Presentación Moderna

gestion de documentos electronicos

Mena Gómez Alejandra.6CM1

ÍNDICE

Documento electronico

Metadatos :Funciones de los metadatos

Gestores de información: Funciones de los Gestores de información

Ciclo de vida del documento en el ámbito electrónico.

Sistema de gestión documental electrónica

Conclusiones

Referencias.

Documentoelectronico

Un documento electrónico es un archivo digital que contiene información estructurada de forma similar a un documento en papel, pero en formato digital. Puede incluir texto, imágenes, gráficos, y en algunos casos, elementos multimedia como videos y sonidos. Los documentos electrónicos pueden ser creados, editados, y visualizados en computadoras, tablets, teléfonos inteligentes, y otros dispositivos electrónicos.

ventajas: ••

Estos documentos tienen varias ventajas, como la facilidad para compartir, almacenar, y buscar información. También pueden incluir características avanzadas como enlaces interactivos, campos de formulario, y firmas digitales que permiten autenticar y validar su contenido.

Algunos ejemplos de documentos electrónicos incluyen archivos de texto (como documentos en formato PDF, DOCX), hojas de cálculo (como archivos XLSX), presentaciones (como archivos PPTX), y correos electrónicos.

Los metadatos desempeñan un papel fundamental en la archivonomía, ya que permiten la descripción, organización, gestión, y preservación de la información contenida en los archivos. A continuación, se detallan algunas de las funciones más importantes de los metadatos en este contexto, acompañadas de referencias para una comprensión más profunda

Metadatos:Funciones de los metadatos.

1. Descripción

Función: Los metadatos ayudan a describir el contenido, contexto, y estructura de los documentos archivados. Incluyen detalles como el título, autor, fecha de creación, y palabras clave, lo que facilita la identificación y recuperación de la información.

Datos relevantes ••

2. Organización

Función: Facilitan la clasificación y organización de documentos dentro de un sistema de archivos. Los metadatos permiten agrupar documentos relacionados y establecer relaciones jerárquicas entre ellos.

3. Gestión y Administración

Función: Los metadatos proporcionan información crucial para la gestión de archivos, como la fecha de creación, la última modificación, acceso y restricciones de uso. Esto asegura un control adecuado sobre el ciclo de vida de los documentos.

4. Acceso y Recuperación

Función: Permiten una búsqueda y recuperación más efectiva de los documentos archivados. Los metadatos facilitan el acceso a la información relevante mediante sistemas de búsqueda basados en palabras clave, categorías, o descripciones específicas.

5. Preservación

Función: Los metadatos son esenciales para la preservación digital a largo plazo. Incluyen información sobre el formato de los archivos, requisitos de software/hardware, y cualquier acción de conservación que haya sido aplicada al documento

6. Autenticidad y Contexto

Función: Garantizan la autenticidad y el contexto de los documentos, registrando quién creó el documento, cuándo y en qué circunstancias, lo que es crucial para la verificación y validación de la información archivada.

Gestores de información: Funciones de los Gestores de información

1. Organización y Clasificación de Documentos

Los gestores de información son responsables de organizar y clasificar los documentos en sistemas archivísticos, asegurando que se mantenga un orden lógico y accesible. Esto incluye la creación y mantenimiento de esquemas de clasificación y la asignación de metadatos adecuados.

2. Descripción Archivística

Se encargan de la descripción detallada de los documentos y fondos archivísticos, utilizando normas como ISAD(G) (International Standard for Archival Description) para asegurar la consistencia y calidad de las descripciones.

3. Gestión del Ciclo de Vida de los Documentos

Los gestores supervisan el ciclo de vida de los documentos, desde su creación hasta su disposición final, lo que incluye la evaluación de los documentos para determinar su valor archivístico y la aplicación de políticas de conservación o eliminación.

4. Preservación y Conservación

Implementan y supervisan estrategias de preservación y conservación de los documentos, tanto en formatos físicos como digitales. Esto incluye el manejo de entornos de almacenamiento controlados y la migración de datos digitales para prevenir su obsolescencia.

