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GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

TAPIA HIDALGO YARELI ELENA

• Documento electrónico: Tipos y formatos

• Metadatos :Funciones de los metadatos

• Gestores de información: Funciones de los Gestores de información

• Ciclo de vida del documento en el ámbito electrónico.

• Gestión de documentos y gestión electrónica de documentos

• Sistema de gestión documental electrónica

• Conclusiones

• Bibliografia

• Introduccion

Índice

Introduccion

En la era digital actual, la gestión de documentos electrónicos se ha convertido en una necesidad imperativa para las organizaciones. Este proceso no solo implica la digitalización de documentos físicos, sino también la creación, almacenamiento, organización y acceso eficiente a documentos en formato electrónico. La gestión adecuada de estos documentos garantiza la seguridad, integridad y disponibilidad de la información, facilitando la toma de decisiones y el cumplimiento normativo.

Documento electrónico: Tipos y formatos

¿Que es un documento electronico?

Un documento electrónico es exactamente lo que su nombre indica: cualquier archivo, ya sea de texto, imagen, audio o video; que se ha almacenado en formato digital. A diferencia de los documentos físicos, los electrónicos se crean, editan, visualizan y archivan en medios informáticos. Dentro de los documentos electrónicos más comunes se encuentran los archivos de PDF, Word, Excel o PowerPoint. Pero también clasifican los correos electrónicos, páginas web, publicaciones en redes sociales y demás formatos multimedia.

Cualidades de los documentos electrónicos

Seguridad: los documentos electrónicos pueden protegerse mediante diversas técnicas de seguridad. Algunas medidas son el cifrado y las firmas digitales, asegurando el acceso solo a las personas autorizadas. – Integridad: una vez creado, un documento electrónico puede mantenerse sin alteraciones. Lo que garantiza que la información contenida en él permanezca intacta y confiable. – Accesibilidad: al estar almacenados en medios informáticos, puedes acceder a ellos desde cualquier dispositivo, como smartphones, tablets o computadores. Los puedes transportar de manera local o subirlos a carpetas en la nube, así puedes consultarlo desde cualquier lugar. – Sostenibilidad: los documentos electrónicos pueden cumplir su función de manera 100% digital, al menos en la mayoría de casos. Esto ayuda a reducir el uso de papel, minimizando el impacto al medio ambiente. – Eficiencia: la gestión de documentos electrónicos reduce de forma significativa el tiempo y recursos de almacenamiento, gestión y control.

Requisitos para crear un documento electrónico

1. Identificación del autor Es fundamental que el documento electrónico cuente con la identificación clara del autor o autores del mismo. Esto se puede lograr a través de la inclusión del nombre completo, firma digital o cualquier otro mecanismo que permita identificar de manera inequívoca a la persona responsable del documento. 2. Fecha y hora de creación Un documento electrónico debe incluir la fecha y hora exacta en la que fue creado. Esto es importante para establecer la secuencia temporal de los documentos y para determinar su vigencia. 3. Contenido íntegro y legible El contenido del documento electrónico debe ser completo, sin alteraciones ni modificaciones que puedan comprometer su validez. Además, debe ser legible, es decir, comprensible para cualquier persona que lo consulte. 4. Almacenamiento seguro Es necesario garantizar que el documento electrónico esté almacenado de forma segura, protegido contra pérdidas, robos o alteraciones no autorizadas. Para ello, se recomienda utilizar sistemas de almacenamiento en la nube o en servidores con medidas de seguridad adecuadas. 5. Firma electrónica La inclusión de una firma electrónica es un requisito fundamental para garantizar la autenticidad e integridad del documento electrónico. La firma electrónica puede ser una firma digital o cualquier otro mecanismo que permita verificar la identidad del autor y asegurar que el documento no ha sido modificado desde su creación. 6. Cumplimiento de normativas y regulaciones Dependiendo del país y del tipo de documento electrónico, puede ser necesario cumplir con normativas y regulaciones específicas. Es importante investigar y asegurarse de que el documento cumple con todos los requisitos legales correspondientes. Para crear un documento electrónico es necesario contar con la identificación del autor, incluir la fecha y hora de creación, asegurar que el contenido sea íntegro y legible, almacenarlo de forma segura, incluir una firma electrónica y cumplir con las normativas vigentes.

formatos de documentos electrónicos

1. Documento de texto Los documentos de texto son archivos que contienen solo texto sin formato. El formato más común es el formato .txt, que se puede abrir y editar en cualquier editor de texto. Estos archivos son ideales para guardar información simple sin ningún tipo de formato adicional. 2. Documento de Word Los documentos de Word son archivos creados con Microsoft Word o programas similares. El formato más común es .docx, que permite guardar texto, imágenes, tablas y otros elementos con formato. Estos archivos son ampliamente utilizados en el ámbito empresarial y académico debido a su capacidad de diseño y edición. 3. Documento PDF El formato PDF (Portable Document Format) es uno de los más populares para guardar documentos electrónicos. Los archivos PDF mantienen el formato original del documento, independientemente del software o dispositivo utilizado para abrirlo. Esto los hace ideales para compartir documentos de forma segura y garantizar que se vean igual en cualquier pantalla. 4. Presentación de diapositivas Las presentaciones de diapositivas son archivos que contienen una serie de diapositivas con información. El formato más común es .ppt, utilizado por Microsoft PowerPoint. Estos archivos son perfectos para crear presentaciones visuales y atractivas con texto, imágenes, gráficos y animaciones.

formatos de documentos electrónicos

5. Hoja de cálculo Las hojas de cálculo son archivos que permiten organizar y calcular datos en forma de tablas. El formato más común es .xlsx, utilizado por Microsoft Excel. Estos archivos son ampliamente utilizados en el ámbito financiero y empresarial para realizar cálculos, análisis y seguimiento de datos. 6. Imagen Las imágenes son archivos que contienen gráficos, ilustraciones o fotografías. Los formatos más comunes son .jpg, .png y .gif. Estos archivos son ideales para guardar y compartir imágenes en alta calidad. 7. Audio y video Los archivos de audio y video son formatos que contienen contenido multimedia. Los formatos más comunes son .mp3, .mp4, .avi y .mov. Estos archivos son utilizados para reproducir y compartir música, películas y otros contenidos multimedia. 8. Archivos comprimidos Los archivos comprimidos son archivos que contienen uno o más archivos y carpetas en un solo archivo. Los formatos más comunes son .zip y .rar. Estos archivos son utilizados para comprimir y organizar múltiples archivos en un solo lugar. Existen muchos formatos diferentes para guardar documentos electrónicos, cada uno con sus propias características y usos. Es importante elegir el formato adecuado según el tipo de información que se va a guardar y la forma en que se va a utilizar.

Tipos de documentos electrónicos

• Facturas electrónicas Estos son los documentos más utilizados en el ámbito empresarial; principalmente, porque se han convertido en un comprobante electrónico obligatorio. Su rol es fundamental porque da validez fiscal ante el SRI y corrobora los ingresos sobre los que una compañía tributa.• Reportes electrónicos Son informes que entregan análisis de datos en formato digital. Resultan más sencillos de realizar porque la información se suele obtener de fuentes digitales, haciendo que el proceso sea más ágil. Su papel es imprescindible en las empresas porque facilitan la toma de decisiones a nivel estratégico. Contratos electrónicosSe trata del mismo documento en el que dos o más partes acuerdan algo y hacen un pacto legal para asegurar su cumplimiento. En formato digital, un contrato tiene la misma validez y función. Incluso, se utilizan firmas digitales que validan la identidad de las partes. • Certificados digitales Estos documentos tienen como objetivo verificar información ligada a la identidad, experiencia laboral, estudios, etc. Se emiten con normalidad en cualquier entidad y se puede implementar la firmar electrónicamente para mayor fiabilidad.• Correos electrónicos Se trata de la correspondencia a través de correos electrónicos, tales como Hotmail, Gmail, Yahoo!, etc. Funcionan como canales digitales para enviar información, archivos y diversos contenidos adjuntos.

ventajas de utilizar documentos electrónicos

1. Ahorro de espacio físico Los documentos electrónicos eliminan la necesidad de tener archivadores y estanterías para almacenar documentos impresos. Esto no solo ahorra espacio físico, sino que también facilita la organización y búsqueda de documentos. 2. Acceso remoto Con los documentos electrónicos, se puede acceder a la información desde cualquier lugar del mundo, siempre que se tenga una conexión a Internet. Esto facilita el trabajo remoto y la colaboración en línea, ya que múltiples personas pueden acceder y editar un documento al mismo tiempo. 3. Mayor seguridad Los documentos electrónicos pueden ser protegidos con contraseñas, cifrado y otras medidas de seguridad para garantizar la confidencialidad y privacidad de la información. Además, se pueden realizar copias de seguridad automáticas, lo que reduce el riesgo de pérdida de datos. 4. Facilidad de búsqueda y filtrado Los documentos electrónicos suelen tener funciones de búsqueda y filtrado incorporadas, lo que permite encontrar rápidamente la información deseada. Esto ahorra tiempo y mejora la productividad al evitar la necesidad de revisar manualmente montañas de documentos físicos. 5. Menor impacto ambiental Utilizar documentos electrónicos en lugar de impresos reduce la cantidad de papel y tinta utilizados, lo que a su vez disminuye la tala de árboles y la contaminación del aire y del agua asociada con la producción de papel. Esto contribuye a la preservación del medio ambiente y a la sostenibilidad.

Seguridad y Privacidad: Los documentos electrónicos pueden ser vulnerables a amenazas como virus, hackers y robo de identidad. Compatibilidad: Puede haber problemas al abrir documentos en diferentes dispositivos o aplicaciones, lo que puede causar incompatibilidades. Dependencia de la Tecnología: Requieren dispositivos electrónicos y acceso a internet, lo que puede ser una limitación en áreas con poca conectividad. Preservación a Largo Plazo: La conservación de documentos electrónicos a largo plazo puede ser complicada debido a la obsolescencia tecnológica y la degradación de los medios de almacenamiento. Distracciones: El uso de dispositivos electrónicos puede llevar a distracciones y dificultades para concentrarse.

Desventajas de los Documentos Electrónicos

Metadatos :Funciones de los metadatos

Definición de metadatos

El prefijo “meta” viene del griego, idioma en el que significa “después” o “más allá”. De manera abstracta, se usa para indicar que un concepto se aplica sobre sí mismo. La palabra “metadatos”, por tanto, vendría a significar “datos sobre los datos”. Precisamente, los metadatos son “datos que hablan acerca de los datos”, en el sentido de que describen el contenido de los archivos o la información que estos traen en su interior. Aunque puedas pensar que es un invento reciente, el concepto tiene en realidad orígenes más antiguos: se acuñó por primera vez en los años ’60 del siglo pasado por parte de David Griffel y Stuart McIntosh, dos investigadores del MIT. Además, aunque ahora lo asociemos a archivos digitales, el mundo analógico también puede usarlos; eran metadatos, por ejemplo, las fichas informativas que tenía cada libro en una biblioteca antes de que el sistema se digitalizara.

Para qué se utilizan los metadatos

Búsqueda y análisis. Los metadatos, al aportar información sobre el contenido de los datos, ayudan a la hora de clasificarlos y de encontrar el tipo de información que nos haga falta en cada momento, permitiéndonos ahorrar tiempo al no necesitar consultar el dato en sí. Precisamente este es su uso más común: agilizar la consulta en buscadores. Estandarización. Mediante los metadatos pueden definirse criterios fijos y comunes para identificar los documentos, eliminando errores e inconsistencias, de manera que se facilita su manejo cotidiano y la compatibilidad si necesitas sacarlos de tu empresa y enviarlos a clientes, proveedores u otros agentes externos. Los metadatos permiten detectar de manera sencilla la información crítica que no quieres que salga de tu empresa, evitando cualquier riesgo potencial. Gestión de cambios. Gracias a los metadatos es fácil localizar alteraciones que se hagan en los datos originales, por lo que te resultará sencillo controlar el progreso de un proyecto y las distintas versiones que se vayan haciendo de él. Rapidez de desarrollos. Al poder acceder de forma más inteligente a los datos, los metadatos permiten a los creadores trabajar con más agilidad reduciendo el tiempo invertido en el abastecimiento de material, y por tanto incrementar su producción y la rentabilidad para tu empresa. Mejora de informes. Los metadatos permitirán gestionar informes de más calidad, lo que repercutirá en un análisis más fiable de los procesos y, por tanto, contribuirá a aplicar correctamente las medidas de corrección que se necesiten. Evaluación. En forma de metadato se puede incluir una valoración sobre la calidad del contenido de un documento, que resulta de gran utilidad a la hora de decidir si merece la pena utilizarlo o no para el proyecto que tengas en marcha.

Tipos de metadatos

Metadatos Descriptivos :Los metadatos descriptivos son una categoría de metadatos que proporcionan información sobre el contenido y las características de los datos. Estos metadatos se centran en describir lo que son los datos, facilitando la comprensión, búsqueda y gestión de la información. Los metadatos descriptivos suelen contener información del tipo: Título: El nombre o título del recurso, que proporciona una breve descripción del contenido. Autor: El creador o responsable de los datos. Fecha de creación: La fecha en la que se crearon los datos. Palabras clave: Términos o frases que resumen los temas o conceptos clave abordados en los datos. Resumen o descripción: Un texto que ofrece una visión general del contenido, resumiendo la información principal. Idioma: El idioma en el que están escritos o presentados los datos. Formato de archivo: El tipo de formato de archivo en el que se almacenan los datos (por ejemplo, PDF, JPEG, MP3, etc.). Tipo de contenido: La naturaleza del contenido, como texto, imagen, audio, video, etc. Categorías o temas: Etiquetas que indican la categoría o el tema al que pertenecen los datos.

Los metadatos administrativos proporcionan información sobre la gestión y administración de los datos. Estos metadatos son esenciales para asegurar la integridad, accesibilidad y uso adecuado de la información. Dentro de este grupo de metadatos, generalmente se distingue entre: Metadatos administrativos técnicos: Detalles técnicos sobre los datos, como formato de archivo, tamaño, resolución, etc. Metadatos administrativos de derechos: Información sobre los derechos de autor y restricciones legales asociadas con los datos. Por otro lado, los metadatos administrativos suelen contener información como: Formato de Archivo: Indica el tipo de formato en el que se encuentra almacenada la información, como PDF, JPEG, DOCX, etc. Tamaño del Archivo: Muestra el tamaño en bytes o kilobytes del archivo. Tipo de Medio: Especifica el tipo de medio en el que se encuentra la información, como digital, analógico, impreso, etc. Fecha de Creación: Indica cuándo se crearon los datos. Fecha de Modificación: Muestra la última fecha en que se realizaron cambios en los datos. Derechos de Autor y Licencias: Informa sobre los derechos de autor asociados con los datos y las condiciones bajo las cuales se pueden utilizar. Restricciones de Acceso: Detalla las limitaciones o requisitos para acceder a los datos, incluidas las restricciones de seguridad. Identificadores Únicos: Proporciona códigos o números únicos que identifican de manera única los datos, como DOI (Digital Object Identifier) o ISBN (International Standard Book Number). Versiones: Indica la versión específica de los datos, especialmente relevante en situaciones donde los datos pueden cambiar con el tiempo. Historial de Revisiones: Registra los cambios realizados en los datos a lo largo del tiempo, incluyendo quién hizo los cambios y cuándo. Metadatos Técnicos: Proporciona detalles técnicos sobre los datos, como resolución de imagen, tasa de bits de audio, etc.

Los metadatos estructurales son una categoría de metadatos que describen la organización interna y las relaciones entre las diferentes partes de un conjunto de datos. Es decir, los metadatos de un libro proporcionarían información sobre los capítulos del libro. Estos metadatos facilitan la comprensión y navegación por los datos y suelen contener información de este tipo: Jerarquía: Indica la relación jerárquica entre diferentes niveles de datos. Por ejemplo, en un libro, los metadatos estructurales podrían describir la relación entre capítulos, secciones y párrafos. Relaciones: Describen las conexiones o relaciones entre diferentes conjuntos de datos. Por ejemplo, en una base de datos, los metadatos estructurales podrían indicar cómo se relacionan las tablas entre sí. Orden: Especifica el orden o la secuencia de los datos. Por ejemplo, en una lista ordenada de elementos, los metadatos estructurales indicarían el orden específico. Índices: Indica la presencia de índices o marcadores que facilitan la búsqueda y recuperación eficiente de información en un conjunto de datos.

Los metadatos de proceso son un tipo de metadatos que contienen información detallada sobre cómo se crearon, modificaron o procesaron los datos a lo largo de su ciclo de vida. Los metadatos de proceso resultan esenciales para entender el contexto y la historia de los datos, así como para garantizar la reproducibilidad y la calidad de los resultados. Algunos ejemplos de metadatos de proceso incluyen: Historial de versiones: Registra la evolución de los datos a lo largo del tiempo, indicando las diferentes versiones, cambios y revisiones que han ocurrido. Proceso de creación: Describe los pasos y métodos utilizados para generar los datos, desde la recolección inicial hasta la creación final. Transformaciones: Indica cualquier proceso de transformación o manipulación aplicado a los datos, como filtros, conversiones de formato o agregaciones. Software y herramientas: Enumera los programas y herramientas utilizados durante la creación, manipulación o análisis de los datos. Parámetros de configuración: Incluye los valores y ajustes de configuración utilizados en los procesos relacionados con los datos. Fuentes de datos: Identifica las fuentes originales de los datos y cualquier transformación aplicada a ellas. Responsables del proceso: Indica quiénes fueron los responsables de realizar cada paso del proceso, proporcionando información sobre la autoría y la contribución. Fechas de procesamiento: Registra las fechas y marcas de tiempo asociadas con cada etapa del procesamiento de datos.

Gestores de información: Funciones de los Gestores de información

Un gestor de información es una persona o un sistema que se encarga de organizar, administrar y facilitar el acceso a la información dentro de una organización. Estos profesionales o herramientas son esenciales para manejar grandes volúmenes de datos y asegurar que la información esté disponible y sea útil para quienes la necesiten.

¿Que es un gestor de informacion?

Funciones de un gestor de información: Organización de datos: Clasificar y estructurar la información para que sea fácilmente accesible. Gestión de bases de datos: Crear y mantener bases de datos que almacenen información relevante. Seguridad de la información: Proteger los datos contra accesos no autorizados y pérdidas. Recuperación de información: Facilitar la búsqueda y recuperación de datos específicos cuando se necesiten Actualización continua: Mantener la información actualizada y relevante

Tipos de gestores de información: Gestores de información personal: Herramientas o programas que ayudan a gestionar información personal, como calendarios, contactos y tareas. Gestores de bases de datos: Sistemas que permiten definir, manipular, asegurar y recuperar datos en una base de datos.

Ciclo de vida del documento en el ámbito electrónico.

