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MÓDULO 1

Introdução à Gestão Documental

Introdução aos conceitos

Início

7. Créditos

6. Benefícios da gestão documental

5. Gestão documental

4. Ciclo de vida do documento

3. O que é um arquivo?

2. Introdução

1. Orientações de navegação

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Índice

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1. Orientações de navegação

SEM GESTÃO DA INFORMAÇÃO, NÃO HÁ GESTÃO DA QUALIDADE.​

2. Introdução

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Introdução

Imprescindível a valorização e reconhecimento dos sistemas de arquivo, entendidos como parte fundamental de um sistema integrado de informação organizacional, que se encontram associados a inovadores projetos de modernização administrativa, tendo em vista a obtenção da certificação de qualidade.​

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Introdução

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A sua premissa é a satisfação dos clientes, conhecer as suas necessidades para melhorar os produtos e adequá-los às suas expectativas.

Conceito evolutivo, relacionado com os próprios valores e padrões que o cidadão espera do “produto” recebido e que sintetiza um conjunto de técnicas orientadas para uma nova filosofia de gestão.

Qualidade: o que é?

Introdução

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Document Management Stock photos by Vecteezy

  • Racionalização dos circuitos documentais​.
  • Agir preventivamente sobre a produção documental, num esforço de redução do seu volume.
  • ​ Identificar os pontos fracos (disfunções)​.
  • Apresentar propostas de melhoria, tendo em vista a modernização e simplificação dos processos e procedimentos.

Modernização administrativa

Pressupõe o reconhecimento sistémico da função arquivo e da integração do arquivista nos processos de mudança. Cabe a este profissional:

Introdução

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Análise do Circuito documental

Conhecer a organização

Classificação de processos

Coincidência com técnicas e métodos da gestão documental

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Metodologias da qualidade

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Local destinado à conservação e guarda de documentos devidamente classificados e ordenados.

Como unidade de serviço administrativo especializado, cuja missão consiste em receber, classificar, guardar e emprestar documentos.

Conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data, a sua forma, o seu suporte material, elaborados ou recebidos por um organismo público ou privado, em função da sua atividades e conservados para efeitos administrativos.

3. O que é um arquivo?

O que é um arquivo?

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Finalidades e funções do arquivo:

1. Servir a administração que o produziu.​ 2. Servir de base ao conhecimento da história da entidade que os gerou.

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“Tempo de vida” do documento contado a partir da sua produção e do encerramento do ato, ação ou facto que motivou a sua produção e da frequência do seu uso.​ Esta distinção decorre assim da frequência de consulta da documentação dentro de uma determinada organização.

Teoria das Três Idades

4. Ciclo de vida do documento

Ciclo de vida do documento

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Correntes

Conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e que se conservam junto aos organismos produtores dada a sua importância e frequência de uso.

Arquivos Ativos

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Intermédios

Documentação ainda útil na vida das instituições, sendo ocasionalmente consultada e utilizada pelo organismo produtor no exercício das suas funções.

Arquivos Semi-ativos

Históricos

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A documentação deixa de ser utilizada pela entidade produtora no âmbito dos fins que motivaram a sua criação. Deve por isso ser eliminada, a menos que possuam valor secundário (histórico, científico, etc.) que justifique a sua conservação permanente.

Arquivos Inativos

Teoria das Três Idades

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Gestão documental

Implementação de um conjunto de medidas que visam a racionalização e eficácia na constituição, avaliação, organização, conservação e comunicação de documentos.

Conceito que devolve à Arquivística a sua verdadeira missão: organizar e gerir TODA a documentação produzida ou recebida por uma entidade no exercício da sua atividade e conservada a título de prova ou informação, independentemente da sua data, formato ou suportes originais.

Record Management

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5. Gestão documental

Gestão documental

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Conjunto de tarefas e procedimentos orientados para obter maior eficácia e economia na exploração e aproveitamento documental.

Do ponto de vista arquivístico, Gestão Documental (GD) é mais do que uma aplicação ou ferramenta de natureza tecnológica:

Associada às aplicações informáticas oferecidas pelo mercado das novas tecnologias, apresentadas como soluções de gestão da correspondência e expediente administrativo.

Gestão documental

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Arquivos

  • Cumprimento das exigência legais.
  • ​ Garante da qualidade e pertinência da informação contida nos documentos​.
  • Promotor da cultura e da competitividade organizacional.

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Recuperação ágil e exaustiva da informação antiga​ ​.

Circulação eficiente do fluxo informacional atual​.

Recolha prospetiva de informação válida no futuro.

Necessidade de um sistema de informação assente em três variáveis:

A importância da gestão documental

Gestão documental

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Elemento estruturante de qualquer serviço, orienta na produção e na organização intelectual da informação.​Permite uma organização dos documentos e sua recuperação através de critérios temáticos, orgânicos e/ou funcionais, dotando o arquivo de uma estrutura lógica, funcional e transparente.​ Agrupa logicamente as funções, os assuntos e a documentação que lhe está associada, constituindo classes significativas.

Plano de Classificação

Mas como operacionalizar? Através de um​

Gestão documental

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O desenhar do circuito documental exige um conhecimento profundo da instituição, visto que o seu principal objetivo será racionalizar e reduzir o percurso dos documentos dentro da organização.​Cada processo, cada procedimento administrativo possui a sua tramitação própria, um circuito documental específico, próprio da sua tipologia.​ Será todo o percurso efetuado pelos documentos desde a sua produção/receção até alcançarem o seu destino final.

Circuito documental

E da clara definição de um

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Preservar a memória organizacional.

Estabelecer a identidade da entidade.

Satisfazer os requisitos legais e regulamentares (proteção​ e suporte em caso de litígio).

Constituir uma fonte de informação sobre as actividades​ organizacionais de apoio à decisão.

Benefícios essenciais para as organizações

6. Benefícios essenciais para as organizações

Benefícios essenciais para as organizações

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Documentação como fonte de informações e elemento identitário das organizações

O grau de desenvolvimento de uma entidade pode ser avaliado pela qualidade da informação disponível, pela forma como está organizada e pelo seu fluxo no seu seio.

Designer instrucional: Fernanda Campos

Creative Commons License Módulo 1: Introdução aos conceitos by Tatiana Sanches is licensed under a Creative Commons Attribution NonCommercial 4.0 International License. Atualização: Setembro de 2024

8. Créditos