Presentación Cubos

PRESENTACIÓN

electronicos

Nombre de la alumna: Miriam Juarez Coronagrupo: 6CM1Profesor: Angel Luis Pineda Aguirre

Gestion de documentos

Versus

Documentos digitales

Indice

Timeline

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Mapa

Portada

Cifras

Ciclo de vida del documento en el ámbito electrónico.

gestores de información

Equipo

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Gracias

Metadatos

PRESENTACIÓN LOREM IPSUM DOLOR

Índice

Los documentos digitales son mensajes de datos que contienen información o escritura que se generan, envían, reciben o guardan por medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología.Los documentos digitales pueden ser:

• Textos y tablas en un procesador de palabras o una hoja de cálculo
• Correos electrónicos
• Contratos firmados electrónicamente
• Imágenes de documentos impresos llevados al formato digital
• Archivos con diversos contenidos creados electrónicamente como son los documentos de texto, tablas, gráficos o presentaciones, informes, ficheros de audio y videos

Documentos digitales

Documentos Digitales

• Algunos de los formatos de archivo de documento más habituales son PDF, DOC y DOCX, HTML y HTM, y XLS y

• XLSX
• ODT
• RTF
• TXT
• PPT/PPTX:
• ODP
• ODS
• entre otros.

documentos digitales

Documentos digitales

Documentos Digitales

Los documentos digitales han transformado la manera en que creamos, compartimos y almacenamos información en el mundo moderno. Gracias a la diversidad de formatos disponibles, es posible adaptar los documentos a diversas necesidades, desde simples textos hasta presentaciones complejas y archivos multimedia. La versatilidad y accesibilidad de estos formatos permiten una mayor eficiencia en la gestión de la información, facilitando la colaboración y el acceso desde diferentes dispositivos y plataformas.

Documentos digitales

Conclusión

Los metadatos son un conjunto de datos que describen otros datos, es decir, son información acerca de los datos. Por ejemplo, en una fotografía, los metadatos pueden incluir el nombre del autor, la resolución, el espacio de color, el copyright y las palabras clave. Los metadatos se pueden almacenar en tablas y campos dentro de una base de datos, o en un documento especializado o en una base de datos diseñada para almacenar dichos datos, llamada diccionario de datos o repositorio de metadatos.

documentos digitales

Metadatos

Los metadatos son útiles para:

• Facilitar la recuperación de información
• Simplificar la gestión y el almacenamiento
• Ayudar a gestionar y proteger los derechos de propiedad intelectual
• Permitir la interoperabilidad, es decir, compartir e intercambiar información
• Desarrollar herramientas tecnológicas que facilitan la búsqueda y manipulación de objetos de aprendizaje

documentos digitales

Metadatos

Documentos digitales

Los metadatos son datos que describen otros datos, proporcionando contexto y facilitando su organización, búsqueda y gestión. Cumplen funciones cruciales en diversos campos, desde la biblioteconomía hasta la informática, ayudando a identificar, clasificar y contextualizar la información.Entre las principales funciones de los metadatos se encuentran la identificación, que permite reconocer el contenido de un recurso; la organización, que facilita la categorización y el almacenamiento de los datos; la búsqueda y recuperación, que mejora la localización eficiente de la información; y la preservación, que asegura la conservación y el acceso a largo plazo.

documentos digitales

Conclusión

Los gestores de información son programas que permiten organizar datos bibliográficos, y pueden tener varias funcionesLos gestores de información pueden ser útiles para investigadores que necesitan organizar los datos bibliográficos que utilizan en sus trabajos. También existen gestores de información personal, que pueden ser agendas de papel o agendas electrónicas. Los gestores de información tienen la responsabilidad de construir, organizar, navegar, criticar y compartir el conocimiento

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Gestores de información

Su principal objetivo es servir de interfaz entre los usuarios y las aplicaciones para facilitar la organización de los datos, garantizar su accesibilidad, calidad e integridad, brindando a su vez una manera eficaz de administrar esa información.

• Creación, edición y gestión de referencias
• Exportación de bibliografías y referencias de diversas fuentes documentales
• Notas, comentarios y citas textuales de libros, artículos, videos, blogs, manuscritos, etc.

Documentos Digitales

Funciones de los gestores de información

Documentos Digitales

Los gestores de información son herramientas clave para la organización, almacenamiento, y recuperación eficiente de datos en diversos entornos, tanto personales como profesionales. Su función principal es facilitar la administración de grandes volúmenes de información, permitiendo a los usuarios acceder rápidamente a los datos que necesitan y asegurando su integridad y seguridad.

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Conclusiones

• Creación

Generación del documento: El documento electrónico es creado utilizando herramientas digitales (procesadores de texto, hojas de cálculo, etc.). En esta fase se establece su contenido, formato y metadatos iniciales.Captura de documentos: Puede incluir la digitalización de documentos en papel o la conversión de datos en formato digital.

• Clasificación y Organización

Indexación: El documento se organiza y clasifica utilizando metadatos y etiquetas que facilitan su búsqueda y recuperación.

Documentos digitales

Ciclo de vida del documento en el ámbito electrónico.

Almacenamiento inicial: El documento se guarda en un sistema de gestión documental o en una ubicación específica dentro de la infraestructura digital de la organización.

• Distribución

Compartición: El documento puede ser distribuido a los usuarios relevantes a través de correos electrónicos, redes internas, o plataformas colaborativas, respetando los permisos de acceso.Acceso: Los usuarios autorizados pueden consultar, modificar o interactuar con el documento según las necesidades.

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Ciclo de vida del documento en el ámbito electrónico.

Uso y ActualizaciónModificación: Si es necesario, el documento se actualiza o edita para reflejar cambios en la información. Las versiones anteriores pueden ser archivadas para mantener un historial de revisiones.Control de versiones: El sistema de gestión se encarga de mantener el control de las distintas versiones del documento, asegurando que los usuarios accedan a la versión más actualizada.

• Preservación y Mantenimiento

Archivado: Una vez que el documento ha cumplido su función activa, se archiva para su conservación a largo plazo. Esto puede implicar la migración a formatos más estables o la aplicación de técnicas de preservación digital.Mantenimiento: Se asegura que el documento y su formato sigan siendo accesibles y utilizables con el tiempo, considerando cambios tecnológicos y estándares.

Documentos digitales

Ciclo de vida del documento en el ámbito electrónico.

Retención y Cumplimiento NormativoRetención: El documento se mantiene durante un período específico, determinado por normativas legales, políticas internas o necesidades operativas.Auditoría y control: Se realizan verificaciones para asegurar el cumplimiento de normativas y regulaciones respecto a la gestión y conservación del documento.Eliminación o Disposición FinalDepuración: Si el documento ya no es necesario y ha cumplido su período de retención, se procede a su eliminación segura y definitiva. Esto puede implicar su borrado digital o la destrucción de cualquier copia física residual.Registro de eliminación: Se documenta la eliminación para tener un registro de conformidad y asegurar que la información sensible no sea reutilizada indebidamente.

Documentos digitales

Ciclo de vida del documento en el ámbito electrónico.

Documentos digitales

El ciclo de vida del documento en el ámbito electrónico es un proceso continuo que garantiza que la información sea gestionada de manera eficiente, segura y conforme a las normativas vigentes, asegurando su disponibilidad y conservación durante todo el tiempo que sea necesario.

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Conclusiom

La gestión de documentos y la gestión electrónica de documentos (GED) son conceptos relacionados pero distintos, que se enfocan en cómo manejar y organizar documentos dentro de una organización. Aquí te explico las diferencias y características de cada uno:

• Gestión de Documentos

Definición: La gestión de documentos es un proceso amplio que abarca la creación, almacenamiento, organización, distribución, y eliminación de documentos en diversos formatos (físicos y digitales). Incluye políticas y procedimientos para asegurar la integridad, accesibilidad y seguridad de los documentos.

