GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Garcia Muñiz Daniela Desiree6CM1

GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Es una solución digital que ayuda a las empresas a procesar, capturar, almacenar, gestionar y hacer un seguimiento de los documentos. Mediante una gestión precisa de la información crítica de tu empresa, puedes desarrollar procesos que se inicien, ejecuten y completen de forma estable, predecible y medible. Es casi imposible diseñar e implantar procesos empresariales y flujos de trabajo digitales fiables sin un software de gestión documental con todas las funciones.

Índice

Pregunta interactiva

Lista / procesos

Sección

Contenido insertado

Tabla + texto

Frase destacada

Texto + imagen

Audio

Gráfico + texto

Cierre

Texto + iconos

Timeline

Conclusiones

Vídeo

Datos relevantes

Documento electrónico: Tipos y formatos

Un documento electrónico es cualquier archivo digital que contiene información textual, visual, auditiva o audiovisual, y que puede ser visualizado, editado o distribuido en dispositivos electrónicos como computadoras, tabletas, teléfonos inteligentes, entre otros. Estos documentos pueden presentarse en diversos tipos y formatos, dependiendo de su uso y del software que los crea o los utiliza.

Documentos de texto: Son documentos en los que predomina el contenido textual, aunque pueden incluir imágenes u otros elementos gráficos.Ejemplos: Informes, artículos científicos, trabajos académicos.Usos: Comunicación de información escrita.Documentos multimedia: Combinan texto, imágenes, audio y video para proporcionar contenido interactivo.Ejemplos: Presentaciones interactivas, tutoriales en línea.Usos: Educación, entretenimiento, presentaciones.Documentos gráficos: Son aquellos que se enfocan principalmente en imágenes, gráficos y diagramas.Ejemplos: Infografías, planos arquitectónicos, ilustraciones.Usos: Diseño, publicidad, ingeniería.Documentos de presentación: Utilizados para comunicar ideas de forma visual, usualmente mediante diapositivas.Ejemplos: Presentaciones de PowerPoint, Prezi.Usos: Presentaciones profesionales, académicas.Documentos interactivos: Permiten la interacción del usuario con el contenido.Ejemplos: Formularios web, encuestas en línea, juegos educativos.Usos: Recolección de datos, encuestas, educación.Documentos hipermediales: Incorporan hipervínculos que permiten la navegación entre diferentes partes del documento o hacia otros recursos en la web.Ejemplos: Páginas web, libros electrónicos.Usos: Publicación de contenido en línea, blogs, e-learning.

Tipos de documentos

Formatos de documentos electrónicos

PDF (Portable Document Format):Características: Preserva el formato del documento independientemente del dispositivo en el que se visualice. Es ampliamente utilizado para documentos oficiales.Usos: Informes, facturas, libros electrónicos.Ventajas: Permite protección por contraseña, mantiene el formato original.DOC/DOCX (Microsoft Word Document):Características: Formato estándar para documentos de texto editables. Ofrece opciones de formato avanzadas.Usos: Informes, artículos, trabajos académicos.Ventajas: Amplia compatibilidad y edición fácil.ODT (Open Document Text):Características: Formato abierto usado principalmente en software de código abierto como LibreOffice.Usos: Alternativa a DOCX para documentos de texto.Ventajas: Formato abierto, mayor interoperabilidad.HTML (HyperText Markup Language):Características: Lenguaje de marcado utilizado para crear páginas web.Usos: Páginas web, documentos en línea con hipervínculos.Ventajas: Compatible con todos los navegadores, ideal para documentos en línea.EPUB (Electronic Publication):Características: Formato estándar para libros electrónicos.Usos: Lectura de libros electrónicos en dispositivos móviles.Ventajas: Ajustable a diferentes tamaños de pantalla, ligero.TXT (Texto plano):Características: Documento de texto sin formato, sin ningún tipo de formato o estilo.Usos: Archivos de texto simples, notas rápidas.Ventajas: Ligero, compatible con casi todos los dispositivos.PPT/PPTX (Microsoft PowerPoint):Características: Utilizado para crear presentaciones de diapositivas.Usos: Presentaciones académicas, empresariales.Ventajas: Interactividad, integración de multimedia.XLS/XLSX (Microsoft Excel):Características: Formato utilizado para hojas de cálculo.Usos: Análisis de datos, tablas, presupuestos.Ventajas: Manejo de grandes cantidades de datos, funciones avanzadas de cálculo.

CONCLUSIONES

METADATOSdo

Los metadatos son datos que describen otros datos. Proveen información adicional sobre un archivo o recurso digital, facilitando su identificación, organización, acceso y preservación. En el contexto de los documentos electrónicos, los metadatos juegan un rol crucial al brindar detalles sobre el contenido, el autor, la fecha de creación, los derechos de autor, entre otros atributos.

Funciones de los Metadatos

Facilitan la búsqueda y el análisis: los metadatos ayudan a buscar los datos más fácilmente y permiten realizar el análisis de los datos desde la propia fuente, favoreciendo la autodocumentación, la transformación y el reporting, entre otras funciones.

CONCLUSIONES

de nuestro cerebro está involucrado en el procesamiento de estímulos visuales.

Gestores de información

Los gestores de información son programas que permiten crear una base de datos de referencias bibliográficas. Estas referencias se pueden emplear para crear las citas y la bibliografía de diferentes trabajos de información. Los datos se pueden introducir de manera manual o automática a partir de búsquedas en catálogos de bibliotecas, bases de datos, revistas electrónicas, entre otros.

Funciones de los Gestores de información

Su principal objetivo es servir de interfaz entre los usuarios y las aplicaciones para facilitar la organización de los datos, garantizar su accesibilidad, calidad e integridad, brindando a su vez una manera eficaz de administrar esa información.

Funciones

1. Recopilación de informaciónIdentifican y recogen información relevante de diferentes fuentes (documentos, bases de datos, redes, etc.) para cumplir con las necesidades de la organización.2. Organización y clasificaciónEstructuran y clasifican la información utilizando sistemas de organización como metadatos, índices o taxonomías para facilitar su búsqueda y recuperación.3. AlmacenamientoGarantizan que la información esté correctamente almacenada en sistemas o bases de datos seguros y accesibles, protegiendo los datos sensibles y asegurando su conservación a largo plazo.4. Gestión del accesoControlan y definen los niveles de acceso a la información, asegurando que solo las personas autorizadas puedan acceder a ciertos tipos de datos o documentos.5. DistribuciónSe encargan de la correcta difusión de la información dentro de la organización o hacia el exterior, asegurando que llegue a las personas indicadas en el momento adecuado.

Funciones

6. Actualización y mantenimientoSupervisan y actualizan continuamente los sistemas y la información, eliminando datos obsoletos y asegurando que la información sea precisa y esté actualizada.7. Protección y seguridadImplementan medidas de seguridad para proteger la información contra accesos no autorizados, pérdida de datos o violaciones de seguridad.8. Asesoría y formaciónProveen capacitación a los empleados sobre cómo acceder y usar correctamente los sistemas de gestión de información, y brindan soporte técnico y estratégico.9. Cumplimiento normativoAseguran que la gestión de la información cumpla con las normativas legales y las políticas internas de la organización, como las regulaciones de protección de datos (GDPR, por ejemplo).10. Evaluación y mejora continuaEvalúan los procesos de gestión de información para identificar áreas de mejora y asegurar la eficiencia y eficacia del sistema

Conclusiones

La animación confiere un valor añadido a nuestros contenidos al ayudarnos a captar la atención, a jerarquizar las ideas y a hacer que nuestro público recuerde el contenido.

Ciclo de vida del documento en el ámbito electrónico.

El documento electrónico es generado o recibido dentro de una organización. La creación puede ser a partir de múltiples fuentes, como sistemas de gestión de contenido, correos electrónicos, formularios en línea o aplicaciones empresariales. En esta fase, se establecen las primeras propiedades del documento, como el formato, la estructura, y la metadata asociada.

Fases del Ciclo del documento

CreaciónEl ciclo comienza cuando se genera el documento. Esto puede ser a través de un procesamiento de texto, una base de datos o un formulario electrónico. En esta fase, se definen aspectos como el formato del documento (PDF, Word, etc.), los metadatos (fecha de creación, autor) y las políticas de acceso iniciales.Captura e ingresoLos documentos electrónicos pueden ser capturados en el sistema de gestión documental mediante un escaneo o mediante la digitalización de documentos físicos. En esta fase, se aseguran aspectos como la calidad de la digitalización y la incorporación de los metadatos adecuados.ClasificaciónUna vez creado o capturado, el documento debe ser clasificado dentro de un sistema que permita su correcta organización. Esto incluye etiquetado, uso de categorías o taxonomías, y la asignación de palabras clave que faciliten su posterior recuperación. AlmacenamientoLos documentos se almacenan en repositorios electrónicos o en sistemas de gestión documental (SGD). En esta etapa, se asegura que los documentos estén en ubicaciones seguras y se aplican medidas de respaldo y protección, como cifrado o copias de seguridad.

