Unidad 1

Gestión de Documentos Electrónicos

Alumna: Jocelin Rodríguez Briones 6CM1

Gestión en archivos electrónicos

Índice

Documento electrónico: Tipos y Formatos

Metadatos

Funciones de los metadatos

Gestores de información

Funciones de los Gestores de Información

Ciclo de vida del documento

Fases del ciclo

Tipos de documentos

Gestión de documentos

Gestión electrónica de documentos

Sistema de gestión documental electrónica

Considera

Referencias

Cierre

Documento electrónico: Tipos y Formatos

Documento electrónico

Cualquier tipo de archivo o registro que se crea, almacena o transmite en formato digital. Los documentos electrónicos pueden ser creados, editados y guardados utilizando software especializado, lo que permite una mayor automatización y colaboración

Tipos y Formatos

Documentos de texto

Son archivos que contienen solo texto sin formato.

Presentaciones

Son archivos que contienen una serie de diapositivas con información.

Hojas de Cálculo

Son archivos que permiten organizar y calcular datos en forma de tablas.

Archivos de Imagen

Son archivos que contienen gráficos, ilustraciones o fotografías.

Audio y Video

Son formatos que contienen contenido multimedia.

Conclusion.

Son todos aquellos documentos que se crean dentro de una aplicación digital, los cuales pueden ser editados y guardados dentro de un software especial dependiendo el documento que se desea crear.

Metadatos: Funciones de los Metadatos

Metadatos

Son un conjunto de datos que describen el contenido informativo de un recurso, de archivos o de información de los mismos. Información que describe otros datos.

Metadatos en el ámbito archivístico

Son cualquier tipo de información en forma electrónica asociada a los documentos electrónicos, de carácter instrumental e independiente de su contenido, destinada al conocimiento inmediato y automatizable de alguna de sus características, su finalidad es garantizar la disponibilidad, el acceso, la conservación del documento.

Funciones de los metadatos

Búsqueda: los metadatos deben proporcionar suficiente informaciónRecuperación: Proporcionan información a los usuarios para que puedan adquirir la información que sea de su interés. Transferencia: Facilitan la información necesaria para que los usuarios hagan uso de los archivos recuperados.Evaluación: Considera si los datos van a ser útiles.Archivo y conservación: Son una pieza clave para garantizar que los recursos de información se documenten, se definan sus responsables y continúen siendo accesibles en el futuro.

Clasificación de los metadatos

Por su función

Pueden ser lógicos, simbólicos o subsimbólicos. Los lógicos se caracterizan por la compresión. Los datos simbólicos agregan sentido y los datos subsimbólicos son lo que no contienen información alguna sobre su significado.

Por su variabilidad

Se pueden clasificar en dos grupos; los inmutables, que son los datos que no cambian y los mutables, que son aquellos que son diferentes de los demás.

Por su contenido

Clasificación más usual

Conclusion.

Los metados ayudan en la descripción de la información que se desea consultar, ayudando también en la consulta de los documentos, garantizando un acceso adecuado.

Gestores de Información: Funciones

Gestores de información

Son aplicaciones o plataformas que permiten gestionar la información de manera estructurada y eficiente. Estos sistemas pueden manejar una variedad de tipos de información desde documentos y archivos hasta datos y contenido multimedia

Funciones

Almacenamiento de datos

De manera organizada y segura

Generación de informes

Sirven para generar informes y análisis basados en los datos almacenados

Acceso y Recuperación

Permiten la recuperación de la inormación cuando sea necesaria

Seguridad de la infoemación

Sirven para generar medidas de seguridad para evitar posibles perdidas y accesos no autorizados

Manipulación de datos

Proporcionan herramientas para modificar, actualizar y eliminar datos

Conclusion.

Al contar con buenas aplicaciones para el manejo de la documentación que se elaborá y se obtiene, permite una mayor optimización de la información en las diversas plataformas en las cuale sean requeridas.

Ciclo de vida del documento en el ámbito electrónico

¿Qué es?

Es la secuencia de fases que atraviesa un documento, así como el tiempo establecido que debe permanecer en cada etapa desde que se crea hasta su archivo o destrucción.

Se usa mientras tenga un valor continuo

Se evalúa para determinar su eliminación o retención.

Fases del Ciclo de Vida

Creación.Consiste en la preparación de un borrador con una estructura predeterminada.

Organización y clasificación.Se usan metadatos para etiquetar los documentos proporcionan un contexto, descripción e información adicional

Colaboración y revisión.En esta fase es necesario la colaboración que tienen influencia en el documento para evitar así la desorganización en la colaboración. Estableciendo diferentes niveles de acceso.

Fases del Ciclo de Vida

Verificación.Se selecciona la versión correcta del documento a trabajar o entregar, Esta fase implica el cumplimiento de unas normas de calidad.

Permanencia o eliminación.Se seleccionan qué versiones del documento se van a guardar y cuáles no es necesario mantener.

E-mails

Correo postal

Tipos de documentos

Se clasifican según unos parámetros determinados que cada empresa estime oportunos (por cliente, por fecha, por tipo de caso…), así mismo se establece una política de archivado.

Al ser recibidos en papel se oueden digitalizar estos documentos e incluirlos en el ciclo de vida del documento digital.

Se suelen manejar tanto en sistemas de ERP, como en gestores documentales.

Incluye aquellas funciones que se deben llevar a cabo para informar de los elementos que intervinieron en el trabajo en cuestión y cómo se pagó la mano de obra..

Facturas

Nóminas

Un buen seguimiento del ciclo de vida de un documento puede unificar los procedimientos para evitar situaciones indeseadas

Conclusion.

