DIAGNOSTICO DOCUMENTAL

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DIAGNÓSTICO DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS

VILLA XICOTENCATL CARLOS MANUEL5CM1

Índice

1.1 EL DIAGNOSTICO DOCUMENTAL

1.2 ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL

1.2 ADMINISTRACION PUBLICA LOCAL

1.3 RECURSOS ARCHIVISTICOS A DIAGNOSTICAR

1.4 PROPUESTA DE RESULTADOS

CONCLUSION

1.2 AMBITO DE APLICACION DEL DIAGNOSTICO

1.1 DIAGNOSTICO DOCUMENTAL

El diagnóstico permite obtener una panorámica, respecto a la situación real de los archivos que integran elSistema Institucional de Archivos de una entidad pública,incluyendo los servicios y el grado deimplementación y madurez de los procesos de gestión documental

DIAGNOSTICO INTEGRAL DOCUMENTAL

Es el proceso de verificación del estado que guarda la gestión documental en una entidad pública, considerando aspectos administrativos, archivísticos, de conservación, infraestructura y tecnología; así como la validación de su cumplimiento normativo, identificación de aspectos críticos, debilidades, fortalezas, oportunidades y amenazas de la entidad, en torno al cumplimiento de la función archivística. La evaluación de estos escenarios permite diseñarestrategias de maximización de oportunidades y de minimización de amenazas, haciendo uso eficiente delos recursos organizacionales.

DIAGNOSTICO INTEGRAL DOCUMENTALPASOS

Tener acceso directo con las personas que efectúan la gestión documental en la compañía. La gestión documental es un proceso en donde participan muchas personas, es por esto que se debe realizar entrevistas individuales y en conjunto, identificando que documentos producen, como los gestionan y almacenan. Luego de las entrevistas, se debe analizar la información y la manera en que se encuentra organizada, basado en el organigrama, la estructura de la compañía y las normas del Archivo General de la Nación y otras Instituciones Gubernamentales que regulen la entidad. Evaluación de los documentos, donde se inspeccionen los distintos tipos de archivo con los cuales cuenta la compañía, los cuales se encuentran divididos en: El archivo histórico que como su nombre lo indica, es el que nunca se debería eliminar porque nos cuenta la historia de la compañía. Archivo central es el archivo que por sus cualidades ya no se encuentra en gestión inmediata, pero si se puede consultar con regularidad. Archivo de gestión es el archivo que gestionamos a diario, cuya función tiene que ver con los procesos que se efectúan en la compañía con inmediatez.

1.2 AMBITO DE APLICACION DEL DIAGNOSTICO

El diagnóstico documental, ayuda a entender desde los cimientos de la información, las prácticas de gestión desde las cuales, se puede contribuir al desarrollo de los procesos administrativos y archivísticos.

ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL

La Oficina de la Presidencia de la República, las Secretarías de Estado, la Consejería Jurídica del Ejecutivo Federal y los Órganos Reguladores Coordinados integran la Administración Pública Centralizada. Los organismos descentralizados, las empresas de participación estatal, las instituciones nacionales de crédito, las organizaciones auxiliares nacionales de crédito, las instituciones nacionales de seguros y de fianzas y los fideicomisos, componen la administración pública paraestatal.

ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL:organos autonomos

1.2 AMBITO DE APLICACION DEL DIAGNOSTICO

Se refiere a la evaluación y análisis de la documentación y registros que estos órganos generan o gestionan. Un órgano autónomo, en el contexto de la administración pública, es una entidad que tiene autonomía administrativa y financiera respecto a otras instituciones gubernamentales. Ejemplos de órganos autónomos incluyen la Comisión Nacional de Derechos Humanos, el Instituto Nacional de Estadística.

ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL:PARAESTATALES

1.2 AMBITO DE APLICACION DEL DIAGNOSTICO

Las entidades paraestatales, también conocidas como organismos descentralizados o paraestatales, son instituciones creadas por el Estado para llevar a cabo funciones específicas de interés público, y aunque están vinculadas al gobierno, tienen cierta autonomía administrativa y financiera. Ejemplos de estas entidades incluyen empresas públicas, universidades públicas, y otras organizaciones similares.El objetivo principal del diagnóstico documental en estas entidades es asegurar que la gestión documental sea eficiente, segura, y conforme a la normativa:Revision de procesos documentalesidentifcacion de problemas Cumplimiento normativo

ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL:CENTRALIZADO

1.2 AMBITO DE APLICACION DEL DIAGNOSTICO

El diagnóstico documental en un sistema centralizado busca evaluar y mejorar la gestión de la documentación en un contexto donde el control y las decisiones están concentradas en una entidad central. El objetivo es asegurar que la documentación sea gestionada de manera eficiente, segura, y conforme a la normativa, facilitando la administración y la transparencia.

ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL:DESCENTRALIZADO

1.2 AMBITO DE APLICACION DEL DIAGNOSTICO

Estan todos orientados a mejorar la eficiencia, la transparencia y la eficacia en la gestión documental dentro de un sistema donde la autoridad y la toma de decisiones están distribuidas entre varias entidades o niveles de gobierno. En un sistema descentralizado, las entidades operan con mayor autonomía, y el diagnóstico documental ayuda a asegurar que la gestión de documentos sea coherente y eficaz en todo el sistema..

ADMINISTRACION PUBLICA LOCAL:ORGANOS AUTONOMOS

1.2 AMBITO DE APLICACION DEL DIAGNOSTICO

Los organismos autónomos locales son entes que tienen personalidad jurídica propia, patrimonio independiente y presupuesto diferenciado. Los Estatutos constituyen la norma rectora de los organismos autónomos y en ellos se determinan los fines, los órganos de gobierno y sus competencias, así como las facultades de tutela e intervención que se reserva el Ayuntamiento.

ADMINISTRACION PUBLICA LOCAL:PARAESTATALES

1.2 AMBITO DE APLICACION DEL DIAGNOSTICO

Las paraestatales, también conocidas como entidades paraestatales, son organizaciones que forman parte del sector público pero que operan con cierta autonomía respecto a la administración central del gobierno. En el contexto de la administración pública local, estas entidades desempeñan un papel crucial y tienen varios objetivos y propósitos.rvención que se reserva el Ayuntamiento.as paraestatales son una herramienta importante dentro de la administración pública local que facilita la provisión de servicios esenciales y el desarrollo económico, a la vez que permite una gestión más especializada y eficiente.

ADMINISTRACION PUBLICA LOCAL:CENTRALIZADO

1.2 AMBITO DE APLICACION DEL DIAGNOSTICO

La administración centralizada en el ámbito archivístico implica que todas las funciones relacionadas con la gestión de archivos y documentos (como la clasificación, conservación, acceso y destrucción) están controladas y coordinadas por una única entidad o unidad central. Esta entidad puede ser un departamento específico dentro del gobierno local encargado de la administración de archivos o una oficina centralizada que gestiona archivos para todas las dependencias y entidades locales.En el ámbito del diagnóstico archivístico dentro de la administración pública local, el enfoque centralizado se refiere a un modelo en el cual la gestión, organización y control de los archivos se concentra en una autoridad o entidad central.

En el ámbito de la administración pública local, la administración descentralizada en el contexto del diagnóstico archivístico se refiere a un modelo en el cual la gestión y el control de los archivos y documentos se distribuyen entre diferentes entidades o niveles dentro de la administración local.La administración descentralizada en el ámbito archivístico implica que la responsabilidad de la gestión de archivos y documentos se distribuye entre distintas unidades o dependencias dentro de una administración local. Cada entidad o departamento tiene la autoridad y responsabilidad de gestionar sus propios archivos, siguiendo directrices generales establecidas por una autoridad central o normativa nacional.

ADMINISTRACION PUBLICA LOCAL:DESCENTRALIZADO

1.2 AMBITO DE APLICACION DEL DIAGNOSTICO

1.2ARCHIVOS PRIVADOS

Los archivos privados son aquellos que custodian los documentos generados por personas físicas o jurídicas de naturaleza privada en el ejercicio de las funciones y actividades que les son propias.

QUE ES

1.2ARCHIVOS PRIVADOS

Personales: El acceso suele ser restringido a los familiares o personas autorizadas por el propietario. La confidencialidad depende de la voluntad personal.Empresariales: El acceso está regulado por políticas internas y puede estar restringido a empleados o socios autorizados. La confidencialidad es crítica para la protección de información sensible.Institucionales: El acceso se regula según las políticas de la organización y las leyes pertinentes. La confidencialidad es importante para la protección de datos sensibles y privados.

