GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS

BRITTANY ROCIO LÓPEZ ROBLES. 6CM1

GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Empezar

ÍNDICE

BIBLIOGRAFÍA

CONCLUSIÓN PERSONAL

Sistema de gestión documental electrónica

8.

7.

6.

Gestión de documentos y gestión electrónica de documentos

Ciclo de vida del documento en el ámbito electrónico.

Gestores de información: Funciones de los Gestores de información

Metadatos :Funciones de los metadatos

Documento electrónico: Tipos y formatos

5.

4.

3.

2.

1.

Tipos y formatos

Documento electrónico:

+ INFO

DOCUMENTO ELECTRÓNICO

Un documento electrónico es un archivo digital que contiene información escrita, gráfica o multimedia. Se crea y almacena en formato electrónico, lo que permite su acceso y manipulación a través de dispositivos electrónicos como computadoras, tabletas y teléfonos inteligentes.

¿Para que sirve un documento electrónico?

DOCUMENTO ELECTRÓNICO

Los documentos electrónicos se usan para almacenar, compartir, enviar, recibir, archivar y recuperar información de manera rápida y segura. Además, permiten una comunicación más rápida, eficiente y sostenible, lo que puede ahorrar tiempo y esfuerzo.

¿Cómo se almacenan los documentos electrónicos?

DOCUMENTO ELECTRÓNICO

Los documentos electrónicos se almacenan de manera segura en servidores electrónicos, nubes o discos duros, y pueden ser accesibles para ser leídos, editados o compartidos.

TIPOS

+ INFO

DOCUMENTO ELECTRÓNICO

• Registros de personal

Los registros de personal son archivos que pertenecen a los empleados de la organización y, por lo general, los administra el departamento de recursos humanos.

• Documentos legales

La verdad es que es probable que los registros de personal y los documentos legales se superpongan en algún momento y, saber diferenciarlos automáticamente, es indispensable para mejorar el compliance y aprovechar sus beneficios.

• Contratos electrónicos

Un contrato digital o "e-contract", en pocas palabras, es un acuerdo formulado en línea. Las partes interactúan entre sí en formato digital, en lugar de en persona o por teléfono. Aunque es digital, un e-Contract sigue siendo un contrato; lo que hace, a su vez, mucho más sencilla la administración de contratos.Se trata de un acuerdo entre dos personas naturales o jurídicas para crear una obligación mutua vinculante que debe reunir ciertos elementos legales para ser exigible:

Formatos

DOCUMENTO ELECTRÓNICO

• Documento de texto

Los documentos de texto son archivos que contienen solo texto sin formato, el formato más común es el formato .txt, que se puede abrir y editar en cualquier editor de texto. Estos archivos son ideales para guardar información simple sin ningún tipo de formato adicional.

• Documento de Word

Los documentos de Word son archivos creados con Microsoft Word o programas similares. El formato más común es .docx, que permite guardar texto, imágenes, tablas y otros elementos con formato. Estos archivos son ampliamente utilizados en el ámbito empresarial y académico debido a su capacidad de diseño y edición.

• Documento PDF

El formato PDF (Portable Document Format) es uno de los más populares para guardar documentos electrónicos. Los archivos PDF mantienen el formato original del documento, independientemente del software o dispositivo utilizado para abrirlo. Esto los hace ideales para compartir documentos de forma segura y garantizar que se vean igual en cualquier pantalla.

• Presentación de diapositivas

Las presentaciones de diapositivas son archivos que contienen una serie de diapositivas con información. El formato más común es .ppt, utilizado por Microsoft PowerPoint. Estos archivos son perfectos para crear presentaciones visuales y atractivas con texto, imágenes, gráficos y animaciones.

DOCUMENTO ELECTRÓNICO

• Hoja de cálculo

Las hojas de cálculo son archivos que permiten organizar y calcular datos en forma de tablas. El formato más común es .xlsx, utilizado por Microsoft Excel. Estos archivos son ampliamente utilizados en el ámbito financiero y empresarial para realizar cálculos, análisis y seguimiento de datos.

