planeacion y produccion

Proceso y definiciones de "Sistema de gestion documental"

Planeacion y produccion

Referencias

Conclusiones

Desarrollo

Objetivos

Introducción

Índice

La produccion son actividades realizadas en el archivo de acuerdo a las normatividades que se practiquen para hacer una correcta guarda de archivos

produccion

planeacion

+ INFO

¿En que consiste la planeación y la producción ?

La planeacion se basa en armar un proyecto con la metodologia de PMI, que es basicamente los resultados de las actividades programadas

Introducción

planeacion

01

- PINAR: permite agrupar la planeación,seguimiento e implementación de aspectos relevantes de los procesos de gestión documental y administración de archivos en cumplimiento de las normas y directrices determinadas por el AGN- PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL: formula y documenta a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo de los procesos archivísticos. Encamina la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad. Planifica desde el origen hasta el destino final de los documentos, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.- Analisis FODA: es una técnica que se usa para identificar las fortalezas, las oportunidades, las debilidades y las amenazas de algún proyecto específico.

Palabras clave

Se realiza un mapa de riesgos y se determinan las debilidades las oportunidades, las fortalezas y las amenazas para al final darselo al encargado

Analizar la situacion en tema archivistico y agregar estos dos instrumentos que son: - Plan Institucional de Archivos - Programa de Gestion documental

Estas mismas deben cumplir con el cronograma de transferencias que es aprobado por el CIA

Las transferencias de archivo

planeacion y sus ejemplos

Diagnostico para saber la situacion del archivo

Elaboracion de dos instrumentos archivisticos

Realizar medicion de archivos

Realizar esta accion para ver la capacdad de almacenamieto.

Desarrollo archivístico: Se refiere a la elaboración, actualización y uso de los instrumentos de control y consulta archivísticos. Identificación archivística: Consiste en estudiar los tipos y series documentales de una institución.

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definiciones

Clasificación archivística: Es el conjunto de operaciones que se realizan para clasificar, ordenar y describir los grupos documentales. Descripción archivística: Es el proceso de análisis que se realiza para obtener representaciones exactas de los tipos de entidades archivísticas

Plan institucional de archivos

Que es?

En la gestión documental, la fase de producción se refiere a la creación o recepción de documentos en el curso de las actividades de una organización. En esta etapa se generan los documentos que van a ser administrados a lo largo de su ciclo de vida.

Definición de políticas archivísticas

Planificación a largo plazo

Asignación de responsabilidades

Cumplimiento legal y normativo

02

Produccion

¿Qué es?

Es el proceso de crear o producir documentos dentro de una organización. Estos documentos pueden ser generados de manera manual (escritos, impresos) o digital (archivos electrónicos), y son el resultado de actividades administrativas, transacciones, o comunicación interna y externa.

Generación documental

Normalización

Captura de información

Es el proceso mediante el cual se recogen y registran datos o información que serán plasmados en documentos. Esta captura puede ser manual, mediante la transcripción o llenado de formularios, o automática, a través de sistemas de gestión documental, escáneres o dispositivos electrónicos que registran datos de manera digital.

Metadatos

Estandarización

. Automatización de documentos

Es el uso de herramientas tecnológicas y sistemas de gestión documental para automatizar la creación, organización y procesamiento de documentos. Esto incluye la generación automática de plantillas, flujos de trabajo y la clasificación basada en reglas predefinidas, reduciendo la intervención manual.

Automatización de documentos

Hace referencia a la clasificación de los documentos según su naturaleza y propósito. Esta clasificación puede basarse en criterios como el formato (físico o digital), el contenido (actas, informes, contratos, etc.), y el uso que se le dará (documentos administrativos, técnicos, legales, etc.).

Tipología documental

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Bibliografía

Referencias

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Sumario

Conclusiones

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¿Preguntas?

La planificación estratégica del servicio de archivo y gestión documental. Qué es y cómo se implementa. (2021, June 28). Ediciones Trea. https://trea.es/producto/la-planificacion-estrategica-del-servicio-de-archivo-y-gestion-documental-que-es-y-como-se-implementa/ (N.d.). Gob.Mx. Retrieved September 4, 2024, from https://agemex.edomex.gob.mx/Documento/Visualizar/profesionalizacion-talleres/programa_anual_desarrollo_archivistico.pdf (N.d.-b). Gob.Mx. Retrieved September 4, 2024, from https://agemex.edomex.gob.mx/Documento/Visualizar/profesionalizacion-webinars/importancia_auditoria_archivistica.pdf Identificación archivística. (n.d.). Unidad de Acceso a la Información Pública. Retrieved September 4, 2024, from https://www.gub.uy/unidad-acceso-informacion-publica/comunicacion/publicaciones/guias-tecnico-metodologicas-gestion-documental-administracion-19

Es el proceso de unificar criterios, procedimientos y formatos dentro de una organización para asegurar que la producción y gestión de los documentos sea consistente y homogénea. Esto facilita la interoperabilidad entre sistemas, departamentos y personal.

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Producción

Es la primera fase del programa y comprende todas aquellas actividades orientadas a la generación y valoración de documentos de la empresa en cumplimiento con el contexto legal, técnico, funcional y administrativo.

Planeación

Se evalúan los ficheros y la información, además de su creación, categorización e ingreso, creación, estructura, soportes y medios de tratamiento de la información.

Son datos estructurados que describen y proporcionan información adicional sobre un documento, como su título, autor, fecha de creación, tipo de documento, y palabras clave. Los metadatos facilitan la clasificación, búsqueda y gestión de los documentos a lo largo de su ciclo de vida.

Consiste en estandarizar los formatos, estructuras y procedimientos relacionados con la creación y el manejo de documentos. Esto asegura que todos los documentos sigan pautas uniformes, facilitando su identificación, acceso, almacenamiento y recuperación.