TIPOS

-REUNE AL COMITE O GRUPO INTERDISCIPLENARIO-RECOPILA LA INFORMACION SOBRE LA INSTITUCION O ENTIDAD-MEDICION DE DOCUMENTOS DE LOS ARCHIVOS-REQUISITOS NORMATIVOS -MUESTRA DE LOS DOCUMENTOS O EXPEDIENTES-EVALUAR LAS CONDICIONES DEL ARCHIVO O AMBIENTALES-REALIZAR UN INFORME FINAL

1.3 RECURSOS ARCHIVISTICOS A DIAGNOSTICAR

ETAPAS DEL DIAGNOSTICO

Mejoramiento de la actividad archivística• Modernización de sus esquemas de operación• Desarrollo de sus métodos• Crecimiento institucional• Adquisición de recursos materiales• Uso de las tecnologías de la información• Control y uso de los documentos, a lo largo de todo su ciclo vita

1.3 RECURSOS ARCHIVISTICOS A DIAGNOSTICAR

PLANEACION

El desarrollo de un diagnóstico archivístico es un proceso integral que requiere una evaluación minuciosa de la organización, gestión y estado de los archivos. Al identificar problemas y áreas de mejora, y al proporcionar recomendaciones claras y prácticas, se puede optimizar la gestión de archivos, mejorar la eficiencia operativa y garantizar el cumplimiento de normativas. Un diagnóstico bien ejecutado facilita la transición hacia una gestión archivística más efectiva y moderna.

1.3 RECURSOS ARCHIVISTICOS A DIAGNOSTICAR

DESARROLLO

El análisis FODA consiste en realizar una evaluación de los factores fuertes y débiles que en su conjunto diagnostican la situación interna de una organización, así como su evaluación externa; es decir, las oportunidades y amenazas.

1.3 RECURSOS ARCHIVISTICOS A DIAGNOSTICAR

FODA

FortalezasSistema Básico de Gestión: Utiliza un sistema de gestión documental que organiza y digitaliza documentos básicos.Personal Conocedor: El pequeño equipo encargado de archivos está familiarizado con las prácticas básicas de gestión.OportunidadesDigitalización Adicional: Oportunidad para digitalizar más documentos y reducir el almacenamiento físico.Capacitación: Posibilidad de capacitar al personal en nuevas tecnologías archivísticas y mejores prácticas.DebilidadesEspacio de Almacenamiento Limitado: El espacio para almacenar archivos físicos es insuficiente y puede provocar desorden.Falta de Procedimientos Formales: No hay procedimientos estandarizados para la eliminación de documentos.AmenazasRiesgo de Pérdida de Información: Riesgo de pérdida o daño de documentos físicos debido a almacenamiento inadecuado.Cumplimiento Normativo: Amenaza de incumplimiento de regulaciones si no se actualizan las prácticas de gestión documental.Conclusión

1.3 RECURSOS ARCHIVISTICOS A DIAGNOSTICAR

FODA

Este FODA simplificado destaca los puntos clave en la gestión de archivos . Las fortalezas incluyen el uso de un sistema básico y un equipo conocedor, mientras que las oportunidades giran en torno a la digitalización y la capacitación. Las debilidades están relacionadas con el espacio de almacenamiento y la falta de procedimientos formales, mientras que las amenazas incluyen riesgos de pérdida de información y problemas de cumplimiento normativo. Este análisis proporciona una base para que la organización aborde áreas específicas para mejorar la gestión archivística.

CONCLUSION

1.3 RECURSOS ARCHIVISTICOS A DIAGNOSTICAR

Un estudio de viabilidad es un estudio en profundidad que trata de determinar la rentabilidad de una idea de negocio. Este tipo de investigación también trata de determinar si es posible convertir la idea en una empresa comercial. Una empresa suele realizar un estudio de viabilidad para determinar el beneficio potencial que puede existir en una nueva idea de negocio. El estudio puede realizarse desde varios ángulos diferentes, de modo que todos los aspectos de una nueva idea o negocio se revisen a detalle antes de su puesta en marcha.