5. Acceso y Difusión

Facilitan el acceso a los archivos por parte de usuarios internos y externos, asegurando que los documentos estén disponibles según las políticas de la institución. También pueden desarrollar estrategias de difusión para promover el uso de los archivos.

6. Seguridad y Protección de la Información

Aseguran la protección y seguridad de la información archivada, estableciendo medidas contra el acceso no autorizado, pérdida, o daño de los documentos. Esto incluye el desarrollo de políticas de privacidad y la implementación de tecnologías de seguridad.

7. Evaluación y Valoración de Archivos

Realizan la evaluación y valoración de documentos para determinar su relevancia, valor histórico, legal o administrativo, y decidir cuáles deben ser preservados a largo plazo.

8. Desarrollo de Políticas y Normativas

Participan en la creación y actualización de políticas y normativas archivísticas dentro de la organización, asegurando que estas cumplan con las leyes y mejores prácticas internacionales.

Ciclo de vida del documento en el ámbito electrónico.

Creación

La primera etapa es la creación del documento en formato digital, ya sea mediante un procesador de textos, una hoja de cálculo, una base de datos, o cualquier otro software. En esta fase, se definen los metadatos iniciales que describen el documento, como su título, autor, fecha de creación, y otras características relevantes.

Clasificación

Uso de taxonomías y esquemas de clasificación, coherencia en la asignación.

Almacenamiento

El documento se almacena en un sistema de gestión documental o un repositorio digital. Durante esta fase, se asegura que el documento esté accesible y protegido contra alteraciones no autorizadas, pérdida o corrupción.

Al final de su ciclo de vida, el documento es evaluado para determinar si debe ser eliminado o preservado permanentemente en un archivo histórico. La evaluación se basa en el valor administrativo, legal, fiscal, o histórico del documento

Esta fase implica la adopción de medidas para asegurar que el documento siga siendo accesible y legible a lo largo del tiempo, lo cual puede incluir la migración a nuevos formatos o tecnologías..

ciclo vital ...

Eliminacion

Durante su vida activa, el documento es accedido y utilizado por los usuarios autorizados. En esta fase, es fundamental gestionar el acceso para proteger la integridad y confidencialidad del documento.l.

Evaluacion y dispocision

Preservación

Acceso y Uso

Sistema de gestión documental electrónica

Un Sistema de Gestión Documental Electrónica (SGDE) en archivonomía es un conjunto de tecnologías y procedimientos que permite la administración de documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida. Este sistema facilita la creación, almacenamiento, acceso, recuperación, control, y preservación de documentos en formato digital, asegurando su integridad y disponibilidad.Componentes de un Sistema de Gestión Documental Electrónica.

Captura y Creación de Documentos Electrónicos

• Descripción: El SGDE permite la creación directa de documentos en formato digital o la digitalización de documentos físicos a través de procesos de escaneo. Esto incluye la incorporación de metadatos que describen y categorizan el documento, facilitando su posterior recuperación y gestión.

Almacenamiento y Organización

• El SGDE almacena los documentos electrónicos en repositorios digitales, organizándolos de acuerdo con un esquema de clasificación predefinido. Este almacenamiento debe ser seguro, permitiendo el acceso rápido a los documentos y protegiéndolos contra pérdida o corrupción.

Control de Acceso

• Uno de los componentes cruciales de un SGDE es el control de acceso, que garantiza que solo las personas autorizadas puedan acceder a ciertos documentos. Esto se gestiona a través de permisos y niveles de acceso configurados dentro del sistema.

Búsqueda y Recuperación

• El SGDE proporciona herramientas avanzadas de búsqueda que permiten a los usuarios localizar documentos mediante el uso de palabras clave, metadatos, fechas, y otros criterios. La capacidad de recuperar documentos de manera rápida y eficiente es fundamental para el funcionamiento diario de cualquier organización.

