Presentación Formas Básica Móvil

"DIAGNÓSTICO DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS"

Alumna Lucina síntora vázquez

Mtra. en GDyAA Evelin Adriana Zea Elizalde

Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía - ENBA

GRUPO: 5EX2

Índice

1.1 EL DIAGNÓSTICO DOCUMENTAL

1.2 ÁMBITO DE APLICACIÓN DEL DIAGNÓSTICO DOCUMENTALo ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL: ÓRGANOS AUTÓNOMOS  PARAESTATALES  CENTRALIZADOS  DESCENTRALIZADOS o ADMINISTRACIÓN PÚBLICA LOCAL:  ÓRGANOS AUTÓNOMOS  PARAESTATALES  CENTRALIZADOS  DESCENTRALIZADOS o ARCHIVOS PRIVADOS DE INTERÉS

1.3 RECURSOS ARCHIVÍSTICOS A DIAGNOSTICARo ETAPAS DEL DIAGNÓSTICO: PLANEACIÓN  DESARROLLO  ANÁLISIS FODA

1.4 PROPUESTA DE RESULTADOS ESTUDIO DE VIABILIDAD.

CONCLUSIÓN

BIBLIOGRAFIA

EL DIAGNÓSTICO DOCUMENTAL

1.1

Los orígenes del diagnóstico, se remontan a los orígenes del hombre mismo, se empleó y se sigue empleando en el ramo de las ciencias médicas con mayor frecuencia, sin embargo hace algunas décadas se aplica el término en diferentes áreas sociales y administrativas, una de ellas es la Archivonomía. Verificando que exista una organización dependiendo de las necesidades de cada compañía, reportando cualquier anomalía que identifique y generando las acciones a tener en cuenta para tener un proceso documental adecuado.

DIAGNOSTICO DOCUMENTAL

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El archivo histórico que como su nombre lo indica, es el que nunca se debería eliminar porque nos cuenta la historia de la compañía. Archivo central es el archivo que por sus cualidades ya no se encuentra en gestión inmediata, pero si se puede consultar con regularidad. Archivo de gestión es el archivo que gestionamos a diario, cuya función tiene que ver con los procesos que se efectúan en la compañía con inmediatez.

Evaluación de los documentos, donde se inspeccionen los distintos tipos de archivo con los cuales cuenta la compañía, los cuales se encuentran divididos en:

Existen siete métodos para hacer un diagnóstico organizacional: • Investigación de diagnóstico por un consultor. • Análisis de la filosofía del directivo principal. • Análisis del trabajo previo a un seminario sobre estrategia corporativa. • Análisis del diseño de la organización. • Investigación con instrumentos de diagnóstico. • Análisis de la respuesta del consultor. • Autoinvestigación del diagnóstico de la organización.

A continuación se citan los métodos para hacer un diagnóstico, de los cuales únicamente se describirán tres que se han considerado los más importantes.

DIAGNOSTICO ARCHIVISTCO

El diagnóstico tiene sus raíces en los orígenes de la humanidad y ha sido utilizado principalmente en las ciencias médicas. Sin embargo, en las últimas décadas, su aplicación se ha extendido a otras áreas, incluyendo las ciencias sociales y administrativas, como la Archivonomía. El diagnóstico se centra en la resolución de problemas. A través de la observación de "síntomas" y signos, se identifica el problema y su magnitud, buscando las alteraciones que deben ser corregidas. También considera otras funciones u órganos que, aunque no parezcan afectados, podrían estar relacionados con el problema. En el contexto de la Archivonomía, los diagnósticos se basan en principios administrativos. Los archivos se consideran áreas administrativas que funcionan como subsistemas dentro de un sistema más amplio.

conclusiones

1.2

ÁMBITO DE APLICACIÓN DEL DIAGNÓSTICO DOCUMENTAL

ORGANOS AUTONOMOS

Ámbito de aplicación del diagnóstico documental.