Funciones del Ciclo del Documento

Acceso y distribuciónLos documentos electrónicos pueden ser distribuidos a usuarios autorizados dentro de la organización o hacia el exterior. Esto incluye la implementación de controles de acceso, permitiendo que solo las personas con permisos adecuados puedan visualizar, modificar o distribuir el documento.Uso y modificaciónA lo largo de su vida útil, los documentos pueden ser consultados, modificados o utilizados en diversos procesos. Cada vez que un documento es actualizado, los cambios deben quedar registrados, garantizando la trazabilidad y autenticidad del documento.PreservaciónA medida que el documento envejece, puede ser necesario asegurar su preservación a largo plazo. Esto implica la migración a nuevos formatos que sigan siendo accesibles o el uso de tecnologías que garanticen la durabilidad del archivo electrónico.Revisión y auditoríaLos documentos pueden estar sujetos a auditorías o revisiones para garantizar que estén siendo gestionados conforme a las políticas de la organización o las normativas vigentes. Esta fase puede incluir la verificación de metadatos, accesos y versiones.Archivo o eliminaciónUna vez que el documento ha cumplido su propósito, puede ser archivado o eliminado según las políticas de retención documental. En el ámbito electrónico, el archivo puede implicar su almacenamiento en repositorios de largo plazo, mientras que la eliminación debe hacerse de manera segura, garantizando que no se puedan recuperar los datos.DestrucciónSi el documento ya no es necesario y no debe ser conservado, se procede a su destrucción definitiva. Esto implica la eliminación segura de todos los rastros electrónicos, asegurando que el documento no pueda ser recuperado de ninguna manera.

Conclusiones

La comunicación visual es una herramienta clave. Nos resulta más sencillo 'leer' imágenes, que leer un texto escrito. Por ello, disciplinas como el Visual Thinking facilitan la toma de notas visualmente ricas gracias al uso de imágenes, gráficas, infografías y dibujos sencillos.

Gestión de documentos

Es un conjunto de sistemas tecnológicos que permiten capturar, procesar, almacenar, indexar, compartir y realizar copias de seguridad de los documentos e información de una empresa. La gestión de documentos es un paso importante en la gestión del conocimiento de una empresa. Con datos recopilados y transparentes, es posible controlar la ejecución de procesos, medir resultados y mejorar los proyectos. Por tanto, la toma de decisiones de gestión se basa en información organizada.

La función principal de la Gestión Electrónica de Documentos es permitir la transformación digital de las empresas, en lo que respecta a la documentación. Además de almacenar y organizar archivos, el EDM es extremadamente útil para reducir las impresiones en papel, lo cual es esencial para las empresas ambientalmente responsables.Es importante decir que no solo se pueden gestionar documentos físicos, sino también archivos que ya han sido creados en un entorno digital. Después de todo, a medida que las tecnologías integran el día a día de las empresas, la tendencia es que los procesos se realicen íntegramente en el espacio virtual.

Gestión electrónica de documentos

Funciones principales de la gestion electronica de documentos

Almacenamiento digital: Permite archivar documentos en una base de datos centralizada, eliminando la necesidad de archivos físicos y reduciendo el espacio necesario para almacenamiento.Búsqueda y recuperación rápida: Los documentos pueden ser buscados mediante palabras clave, fechas o categorías, lo que facilita su localización en segundos.Seguridad y control de acceso: Ofrece niveles de acceso para distintos usuarios, garantizando que sólo personal autorizado pueda ver o editar documentos sensibles.Colaboración: Permite que varios usuarios accedan y trabajen en un mismo documento en tiempo real o de manera secuencial, lo que mejora la colaboración entre departamentos o equipos.Cumplimiento normativo: Ayuda a las organizaciones a cumplir con regulaciones relacionadas con el almacenamiento, acceso y conservación de documentos.Reducción de costos y eficiencia: Al eliminar el papel y optimizar el acceso a la información, reduce costos asociados a la impresión, almacenamiento físico, y tiempo empleado en la búsqueda de documentos.

Conclusiones

Y usa este espacio para describirlo. El contenido multimedia es esencial en una presentación, para dejar a todo el mundo con la boca abierta. Además, así sintetizarás el contenido y entretendrás a tu audiencia.

Sistema de gestión documental electrónica

Aunque no debes abusar de los bulletpoints, los iconos y esquemaspueden ser grandes aliados a la hora de contar historias.

Icono 01

Genera experiencias con tu contenido

Icono 02

Mide resultados y experimenta

Icono 03

Tiene efecto WOW. Muy WOW.

Icono 04

Activa y sorprende a tu audiencia

Icono 05

Logra que tu público recuerde el mensaje

Icono 06

Es ordenada, jerárquica y estructurada

Texto + iconos

Síntesis y organización

Puedes hacer un esquema para sintetizar el contenido y utilizar palabras que se graben a fuego en el cerebro de tu audiencia.

Demuestra entusiasmo, esboza una sonrisa y mantén el contacto visual con tu audiencia: 'The eyes, chico. They never lie'.Déjalos boquiabiertos.

Anima tu contenido y llévalo al siguiente nivel

Contenido insertado

Red social

Mapa

Música

Conclusiones

Plantea una pregunta dramática; es el ingrediente esencial para mantener la atención del público. Se suele plantear de forma subyacente al inicio de la historia para intrigar a la audiencia y se resuelve al final.

Una presentación genial

• Mejora la comunicación sobre cualquier tema
• Hace 'match' con tu audiencia...
• Y les hace formar parte del mensaje
• Tiene un color adecuado a su tema
• Representa datos con gráficos
• Utiliza timelines para contar historias

Tus contenidos gustan, pero enganchan mucho más si son interactivos

¡Recuerda Publicar!

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Bibliografia