INTRODUCCION A LA ADMINISTRACIÓN 1

Introducción a la

Administración

La Administración, el Administrador, Teorías y Conceptos.

Habilidades de gestión.

Una de las cosas de mayor impacto que puedes hacer como gerente es brindarle a tu equipo el contexto para que entiendan por qué su trabajo es importante. Investigaciones muestran que cuando los equipos tienen claro de qué manera sus contribuciones influyen en los objetivos de la organización, su nivel de compromiso se duplica. Desafortunadamente, solo el 26 % de los empleados tiene una comprensión clara de cómo su trabajo individual se relaciona con los objetivos de la empresa y solo el 16 % siente que su empresa es eficaz a la hora de establecer y comunicar estos objetivos. Saber por qué ciertos pasos y tareas son importantes para impulsar una estrategia, crear un producto o hacer crecer a tu organización ayudará a que tu equipo se sienta valorado. Pero eso no es todo: estudios recientes muestra que los equipos que perciben que su trabajo es significativo se esfuerzan más para llevarlo a cabo, existen menos probabilidades de que se ausenten por enfermedad y están más abiertos a participar en capacitaciones y otros tipos de actividades para impulsar el rendimiento individual y el de la organización.

Al aclarar cuáles son los objetivos de tu equipo, les permites ver cómo su trabajo se alinea con los objetivos de la organización. Compartir esta información ayuda a motivar a los miembros de tu equipo a hacer el mejor trabajo posible porque comprenden cómo están contribuyendo al panorama general. Además de los objetivos del proyecto, también debes tener en cuenta tus metas personales y las de tus compañeros de equipo. Tómate el tiempo para crear o actualizar tu plan de desarrollo profesional y anima a tu equipo a hacer lo mismo. Consejo profesional: Usa una herramienta de seguimiento de objetivos para ayudar a tu equipo a visualizar de forma eficaz de qué manera su trabajo individual y diario contribuye a los objetivos del equipo y la organización. Una cosa es comprender los objetivos a nivel conceptual, pero otra muy diferente es ver cómo esa conexión cobra vida.

Alinear los objetivos de tu equipo con los de la empresa le aporta significado al trabajo de tu equipo y, en última instancia, impulsa la productividad, pero ¿cómo puedes lograrlo? Las investigaciones revelan que conectarte socialmente con tus compañeros de equipo es el principal factor para hacer que los equipos sientan que su trabajo tiene significado. Crear una cultura corporativa inclusiva y positiva requiere tiempo y esfuerzo. Sin embargo, el trabajo que dediques a generar este entorno dará sus frutos cuando veas que tus compañeros de equipo están motivados y comprometidos. Si tu equipo se interesa por el bienestar de sus miembros y por crear un buen trabajo, esto también eleva la calidad del producto final. Entonces, ¿cómo se fomenta un entorno inclusivo?

La respuesta está asociada al nivel de tu inteligencia emocional. Esta habilidad blanda juega un papel importante a la hora de generar un entorno de trabajo inclusivo. Desarrollar tu inteligencia emocional propicia una mejor colaboración, relaciones interpersonales más sólidas y una mejor comunicación. A continuación, compartimos cómo puedes desarrollar y utilizar tu inteligencia emocional en el trabajo:• Conversa de forma abierta y activa con tus compañeros de equipo sobre cómo se sienten con respecto al trabajo y al equipo. • Implementa un tiempo para tener conversaciones y brindar comentarios, y de esa forma crear una sensación de seguridad. • Ayuda a que tus compañeros de equipo se sientan empoderados reconociendo sus ideas y su trabajo. • Reconoce las cualidades únicas de cada miembro del equipo y asegúrate de que cada uno se sienta lo suficientemente cómodo como para expresarse. • Define normas grupales que alienten a todo el equipo a practicar la inclusión.

Consejo profesional: Recuerda que generar un entorno inclusivo es un proceso continuo. Parte de hacer esto implica establecer y verbalizar las normas del grupo para que tu equipo pueda seguir tu ejemplo, pero el esfuerzo continuo es lo que hará que el equipo se sienta cómodo y se maneje con honestidad mutua. Si tu organización ofrece capacitaciones sobre sinergia de los equipos o resolución de conflictos, ¡asegúrate de participar y seguir aprendiendo!.

La microgestión se da cuando intentas controlar cada parte de un proyecto. Ser la persona responsable del éxito de un proyecto y no intentar estar en todas partes a la vez es algo realmente complicado. Pero si comprendes que sentir esa preocupación es algo que puede pasarte, habrás dado el primer paso para evitar la microgestión. La microgestión puede hacer que tanto tú como los miembros de tu equipo experimenten lo siguiente: • Disminución de la confianza • Mayor fastidio • Falta de fe en las habilidades de tu equipo (y en las tuyas también) • Agotamiento • Menos probabilidad de ver el panorama general • Errores que no puedes corregir con objetividad

Para evitar la microgestión, practica delegar responsabilidades entre los miembros de tu equipo. Para delegar de manera efectiva, debes comprender las fortalezas y debilidades de tu equipo. Trata de delegar de una manera que favorezca las fortalezas de los miembros de tu equipo y tus objetivos. Si puedes alinear tus intereses con los del equipo, les resultará más fácil realizar sus tareas con éxito. Por otro lado, recuerda que los miembros del equipo no siempre harán las cosas exactamente como tú. A veces, esto significa que pueden fallar. Parte de la razón por la que tu función existe es para identificar problemas desde el principio y apoyar a tu equipo para que puedan tener éxito a largo plazo. Sé paciente con los miembros de tu equipo si cometen errores y anímalos a hacer preguntas. Ten en cuenta que un buen gerente también es un buen entrenador. Cada vez que algo no sale de acuerdo al plan es una oportunidad de aprendizaje para tu compañero de equipo y una oportunidad de crecimiento para ti como su gerente. Consejo profesional: Aunque supervisar cada detalle no debería ser tu responsabilidad, comprende que hay algunas tareas que no se pueden delegar. En esas tareas, es necesario intervenir y tomar la iniciativa.

La mayoría de las veces, un error en un proyecto se reduce a un error de comunicación más que a un problema de rendimiento. Como resultado, la comunicación efectiva es vital, tanto para realizar las tareas como para elevar la moral del equipo. Dado que el trabajo remoto se ha vuelto más común, la comunicación en el lugar de trabajo se ha extendido a más canales que antes. Para optimizar el uso de estos canales, crea un plan de comunicación para tu equipo. Este plan define para qué se deben usar tus diferentes canales de comunicación y se convierte en el punto central de tu equipo con respecto a la estrategia de comunicación del proyecto.

Este es un ejemplo de cómo debe ser tu plan de comunicación: • Usa Slack para las actualizaciones diarias sincrónicas, las preguntas rápidas o los chats grupales para fortalecer los vínculos del equipo. • Usa Zoom para las reuniones o presentaciones individuales. • Envía emails para comunicarte con socios o participantes externos. • Usa Asana para comunicarte de forma asincrónica sobre el trabajo, programar tareas y dar seguimiento al progreso. Consejo profesional: Es importante comprender cómo se comunica tu equipo, tanto individualmente como en conjunto. Para evaluar si te estás comunicando de manera eficaz, solicita que te hagan comentarios. Los comentarios y las revisiones de desempeño son excelentes formas de iniciar un diálogo abierto sobre cómo puedes convertirte en un mejor gerente para los miembros de tu equipo.

Un software de colaboración puede ser increíblemente útil para mejorar la productividad y el rendimiento de tu equipo. Por ejemplo, alrededor del 80 % de los usuarios de Asana manifiestan que sus equipos tienen mayor claridad y mayor responsabilidad. El software que implementes permitirá que tu equipo defina claramente el plan, el proceso y el progreso del trabajo. El software colaborativo también posibilitará lo siguiente: • Tener una ubicación centralizada para las tareas importantes de manera que cada miembro pueda mantenerse actualizado con respecto al progreso del proyecto en su conjunto. • Lograr visibilidad en todo el equipo, lo que permite que cada miembro comprenda por qué su tarea debe realizarse de una manera determinada o en un momento determinado. • Gestión del tiempo: al optimizar y centralizar el trabajo, la lluvia de ideas se convierte en conceptos completamente formados de manera más rápida. Puedes dedicar tu energía a descubrir cómo mejorar la calidad del trabajo, en lugar de explicar y delegar tareas a nivel individual. Consejo profesional: El software colaborativo no es un reemplazo total para todas las comunicaciones en el lugar de trabajo. En cambio, está pensado como una herramienta complementaria para agilizar el proceso de trabajo. Intenta seguir poniéndote en contacto con cada miembro de tu equipo y también con todos como grupo para darles seguimiento.

Un aspecto clave de la gestión de equipos que a menudo se pasa por alto es la capacidad de escuchar. Escuchar es una habilidad que te permitirá maximizar las capacidades de tu equipo. Algunos de los beneficios comprobados que un gerente con esta habilidad blanda puede aportar a su equipo son una mejor comunicación, un impulso en la colaboración, un nivel de conexión más profundo con los compañeros de equipo y un mayor nivel de confianza. Hay cuatro tipos de escucha: empática, apreciativa, comprensiva y crítica. Para ser un buen gerente, concéntrate en una rama de la escucha empática llamada escucha activa. Escuchar de manera activa significa hacerlo con la intención de comprender completamente lo que dice la otra persona. Como oyente activo, trata de no preocuparte por tus propios pensamientos o respuestas; en cambio, prioriza la comprensión en tus respuestas. Haz preguntas abiertas para comprender de manera más profunda de lo que está hablando tu compañero de equipo, parafrasea o resume para asegurarte de que comprendes completamente lo que se dice y evita las distracciones o realizar varias tareas al mismo tiempo. Consejo profesional: Practicar una mejor escucha activa también puede ayudarte a ser más eficaz en la resolución de conflictos. Además de parafrasear y resumir lo que tu compañero de equipo te está diciendo, puedes agregar algo a la conversación usando declaraciones en primera persona. El uso de declaraciones en primera persona es una excelente manera de centrar la declaración en tu propia experiencia. Por ejemplo, podrías decir “Me pareció que mis comentarios de esta mañana no fueron asimilados” en lugar de “No me escuchaste”.