La Administración Pública Federal en México se compone de diversas entidades y dependencias que se clasifican en órganos autónomos, paraestatales, centralizados y descentralizados

ORGANOS PARAESTATALES

CENTRALIZADOS Y DESCENTRALIZADOS

Son entidades que tienen independencia técnica y de gestión, como el Instituto Nacional Electoral (INE) y la Comisión Nacional de los Derechos Humanos (CNDH). Estos órganos manejan documentos de gran relevancia y requieren un diagnóstico documental para asegurar la correcta gestión y preservación de sus archivos.

ORGANOS AUTONOMOS

Creación Constitucional: Estos órganos están establecidos directamente en la Constitución, lo que les otorga un mandato supremo y una posición especial dentro del sistema jurídico. Autonomía e Independencia: Tienen autonomía funcional, administrativa y financiera, lo que les permite operar sin interferencias de otros poderes del Estado. Personalidad Jurídica y Patrimonio Propio: Poseen personalidad jurídica y patrimonio propio, lo que les permite gestionar sus recursos y tomar decisiones de manera independiente. Funciones Específicas: Realizan funciones esenciales del Estado moderno, como la organización de elecciones, la protección de derechos humanos, y la regulación de sectores estratégicos.

Caracteristicas de los organismos autonomos

Funciones especificas

A continuacion, presento una lista de las funciones especificas de algunos organismos autonomos

INSTITUTO NACIONAL ELECTORAL

INSTITUTO NACIONAL DE TRANSPARENCIA

COMISION NACIONAL DE LOS DERECHOS HUMANOS

Incluyen entidades como Petróleos Mexicanos (PEMEX) y la Comisión Federal de Electricidad (CFE), que tienen personalidad jurídica y patrimonio propio. El diagnóstico documental en estos organismos es crucial para la gestión eficiente de sus documentos y para cumplir con las normativas legales3.

ORGANOS PARAESTATALES

1. Autonomía Administrativa y Financiera Los organismos paraestatales tienen la capacidad de gestionar sus propios recursos y tomar decisiones administrativas sin la intervención directa del gobierno central. Esto les permite operar con mayor flexibilidad y adaptarse rápidamente a las necesidades del entorno. 2. Personalidad Jurídica Propia Estos organismos tienen personalidad jurídica, lo que significa que pueden celebrar contratos, adquirir bienes y derechos, y asumir obligaciones legales en su propio nombre. Esto les otorga una mayor independencia operativa. 3. Patrimonio Propio Cuentan con un patrimonio propio, distinto del patrimonio del Estado. Este patrimonio puede estar compuesto por bienes muebles e inmuebles, recursos financieros y otros activos necesarios para el cumplimiento de sus funciones. 4. Objetivos y Funciones Específicas Cada organismo paraestatal tiene objetivos y funciones claramente definidos por la ley o el decreto que lo crea. Estos objetivos suelen estar alineados con políticas públicas y buscan atender necesidades específicas de la sociedad, como la educación, la salud, la energía, entre otros.

CARACTERISTICAS GENERALES DE ORGANISMOS PARAESTATALES

5. Rendición de Cuentas A pesar de su autonomía, los organismos paraestatales están sujetos a mecanismos de control y rendición de cuentas. Deben presentar informes periódicos sobre su gestión y el uso de los recursos públicos, y están sujetos a auditorías por parte de entidades gubernamentales. 6. Colaboración con el Estado Aunque operan de manera independiente, estos organismos colaboran estrechamente con el gobierno para alcanzar objetivos comunes. Pueden recibir financiamiento público y están alineados con las políticas y estrategias del gobierno. 7. Regulación y Supervisión Están sujetos a un marco regulatorio específico que define sus competencias, responsabilidades y límites. Además, son supervisados por entidades gubernamentales para asegurar que cumplan con sus objetivos y operen de manera transparente y eficiente.

CARACTERISTICAS GENERALES DE ORGANISMOS PARAESTATALES

Comisión Federal de Electricidad (CFE) La CFE es responsable de generar, transmitir, distribuir y comercializar electricidad en México. Fue creada para proporcionar electricidad a precios accesibles y también trabaja en proyectos de energía renovable. Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) El IMSS ofrece servicios de salud y seguridad social a los trabajadores y sus familias. Proporciona atención médica, hospitalaria, farmacéutica y prestaciones económicas como pensiones y seguros de invalidez. Nacional Financiera (NAFIN) NAFIN es un banco de desarrollo que apoya a las micro, pequeñas y medianas empresas con financiamiento accesible. También ofrece programas de capacitación y asesoría para emprendedores.

EJEMPLOS DE LOS ORGANISMOS PARAESTATALES

CENTRALIZADOS Y DESCENTRALIZADOS

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Los organismos centralizados son aquellos que dependen directamente del gobierno central y están bajo su control y supervisión. Todas las decisiones importantes se toman en una autoridad central, y las directrices se ejecutan a través de una cadena jerárquica. Características:Control Centralizado: Las decisiones se toman en un nivel superior y se implementan en niveles inferiores. Uniformidad: Las políticas y procedimientos son consistentes en toda la organización. Menor Autonomía: Las unidades subordinadas tienen poca o ninguna autonomía para tomar decisiones. Dependencia Económica: No tienen personalidad jurídica ni patrimonio propios, dependen económicamente del Ejecutivo. Estructura Jerárquica: Existe una clara cadena de mando, donde las órdenes y directrices fluyen desde los niveles superiores hacia los inferiores.

ORGANISMOS CENTRALIZADOS

ORGANISMOS DESCENTRALIZADOS

Los organismos descentralizados son entidades que, aunque forman parte del Estado, operan con un alto grado de autonomía. Tienen personalidad jurídica y patrimonio propios, lo que les permite tomar decisiones y gestionar sus recursos de manera independiente del gobierno central. Características: Autonomía: Pueden tomar decisiones y gestionar sus recursos sin la intervención directa del gobierno central. Personalidad Jurídica Propia: Pueden celebrar contratos, adquirir bienes y asumir obligaciones legales en su propio nombre. Patrimonio Propio: Tienen un patrimonio distinto del Estado, compuesto por bienes y recursos necesarios para sus funciones. Objetivos Específicos: Cada organismo tiene objetivos y funciones claramente definidos por la ley o decreto que lo crea. Rendición de Cuentas: Deben presentar informes periódicos sobre su gestión y están sujetos a auditorías. Colaboración con el Estado: Aunque son autónomos, colaboran estrechamente con el gobierno para alcanzar objetivos comunes.

Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM) La UNAM es la universidad pública más grande y prestigiosa de América Latina, fundada en 1910 y con autonomía desde 1929. Ofrece una amplia gama de programas académicos y es reconocida por su producción científica y cultural. Su campus principal, Ciudad Universitaria, es Patrimonio de la Humanidad1. La UNAM también tiene una fuerte presencia en la investigación y la extensión universitaria, con múltiples centros de estudio y programas de vinculación social. Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) El IMSS es la institución con mayor presencia en la atención a la salud y en la protección social de los mexicanos desde su fundación en 1943. Combina la investigación y la práctica médica con la administración de recursos para el retiro de sus asegurados. Ofrece servicios médicos, hospitalarios, farmacéuticos y prestaciones económicas como pensiones y seguros de invalidez. Más de la mitad de la población mexicana está afiliada al IMSS. Comisión Federal de Electricidad (CFE)La CFE es una empresa productiva del Estado creada en 1937 para producir, transmitir y distribuir energía eléctrica a un costo accesible para todos los mexicanos. Tiene personalidad jurídica y patrimonio propios, lo que le permite operar con autonomía técnica, operativa y de gestión. La CFE también se enfoca en la mejora continua de sus procesos y en minimizar los impactos ambientales. Estos organismos descentralizados son fundamentales para el desarrollo y bienestar de México, ya que permiten al Estado ofrecer servicios esenciales y promover el crecimiento económico y social de manera más eficiente y especializada.

ORGANISMOS DESCENTRALIZADOS

1.3

1.3 RECURSOS ARCHIVÍSTICOS A DIAGNOSTICAR

PLANEACION

Ámbito de aplicación del diagnóstico documental.

La Administración Pública Federal en México se compone de diversas entidades y dependencias que se clasifican en órganos autónomos, paraestatales, centralizados y descentralizados

DESARROLLO

ANÁLISIS FODA

En esta etapa se definen los objetivos del diagnóstico documental, se identifican los recursos necesarios y se establece un plan de trabajo. También se determina el alcance del diagnóstico, los métodos y técnicas que se utilizarán, y se designa el equipo responsable de llevar a cabo el proceso.Definición de Objetivos: Establecer qué se quiere lograr con el diagnóstico. Tiempos y Recursos: Determinar el tiempo necesario y los recursos disponibles para llevar a cabo el diagnóstico. Instrumentos de Recolección de Datos: Seleccionar las herramientas y métodos que se utilizarán para recopilar la información necesaria1

PLANEACION

DESARROLLO

En la planificación estratégica, el diagnóstico es una etapa crucial para analizar la situación actual de la empresa y establecer objetivos claros y alcanzables.El diagnóstico permite identificar fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas (conocido como análisis FODA) que afectan a la organización.El diagnóstico documental en estos organismos es crucial para la gestión eficiente de sus documentos y para cumplir con las normativas legales.

1.4

PROPUESTA DE RESULTADOS

Diagnóstico Documental. (2022, February 14). Grabando Archivos. https://grabandoarchivos.com/diagnostico-documental/ (N.d.). Ipn.Mx. Retrieved September 14, 2024, from https://www.nsyp.aulapolivirtual.ipn.mx/pluginfile.php/691707/mod_resource/content/1/GUIA%20DE%20AUTOAPRENDIZAJE%20tecnicas-de-diagnostico-y-planeacion-documental.pdf

BIBLIOGRAFIA

Comisión Nacional de los Derechos Humanos (CNDH) Protección de Derechos Humanos: Investiga y emite recomendaciones sobre violaciones a los derechos humanos cometidas por autoridades. Promoción de Derechos Humanos: Realiza campañas de educación y sensibilización sobre derechos humanos. Asesoría Jurídica: Ofrece asesoría y apoyo a víctimas de violaciones de derechos humanos. Banco de México (Banxico) Política Monetaria: Define y ejecuta la política monetaria para mantener la estabilidad de precios. Emisión de Moneda: Es el único organismo autorizado para emitir moneda en el país. Regulación Financiera: Supervisa y regula el sistema financiero para asegurar su estabilidad.

Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI)Acceso a la Información: Garantiza el derecho de acceso a la información pública. Protección de Datos Personales: Supervisa el cumplimiento de las leyes de protección de datos personales. Transparencia: Promueve la transparencia en la gestión pública.

Ejemplos: Secretaría de Gobernación (SEGOB): Encargada de la política interior del país. Secretaría de Educación Pública (SEP): Responsable de la educación en todos los niveles. Secretaría de Salud (SSA): Encargada de la política de salud pública. Estos organismos permiten al gobierno central mantener un control uniforme y directo sobre áreas clave de la administración pública, asegurando la implementación coherente de políticas y programas a nivel nacional.

Instituto Nacional Electoral (INE)Organización de Elecciones: Se encarga de organizar las elecciones federales y locales, asegurando su transparencia y legalidad. Registro Federal de Electores: Administra el padrón electoral y la lista nominal de electores. Fiscalización: Supervisa los ingresos y gastos de los partidos políticos y candidatos.

Tener acceso directo con las personas que efectúan la gestión documental en la compañía.
La gestión documental es un proceso en donde participan muchas personas, es por esto que se debe realizar entrevistas individuales y en conjunto, identificando que documentos producen, como los gestionan y almacenan.
Luego de las entrevistas, se debe analizar la información y la manera en que se encuentra organizada, basado en el organigrama, la estructura de la compañía y las normas del Archivo General de la Nación y otras Instituciones Gubernamentales que regulen la entidad.

Pasos a seguir para un buen diagnóstico documental:

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