• Imagen

Las imágenes son archivos que contienen gráficos, ilustraciones o fotografías. Los formatos más comunes son .jpg, .png y .gif. Estos archivos son ideales para guardar y compartir imágenes en alta calidad.

• Audio y video

Los archivos de audio y video son formatos que contienen contenido multimedia. Los formatos más comunes son .mp3, .mp4, .avi y .mov. Estos archivos son utilizados para reproducir y compartir música, películas y otros contenidos multimedia.

• Archivos comprimidos

Los archivos comprimidos son archivos que contienen uno o más archivos y carpetas en un solo archivo. Los formatos más comunes son .zip y .rar. Estos archivos son utilizados para comprimir y organizar múltiples archivos en un solo lugar, existen muchos formatos diferentes para guardar documentos electrónicos, cada uno con sus propias características y usos. Es importante elegir el formato adecuado según el tipo de información que se va a guardar y la forma en que se va a utilizar.

Funciones de los metadatos

Metadatos :

¿Para qué se utilizan los metadatos?

Los metadatos tienen una serie de aplicaciones que resultan muy útiles en el trabajo cotidiano. Algunas de ellas son:

• Búsqueda y análisis.
• Estandarización.
• Rapidez de desarrollos.
• Evaluación.

El prefijo “meta” viene del griego, idioma en el que significa “después” o “más allá”. De manera abstracta, se usa para indicar que un concepto se aplica sobre sí mismo. La palabra “metadatos”, por tanto, vendría a significar “datos sobre los datos”. Precisamente, los metadatos son “datos que hablan acerca de los datos”, en el sentido de que describen el contenido de los archivos o la información que estos traen en su interior.

Metadatos

Funciones de los metadatos

Los metadatos son una herramienta a través de la que las empresas que dominan una gran cantidad de información obtienen la ayuda necesaria para organizar esa información y facilitar el trabajo de los usuarios, incrementando su productividad. Estos son los principales tipos de metadatos: Según su función que tengan esos metadatos, se dividen en:

• Lógicos

Son datos que explican de qué forma los datos simbólicos pueden utilizarse para hacer deducciones de resultados lógicos, por lo que se caracterizan por la compresión.

• Simbólicos

Son los datos que detallan los datos subsimbólicos, por lo que introducen sentido.

• Subsimbólicos

Son aquellos datos que no contienen ninguna información sobre su significado.

Metadatos

Según su variabilidad En este caso, los metadatos se dividen en dos tipos:

• Inmutables

Son los datos que no cambian independientemente de la parte del recurso que sea visible.

• Mutables

Son los datos diferentes de los demás e incluso difieren de parte a parte.Según su contenido, en este caso los metadatos son fraccionados por su contenido. Así, se da la opción de diferenciar entre los metadatos que detallan el recurso en sí y los metadatos que describen el contenido de ese recurso.

Metadatos

Los metadatos se pueden almacenar en una variedad de lugares, cuando los metadatos se relacionan con bases de datos, los datos a menudo se almacenan en tablas y campos dentro de la base de datos. A veces, los metadatos existen en un documento especializado o en una base de datos diseñada para almacenar dichos datos, denominada diccionario de datos o repositorio de metadatos. Hay algunos tipos de archivos de datos especializados que incluyen tanto los datos brutos como los metadatos.

¿Cómo se almacenan?

¿Cuál es el ciclo de vida de los metadatos?

Los metadatos tienen un ciclo de vida que va detallando cada etapa por la que pasan, haciendo determinadas labores en cada una de ellas. Así, en este aspecto podemos diferenciar el ciclo de vida de los metadatos en tres fases:

• Creación
• Manipulación
• Destrucción

Metadatos

Herramientas para encontrar metadatos

• FOCA

Es una herramienta que se utiliza principalmente para encontrar metadatos e información oculta en los documentos, estos documentos pueden estar en páginas web y pueden descargarse y analizarse con FOCA.

• Octopai

Es una solución de automatización de gestión de metadatos multiplataforma centralizada que permite a los equipos de datos y análisis descubrir y controlar los metadatos compartidos, el producto realiza un escaneo de metadatos al recopilarlos automáticamente de ETL, bases de datos y herramientas de informes. Los metadatos se almacenan y administran en un repositorio central, y un motor inteligente que utiliza cientos de rastreadores busca todos los metadatos y presenta los resultados rápidamente. Octopai se utiliza mejor para casos de uso en inteligencia empresarial, gobernanza y catalogación de datos.

• Infogix

Ofrece un conjunto de capacidades integradas de gobernanza de datos que incluyen glosarios comerciales, catalogación de datos, linaje de datos y gestión de metadatos. La herramienta también proporciona cuadros de mando personalizables y flujos de trabajo de código cero que se adaptan a medida que madura cada capacidad de datos de la organización. Los clientes de referencia utilizan Infogix para la gobernanza de datos y para la gestión de riesgo, cumplimiento y valor de datos.

Metadatos

• Collibra

El diccionario de datos de Collibra documenta los metadatos técnicos de una organización y cómo se utilizan, describe la estructura de un dato, su relación con otros datos y su origen, formato y uso. La solución sirve como un repositorio de búsqueda para los usuarios que necesitan comprender cómo y dónde se almacenan los datos y cómo se pueden utilizar, los usuarios también pueden documentar roles y responsabilidades y utilizar flujos de trabajo para definir y mapear datos. Collibra es único porque el producto se creó pensando en los usuarios finales empresariales.

• Alex Solutions

Es un catálogo de datos empresariales unificados agnósticos en tecnología. Cuenta con un glosario empresarial que permite a los usuarios definir y mantener términos comerciales clave y vincularlos a activos, procesos y resultados de datos físicos. Alex también ofrece etiquetado inteligente que ayuda a los usuarios a agregar contexto comercial a los activos de datos físicos, la implementación y la integración son simples y la interfaz de usuario del producto es amigable para los usuarios comerciales.

• IBM InfoSphere Metadata Workbench

Los analistas de datos y empresas utilizan Infosphere Metadata Workbench de IBM para explorar y analizar las relaciones entre los activos de información y el repositorio de metadatos. Su eficiencia proviene de su capacidad para proporcionar análisis de impacto con una visión general de los efectos que producen los cambios en los entornos de gestión de la información.

Metadatos

Funciones de los Gestores de información

Gestores de información:

GESTORES DE LA INFORMACIÓN

+ INFO

La necesidad de la existencia de un personal que se responsabilice con los recursos de información de las organizaciones es una demanda de los gerentes de las organizaciones que tienen que dar respuestas a las necesidades crecientes de su desarrollo y elevar su eficiencia y competitividad. Varios autores le han denominado gestor de información y en general se puede resumir que su tarea fundamental es la adquisición, organización, almacenamiento, recuperación y diseminación de los recursos de información que se generan y utilizan en la organización productora y el establecimiento de los nexos para su transferencia y empleo en el ambiente interno y externo de la organización.

GESTORES DE LA INFORMACIÓN

• Definición de los datos: Permite definir todos los objetos de la base de datos partiendo de definiciones en versión fuente, de manera que se pueden almacenar según su tipo o estructura.

• Manipulación de los datos: Responde a las solicitudes del usuario para realizar operaciones de eliminación, actualización y extracción de datos, pero gracias a su independencia también permite modificar el esquema físico o lógico de la base de datos sin realizar cambios en las aplicaciones que la utilizan.

• Preservar la seguridad e integridad de los datos: Ante una petición, el gestor de bases de datos aplica las medidas de seguridad definidas para garantizar la validez e integridad de los datos, evitando además los ataques o accesos de usuarios no autorizados.

• Recuperación y restauración de los datos: Ante un fallo o actualización inconsistente, los gestores de bases de datos también brindan la posibilidad de recuperar y restaurar la información.

Un sistema de gestión de bases de datos no solo permite administrar la información y mantener su consistencia, sino que brinda la posibilidad de construir y definir la base de datos a diferentes niveles de abstracción para distintas aplicaciones, facilitando los procesos y su mantenimiento. Permite realizar las operaciones sobre la base de datos para luego brindar la información al usuario de forma eficiente y segura. Por tanto, entre las funciones de un gestor de bases de datos se encuentran:

Ciclo de vida del documento en el ámbito electrónico.

Ciclo de vida del documento en el ámbito electrónico.

El ciclo de vida de un documento electrónico abarca varias fases clave desde su creación hasta su disposición final. Aquí te presento un resumen de estas fases:

• Creación: El documento se genera en formato digital, ya sea a través de la digitalización de documentos físicos o mediante la creación directa en aplicaciones electrónicas.

• Tramitación: Durante esta fase, el documento se utiliza activamente para cumplir con su propósito administrativo. Se pueden realizar modificaciones y actualizaciones según sea necesario.

• Gestión y Almacenamiento: Una vez que el documento ha cumplido su función inmediata, se almacena en un sistema de gestión de documentos electrónicos (SGDE). Aquí se asegura su integridad, autenticidad y accesibilidad a largo plazo mediante el uso de metadatos, firmas electrónicas y sellos de tiempo.

• Archivo: En esta fase, el documento se transfiere a un archivo definitivo donde se conserva de manera segura. Los documentos archivados deben cumplir con normas y estándares internacionales como ISO 15489 y OAIS (ISO 14721) para garantizar su preservación y accesibilidad futura.

• Disposición Final: Dependiendo de su valor y relevancia, el documento puede ser eliminado de manera segura o conservado permanentemente. La eliminación debe realizarse de acuerdo con políticas y procedimientos establecidos para asegurar la protección de la información sensible.

Este ciclo de vida asegura que los documentos electrónicos sean gestionados de manera eficiente y segura, garantizando su disponibilidad y confiabilidad a lo largo del tiempo.

Gestión de documentos y gestión electrónica de documentos

Gestión de documentos y gestión electrónica de documentos

La gestión documental se refiere al conjunto de procesos y herramientas utilizados para administrar de manera eficiente los documentos de una organización, se trata de un sistema de gestión documental diseñado para controlar la creación, almacenamiento, organización y recuperación de documentos de gestión en cualquier formato, ya sea físico o electrónico. La gestión documental es esencial para garantizar que los archivos de una empresa estén correctamente organizados y sean fácilmente accesibles cuando se necesiten, la evolución histórica de la gestión documental ha sido marcada por avances tecnológicos y cambios en las prácticas comerciales. Antes, la administración de archivos se realizaba principalmente en papel, con sistemas rudimentarios de clasificación y almacenamiento. Sin embargo, con el advenimiento de la era digital, surgieron nuevos desafíos y oportunidades en la gestión documental. Los sistemas de gestión documental electrónica (GED) y las soluciones de administración de contenido empresarial (ECM) han revolucionado la forma en que las organizaciones manejan y aprovechan sus documentos, permitiendo una mayor eficiencia, colaboración y cumplimiento normativo.

• Captura de documentos

• Almacenamiento seguro

• Organización y clasificación

• Acceso y recuperación de información

COMPONENTES CLAVE DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

BENEFICIOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Gestión de documentos y gestión electrónica de documentos

La gestión documental ofrece una serie de beneficios significativos para las empresas que implementan un sistema adecuado.

• Reducción de costos operativos

• Aumento de la eficiencia y productividad

• Mejora en la toma de decisiones

¿Para qué sirve la Gestión Electrónica de Documentos?

Gestión electrónica de documentos

Permitir la transformación digital de las empresas, en lo que respecta a la documentación. Archivos, contratos, expedientes, informes y trabajos, en general, se pueden digitalizar - desde el entorno físico al digital - y organizarse con el EDM. Por lo tanto, están disponibles para su consulta en cualquier momento y de forma sencilla.Es importante decir que no solo se pueden gestionar documentos físicos, sino también archivos que ya han sido creados en un entorno digital. Después de todo, a medida que las tecnologías integran el día a día de las empresas, la tendencia es que los procesos se realicen íntegramente en el espacio virtual.

