
MÓDULO 1 _ Introdução aos conceitos
Fernanda Campos
Created on September 5, 2024
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MÓDULO 1
Introdução à Gestão Documental
Introdução aos conceitos
Início
7. Créditos
6. Benefícios da gestão documental
5. Gestão documental
4. Ciclo de vida do documento
3. O que é um arquivo?
2. Introdução
1. Orientações de navegação
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Índice
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1. Orientações de navegação
SEM GESTÃO DA INFORMAÇÃO, NÃO HÁ GESTÃO DA QUALIDADE.
2. Introdução
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Introdução
Imprescindível a valorização e reconhecimento dos sistemas de arquivo, entendidos como parte fundamental de um sistema integrado de informação organizacional, que se encontram associados a inovadores projetos de modernização administrativa, tendo em vista a obtenção da certificação de qualidade.
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Introdução
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A sua premissa é a satisfação dos clientes, conhecer as suas necessidades para melhorar os produtos e adequá-los às suas expectativas.
Conceito evolutivo, relacionado com os próprios valores e padrões que o cidadão espera do “produto” recebido e que sintetiza um conjunto de técnicas orientadas para uma nova filosofia de gestão.
Qualidade: o que é?
Introdução
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- Racionalização dos circuitos documentais.
- Agir preventivamente sobre a produção documental, num esforço de redução do seu volume.
- Identificar os pontos fracos (disfunções).
- Apresentar propostas de melhoria, tendo em vista a modernização e simplificação dos processos e procedimentos.
Modernização administrativa
Pressupõe o reconhecimento sistémico da função arquivo e da integração do arquivista nos processos de mudança. Cabe a este profissional:
Introdução
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Análise do Circuito documental
Conhecer a organização
Classificação de processos
Coincidência com técnicas e métodos da gestão documental
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Metodologias da qualidade
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Local destinado à conservação e guarda de documentos devidamente classificados e ordenados.
Como unidade de serviço administrativo especializado, cuja missão consiste em receber, classificar, guardar e emprestar documentos.
Conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data, a sua forma, o seu suporte material, elaborados ou recebidos por um organismo público ou privado, em função da sua atividades e conservados para efeitos administrativos.
3. O que é um arquivo?
O que é um arquivo?
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Finalidades e funções do arquivo:
1. Servir a administração que o produziu. 2. Servir de base ao conhecimento da história da entidade que os gerou.
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“Tempo de vida” do documento contado a partir da sua produção e do encerramento do ato, ação ou facto que motivou a sua produção e da frequência do seu uso. Esta distinção decorre assim da frequência de consulta da documentação dentro de uma determinada organização.
Teoria das Três Idades
4. Ciclo de vida do documento
Ciclo de vida do documento
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Correntes
Conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e que se conservam junto aos organismos produtores dada a sua importância e frequência de uso.
Arquivos Ativos
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Intermédios
Documentação ainda útil na vida das instituições, sendo ocasionalmente consultada e utilizada pelo organismo produtor no exercício das suas funções.
Arquivos Semi-ativos
Históricos
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A documentação deixa de ser utilizada pela entidade produtora no âmbito dos fins que motivaram a sua criação. Deve por isso ser eliminada, a menos que possuam valor secundário (histórico, científico, etc.) que justifique a sua conservação permanente.
Arquivos Inativos
Teoria das Três Idades
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Gestão documental
Implementação de um conjunto de medidas que visam a racionalização e eficácia na constituição, avaliação, organização, conservação e comunicação de documentos.
Conceito que devolve à Arquivística a sua verdadeira missão: organizar e gerir TODA a documentação produzida ou recebida por uma entidade no exercício da sua atividade e conservada a título de prova ou informação, independentemente da sua data, formato ou suportes originais.
Record Management
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5. Gestão documental
Gestão documental
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Conjunto de tarefas e procedimentos orientados para obter maior eficácia e economia na exploração e aproveitamento documental.
Do ponto de vista arquivístico, Gestão Documental (GD) é mais do que uma aplicação ou ferramenta de natureza tecnológica:
Associada às aplicações informáticas oferecidas pelo mercado das novas tecnologias, apresentadas como soluções de gestão da correspondência e expediente administrativo.
Gestão documental
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Arquivos
- Cumprimento das exigência legais.
- Garante da qualidade e pertinência da informação contida nos documentos.
- Promotor da cultura e da competitividade organizacional.
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Recuperação ágil e exaustiva da informação antiga .
Circulação eficiente do fluxo informacional atual.
Recolha prospetiva de informação válida no futuro.
Necessidade de um sistema de informação assente em três variáveis:
A importância da gestão documental
Gestão documental
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Elemento estruturante de qualquer serviço, orienta na produção e na organização intelectual da informação.Permite uma organização dos documentos e sua recuperação através de critérios temáticos, orgânicos e/ou funcionais, dotando o arquivo de uma estrutura lógica, funcional e transparente. Agrupa logicamente as funções, os assuntos e a documentação que lhe está associada, constituindo classes significativas.
Plano de Classificação
Mas como operacionalizar? Através de um
Gestão documental
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O desenhar do circuito documental exige um conhecimento profundo da instituição, visto que o seu principal objetivo será racionalizar e reduzir o percurso dos documentos dentro da organização.Cada processo, cada procedimento administrativo possui a sua tramitação própria, um circuito documental específico, próprio da sua tipologia. Será todo o percurso efetuado pelos documentos desde a sua produção/receção até alcançarem o seu destino final.
Circuito documental
E da clara definição de um
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Preservar a memória organizacional.
Estabelecer a identidade da entidade.
Satisfazer os requisitos legais e regulamentares (proteção e suporte em caso de litígio).
Constituir uma fonte de informação sobre as actividades organizacionais de apoio à decisão.
Benefícios essenciais para as organizações
6. Benefícios essenciais para as organizações
Benefícios essenciais para as organizações
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Documentação como fonte de informações e elemento identitário das organizações
O grau de desenvolvimento de uma entidade pode ser avaliado pela qualidade da informação disponível, pela forma como está organizada e pelo seu fluxo no seu seio.
Designer instrucional: Fernanda Campos
Creative Commons License Módulo 1: Introdução aos conceitos by Tatiana Sanches is licensed under a Creative Commons Attribution NonCommercial 4.0 International License. Atualização: Setembro de 2024
8. Créditos