SICMAT.pptx

Departamento Capacitación a Personas

INSTRUCTIVO MAT-SIC

Veremos las configuraciones y de cómo debemos hacer las supervisiones en función del SIC.

Introducción

La distribución de la carga de trabajo lo hace el Encargado Regional MAT, después que los cursos hayan sido priorizados. A continuación, se describe el flujo a seguir en SIC Se ingresa a SupervisiónCarga de Trabajo

CARGA DE TRABAJO

En la pantalla que se despliega podemos asignar al supervisor en Carga Trabajo Masiva y Priorizar. El encargado regional MAT al ingresar por defecto le aparece la región a la cual pertenece.

CARGA DE TRABAJO

Al hacer clic en Carga Trabajo Masiva y Priorizar, se podrá tener la opción de asignar al supervisor (asesor/a técnico/a) y además poder priorizar el curso, esto lo puede hacer eligiendo el Programa y el Llamado o directamente por el Código Curso.

CARGA DE TRABAJO

Para elegir el curso se debe marcar el cuadrado y si el curso es priorizado hacer clic en el ícono del ticket; y además se debe asociar al supervisor haciendo clic en el recuadro asignar y arroja el siguiente mensaje: está seguro de finalizar la asignación y además se enviará un correo al supervisor.

CARGA DE TRABAJO

Se muestra el mensaje “Asignación guardada con éxito” y el SIC vuelve a la página de la Carga de Trabajo, al ingresar el Código Curso se puede revisar que está priorizado y asignado el supervisor

CARGA DE TRABAJO

CARGA DE TRABAJO

Para cambiar al Asesor o Asesora Técnica del curso designado, se le debe solicitar a la Encargada Nacional MAT o al Encargado/a Nacional, para que pueda hacer este cambio por sistema o asignar otro supervisor En la columna Acciones se encuentran dos íconos en la cual se puede Eliminar la Asignación

CARGA DE TRABAJO

Para cambiar al Asesor o Asesora Técnica del curso designado, se le debe solicitar a la Encargada Nacional MAT o al Encargado/a Nacional, para que pueda hacer este cambio por sistema o asignar otro supervisor En la columna Acciones se encuentran dos íconos en la cual se puede Asignar otro Supervisor

CARGA DE TRABAJO

El Asesor/a Técnico realizará la supervisión y se accede a SIC siguiendo los siguientes pasos: SupervisiónRealizar Supervisión

REALIZAR SUPERVISIÓN

Para realizar la supervisión, el asesor debe ir al ícono Realizar Inspección, donde podrá crear un nuevo formulario de inspección

REALIZAR SUPERVISIÓN

Al hacer clic en Realizar Inspección se despliega los siguientes íconos:

REALIZAR SUPERVISIÓN

En el ícono Agendar Visita el Asesor deberá colocar la fecha y hora de tal visita

REALIZAR SUPERVISIÓN

En el primer ícono Editar Ficha sirve para completar o modificar la ficha; además advierte que no hay visita agendada. Es recomendable primero agendar la visita y luego editar la ficha.

REALIZAR SUPERVISIÓN

En el ícono Imprimir Ficha se puede ver que ésta ya tiene el nombre del Asesor Técnico que irá a la supervisión del curso

REALIZAR SUPERVISIÓN

También existe la opción de eliminar la ficha con el ícono , esto se puede deber a que no era el curso correcto o se produjo otro error, pero igual queda un registro de la ficha borrada

REALIZAR SUPERVISIÓN

El Asesor Técnico puede crear un Nuevo Formulario de Supervisión, solo lo puede hacer cuando el estado de visita cambie a Aprobada, es decir, una vez finalizada la ficha con todos los antecedentes obtenidos en la supervisión

REALIZAR SUPERVISIÓN

Una vez finalizada la supervisión aparecen tres íconos en la columna acción, al pulsar el primero se obtiene la ficha en PDF , al pulsar el segundo podrá enviar un correo al ejecutor indicándole el resultado de su supervisión y al pulsar el tercero podrá borrar el formulario .

REALIZAR SUPERVISIÓN

• Para: casillas de correos a los cuales va dirigido
• Con Copia: algún encargado al cual se debe dar la información
• Asunto: tipo de supervisión y el resultado de la visita, nombre y código del curso
• Estimado Sr. (a): nombre de la persona al cual va dirigido el correo
• Cuerpo:
• El cual se divide en Texto 1 y 2 con las observaciones hechas durante la supervisión
• Nombre del supervisor (asesor o asesora técnica)

Al enviar el correo se despliega la siguiente pantalla

REALIZAR SUPERVISIÓN

Se debe Enviar, este proceso es muy importante ya que es el cierre de la supervisión y la formalización del resultado de esta, la cual se debe notificar en el caso que se deben subsanar las observaciones, tanto al ejecutor como los encargados de UCAP, encargados de OTIC o Instituciones Públicas. SIC envía el siguiente mensaje, debe aceptar si está de acuerdo.

REALIZAR SUPERVISIÓN

Una vez finalizada la columna de Acciones queda con el ícono para Imprimir la Ficha y el Basurero en el caso de que desea eliminarla.

REALIZAR SUPERVISIÓN