Es un conjunto de sistemas tecnológicos que permiten capturar, procesar, almacenar, indexar, compartir y realizar copias de seguridad de los documentos e información de una empresa.

Gestión de documentos y gestión electrónica de documentos

Sistema de gestión documental electrónica

Es una solución que permite almacenar, organizar y gestionar de manera electrónica los documentos de una organización, en la cual es un sistema centralizado que reemplaza el uso de archivos físicos y promueve la digitalización de los documentos, facilitando su acceso y búsqueda. Permite la creación, captura, indexación y almacenamiento seguro de documentos en formato digital, ya sean archivos de texto, imágenes, videos o cualquier otro tipo de archivo. Además, ofrece funcionalidades como control de versiones, flujos de trabajo, colaboración en tiempo real, seguimiento de cambios y gestión de permisos de acceso.

Sistema de gestión documental electrónica

BENEFICIOS

• Eficiencia Operativa: Reduce el tiempo y esfuerzo necesarios para gestionar documentos, mejorando la productividad.

• Reducción de Costes: Disminuye los costos asociados con el almacenamiento físico y la gestión manual de documentos.

• Cumplimiento Normativo: Ayuda a cumplir con normativas y estándares de gestión documental, asegurando la integridad y autenticidad de los documentos.

• Accesibilidad: Facilita el acceso a documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento, promoviendo el trabajo remoto y la colaboración.

• Seguridad: Protege la información sensible mediante controles de acceso y cifrado de datos.

Sistema de gestión documental electrónica

CARACTERISTICAS

• Almacenamiento Centralizado: Permite almacenar todos los documentos en un repositorio centralizado, facilitando su acceso y gestión.

• Control de Versiones: Mantiene un registro de todas las versiones de un documento, permitiendo rastrear cambios y recuperar versiones anteriores si es necesario.

• Metadatos: Utiliza metadatos para describir y clasificar documentos, mejorando su búsqueda y recuperación.

• Seguridad y Acceso: Implementa controles de acceso para asegurar que solo usuarios autorizados puedan ver o modificar documentos específicos.

• Flujos de Trabajo: Automatiza procesos administrativos mediante flujos de trabajo que gestionan la creación, revisión, aprobación y distribución de documentos.

• Integración: Se integra con otros sistemas empresariales, como ERP y CRM, para una gestión más coherente de la información.

Sistema de gestión documental electrónica

CONCLUSIÓN PERSONAL

La gestión de documentos electrónicos y sus componentes, como los metadatos y los sistemas de gestión documental, son fundamentales para asegurar la integridad, accesibilidad y seguridad de la información en el ámbito digital. También tener en cuenta una correcta implementación de estos elementos ya que permite una administración eficiente y efectiva de los recursos documentales de una organización.

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• RIBETER, recuperado en: https://ribeter.org/cuales-son-los-tipos-de-documentos-electronicos/?__im-AyeNHCLu=14528358043443949716
• Docusing, recuperado en: https://www.docusign.com/es-mx/blog/documentos-electronicos
• https://www.docusign.com/es-mx/blog/sistema-de-gestion-documental-dms
• Docuneta, recuperado en: https://www.docunecta.com/blog/que-son-los-metadatos
• ATICO34, recuperado en: https://protecciondatos-lopd.com/empresas/metadatos/
• EcuRed, recuperado en: https://www.ecured.cu/Gestor_de_informaci%C3%B3n
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• https://cau.crue.org/wp-content/uploads/07_IECI_El_archivo_como_pilar_del_ciclo_de_vida_del_documento_electrxnico_CAU_2017.pdf
• REQUORDIT, recuperado en: https://latam.requordit.com/blog/gestion-documental/
• SYDLE, recuperado en: https://www.sydle.com/es/blog/edm-gestion-electronica-de-documentos-616dc243830b2541943e9f75
• Lía González, 2018 Política de Gestión de Documentos Electrónicos del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte (MECD). Guía de Preguntas Frecuentes. recuperado en: https://www.bibliopos.es/gestion-de-documentos-electronicos-definiciones/

BIBLIOGRAFÍA

¡GRACIAS!