El ciclo de vida de los documentos electrónicos nos permite llevar un buen registro, almacenamiento y registro de la documentación que se crea o se elimina dependiendo su consulta esto ayuda a que la documentación necesaria se encuentre de manera fácil y rápida.

Gestión de documentos y gestión electrónica de documentos

Gestión de documentos

Conjunto de técnicas y procedimientos aplicados en la creación, organización, almacenamiento, recuperación y conservación de los documentos producidos o recibidos por una organización, con el fin de facilitar su acceso y uso, y asegurar su autenticidad e integridad». (Joan Ballasteros).

Importancia

Es un área fundamental en cualquier organización, ya que se encarga de administrar de manera eficiente y efectiva todos los documentos que se generan y utilizan en el desarrollo de las actividades de una empresa, organización, institución, etc.

Permite mantener un control eficiente

Evita la pérdida o duplicación de documentos

Facilita su búsqueda y recuperación, y asegurando su integridad y confidencialidad.

Etapas

Captura

Consiste en su digitalización o ingreso al sistema de gestión documental

2 Clasificación

Se les asignan categorías y etiquetas para facilitar su búsqueda y organización.

3 Almacenamiento

Se guardan de forma segura y se establecen políticas de acceso y conservación.

4 Disposición

Puede ser su eliminación o archivo definitivo, dependiendo de su valor y relevancia para la organización.

Gestión electrónica de documentos

Permite almacenar, organizar y gestionar de manera electrónica los documentos de una organización. Es un sistema centralizado que reemplaza el uso de archivos físicos y promueve la digitalización de los documentos, facilitando su acceso y búsqueda.

Funciones y Beneficios

Almacenamiento y acceso eficiente

Permite almacenar documentos de forma electrónica

Colaboración y flujo de trabajo

Facilita la colaboración entre equipos y departamentos, permitiendo compartir documentos de manera segura y realizar comentarios, revisiones y aprobaciones en línea.

Control de versiones y seguimiento de cambios

Facilita el rastreo y el control de los cambios realizados a lo largo del tiempo.

Funciones y Beneficios

Cumplimiento normativo y seguridad

Se pueden definir permisos y niveles de acceso para asegurar que solo las personas acreditadas puedan ver y modificar los documentos.

Ahorro de espacio y costos

Reduce los documentos en físico lo que permite tener espacio en las oficinas.

Características

Permiten una gestión eficiente de los documentos

Búsqueda avanzada

Centralización-donde se pueden almacenar todos los documentos

Seguridad y control de acceso

Auditoría y trazabilidad

Integración con otras aplicaciones

Son claves para una gestión eficiente

Conclusion.

La gestión de documentos nos ayuda a mantener organizados, conservados, administrados y seguros los documentos a resguardas usando herramientas que faciliciten el trabajo documental.

Sistema de Gestión documental electrónica

Es el tratamiento integral de la documentación a lo largo de su ciclo vital, a través de la ejecución de procesos de producción, organización, acceso, consulta, valoración documental y conservación.

GESTIÓN DOCUMENTAL

Considera

Incorporación.Asignación de metadatos para incorporar una relación entre el documento de archivo, laentidad productora y el contexto en que se originó

Asignación de acceso. establecer controles de acceso para la consulta de la informacióntanto a los empleados como a los usuarios externos para proteger o impedir el uso mal intencionado de ésta

Seguridad.Se necesita para proteger la información de cualquier acceso, recopilación, uso, divulgación, borrado, modificación o destrucción indebido

Considera

Almacenamiento.Debe cumplir con políticas y lineamientos a fin de que al paso del tiempo sean conservados o preservados en condiciones de confianza y seguridad

Uso.Capacidad para ubicar, recuperar, presentar los archivos al paso del tiempo y que estarán relacionados con los procesos oactividades por los cuales fueron producidos.

Seguridad.Propiedad del resultado de una medida o del valor de un estándar donde éste pueda estar relacionado con referencias especificas.

Gestión de documentos de archivo electrónicos

Conjunto de reglas que rigen la producción, almacenamiento, uso, mantenimiento y disposición de documentos de archivo de un productor, además de las herramientas y mecanismos usados para implementar esas reglas. (Voutssas y Barnard,2014).

Conclusion.

Es importante conocer como se manejan los documentos electrónicos ya que estos nos generan una mayor eficacia y desempeño laboral para poder realizar las actividades de manera rápida y eficiente.

Referencias

Cuáles son los tipos de documentos electrónicos, en ribeter.org, disponible en https://ribeter.org/cuales-son-los-tipos-de-documentos-electronicos/Zona Green, "¿Qué es un documento electrónico? Guía completa y actualizada", disponible en https://zonagreen.com.mx/que-es-un-documento-electronico/PowerData, "Metadatos, definición y características", disponible en https://www.powerdata.es/metadatos" Ciclo de vida de un documento", en tic.Portal, disponible en https://www.ticportal.es/glosario-tic/ciclo-vida-documento" Sistema de Gestión Documental (DMS): qué es y para qué sirve", en docusing, consultado el 6 de septiembre de 2024, disponible en https://www.docusign.com/es-mx/blog/sistema-de-gestion-documental-dms?msockid=3eb928ba589d6dfc140d3cb3598e6cbbGuinGuin, "La Gestión Documental: Definición y Conceptos de Autores" (2023), en GuinGuin, consultado el 6 de septiembre de 2024, disponible en https://boutiqueguinguin.es/que-es-la-gestion-documental-segun-autores/

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Se refiere a Enterprise Resource Planning, que significa “sistema de planificación de recursos empresariales”-El software ERP sirve para hacerse cargo de distintas operaciones internas de una empresa, desde producción a distribución o incluso recursos humanos.

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