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SOPORTES CONTABLES

INTRODUCCIÓN

• Las operaciones economías deben ser registradas en los libros de contabilidad.
• Deben ser justificados por soportes según la situación.

SOPORTES CONTABLES

• Los documentos comerciales sirven de soportes de la contabilidad.
• Son los documentos que dan cuenta de las operaciones comerciales de una empresa.
• Sirven de base para registrar las operaciones contables de una empresa.
• Se archivan en orden cronológico, para su fácil verificación.

SOPORTES CONTABLES

• Los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren.
• Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivo.
• Se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa exijan.
• Por otra parte, no solamente se registran los documentos comerciales: los instrumentos públicos (escrituras, hipotecas) y privados (contratos de arrendamiento, depósito) y cualquier comprobante que sea respaldo por un registro contable, es fuente de información (planillas de sueldos, informe

QUE CONTIENE UN SOPORTE CONTABLE?

• Nombre o razón social de la empresa que lo emite.
• Nombre, numero y fecha del comprobante.
• Descripción del contenido del documento.
• Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes.

CLASIFICACION

Soportes contables

Externos

Internos

Soportes de contabilidad externos:

• Son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa.

RECIBO DE CAJA

• Es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa.
• El original se entrega al cliente y las copias se archivan así: una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
• Generalmente es un soporte de abonos parciales o totales de clientes- Ventas

RECIBO DE CONSIGNACION BANCARIA

• Es un comprobante que elaboran los bancos y entregan a los cuentahabientes para que lo diligencien al consignar.
• El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora.
• Por lo general hay dos formatos: uno para consignar efectivo y cheques locales y otro para cheques de otras plazas.

COMPROBANTE DEPOSITO Y RETIRO DE CTA DE AHORROS

• Las corporaciones de ahorro, han diseñado unas libretas para su deposito o retiro de las cuentas de ahorro.
• Estos soportes tienen dos opciones para elegir solo una deposito en efectivo y retiro según la cuantía del cliente.

CHEQUE

• Es un título valor por medio del cual una persona llamada girador, que posee una cuenta bancaria, ordena a un banco llamado girado, que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero, llamado beneficiario.

COMPROBANTE DE EGRESO

• Recibe también el nombre de orden de pago.
• Es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque.
• Por lo general se elabora en duplicado: el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo.

RECIBO DE CAJA MENOR Y REEMBOLSO DE CAJA MENOR

• Para cuantías mínimas que no justifican el giro de un cheque, las empresas establecen un fondo denominado “caja menor”, que por lo general va de $500.000 a $1.000.000, de acuerdo con las necesidades de la empresa.
• El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo.

LETRA DE CAMBIO

• Es una orden incondicional de pago que da una persona llamada girador a otra llamada girado, para que pague a la orden o al portador cierta suma de dinero, en una fecha determinada.
• Tiene, pues el carácter de documento negociable o título valor.
• Garantías de pagos de compras y ventas.

PAGARE

• Es un titulo valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada.
• Este documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios.

NOTA DEBITO

• Se utiliza para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por la financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.
• Se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad

NOTA CREDITO

• Se utiliza cuando la empresa concede descuentos y rebajas no liquidadas en la factura, o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías.
• Se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

FACTURA DE VENTA AL CONTADO

• Contiene la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago.
• Se elabora en original y dos copias, el original se entrega al cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

REQUISITOS DE LA FACTURA

• Descripción especifica de los artículos vendidos o servicios prestados.
• Valor total de la operación.
• El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura- preimpreso.
• Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

• Factura de venta- preinmpreso.
• Numeración en orden consecutivo- preimpreso
• Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio- preimpreso.
• Apellidos y nombre o razón social del adquiriente de bienes o servicios.
• Fecha de expedición.

DOCUMENTOS EQUIVALENTE A FACTURAS

• Los tiquetes de maquinas registradoras
• Los boletos de ingresos a espectáculos
• Los tiquetes de transporte
• Los recibos de pago de matriculas y pensiones – Establecimientos educativos
• Pólizas de seguros, Títulos de capitalización
• Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de pensiones y cesantías.
• Facturas electrónicas.

QUIENES NO FACTURAN

• Las Cooperativas de ahorro y crédito, los fondos de empleados en relación con las operaciones financieras que realicen.
• Los responsables inscritos en el régimen simplificado.
• Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo, en lo referente a estos productos.
• Quienes presten servicios de baños públicos en relación con esta actividad.
• Las personas naturales que enajenen productos agropecuarios.
• Las empresas que prestan el servicio de transporte publico urbano o metropolitano de pasajeros.

Soportes de contabilidad internos

• Son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej: facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales.

NOTA DE CONTABILIDAD

• Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre.

COMPROBANTE DE CONTABILIDAD

• Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación en el cual se indica el número, la fecha, el origen, la descripción, y la cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento.
• En este documento se asientan en forma ordenada y resumida las transacciones que diariamente se realizan en una empresa.
• Puede hacerse por semanas, décadas, quincenas y máximo cada mes.