ESTUDIO DE VIABILIDADQUE ES

1.4 PROPUESTA DE RESULTADOS

Existen diversos tipos de estudios de viabilidad, entre los que se encuentran: Viabilidad de tipo técnica: Determina si se cuenta con los recursos técnicos y la experiencia necesaria para cumplir los requisitos del proyecto. Viabilidad económica: Consiste en la evaluación de los factores económicos para determinar la viabilidad financiera del proyecto. Para ello se utiliza un análisis costo-beneficio para comparar los costos financieros con los beneficios previstos. Viabilidad legal: Un proyecto debe cumplir ciertos requisitos legales para poder llevarse a cabo, lo que incluye las leyes y reglamentos que se aplican a todas las actividades y resultados esperados. Viabilidad operativa: Consiste en la adecuación del proyecto a la planificación de la capacidad, los recursos, las metas estratégicas y los objetivos empresariales de la organización. Viabilidad temporal: Refiere a la asignación de un tiempo determinado para llevar a cabo la ejecución del proyecto y los plazos de cumplimiento para cada fase del mismo.

ESTUDIO DE VIABILIDADTIPOS

1.4 PROPUESTA DE RESULTADOS

Estos son algunos de los componentes que se suelen encontrar en un estudio de viabilidad: Resumen ejecutivo: Formula una narración que describa los detalles del proyecto, producto, servicio, plan o negocio.Consideraciones tecnológicas: Enlista las necesidades de equipo y recursos tecnológicos que serán necesarios para que el proyecto funcione, y en caso de no tenerlos, incluye los costos de adquisición.Mercado existente: Este componente se encarga de examinar el mercado local y el más amplio para el producto, servicio, plan o negocio. Estrategia de marketing: Describe los objetivos, metas, actividades y programa de actividades que se llevarán a cabo para hacer llegar los productos o servicios propuestos en el proyecto hasta los clientes o público meta. Personal necesario: Este debe incluir un organigrama en el que se describan todos los puestos que serán necesarios cubrir para lograr el proyecto con éxito. Calendario y cronograma: Incluye marcadores intermedios significativos para la fecha de finalización del proyecto. Datos financieros. Incluye todos los archivos y sistemas de datos relativos a las finanzas, la administración y la contabilidad del proyecto. Conclusiones y recomendaciones: Finalmente, se agrega una descripción que desglose los alcances de la propuesta en subconjuntos de tecnología, marketing, organización y finanzas.

ESTUDIO DE VIABILIDADCOMPONENTES

1.4 PROPUESTA DE RESULTADOS

Un estudio de viabilidad para un diagnóstico archivístico es una evaluación exhaustiva para determinar la capacidad y los recursos necesarios para llevar a cabo un diagnóstico completo del estado y la gestión de los archivos de una organización. Este tipo de estudio es crucial para identificar áreas de mejora y asegurar que los archivos se gestionen de manera eficiente.Introduccion Objetivo del Estudio: Definir el propósito del diagnóstico archivístico y qué se espera lograr con él.Contexto y Alcance: Describir la organización, los archivos que serán evaluados y el alcance del diagnóstico.Marco Teórico y NormativoNormativas y Regulaciones: Resumir las leyes y regulaciones que rigen la gestión archivística en la región o sector específico.Mejores Prácticas: Referenciar las mejores prácticas y estándares internacionales de archivística. Evaluación InicialRecursos Disponibles: Analizar los recursos actuales, tanto humanos como materiales, para llevar a cabo el diagnóstico.Infraestructura y Tecnología: Evaluar la infraestructura tecnológica existente y su adecuación para el manejo de archivos en las normativas legales y las mejores prácticas.

ESTUDIO DE VIABILIDAD

1.4 PROPUESTA DE RESULTADOS

Planificación del Diagnóstico Metodología: Describir el enfoque y las técnicas que se utilizarán para realizar el diagnóstico.Equipo de Trabajo: Identificar los roles y responsabilidades del equipo encargado del diagnóstico. Análisis de Factibilidad Recursos Humanos: Evaluar si el personal actual tiene las competencias necesarias o si se requiere capacitación o contratación de nuevos profesionales. Recursos Financieros: Estimar el presupuesto necesario para llevar a cabo el diagnóstico, incluyendo costos de personal, tecnología y otros gastos. Plazos y Cronograma: Definir el tiempo estimado para completar el diagnóstico y los hitos principales. Identificación de Riesgos Posibles Obstáculos: Analizar posibles problemas que puedan surgir durante el diagnóstico y cómo se pueden mitigar.Impacto en la Operativa: Evaluar cómo el diagnóstico podría afectar las operaciones diarias de la organización y planificar medidas para minimizar cualquier impacto negativo Conclusiones y RecomendacionesViabilidad General: Concluir si el diagnóstico archivístico es factible y si se justifica llevarlo a cabo. Recomendaciones: Ofrecer recomendaciones sobre los pasos a seguir, incluyendo ajustes en la planificación o la asignación de recursos. Plan de Acción Implementación: Proponer un plan detallado para llevar a cabo el diagnóstico, incluyendo fases, recursos necesarios y responsables. Seguimiento y Evaluación: Establecer mecanismos para monitorear el progreso del diagnóstico y evaluar sus resultados.

