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Le système d'archivage électronique du Département

Un Système d'Archivage Electronique

Un SAE veille à la bonne conservation des données ayant un intérêt historique, administratif et juridique. C'est l'équivalent du magasin d'archives pour les documents papier.

l'intégrité des données

Les données ne sont plus modifiables, leur valeur probante est garantie

Un Système d'Archivage Electronique

la pérennité des données

sur haute surveillance

Les données sont en quelques sortes figées et ne subiront plus les modifications techniques des éditeurs de formats

Le SAE est encadré par la réglementation et la norme internationale ISO 14641-1, issue de la norme française NF Z42-013. Il permet de garantir :

la sécurité des données

L'accès au SAE se fait par login, mot de passe avec des droits utilisateurs attribués en fonction des utilisateurs

la traçabilité des données

toutes actions (entrées et sorties des données, consultation ....) sont traçées dans des journaux

La SPL-Xdemat

L'adhésion du Département

Le Conseil départemental des Vosges a rejoint en 2016 la société publique locale SPL-Xdemat, dont l’objet est la fourniture de prestations liées à la dématérialisation (actes de délibérations et arrêtés, marchés publics, pièces comptables etc.), en matière de gestion, maintenance et développement, grâce à des outils pratiques (Xactes, Xmarchés, Xfluco, etc.).

Les grandes étapes de l'archivage électronique au Département

2024

2018

2012

Actualisation de Xsacha (SEDA 2.2 et relooking)

Acquisition de Xsacha pour les AD88

Création de la SPL-Xdemat par les CD de l'Aube, Ardennes et Marne

2023

2016

Création du poste d'e-archiviste aux AD88

Adhésion du Département des Vosges à la SPL-Xdemat

Au coeur d'Xsacha

Découvrez le SAE du Département Un outil pour la conservation des données

Xsacha et les administrations

Des versements réglementaires

Les administrations publiques ont l'obligation de verser leurs archives aux Archives départementales. Xsacha permet la conservation à long terme des données ayant un intérêt historique et administrif, tout comme le fait un magasin d’archives pour le papier.

Archivage intermédiaire

Xsacha permet aussi par convention avec les communes et les structures intercommunales d'adhérer au service d'archivage intermédiaire pour uniquement 3 flux :

Seule condition pour ces collectivités, être adhérentes à la SPL-Xdemat.

Les accès possibles

Missions :

• préparent les données à archiver avec l'aide du service producteur

• préparent les éliminations

• contrôlent les entrées et les traitent en cas d'anomalies

• communiquent en cas de demande et selon le respect des délais de communicabilité les données

Les Archives départementales

• accès aux archivistes

• accès à l'ensemble des données

Les accès possibles

Le service producteur

Le responsable de service :

• prépare et valide les opérations de versement et d'élimination

• peut effectuer des demandes de communication administrative.

Accès uniquement aux données de son service. Deux profils pour son service :

Le collaborateur :

• peut accéder en lecture seule aux données du service

Service producteur

Modalités de connexion :

• Être identifié dans Xsacha en tant que responsable de service, ou collaborateur.

• Compléter votre login : soit identifiant CD88 (pnom), soit par votre identifiant SPL-Xdemat (CG88001-XXXX).

• 1ère connexion : cliquez sur "Mot de passe" oublié, suivez la procédure et créer votre mot de passe.

En cas de souci de connexion, contacter les Archives départementales

Naviguer dans Xsacha

Les principaux onglets

Accès aux données archivées

Accès aux éliminations : en cours, validées, bordereau d'élimination

Accès aux versements : dépôts des fichiers de données (en ZIP) et du manifeste

Accès aux profils de son équipe : création des profils utilisateurs, collaborateurs ou à son propre profil (gestion mot de passe)

Accès aux guides pratiques

Archives défInitives

Enjeu de conservation

Les archives de l'ensemble des administrations publiques des Vosges considérées comme définitives seront presque toutes conservées dans le Système d'archivage électronique du Département.

Le Système d'archivage électronique s'appuie sur ...

des pratiques

un trio d'acteur

des outils existants

• organiser la production
• ranger les données
• nommer les données
• trier les données

même pratique, que pour les documents papier

• charte d'archivage
• bordereau de versement
• bordereau d'élimination
• guides et procédures
• formations

documents qui sont adaptés à l'univers numérique

• le service producteur

• la Direction du numérique et de la Modernisation (DNM)

• les Archives départementales

Un enjeu pour tous !

Êtes-vous prêt à sauter dans le monde des archives numériques ?

Pour en savoir plus, contactez les Archives départementales vosges-archives@vosges.fr