El ciclo de vida de un documento electrónico abarca varias fases clave desde su creación hasta su disposición final. Creación: El documento se genera en formato digital, ya sea a través de la digitalización de documentos físicos o mediante la creación directa en aplicaciones electrónicas. Captura: El documento se ingresa en un sistema de gestión documental (SGD), donde se le asignan metadatos para facilitar su identificación y recuperación. Tramitación: Durante esta fase, el documento es utilizado y modificado según sea necesario para cumplir con su propósito administrativo o legal. Aquí se incluyen procesos como la revisión, aprobación y firma electrónica. Almacenamiento: Una vez que el documento ha cumplido su función activa, se almacena en un repositorio seguro. En esta fase, se asegura la integridad y accesibilidad del documento a largo plazo mediante técnicas como la firma digital y el sellado de tiempo. Retención: Los documentos se mantienen durante un período específico según las políticas de retención establecidas, que pueden variar según el tipo de documento y las regulaciones legales aplicables. Disposición: Al final de su ciclo de vida, el documento puede ser eliminado de manera segura o transferido a un archivo permanente si tiene valor histórico o legal. Archivo Permanente: Los documentos que se consideran de valor permanente se conservan indefinidamente en un archivo, donde se garantiza su preservación y accesibilidad a largo plazo

Gestión de documentos y gestión electrónica de documentos

Definición de Gestión de Documentos: Conjunto de actividades para controlar y administrar documentos desde su creación hasta su disposición final. Definición de Gestión Electrónica de Documentos (GED): Proceso informatizado para gestionar documentos digitales o digitalizados.

Importancia de la Gestión Documental

• Eficiencia: Mejora la accesibilidad y recuperación de información.
• Seguridad: Control de acceso y protección de documentos.
• Cumplimiento: Asegura el cumplimiento de normativas y políticas internas.

Componentes de un Sistema de Gestión Documental

• Captura: Proceso de entrada de documentos en el sistema.
• Almacenamiento: Organización y conservación de documentos.
• Recuperación: Búsqueda y acceso a documentos.
• Distribución: Compartición de documentos dentro y fuera de la organización.

Diferencias entre Gestión de Documentos y GED

• Formato: La gestión tradicional puede incluir papel, mientras que el GED es completamente digital.
• Acceso: En la gestión tradicional, el acceso puede ser manual y lento; en el GED es rápido y a distancia.
• Seguridad: Los documentos en papel son vulnerables a extravíos o daños; en el GED, los documentos están protegidos digitalmente.
• Costos: GED reduce los costos asociados a la impresión, almacenamiento físico y recuperación.

Ventajas del GED

• Reducción del espacio físico: No es necesario almacenar grandes volúmenes de papel.
• Acceso rápido y eficiente: Los documentos están disponibles de forma inmediata.
• Mayor seguridad: Uso de cifrado, permisos y auditorías. Automatización de procesos: Mejora en la eficiencia de flujos de trabajo.
• Cumplimiento normativo: Facilita la trazabilidad y auditoría de documentos.

Herramientas y Tecnologías de GED

• Sistemas de Gestión de Contenidos Empresariales (ECM): Plataformas que integran GED con otros procesos empresariales.
• Software de GED: Ejemplos: Alfresco, SharePoint, OpenText.
• Firma electrónica: Para validar la autenticidad de documentos digitales.
• Cloud computing: Almacenamiento en la nube para facilitar el acceso remoto y la colaboración.

Sistema de gestión documental electrónica

Un Sistema de Gestión Documental Electrónica (SGDE) es una solución tecnológica que permite la administración, control y almacenamiento de documentos de manera digital. Su principal objetivo es optimizar la gestión de información dentro de una organización, facilitando la creación, archivo, recuperación y seguridad de documentos electrónicos.

Características Principales de un SGDE

• Almacenamiento Centralizado: Permite almacenar todos los documentos en un repositorio único y accesible desde cualquier lugar.
• Flujos de Trabajo Automatizados: Los procesos documentales son automatizados, mejorando la eficiencia y reduciendo errores.
• Seguridad de la Información: Implementa niveles de acceso, cifrado y auditoría para proteger la confidencialidad e integridad de los documentos.

• Control de Versiones: Guarda un historial de modificaciones, permitiendo acceder a versiones anteriores del documento.
• Accesibilidad y Disponibilidad: Los documentos están disponibles en cualquier momento y desde cualquier dispositivo con acceso a la red.

Componentes de un SGDE

• Captura de Documentos: Incluye la digitalización de documentos físicos mediante escáneres y la creación de documentos electrónicos.
• Indexación y Clasificación: Los documentos se clasifican mediante metadatos que facilitan su búsqueda posterior.
• Almacenamiento Electrónico: Repositorio digital donde se almacenan los documentos, garantizando su organización y fácil acceso.
• Gestión de Flujos de Trabajo: Definición de rutas que siguen los documentos a través de procesos empresariales, automatizando aprobaciones, revisiones y distribución.
• Control y Auditoría: Monitoriza quién accede, modifica y distribuye los documentos, garantizando trazabilidad y cumplimiento normativo.

Implementación de un SGDE

• Evaluación de Necesidades: Identificar los requerimientos de la organización y qué procesos documentales pueden automatizarse
• . Selección de la Plataforma: Elegir un sistema que se adecúe a las necesidades, considerando la escalabilidad y la facilidad de integración con otros sistemas.
• Capacitación del Personal: Instruir a los empleados en el uso del sistema para garantizar su correcta utilización.
• Migración de Documentos: Transferir documentos físicos y electrónicos al nuevo sistema de gestión.

CONCLUSIONES

Documento electrónico: Tipos y formatos Los documentos electrónicos se presentan en diversos tipos y formatos, cada uno diseñado para cumplir con funciones específicas, como texto, imagen, audio o vídeo. La elección del formato adecuado garantiza la correcta conservación, accesibilidad y seguridad de la información, adaptándose a las necesidades tecnológicas y legales del contexto en que se utilizan.

Metadatos: Funciones de los metadatos Los metadatos son elementos clave en la organización y gestión de la información, ya que describen, estructuran y contextualizan los datos dentro de un sistema. Facilitan la búsqueda, recuperación y gestión eficiente de la información, además de garantizar su autenticidad, procedencia y trazabilidad.

Gestores de información: Funciones de los gestores de información Los gestores de información desempeñan un rol esencial en la administración de grandes volúmenes de datos, facilitando el acceso, la clasificación, y la protección de la información. Ayudan a optimizar los procesos de toma de decisiones dentro de las organizaciones, garantizando el cumplimiento de normativas y la preservación de la información en el tiempo.

Ciclo de vida del documento en el ámbito electrónico El ciclo de vida de un documento electrónico comprende diversas etapas, desde su creación y almacenamiento, hasta su uso, mantenimiento y eventual eliminación. La adecuada gestión de cada fase es fundamental para asegurar la integridad, accesibilidad y conservación de los documentos a lo largo del tiempo, minimizando riesgos de pérdida o alteración de la información.

Gestión de documentos y gestión electrónica de documentos La gestión de documentos tradicional y la gestión electrónica de documentos, aunque comparten el mismo propósito de organizar y preservar la información, difieren en sus enfoques y herramientas. La gestión electrónica automatiza muchos de los procesos, mejorando la eficiencia, la seguridad y la accesibilidad, lo que permite un manejo más ágil y preciso de los documentos en entornos digitales.

Sistema de gestión documental electrónica Un sistema de gestión documental electrónica es esencial para el manejo eficiente de la información en el entorno digital. Este sistema permite la creación, almacenamiento, organización y acceso a documentos de manera centralizada, asegurando su disponibilidad, confidencialidad e integridad, lo cual resulta indispensable para cumplir con normativas legales y mejorar la productividad organizacional.

BIBLIOGRAFIA

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