Un componente clave para construir una cultura corporativa sólida es confiar en tu equipo. La cultura organizacional del trabajo es un aspecto básico de un equipo exitoso y, a mayor escala, de una empresa exitosa. La buena cultura empresarial impulsa la motivación y aumenta las tasas de retención de los empleados. También es bueno para la moral, lo que aumenta la productividad y el bienestar. Para demostrarle a tu equipo que confías en ellos, delega responsabilidades y haz que los procesos de trabajo sean colaborativos. Ponte en contacto con ellos y pídeles comentarios, tanto sobre tu desempeño como sobre el éxito del proyecto. El saber que valoras su opinión fortalecerá su confianza en ti. Consejo profesional: Demuestra que deseas lo mejor para tu equipo dándole prioridad a sus aspiraciones cuando sea posible y asumiendo la responsabilidad cuando te equivoques. Una forma de demostrarle a tu equipo que te preocupas por su crecimiento es apoyarlos en la creación de planes de desarrollo profesional. Este documento es perfecto para definir objetivos profesionales y asumir la responsabilidad.

Como gerente, serás responsable de la toma de decisiones que afecte a todo el equipo. Intenta informar tus decisiones a tu equipo lo antes posible. Dale tiempo a tu equipo para procesar y reaccionar, especialmente si tus decisiones afectarán su trabajo. También debes estar preparado para ofrecer explicaciones y contexto para tus decisiones. El equipo valorará tu transparencia y es fundamental para generar confianza. Cuando otros evalúen a tu equipo, es posible que encuentren errores en el trabajo. Debido a que tú eres responsable de supervisar el trabajo de tu equipo, debes estar listo para asumir la responsabilidad. Además, si crees que alguien está criticando injustamente a tu equipo o que no tiene todo el contexto con respecto al trabajo, siempre debes abordarlo. Consejo profesional: Un buen gerente defiende a su equipo. Eres la persona que representa a tu equipo y su trabajo. Si las cosas no salen según lo planeado, tu defensa generará el tipo de confianza que quieres que exista entre tus compañeros de equipo y tú.

Para gestionar a tu equipo de manera efectiva, debes tener confianza. Ser un gerente seguro marca la pauta para el equipo y hace que sea más probable que sigan tu ejemplo. Incluso si eres un gerente nuevo y no tienes experiencia, puedes tener confianza en tus decisiones y tus habilidades. Para generar confianza, identifica tus fortalezas y lleva un registro de tus éxitos. Si hay períodos en los que te sientes menos seguro, puedes darte un impulso al recordar tus éxitos pasados. También es útil reconocer cuando te encuentras en una situación complicada. Cuando finalmente la superes, felicítate a ti mismo. Puedes usar esa situación complicada como un impulso de confianza (y experiencia) para el futuro. Consejo profesional: También debes encontrar formas de demostrar que confías en las habilidades del equipo. Ofrece orientación si es necesario, pero demuestra que tienes fe en sus habilidades confiándoles tareas importantes. La confianza es un gran impulso para la moral del equipo.

Una buena gestión producirá grandes resultados, pero también trata de programar algo de tiempo para realizar actividades divertidas. Tener ejercicios para fortalecer al equipo con regularidad no solo es un descanso divertido, también es una gran oportunidad para que tu equipo cree vínculos más fuertes. Puedes alegrarles el día a todos con una breve actividad para romper el hielo antes de una llamada o programar un día completo de actividades para fortalecer al equipo. Ya sea que organices estas actividades tú mismo, que contrates a un profesional para que aporte algo diferente o lleves a tu equipo a un lugar divertido (como una sala de escape o un taller fuera de la oficina), el fortalecimiento del equipo puede aumentar la confianza y fomentar la colaboración entre los miembros del equipo. Y todos sabemos que un equipo que colabora bien también se desempeñará mejor en el trabajo. Consejo profesional: Programa tus actividades de fortalecimiento del equipo durante las horas de trabajo; no importa cuánto le guste su trabajo a tu equipo, incluso las actividades laborales divertidas no deberían interferir con el tiempo libre.