Automatización de Flujos de Trabajo

• Los SGDE pueden automatizar flujos de trabajo relacionados con la gestión de documentos, como la revisión, aprobación, y distribución de documentos. Esta automatización mejora la eficiencia operativa y asegura que los documentos sigan un proceso estandarizado

Preservación a Largo Plazo

• El SGDE debe incluir estrategias de preservación digital para garantizar que los documentos se mantengan accesibles y legibles a largo plazo, a pesar de la obsolescencia tecnológica. Esto puede incluir la migración de formatos y la creación de copias de seguridad

Gestión de documentos y gestión electrónica de documentos

Un Sistema de Gestión Documental Electrónica (SGDE) en archivonomía es un conjunto de tecnologías y procedimientos que permite la administración de documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida. Este sistema facilita la creación, almacenamiento, acceso, recuperación, control, y preservación de documentos en formato digital, asegurando su integridad y disponibilidad.Componentes de un Sistema de Gestión Documental Electrónica

Fases de la Gestión de Documentos

Creación/Recepción: Registro de documentos en el sistema de gestión, incluyendo la asignación de metadatos y clasificación. Mantenimiento y Uso: Almacenamiento seguro, acceso controlado, y seguimiento del uso de los documentos. Preservación: Aplicación de técnicas de conservación física y digital para asegurar la longevidad de los documentos. Disposición: Evaluación para determinar si los documentos deben ser destruidos o archivados permanentemente.

Conclusiones

Mejora la eficiencia: La gestión documental electrónica permite una rápida búsqueda y recuperación de documentos, lo que ahorra tiempo y recursos.Reducción de costos: Elimina la necesidad de almacenamiento físico y reduce los costos asociados con el manejo de documentos en papel.

Acceso y colaboración: Facilita el acceso y la colaboración entre usuarios, independientemente de su ubicación geográfica.Conservación y preservación: Permite la conservación y preservación a largo plazo de documentos electrónicos, protegiéndolos contra la obsolescencia tecnológica y la degradación.

Seguridad y control: Proporciona medidas de seguridad y control de acceso para proteger la confidencialidad y integridad de los documentos.Mejora la transparencia: Permite un mayor control y seguimiento de los documentos, lo que mejora la transparencia y la rendición de cuentas.

'La gestión documental electrónica en materia de archivo se refiere al proceso de creación, almacenamiento, organización, conservación y disposición de documentos electrónicos en un archivo.

GRACIAS

1. Bearman, D. (1994). Electronic Evidence: Strategies for Managing Records in Contemporary Organizations. Archives and Museum Informatics.Conway, P. (2010). Preserving Imperfection: Addressing Digital Preservation Challenges through Understanding the Decay of Digital Records. Journal of Archival Organization, 8(2-3).
2. Eastwood, T. (1994). What is Archival Theory and Why is it Important?. Archivaria, 37.Cook, T. (1997). What is Past is Prologue: A History of Archival Ideas Since 1898, and the Future Paradigm Shift. Archivaria, 43.
3. Duranti, L., & Thibodeau, K. (2006). The Concept of Record in Interactive, Experiential and Dynamic Environments: The View of InterPARES. Archival Science, 6(1).Bearman, D. (1994). Electronic Evidence: Strategies for Managing Records in Contemporary Organizations. Archives and Museum Informatics.Conway, P. (2010). Preserving Imperfection: Addressing Digital Preservation Challenges through Understanding the Decay of Digital Records. Journal of Archival Organization, 8(2-3).
4. Hedstrom, M. (1997). Digital Preservation: A Time Bomb for Digital Libraries. Computers and the Humanities, 31(3).
5. McLeod, J., & Hare, C. (2006). Managing Electronic Records. Facet Publishing.
6. Bearman, D. (1994). Electronic Evidence: Strategies for Managing Records in Contemporary Organizations. Archives and Museum Informatics.
7. Duranti, L., & Thibodeau, K. (2006). The Concept of Record in Interactive, Experiential and Dynamic Environments: The View of InterPARES. Archival Science, 6(1).
8. Conway, P. (2010). Preserving Imperfection: Addressing Digital Preservation Challenges through Understanding the Decay of Digital Records. Journal of Archival Organization, 8(2-3)

Referencias: