Cervantes Becerra Marlene Actividad 1, documentos electrónicos

Licenciatura de Archivonomía Sexto semestre Materia: Gesstión de Documentos Electrónicos Alumno: Marlene Cervantes Becerra Asesor: Mtra. Evelin Adriana Zea ElizaldeActividad 1 Fecha de entrega: 16 - septiembre- 2024

Instituto Politécnico Nacional

ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA

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• Documento electrónico
• Tipos y formatos de metadatos
• Funciones de los metadatos
• Gestores de información
• Funciones de los gestores de información
• Ciclo de vida del documento en el ambito electrónico
• Gestión de documentos
• Gestión electrónica de documentos
• Sistema de gestión documental electrónica
• Conclusiones
• Bibliografía

Indice

Un documento electrónico de archivo es un: Registro de la información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en ellos durante su ciclo vital. Es producido por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratado conforme a los principios y procesos archivísticos.

En su definición técnica:Segun la Real Academia Española, es todo contenido almacenado en formato electrónico, en particular, texto o registro sonoro, visual o audiovisual.

DOCUMENTO ELECTRÓNICO

Voutssas y Barnard, 2014La Gestión Documental Electrònica,

[…] producido (elaborado o recibido, y guardado –separado, apartado – para acción posterior y referencia) por una persona física o jurídica en el curso de una actividad práctica como instrumento o subproducto de tal actividad. Cuando el documento de archivo es guardado y utilizado en forma digital entonces es un documento de archivo digital, independientemente de la forma original en la que haya sido elaborado o recibido.

DOCUMENTOS DE ARCHIVO DIGITALIZADOS

DOCUMENTO ELECTRÓNICO

Los metadatos son información estructurada que describe, explica, localiza, o hace más fácil de recuperar, utilizar o manejar una fuente de información. A los metadatos, a menudo se les llama datos que se usan para describir otros datos. Es el uso más tradicional del término.El término metadatos se usa de manera diferenciada según las comunidades que lo utilizan. Hay quien usa los metadatos para mecanizar información y hacerla comprensible y otros que los utilizan como registros que describen recursos electrónicos. En el ámbito de la gestión de los documentos y archivo, los metadatos se usan comúnmente para cualquier esquema formal de descripción de los documentos,aplicándose a cualquier tipo de documento digital o no digital.

Qué son los metadatos: La palabra metadatos proviene del prefijo “meta” y del concepto latino “datum”, que significa “dato”. Y la definición más concreta de los metadatos es qué son “datos acerca de los datos”.

TIPOS Y FORMATOS DE METADATOS

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Por ejemplo: Un archivo de Word puede contener información adicional en forma de metadatos que no se ve, como por ejemplo: Título del documento Asunto Autor Cargo del autor Descripción Autor de la descripción Palabras clave Estado de copyright Aviso de copyright URL de la información sobre copyright, etc.

Los Metadatos son datos que están inyectados de manera oculta en cualquier archivo que se genere en un equipo informático bajo cualquier software que edite o modifique ese archivo. Los casos más comunes de metadatos los podemos encontrar en archivos de Power Point, Word, Excel, PDF, imágenes, etc..

TIPOS Y FORMATOS DE METADATOS

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TIPOS Y FORMATOS DE METADATOS

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Los autores coinciden en distinguir tres tipos de metadatos: los metadatos descriptivos, los metadatos estructurales y los metadatos administrativos.Los metadatos descriptivos son los metadatos que nos permiten el descubrimiento y la identificación. Puede incluir elementos como nombre, autor, resumen y palabras clave.Los metadatos estructurales indican cómo se colocan los documentos compuestos juntos. Por ejemplo, como los documentos están ordenados para conformar un expediente.Los metadatos administrativos proporcionan información para ayudar a gestionar un documento, cuándo y cómo fue creado, su archivo y otros aspectos de tipo técnico y quien puede tener acceso. Existen varios subconjuntos para la comprensión de los metadatos. Por ejemplo, los metadatos de gestión y los metadatos de conservación, éstos contienen información necesaria para el archivo y conservación del documento.

TIPOS Y FORMATOS DE METADATOS

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Para qué se usan?Los metadatos pueden describir los documentos en cualquier nivel de agregación. Se puede describir un documento o un conjunto de documentos. Los metadatos pueden también ser utilizados para la descripción de cualquier nivel de la gestión del documento. Por ejemplo, un registro de metadatos podría describir un informe o una versión específica de ese informe.Los metadatos pueden estar incrustados dentro del documento digital o se pueden almacenar por separado. El almacenamiento de los metadatos con el documento que describe garantiza que los metadatos no se pierdan, evita problemas de la vinculación entre los datos y los metadatos y ayuda a garantizar que éstos y el documento se actualicen juntos.Así mismo, los metadatos proporcionan la asistencia necesaria para categorizar las informaciones que están disponibles y hacer más sencilla la comunicación entre el usuario y el ordenador. Por tanto, los metadatos facilitan el trabajo clasificando y estructurando los datos disponibles.

FUNCIONES DE LOS METADATOS

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Los metadatos tienen varias funciones, entre ellas:

• Identificar y contextualizar

Los metadatos ayudan a identificar, autenticar y contextualizar documentos, personas, procesos de negocio, regulación y sus relaciones.

• Facilitar la búsqueda

Los metadatos ayudan a buscar datos más fácilmente, ya que proporcionan información para descubrir si existen datos de interés.

• Permitir el análisis

Los metadatos permiten realizar el análisis de los datos desde la propia fuente, lo que favorece la autodocumentación, la transformación y el reporting.

• Mejorar la gestión de datos

Los metadatos son de gran utilidad en estructuras híbridas para mejorar la gestión de datos de forma integrada.

• Proporcionar información para la recuperación

Los metadatos proporcionan información a los usuarios para que puedan adquirir la información que sea de su interés.

• Facilitar la transferencia

Los metadatos facilitan la información necesaria para que los usuarios hagan uso de los archivos recuperados en sus máquinas.

FUNCIONES DE LOS METADATOS

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Álvarez Sánchez, A., Peña Pimentel, M., & Priani Saisó, E., Gestores de información documental.

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Los gestores de información son programas que permiten crear una base de datos de referencias bibliográficas. Estas referencias se pueden emplear para crear las citas y la bibliografía de diferentes trabajos de información. Los datos se pueden introducir de manera manual o automática a partir de búsquedas en catálogos de bibliotecas, bases de datos, revistas electrónicas, entre otros.A lo largo de la historia, la tecnología ha permitido registrar información en distintos soportes: papel, tela, cinta magnética, entre otros. Los mencionados son soportes analógicos, pero también existen soportes digitales. Estos últimos representan una excelente opción para el trabajo humanístico cuando es necesario registrar las fuentes de información utilizadas en las investigaciones. Ante la variedad y cantidad de fuentes que se manejan, resulta indispensable contar con una herramienta capaz de almacenar todos estos datos y sus referencias.Existen herramientas digitales que nos permiten combinar tareas de investigación, conservarlas y además vincularlas entre sí. Los gestores de información permiten exportar bibliografías y referencias de distintas clases de fuentes documentales, así como notas, comentarios, citas textuales de libros, artículos, videos, blogs, manuscritos, etcétera.

GESTORES DE INFORMACIÓN

¿Qué es un Gestor Documental y Cuáles son sus Ventajas?, (2023), DRG Services & Solutions

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Un gestor documental es un sistema o espacio centralizado que permite el almacenamiento, gestión y modificación de información vital de la empresa de manera digital. Este espacio de almacenamiento permite que se pueda acceder a toda la información en cuestión de segundos, sin necesidad de buscar entre archivos y papeles como se solía hacer anteriormente.

GESTORES DE INFORMACIÓN

¿Qué es un Gestor Documental y Cuáles son sus Ventajas?, (2023), DRG Services & Solutions

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Este programa se encarga de administrar y organizar los archivos de una empresa de manera digital para hacerlos accesibles en cualquier momento. Al poder gestionar dichos documentos, se vuelve más sencillo optimizar y categorizar las información de acuerdo a los propósitos de la empresa, de esta manera se garantiza un mejor control de la información entre los miembros de la organización. Además, tener todos los archivos ordenados y accesibles en un mismo sitio vuelve más sencillo buscarlos, acceder a ellos cuando se requiera y hacer modificaciones en tiempo real. Es por esto que después de conocer que es un gestor documental, las empresas que buscan crecer y aumentar su productividad deciden implementarlo.

FUNCIONES DE LOS GESTORES DE INFORMACIÓN

European Knowledge Center for Information Technology. (2023, 29 septiembre). Programas de gestión documental: el proceso de selección de software. TIC Portal. Recuperado en 9 de septiembre de 2024 de https://www.ticportal.es/temas/sistema-gestion-documental/programas-gestion-documental

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El ciclo de vida de los documentos es un concepto de la archivística moderna que se refiere a las distintas etapas o edades por las cuales atraviesan los documentos, desde su producción en un archivo de trámite, pasando por su conservación temporal o precaucional dentro de un archivo de concentración, hasta conservarlo, eliminarlo o seleccionarlo para una custodia definitiva dentro del archivo histórico.En el caso del ciclo de vida de un documento electronico va desde su fase de producción, pasando por su fase de tramitación, hasta llegar a la fase de archivo. Es decir, primero se tramita, luego se añade a un gestor de documentos electrónicos y posteriormente al archivo de dicho gestor.Ejemplos de documentos y su ciclo de vida Para entender mejor qué es ciclo de vida de un documento, aquí tienes unos ejemplos: Emails Los emails se generan y luego se clasifican en función de unos parámetros determinados que tiene que establecer tu empresa, ya sea por cliente, por fecha, o por contenido, entre otras formas de ordenarlos. Para ello, puedes utilizar un sistema de gestión documental en tu correo electrónico. El ciclo de vida de los emails varía según su procedencia y su relevancia.

CICLO DE VIDA DEL DOCUMENTO EN EL ÁMBITO ELECTRÓNICO

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1. Ciclo de Vida de los Documentos, UNAM, SUAyED
2. Ciclo de vida de un documento, Destrucción confidencial

El ciclo de vida de los documentos es un concepto de la archivística moderna que se refiere a las distintas etapas o edades por las cuales atraviesan los documentos, desde su producción en un archivo de trámite, pasando por su conservación temporal o precaucional dentro de un archivo de concentración, hasta conservarlo, eliminarlo o seleccionarlo para una custodia definitiva dentro del archivo histórico.El ciclo de vida de un documento electronico va desde su fase de producción, pasando por su fase de tramitación, hasta llegar a la fase de archivo. Es decir, primero se tramita, luego se añade a un gestor de documentos electrónicos y posteriormente al archivo de dicho gestor.

CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS EN EL ÁMBITO ELECTRÓNICO

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La gestión de documentos es una metodología integral para planear, dirigir ycontrolar la producción, la organización, la circulación y el uso de los documentos a lo largo de su ciclo institucional de vida, atendiendo a una mayor economía y racionalización de los recursos operativos y las estructuras archivísticas.Al analizar la definición anterior puede afirmarse lo siguiente:

• Primero, que la gestión de documentos tiene un carácter integral, esto es, que no se centra exclusivamente en el almacenamiento y resguardo de documentos en un depósito de archivo, ni solamente en la capacitación del personal o la introducción de tecnología, como elementos aislados, para la solución de los problemas que prevalecen en los archivos, sino que los enfoca integralmente, para actuar sobre ellos, sobre sus procesos e instrumentos, sobre sus recursos, tecnología y las estructuras que conforman, a lo largo del ciclo vital, a los sistemas institucionales de archivos.

GESTIÓN DE DOCUMENTOS

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• Segundo, que la gestión de documentos, en virtud precisamente de ese enfoque integral, debe planificarse, dado que el desarrollo de los archivos, en la medida en que pone en juego múltiples factores exógenos, propios del entorno organizacional en el que se encuentran, debe evaluarse, dirigirse y controlarse estratégicamente.

• Tercero, que tanto los recursos, humanos, materiales, espacios, equipos, y tecnología, así como las estructuras archivísticas, de trámite, concentración e histórico, deben manejarse con arreglo a su máximo aprovechamiento y productividad, como sistema neurálgico de información de las instituciones.

La gestión de documentos se ejecuta entonces a través de procesos técnicos en los que están involucrados también otros conceptos que conviene reconocer, pues su cabal comprensión resulta esencial para el ejercicio de buenas prácticas de archivo.

GESTIÓN DE DOCUMENTOS

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Ramírez Deleón, J., (2019), Gestión de Documentos y Administración de Archivos

La gestión de documentos va más allá de la “archivación”, el resguardo o la custodia de los mismos en un depósito de archivo. Conviene destacar que “archivar documentos” incluye la ejecución de tres de los principales procesos de gestión documental, como la clasificación, la ordenación y la descripción de documentos, también se centra en la ejecución de otros procesos que anteceden a la archivación, y otros más que se ejecutan posteriormente a esta. La producción de documentos y su integración como información archivística significativa, anteceden a su clasificación, ordenación y descripción, mientras que el acceso a la información contenida en los archivos, así como su valoración, conservación y preservación como memoria histórica, se ejecutan de manera posterior a la archivación de documentos, como puedeobservarse en la gráfica siguiente:

GESTIÓN DE DOCUMENTOS

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GESTIÓN DE DOCUMENTOS

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La Gestión electrónica de documentos se refiere a la utilización de las herramientas informáticas y el aprovechamiento de los medios tecnológicos para facilitar la organización de la documentación y sobre todo su acceso y difusión, la gestión electrónica de documentos no solo comprende el soporte de los documentos si no su gestión a través de medios electrónicos.La Gestión Electrónica (GE) hace referencia al uso de las tecnologías para la gestión de recursos, siendo la tecnología y los dispositivos electrónicos el medio para la gestión de procesos y procedimientos, la gestión electrónica se encuentra presente en diferentes campos ya que por sus características se puede aplicar articuladamente en distintas áreas.La implementación exitosa de sistemas de información permiten el adecuado manejo de documentación en soporte digital, dependen de una serie de procesos que facilitan la identificación de necesidades de las organizaciones y las acciones a realizar para garantizar la satisfacción de dichas necesidades en la mayor medida posible, Camarero explica las principales actividades para su implantación, inicia con la toma de datos sobre la situación de partida y el análisis, luego identifica las opciones funcionales y/o tecnológicas para el tratamiento de los fondos documentales considerados, así mismo el diseño de aplicaciones de gestión documental (datos, textos, imágenes, sonido, vídeo, etc...) (1997).

GESTIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS

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Los sistemas de gestión documental electrónica son herramientas que permiten organizar, almacenar y gestionar documentos de forma digital.Las tecnologías de la información y las telecomunicaciones, están introduciendo nuevas prácticas yformas de gestionar los documentos y se han vuelto una herramienta fundamental para el acceso, consulta, transparencia, optimización y disponibilidad de la información. Sin embargo, es necesario establecer políticas claras acerca de la producción, distribución, consulta, retención, almacenamiento,preservación y disposición final, pues cada decisión asociada al tratamiento de dichos documentos tendrá efectos sobre el patrimonio documental.La industria ha ido evolucionando, las tecnologías han madurado y a través de este proceso de maduración se han incorporado nuevos conceptos y acrónimos, cada uno con distintos propósitos y significados.El principio clave a considerar al utilizarlos es que, independientemente de si la información electrónica es un “documento”, un “documento de archivo”, un “dato” o “contenido”, la concepción de la información es la misma, es “electrónica” y debe ser gestionada por al menos un componente tecnológico.

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA

Guía de Implementación de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA (2017)

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La razón de que estos términos cambien constantemente obedece a que muchos proveedores, firmas de marketing, la industria en general, analistas y consultores consideran que es más fácil incorporar un nuevo concepto para describir una nueva variante de las tecnologías básicas que se producen, es decir una moda.Dentro de los términos referentes a sistemas de información asociados al control y gestión de documentos se han identificado:

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA

Guía de Implementación de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA (2017)

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Según Noonan, un Sistema Electrónico de Gestión de Documentos (EDMS, por sus siglas en inglés), esun sistema de software que controla y organiza los documentos en toda la organización, independientemente de que se hayan declarado como documentos electrónicos.Un EDMS normalmente incluye:

• Creación y captura de contenido y documentos.
• Indexación, acceso, almacenamiento, y recuperación de contenidos y documentos.
• Edición y revisión de contenidos y documentos.
• Procesamiento de imágenes.
• Flujo de trabajo de documentos / gestión de procesos empresariales (BPM).
• Distribución de documentos.
• Repositorios de documentos.

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA

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Guía de Implementación de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA (2017)

Los EDMS son herramientas que facilitan la creación, edición, modificación y la distribución de documentos electrónicos generados como resultado de la gestión operativa de una unidad organizativa en una entidad, en donde pueden conservarse distintas versiones de un mismo documento y almacenar documentación de apoyo que se considere pertinente para la tramitación. Se puede concluir entonces que los EDMS manejan documentos que hacen parte de archivos de gestión que pueden cambiar como resultado del trabajo diario.

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA

Las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) han transformado profundamente el manejo, almacenamiento y acceso a los archivos. En el ámbito de la gestión documental, las TIC han permitido la digitalización y automatización de procesos, haciendo que los archivos sean más accesibles, organizados y fáciles de conservar a lo largo del tiempo. Actualmente ningún profesional de la información y la documentación puede desligar el ejercicio de su profesión de la utilización de herramientas tecnológicas de informática y telecomunicaciones. Y para lograr la preservación de los documentos de archivo, sera primordial que las entidades públicas contemplen en su “Plan de conservación de los documentos y de la información archivística”, las estrategias y acciones relacionadas con la preservación digital a fin de asegurar la estabilidad de los soportes digitales para la utilización de los documentos de archivo y de la información que contienen a corto, mediano y largo plazo, así como cuidar y prevenir los riesgos que pudieran afectarlos durante su ciclo de vida.Para estar en posibilidades de lograr una correcta gestión electrónica de los documentos los archivistas requieren de formación tecnologica. Esta formación debe estar compuesta al menos por tres componentes: la comprensión de cómo funcionan las herramientas, la destreza en el manejo de las mismas (cuando se ha manejado uno o dos sistemas es fácil utilizar otro) y el conocimiento de las novedades que día a día van apareciendo y que pueden ayudar a mejorar nuestro sistema.

CONCLUSIONES

• Definición de documento electrónico, Real Acedmia Española, https://dpej.rae.es/lema/documento-electr%C3%B3nico
• Documento de archivo electrónico, Comisión de la Verdad, https://web.comisiondelaverdad.co/transparencia/informacion-de-interes/glosario/documento-electronico-de-archivo
• Gutiérrez J., FOCA: herramienta para encontrar metadatos en documentos, https://ciberpatrulla.com/foca-metadatos/
• Raventós Pajares, P. (2009), Los metadatos: qué son y para que sirven, Revista d’Arxius, nº 8, https://arxiversvalencians.org/wp-content/uploads/2020/04/revista2009_raventos.pdf
• Conceptos basicos de metadatos, Biblioteca de la Universidad de Texas, https://guides.lib.utexas.edu/metadata-basics/key-concepts
• Álvarez Sánchez, A., Peña Pimentel, M., & Priani Saisó, E., Gestores de información documental, Recursos, herramientas y aplicaciones digitales
• para la investigación en humanidades UNAM, https://lumen.uv.mx/recursoseducativos/investigacion-humanidades/pdf/tema1.pdf
• ¿Qué es un Gestor Documental y Cuáles son sus Ventajas?, (2023), DRG Services & Solutions, https://www.drg.mx/que-es-un-gestor-documental/
• European Knowledge Center for Information Technology. (2023, 29 septiembre). Programas de gestión documental: el proceso de selección de software. TIC Portal. Recuperado en 9 de septiembre de 2024 de https://www.ticportal.es/temas/sistema-gestion-documental/programas-gestion-documental

Bibliografía

• Ciclo de Vida de los Documentos, UNAM, SUAyED, https://repositorio-uapa.cuaieed.unam.mx/repositorio/moodle/pluginfile.php/2463/mod_resource/content/10/UAPA-Ciclo-Vida-Documentos/index.html
• Ciclo de vida de un documento, Destrucción confidencial, https://abdc.es/blog/ciclo-de-vida-de-un-documento/#:~:text=El%20ciclo%20de%20vida%20de%20un%20documento%20electronico%20va%20desde,al%20archivo%20de%20dicho%20gestor.
• Ramírez Deleón, J., (2019), Gestión de Documentos y Administración de Archivos, Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI)
• Guía de Implementación de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA (2017), Archivo General de Nación de Colombia, https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recursos/Publicacionees/ImplementacionSGDEA.pdf
• La gestión documental electrónica, Gobierno del Estado de México, https://agemex.edomex.gob.mx/Documento/Visualizar/profesionalizacion-webinars/gestion_documental_electronica.pdf
• Bustelo Ruesta, C., (1997), Los sistemas de gestión electrónica de la documentación y la teoría del ciclo vital de los documentos en las organizaciones

Bibliografía