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GESTION DE ARCHIVOS ELECTRONICOS

GESTION DE ARCHIVOS ELECTRONICOS

SANTIAGO ROMAN GUERRERO OLIVARES

INDEX

Documento electrónico: Tipos y formatos

Metadatos :Funciones de los metadatos

Gestores de información: Funciones de los Gestores de información

Ciclo de vida del documento en el ámbito electrónico.

Sistema de gestión documental electrónica

Gestión de documentos y gestión electrónica de documentos

Documento electrónico:

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Tipos y formatos

¿Qué es un Documento Electrónico?

todo contenido originalmente creado desde una aplicación electrónica y que contiene información para facilitar transacciones o compartir información entre las partes.

Tipos de documentos electrónicos:

• Documentos textuales (PDF, DOCX).
• Imágenes (JPEG, PNG).
• Audio y video (MP3, MP4).

Ventajas y desventajas de los documentos electrónicos vs. documentos físicos.

VENTAJAS:

• Menos error humano
• Mas organizacion
• acceso rapido y facil

• facil de piratear
• hackeable

Metadatos:Funciones de los metadatos

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¿QUE SON LOS METADATOS?

Los metadatos son un conjunto de datos que describen el contenido informativo de un recurso, de archivos o de información de los mismos. Es decir, es información que describe otros datos.

TIPOS DE METADATOS

Metadatos descriptivos: estos metadatos son aquellos que brindan toda la información pertinente para la identificación de los recursos, es decir, son metadatos que describen. En cuanto a su utilidad, facilitan la búsqueda y comprensión de información

TIPOS DE METADATOS

Metadatos administrativos: por su parte, los metadatos administrativos se enfocan en la gestión de los recursos. Por esta razón se subdividen en otros tipos:

• Metadatos técnicos: aquellos que pueden decodificar archivos.
• Metadatos de derechos: son lo que introducen la información correspondiente a los derechos de autor y origen del documento.
• Metadatos de preservación: estos posibilitan una gestión eficiente y a largo plazo de los archivos que los contienen.

TIPOS DE METADATOS

• Metadatos estructurales: en cuanto a los metadatos estructurales, afirmamos que son aquellos que brindan información sobre la estructura de los recursos y, por tanto, facilitan el establecimiento de relaciones y vínculos con otros

Funciones de los metadatos:

• Identificación.
• Organización y clasificación.
• Control de acceso.
• Recuperación rápida.

EJEMPLOS DE METADATOS EN ARCHIVOS ELECTRONICOS

Gestores de información: Funciones de los Gestores de información

¿QUE ES UN GESTOR DE LA INFORMACION?

Un gestor de información es un especialista que se encarga de manejar la información de una organización. Sus funciones incluyen:

• Construir, organizar, navegar, criticar y compartir el conocimiento
• Implementar las mejores prácticas para la adquisición, gestión y organización de la información
• Facilitar el acceso a la información para que se pueda utilizar y reutilizar

• Captura y almacenamiento de documentos electrónicos.
• Clasificación y organización mediante metadatos.
• Recuperación y búsqueda eficiente.
• Control de versiones.

OTRAS FUNCIONES DEL GESTOR:

Ciclo de vida del documento en el ámbito electrónico.

Ciclo de Vida del Documento en el Ámbito Electrónico

El ciclo vital del documento electrónico se refiere a las fases que un documento digital atraviesa desde su creación hasta su disposición final. Cada fase del ciclo es clave para asegurar que el documento sea manejado adecuadamente, garantizando su integridad, disponibilidad, seguridad y cumplimiento de normativas legales.

Importancia del Ciclo de Vida del Documento Electrónico

• Eficiencia y Organización: Facilita la gestión eficiente de grandes volúmenes de documentos, permitiendo un acceso rápido y fácil cuando se necesiten.
• Cumplimiento Legal: Garantiza que se cumplan las normativas legales sobre la retención y disposición de la información.

Importancia del Ciclo de Vida del Documento Electrónico

• Seguridad y Protección: Controla quién tiene acceso a los documentos en cada etapa de su ciclo de vida, protegiendo la información confidencial o sensible.
• Reducción de Costos: Un ciclo de vida bien gestionado reduce los costos asociados con el almacenamiento innecesario y el mal manejo de documentos.
• Este enfoque sistemático es fundamental para cualquier organización que maneje documentos electrónicos, asegurando una gestión ordenada, legalmente conforme y eficiente.

Gestión de Documentos y Gestión Electrónica de Documentos

Diferencia entre gestión documental tradicional y gestión electrónica de documentos.

La gestión documental tradicional y la gestión electrónica de documentos difieren fundamentalmente en cómo manejan y administran los documentos dentro de una organización

• Formato de los Documentos
• Gestión Documental Tradicional:
• Los documentos suelen estar en formato físico (papel). Esto incluye archivos impresos, carpetas y documentos almacenados en estanterías o gabinetes.
• Gestión Electrónica de Documentos:
• Los documentos se almacenan en formato digital (PDF, DOCX, XML, etc.) en sistemas de gestión electrónica. Los documentos físicos pueden ser digitalizados mediante escaneo.

Sistema de Gestión Documental Electrónica

Un Sistema de Gestión Documental Electrónica (SGDE) es una solución tecnológica diseñada para gestionar, almacenar, organizar, y controlar el acceso a documentos digitales dentro de una organización. Estos sistemas permiten administrar de manera eficiente grandes volúmenes de documentos y asegurar que estén disponibles, seguros y accesibles en cualquier momento, cumpliendo con normativas legales y políticas internas.

CONCLUSIONS

La gestión de documentos electrónicos optimiza el manejo de información, reduciendo costos y aumentando la eficiencia mediante la digitalización, organización y acceso rápido. A través de metadatos y sistemas de gestión electrónica, se asegura la integridad y seguridad de los documentos durante todo su ciclo de vida, desde su creación hasta su eliminación. Estos sistemas no solo mejoran la productividad, sino que también garantizan el cumplimiento normativo y la protección de datos, esenciales para el éxito en un entorno digital.

BIBLIOGRAFIA

• ¿Qué son los documentos electrónicos y cuál es su valor probatorio?,Publicado el 4 jul 2022,https://www.docusign.com/es-mx/blog/documentos-electronicos
• METADATOS, https://keepcoding.io/blog/tipos-de-metadatos/

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