimento que conseguimos definir como o processo será conduzido, se a armazenagem em papel é necessária, e até mesmo por quanto tempo aquela informação precisa de estar armazenada.

Conhecer os documentos institucionais​

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6. Circuito documental passo a passo

Circuito documental passo a passo

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Realizar o registo e triagem dos documentos​

Nessa etapa realiza-se uma análise mais aprofundada dos documentos fazendo junção de documentos semelhantes, da mesma natureza, do mesmo setor e organizando-os em ordem cronológica. Após isso, determina-se em qual fase do arquivamento o documento será armazenado.

Circuito documental passo a passo

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Fases do arquivamento

Documentos não consultados há algum um tempo ou sem nenhuma​ necessidade de consulta, destina-se para o arquivamento definitivo.​

Fase permanente

São documentos ainda consultados, porém com um espaço maior de tempo. Deve-se manter por perto, mas possível de ser gerir à distância, enviado ao setor de arquivo, por exemplo.

Fase intermédia

Documentos muito consultados. Geralmente são os documentos do ano corrente, e então arquivados o mais próximo possível do usuário de origem principal.​

Fase corrente

Designer instrucional: Fernanda Campos

Creative Commons License Módulo 2: Organização Arquivística e Circuito Documental by Tatiana Sanches is licensed under a Creative Commons Attribution NonCommercial 4.0 International License. Atualização: Setembro de 2024

8. Créditos

Normas legais relativas à pré-arquivagem documental​.

Decreto-Lei 447/88, de 10 de dezembro
REGIME JURÍDICO DOS ARQUIVOS

Norma internacional para os registos de autoridade arquivística.

ISSAR (CPF)

Instrumento normalizador das descrições de funções orgânicas e das suas subdivisões no contexto da produção documental.

Norma internacional para a descrição de funções

ISDF

Norma Geral Internacional Arquivística.

ISAD (G) (1999)

Objetivo de fornecer um conjunto de orientações para a descrição de instituições que mantenham, sob a sua custódia, arquivos.​

Norma Internacional de Descrição de Instituições​ com Acervo Arquivístico

ISDIAH

Foto de cottonbro studio

Traduzindo em objetivos as ações específicas que serão efectuadas em cada fase do processo de trabalho. Esta etapa envolve um diálogo franco e aberto entre os profissionais de todos os sectores da organização, validação pelas hierarquias superiores.

Formulação da estratégia operacional/funcional

ETAPA 3

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Imprescindível o apoio da direção/administração da instituição, visto ser necessário estabelecer uma política documental para a organização.

Com base na análise do ambiente, deve-se formular a missão ​ e os objetivos do serviço ou atividade que se deseja implementar.​Nesta etapa é essencial conhecer as dinâmicas existentes entre os diversos sectores.​

Estabelecer uma diretriz organizacional​ ​

ETAPA 2

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Retroalimentação de informações e processos, mantendo um diálogo permanente com todas as pessoas da organização.

Feedback contínuo

ETAPA 5

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Essencial mapear os fluxos documentais historicamente​ consolidados e apropriados pelos funcionários, distinguindo os​ diferentes tipos de documentos produzidos, sua origem e destino.

Estabelecer o cenário, descrevendo o serviço documental que se​ pretende desenvolver, assim como o acervo existente, o pessoal​ disponível, etc.​Momento de enumerar todas as informações que possam ajudar a​ definir a escala operacional do serviço e da sua capacidade para​ se desenvolver no futuro, a partir dos departamentos, sectores e​ actividades da organização.​

ETAPA 1

Análise ou diagnóstico do ambiente​

Aplicação informática destinada a produzir instrumentos de acesso à informação e ferramenta de descrição arquivística​.

ARQBASE (1988)

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Colocar em prática o planeado.

Implementação da estratégia

ETAPA 4

Norma orientada para a criação de sistemas de gestão de documentos nas organizações. Oferece um conjunto de requisitos que possibilita a implementação e desenvolvimento de programas de gestão documental, proporcionando suporte às decisões e à continuidade administrativa.​Tónica colocada na uniformização de processos e procedimentos desde a fase de produção documental, isto é, ao nível dos arquivos correntes: preconiza a NORMALIZAÇÃO E A GESTÃO INTEGRADA DE DOCUMENTOS​ Procura satisfazer as necessidades de gestão de documentos tradicionais e eletrónicos (sistemas mistos).​

Primeira norma no domínio da documentação e informação, através de processos que garantam um controlo sistemático da produção, uso, manutenção e eliminação de documentos, aplicável a toda a documentação e informação de arquivo, independente do suporte material e entidade produtora.​

ISO 15489