Documentos Digitales

Gestión de documentos y gestión electrónica de documentos

Características:Formato: Abarca tanto documentos físicos como digitales.Proceso: Incluye la gestión de documentos en papel, que puede implicar archivado físico, almacenamiento en estanterías y mantenimiento de registros.Métodos: Uso de sistemas de archivo tradicionales, como carpetas y estantes, y a veces sistemas informáticos básicos para documentos digitales.Desafíos: Gestión de espacio físico para documentos en papel, así como desafíos relacionados con la búsqueda y recuperación de información en formatos variados.

Documentos Digitales

Gestión de documentos y gestión electrónica de documentos

Gestión Electrónica de Documentos (GED)Definición: La gestión electrónica de documentos (GED) es un subcampo de la gestión de documentos que se enfoca en el manejo de documentos en formato digital utilizando tecnologías específicas. Implica el uso de software y sistemas diseñados para almacenar, organizar, recuperar y gestionar documentos electrónicos.Características:Formato: Exclusivamente para documentos digitales.Proceso: Utiliza sistemas y herramientas digitales para gestionar documentos, incluyendo almacenamiento en servidores, bases de datos, y plataformas en la nube.

Documentos Digitales

Gestión de documentos y gestión electrónica de documentos

Métodos: Implementación de sistemas de gestión documental (DMS), que proporcionan funcionalidades avanzadas como indexación, control de versiones, búsqueda avanzada, y gestión de flujos de trabajo.Desafíos: Gestión de la seguridad digital, cumplimiento con normativas de protección de datos, y mantenimiento de la integridad de los documentos en formatos digitales cambiantes.

Documentos Digitales

Gestión de documentos y gestión electrónica de documentos

PRESENTACIÓN LOREM IPSUM DOLOR

En resumen, mientras que la gestión de documentos abarca todos los aspectos de manejo documental, tanto físicos como digitales, la gestión electrónica de documentos se centra en el uso de tecnología para optimizar la gestión de documentos en formato digital. La transición a GED puede mejorar la eficiencia, accesibilidad y seguridad de la información en comparación con los métodos tradicionales.

Documentos Digitales

Conclusión

Un sistema de gestión documental electrónica (GED) es una herramienta tecnológica diseñada para almacenar, organizar, gestionar y recuperar documentos digitales. Estos sistemas facilitan la administración de la información en formato electrónico y ofrecen múltiples beneficios en comparación con los métodos tradicionales de manejo de documentos.

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Sistema de gestión documental electrónica

Almacenamiento Centralizado:Permite almacenar documentos en una ubicación centralizada, accesible a través de una red local o en la nube, lo que facilita el acceso y la gestión.Indexación y Metadatos:Utiliza metadatos para clasificar y organizar documentos, lo que mejora la búsqueda y recuperación de información mediante la indexación.

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Sistema de gestión documental electrónica

Control de Versiones:Lleva un registro de las distintas versiones de un documento, permitiendo acceder a versiones anteriores y rastrear cambios a lo largo del tiempo.Seguridad y Acceso:Implementa medidas de seguridad avanzadas, como control de accesos, autenticación de usuarios, y encriptación de datos para proteger la información sensible.Flujos de Trabajo (Workflows):Automatiza y gestiona flujos de trabajo relacionados con documentos, como revisiones, aprobaciones y tareas asociadas, mejorando la eficiencia operativa.

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Sistema de gestión documental electrónica

Integración:Se integra con otros sistemas empresariales, como ERP, CRM, y herramientas de colaboración, para proporcionar una visión unificada de la información.Búsqueda Avanzada:Ofrece capacidades de búsqueda avanzada que permiten localizar documentos rápidamente utilizando filtros y criterios específicos.

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Sistema de gestión documental electrónica

En resumen, un sistema de gestión documental electrónica es una herramienta esencial para la administración moderna de documentos, ofreciendo eficiencia, seguridad y flexibilidad en el manejo de la información digital. Su implementación puede transformar significativamente la forma en que una organización gestiona su documentación, mejorando la productividad y la calidad del trabajo.

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Conclusion

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