ESTUDIO DE VIABILIDAD

1.4 PROPUESTA DE RESULTADOS

El diagnóstico documental es el primer paso fundamental para mejorar la gestión de los archivos y garantizar su adecuada preservación y para ello se necesitan personas profesionales y obviamente archivistas para realizar esa diagnostico y auditoria que se le puede dar a una institucion publica o privada y poder seguir los pasos, leyes y normativas . La implementación de las recomendaciones propuestas contribuirá no solo a optimizar el acceso y uso de la información, sino también a salvaguardar el patrimonio documental e informacion de otro tipo debido que un archivo tiene un amplio de documentos y exèdientes de todo tipo para su conservacion y asi futuras generaciones puedan tener esta informacion

CONCLUSIONES

CÓMO ELABORAR UN DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO? (2015). ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO DE MEXICO. Recuperado 7 de septiembre de 2024, de https://www.google.com/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=&cad=rja&uact=8&ved=2ahUKEwiygKv1g7KIAxVlJUQIHT5lEI4QFnoECBIQAQ&url=https%3A%2F%2Fagemex.edomex.gob.mx%2FDocumento%2FVisualizar%2Fprofesionalizacion-talleres%2Fdiagnostico_integral_archivo.pdf&usg=AOvVaw2wFcneNUzRRjzsQyV66tGD&opi=89978449Cómo hacer un Diagnóstico de Archivo en 7 pasos para identificar el estado actual Archivístico de tu empresa. (2015). No Son papeles.com. Recuperado 7 de septiembre de 2024, de https://www.google.com/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=&cad=rja&uact=8&ved=2ahUKEwjF9bb7hbKIAxXRD0QIHeSCN1YQFnoECCEQAQ&url=https%3A%2F%2Fwww.nosonpapeles.com%2Frecursos%2Fhacer-un-diagnostico-de-archivo%2F&usg=AOvVaw0bFk4JaHT715mK_Rch48ip&opi=89978449 DIAGNOSTICO ARCHIVISTICO. (2019, febrero). GOBIERNO DE JALISCO. Recuperado 5 de septiembre de 2024, de https://www.google.com/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=&cad=rja&uact=8&ved=2ahUKEwim37K8hrKIAxVNl-4BHWbLLgsQFnoECB4QAQ&url=https%3A%2F%2Ftransparencia.info.jalisco.gob.mx%2Fsites%2Fdefault%2Ffiles%2Fu149%2FDiagn%25C3%25B3stico%2520COBAEJ%2520final.pdf&usg=AOvVaw1mAb5nOSRrecrCwNaR7AzX&opi=89978449¿Qué es un estudio de viabilidad y cómo se realiza? (2020, 3 mayo). QuestionPro. Recuperado 5 de septiembre de 2024, de https://www.google.com/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=&cad=rja&uact=8&ved=2ahUKEwjpyrGFh7KIAxWEJ0QIHezrNNgQFnoECCsQAQ&url=https%3A%2F%2Fwww.questionpro.com%2Fblog%2Fes%2Festudio-de-viabilidad%2F&usg=AOvVaw0-JRwzIq_5rJK7OgGJhStu&opi=89978449¿Qué es la Administración Pública Federal? (s. f.). gob.mx. Recuperado 6 de septiembre de 2024, de https://www.google.com/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=&cad=rja&uact=8&ved=2ahUKEwibyeXoh7KIAxW8l-4BHT72LPIQFnoECBcQAQ&url=https%3A%2F%2Fwww.gob.mx%2Fgobierno&usg=AOvVaw2eVqP2g2ixFufAT1fQIfYg&opi=89978449

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS