AULA INVERTIDA 1

Rosas Gòmez Gethsemani Alejandra 6CM1

Instituto Politècnico Nacional

UNIDAD 1

GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Sistema de gestión documental electrónica

GRACIAS

Gestores de información

BIBLIOGRAFIA

Gestión de documentos y gestión electrónica de documentos

CONCLUSIONES

Ciclo de vida del documento en el ámbito electrónico.

METADATOS

Documento electrónico

Í N D I C E

Documento electrónicO

Es cualquier tipo de información que se almacena en un formato electrónico y que puede ser consultada mediante dispositivos informáticos. Esto incluye una amplia variedad de formatos, como textos, imágenes, videos y más. Los documentos electrónicos son codificados en un formato digital que permite su lectura y manipulación a través de computadoras y otros dispositivos electrónicos

¿Què son?

Hojas de cálculo: Archivos que contienen datos organizados en filas y columnas, como: XLS/XLSX: Formatos de Microsoft Excel. ODS: Formato de OpenDocument para hojas de cálculo.

Documentos PDF: El Portable Document Format (PDF) es ampliamente utilizado para presentar documentos de manera que se mantenga el formato original, independientemente del dispositivo o software utilizado para abrirlo. Existen variantes como: PDF con capacidad de búsqueda: Permite buscar texto dentro del documento

Documentos de texto: Estos son archivos que contienen texto y pueden incluir formatos como:DOC/DOCX: Formatos de Microsoft Word, ideales para la edición de texto. ODT: Formato de OpenDocument utilizado por aplicaciones como LibreOffice.

Los documentos electrónicos pueden clasificarse en varios tipos y formatos, cada uno con características específicas que los hacen adecuados para diferentes usos.

Tipos

Archivos de audio y video: Documentos que contienen contenido multimedia, como:MP3: Formato de audio. MP4: Formato de video.

Imágenes y gráficos: Archivos que contienen imágenes, como:JPEG/JPG: Formato común para imágenes.PNG: Formato que soporta transparencias.

Presentaciones: Documentos que combinan texto, imágenes y gráficos para presentaciones visuales, como:PPT/PPTX: Formatos de Microsoft PowerPoint. ODP: Formato de OpenDocument para presentaciones.

Los formatos de documentos son esenciales para determinar cómo se almacenan y se visualizan los datos. Algunos de los formatos más utilizados incluyen:

formatos

XML: Formato que permite almacenar datos estructurados y es utilizado en diversas aplicaciones

HTML: Utilizado para crear páginas web.

TXT: Texto sin formato, ideal para notas simples.

CONCLUSION

Los documentos electrónicos son herramientas fundamentales en la gestión de información en la era digital. Se definen como cualquier contenido creado y almacenado en formato digital, lo que facilita su uso en transacciones y la comunicación entre partes

Metadatos

Los metadatos son datos que describen otros datos. En esencia, son "datos sobre datos" que proporcionan información adicional que facilita la organización, búsqueda, recuperación y gestión de datos o archivos. Los metadatos ayudan a contextualizar, clasificar y entender los datos a los que están asociados.

¿Qué son?

Metadatos Administrativos:Proporcionan información sobre la gestión y administración del archivo, como las fechas de creación y modificación, el formato del archivo, y los derechos de autor.

Metadatos Estructurales:Informan sobre la estructura y organización de los datos. Ayudan a entender cómo los componentes de un documento o archivo están relacionados entre sí.

Metadatos Descriptivos:Proporcionan información sobre el contenido del archivo, como el título, el autor, la descripción y las palabras clave. Son útiles para la búsqueda y la identificación de recursos.

Tipos

Gestión y Organización de DatosFunción: Ayudan en la organización y gestión de grandes volúmenes de datos, permitiendo su clasificación y estructuración.

Facilitación de la Búsqueda y RecuperaciónFunción: Mejoran la capacidad de encontrar y recuperar información mediante la catalogación y clasificación de datos.

Descripción y ContextualizaciónFunción: Proporcionan información sobre el contenido, el origen y el contexto de los datos.

FUNCIONES

Interoperabilidad y IntegraciónFunción: Facilitan la interoperabilidad entre diferentes sistemas y aplicaciones al proporcionar un formato estandarizado para los datos.

Cumplimiento de Normativas y Derechos de AutorFunción: Ayudan a asegurar que los datos y documentos cumplan con las normativas y regulaciones legales, incluyendo derechos de autor y permisos.

Preservación y Acceso a Largo PlazoFunción: Facilitan la preservación de datos y documentos a largo plazo al proporcionar información sobre el formato y las transformaciones realizadas.

FUNCIONES

Automatización de ProcesosFunción: Permiten la automatización de procesos y flujos de trabajo mediante la provisión de datos estructurados y estandarizados.

Mejora de la Experiencia del UsuarioFunción: Mejoran la experiencia del usuario al proporcionar información adicional que puede ayudar en la navegación y comprensión de los datos.

FUNCIONES

CONCLUSION

los metadatos son cruciales para mejorar la calidad de los informes y análisis, ya que permiten una evaluación más precisa de los procesos y ayudan a implementar medidas correctivas cuando es necesario

Gestores de información

Los gestores de la información son profesionales o sistemas responsables de la organización, administración, protección y recuperación de la información dentro de una organización o entorno específico. Su función principal es asegurar que la información esté disponible, accesible, segura y bien gestionada para apoyar la toma de decisiones y las operaciones efectivas.

¿Qué son?

Gestores de Contenidos:Función: Encargados de la creación, edición, publicación y mantenimiento de contenido digital en plataformas como sitios web y sistemas de gestión de contenido

Gestores de Bases de Datos:Función: Administran y mantienen bases de datos, asegurando que la información se almacene correctamente y se pueda consultar y actualizar de manera eficiente.

Gestores de Archivos y Documentos:Función: Organizan, almacenan y recuperan documentos y archivos físicos o digitales. Implementan sistemas de gestión de documentos para mantener la integridad y accesibilidad de los registros.

Tipos

Gestores de Información de Proyectos:Función: Administran la información relacionada con los proyectos, incluyendo la planificación, seguimiento y documentación de los mismos.

Gestores de Información de Negocios:Función: Recopilan, analizan y gestionan la información relevante para las operaciones empresariales y la toma de decisiones estratégicas.

Tipos

Protección y Seguridad:Implementar medidas de seguridad para proteger la información contra accesos no autorizados, pérdida o daño.

Almacenamiento y Recuperación:Asegurar que la información esté almacenada de manera segura y que pueda recuperarse de manera eficiente cuando sea necesario.

Organización y Clasificación:Crear y mantener sistemas para organizar y clasificar la información de manera que sea fácilmente accesible.

FUNCIONES

Capacitación y Soporte:Proporcionar capacitación y soporte a los usuarios sobre el manejo adecuado de la información y los sistemas relacionados.

Mantenimiento y Actualización:Asegurar que la información se mantenga actualizada y relevante, y que los sistemas de gestión de información se ajusten a las necesidades cambiantes.

Cumplimiento Normativo:Garantizar que la gestión de la información cumpla con las regulaciones legales y políticas de la organización.

FUNCIONES

Automatización y Mejora de Procesos:Implementar herramientas y procesos para automatizar la gestión de información y mejorar la eficiencia operativa.

FUNCIONES

CONCLUSION

En un mundo donde la cantidad de información disponible es abrumadora, estos gestores ayudan a transformar datos dispersos en conocimiento útil, promoviendo una gestión más estratégica y basada en evidencia.

Ciclo de vida del documento en el ámbito electrónico.

El ciclo de vida del documento en el ámbito electrónico abarca todas las etapas desde la creación del documento hasta su eventual disposición o preservación. Este ciclo asegura que los documentos electrónicos se gestionen de manera eficiente, cumpliendo con las necesidades organizacionales y legales, y facilitando su acceso y recuperación a lo largo del tiempo.