MISIÓN

VISIÓN

Facilitar un correcto acceso a las fuentes de información. Los gestores de información realizan sus búsquedas en índices, enciclopedias y/o directorios, entre otros recursos de información. Encontrar la información pertinente, añadirle valor para diferenciarla de la que puede encontrar el usuario común, analizar la información que generan las fuentes personales y los flujos documentales, forma parte de la misión de estos especialistas en información.

Comprometido con la excelencia de los servicios, lo que implica asegurar la utilización óptima de las fuentes de información en función de la interacción y necesidades particulares de sus usuarios.

¿Cómo se utiliza un documento electrónico?

Los documentos electrónicos se utilizan de manera diaria en nuestras vidas, por ejemplo, al enviar correos electrónicos, utilizar software de productividad, compartir archivos con amigos o colegas, investigar artículos academicos, realizar investigaciones, etc.

Se pueden utilizar para crear, editar, compartir, archivar y recuperar información de manera segura y rápida.

CARACTERISTICAS

1. Fácil accesibilidad:Los documentos electrónicos tienen la principal característica de que podemos acceder a ellos de múltiples formas; desde cualquier dispositivo móvil, y en el lugar en que estemos, incluso si trabajamos de manera remota. 2. Búsqueda y recuperación instantánea:Cuanto más fácil de usar una herramienta de gestión de documentos electrónicos, mejor. Todos utilizamos motores de búsqueda para ubicar lo que necesitamos en Internet y, como tal, debe esperar una función de búsqueda en su plataforma digital de Electronic Document Management —EDM—elegida que sea igual de fácil y completa de usar. De esta manera, tendremos la posibilidad de buscar lo que necesitamos incluso si solo conocemos fragmentos del nombre del archivo o una palabra clave, como la razón social de una empresa cliente o la dirección que se usa en el documento.3. Integración abierta:Un EDM puede integrarse con las otras herramientas comerciales esenciales que tenemos, desde el correo electrónico hasta las firmas electrónicas. Esto optimizará el flujo de trabajo, ya que permitirá que la información esté disponible en todos los sistemas que se usen en cada departamento de la empresa, asegúrate de que su sistema elegido integre y automatice las tareas repetitivas con las otras herramientas que usan los usuarios potenciales en su negocio para ofrecerles beneficios claros.

• Fácil accesibilidad

Los documentos electrónicos tienen la principal característica de que podemos acceder a ellos de múltiples formas; desde cualquier dispositivo móvil, y en el lugar en que estemos, incluso si trabajamos de manera remota.

• Búsqueda y recuperación instantánea

Cuanto más fácil de usar una herramienta de gestión de documentos electrónicos, mejor. Todos utilizamos motores de búsqueda para ubicar lo que necesitamos en Internet y, como tal, debe esperar una función de búsqueda en su plataforma digital de Electronic Document Management —EDM—elegida que sea igual de fácil y completa de usar. De esta manera, tendremos la posibilidad de buscar lo que necesitamos incluso si solo conocemos fragmentos del nombre del archivo o una palabra clave, como la razón social de una empresa cliente o la dirección que se usa en el documento, también se deben esperar vistas en miniatura de los documentos recuperables, ya que una visualización rápida es lo que hace a una interfaz totalmente intuitiva y dinámica en la página principal. A menudo, esto puede ser todo lo que necesitamos para hallar el documento exacto que requerimos.

• Integración abierta

Un EDM puede integrarse con las otras herramientas comerciales esenciales que tenemos, desde el correo electrónico hasta las firmas electrónicas. Esto optimizará el flujo de trabajo, ya que permitirá que la información esté disponible en todos los sistemas que se usen en cada departamento de la empresa, asegúrate de que su sistema elegido integre y automatice las tareas repetitivas con las otras herramientas que usan los usuarios potenciales en su negocio para ofrecerles beneficios claros.

CARACTERISTICAS