Modificación y ActualizaciónLos documentos electrónicos pueden necesitar ser modificados o actualizados a lo largo de su vida útil. Esta etapa implica la revisión y edición del contenido del documento para mantenerlo relevante y actualizado.

Clasificación y Metadatos Se asignan metadatos al documento para describir, clasificar y facilitar su búsqueda y recuperación. La clasificación puede basarse en la naturaleza del documento, su importancia, o cualquier otro criterio organizacional.

AlmacenamientoEl documento electrónico se almacena en un repositorio o sistema de almacenamiento adecuado. Este sistema debe garantizar la integridad, la disponibilidad y la seguridad del documento.

Acceso y Uso El documento se accede y se utiliza según sea necesario por los usuarios autorizados. Esta etapa incluye la visualización, edición, y colaboración en el documento.

CapturaEl documento se captura en un sistema de gestión documental o en una base de datos. Esta etapa puede incluir la digitalización de documentos en papel para convertirlos en formatos electrónicos.

CreaciónEsta etapa implica la generación inicial del documento electrónico. Puede incluir la creación de un nuevo documento mediante aplicaciones de procesamiento de texto, hojas de cálculo, presentaciones, o cualquier otro software.

ArchivadoLos documentos que ya no están en uso activo pero que deben conservarse por razones legales, regulatorias o históricas se archivan. El archivado asegura que estos documentos estén disponibles para futuras consultas.

Revisión y Auditoría En algunos casos, puede ser necesario revisar o auditar documentos para asegurar que se hayan manejado de acuerdo con las políticas y regulaciones. Esto incluye la verificación de la integridad y la conformidad de los documentos.

DestrucciónLos documentos electrónicos que ya no son necesarios y han cumplido con los requisitos de retención se destruyen de manera segura para proteger la información sensible y liberar espacio de almacenamiento.

PreservaciónLa preservación implica asegurar que el documento electrónico continúe siendo accesible y legible a largo plazo. Esto puede incluir la migración a nuevos formatos para evitar la obsolescencia tecnológica y la implementación de estrategias de respaldo.

CONCLUSION

El ciclo de vida del documento electrónico abarca varias etapas clave, desde su creación y tramitación hasta su archivo y eventual eliminación. Este proceso es fundamental para garantizar una gestión documental eficiente, ya que permite a las organizaciones mantener un control adecuado sobre la información que manejan.

Gestión de documentos y gestión electrónica de documentos

Gestión de Documentos

La gestión de documentos es el proceso de organizar, almacenar, recuperar y gestionar documentos físicos y electrónicos a lo largo de su ciclo de vida, desde la creación hasta su disposición. Esto incluye tanto documentos en papel como digitales.

Gestión Electrónica de Documentos

La gestión electrónica de documentos, se refiere al uso de tecnologías digitales y software para la captura, almacenamiento, gestión, y recuperación de documentos electrónicos. Es una especialización dentro de la gestión de documentos que se enfoca exclusivamente en formatos digitales.

CONCLUSION

Al integrar tecnologías digitales, las organizaciones pueden gestionar grandes volúmenes de información de manera más efectiva, facilitando la colaboración y la toma de decisiones informadas.

Sistema de gestión documental electrónica

¿Què es?

Un sistema de gestión documental electrónica, es una herramienta tecnológica diseñada para capturar, almacenar, organizar, recuperar, y gestionar documentos y registros electrónicos a lo largo de su ciclo de vida. Estos sistemas son esenciales para la administración eficiente de grandes volúmenes de información digital en las organizaciones, facilitando el acceso, la seguridad y la preservación de documentos.

CONCLUSION

La gestión de documentos electrónicos es esencial en el entorno laboral actual, ya que optimiza el almacenamiento, mejora la colaboración y aumenta la seguridad de la información. Además, al reducir el uso de papel, contribuye a la sostenibilidad. Adoptar estos sistemas es clave para la modernización y competitividad empresarial.

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¡Gracias!