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EXCEL

BASICO

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Objetivo específico

Repaso General

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Repaso General

1.- ¿Cuántas columnas y filas tiene una hoja de cálculo en Excel?

Respuesta:Una hoja de cálculo en Excel tiene 16,384 columnas y 1,048,576 filas.

Objetivo específico

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2.- ¿Por qué es útil renombrar hojas en Excel y cómo contribuye esto a la organización de un libro de trabajo?

Respuesta:Renombrar hojas en Excel es útil porque mejora la organización y facilita la navegación dentro de un libro de trabajo, permitiendo identificar rápidamente el contenido de cada hoja.

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3.- Describe las siguientes dos consideraciones al renombrar hojas en Excel para asegurar una mejor organización y navegación dentro de un libro de trabajo:

• Longitud del Nombre
• Unicidad

Respuesta:

• Longitud del Nombre: Los nombres pueden tener hasta 31 caracteres.
• Unicidad: Cada nombre debe ser único dentro del libro.

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4.- ¿Cual es el formato predeterminado al momento de guardar un Excel, a partir del 2007 es el formato oficial?

Respuesta:Es un formato basado en XML que es más eficiente en almacenamiento y menos propenso a la corrupción de archivos.

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5.- ¿Cómo puedes acceder al Cuadro de Diálogo "Formato de Celdas" en Excel y qué opciones tienes para abrirlo?

Respuesta:Puedes acceder al Cuadro de Diálogo "Formato de Celdas" en Excel de dos maneras:

• Haz clic derecho sobre la selección de celdas y selecciona "Formato de celdas..." en el menú contextual.
• Alternativamente, puedes presionar Ctrl + 1 para abrir rápidamente este cuadro de diálogo.

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6.- ¿Cómo puedo seleccionar un rango de celdas continuo en Excel?

Respuesta:Mantén presionada la tecla Shift, y con las flechas de navegacion podemos ir seleccionando las celdas.Alternamente podemos dar clic izquierdo manteniendolo presionado, y arrastrando a las celdas requeridas.

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7.- ¿Cómo puedes seleccionar un rango de celdas no contiguas en Excel?

Para seleccionar un rango de celdas no contiguas en Excel, sigue estos pasos:

• Haz clic en la primera celda que deseas seleccionar.
• Mantén presionada la tecla Ctrl.
• Haz clic en cada una de las celdas adicionales que deseas incluir en la selección.

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8.- ¿Cuál es la fórmula para sumar todos los valores en el rango de celdas desde A1 hasta A10 en Excel?

Respuesta:=SUMA(A1:A10)

Objetivo específico

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10.- Falso o Verdadero: Para cambiar el color de la pestaña de una hoja de cálculo en Excel, debes seleccionar la celda que deseas colorear y luego aplicar el color desde la pestaña "Inicio".

Respuesta:

• Haz clic derecho en la pestaña de la hoja.
• Selecciona "Color de pestaña".
• Elige el color deseado.

Objetivo específico

Presentación de formularios y su respectiva explicación.

Ejercicio 1: Muestra el primer ejercicio realizado en clase y explica brevemente cuál fue el proceso que más se te complicó. Si es posible, emite una retroalimentación a tus compañeros.Ejercicio 2: Muestra el formulario enfocado en tu dependencia. Explica brevemente cada campo y el tipo de dato que debe ingresar en cada celda. Por último, menciona si tuviste alguna complicación al realizarlo.

Objetivo específico

El participante aprendera a utilizar de manera eficiente las tablas en Excel, incluyendo su creación, modificación, formato, y uso de herramientas de tabla para organizar, ordenar y filtrar datos de manera efectiva, permitiéndoles manejar datos relacionados de forma similar a como se administra la información en una base de datos."

En este módulo, los participantes explorarán el uso de tablas en Excel, una herramienta que pertmite organizar y analizar datos de manera más eficiente. En este Módulo revisaremos la utilidad de las tablas, destacando cómo pueden mejorar la gestión y visualización de datos relacionados, ademas aprenderemos a crear y dar formato a las tablas, lo que facilita su comprensión y presentación.Los participantes se familiarizarán con las herramientas de tabla disponibles en Excel, que permiten modificar, ordenar, y estructurar datos de manera efectiva. Finalmente, aprenderemos a filtrar contenido dentro de las tablas para centrarse en la información más relevante y específica.

Tablas

Una función es una estructura predefinida por el programa para realizar cálculos u otras operaciones específicas con los datos. Las funciones están divididas por categorías, según el tipo de resultado que obtienen.

¿Qué es una función?

¿Qué es una función?

1. Signo igual ( = )
2. El nombre de la función que va a utilizarse
3. Entre paréntesis los argumentos de la función separados por una coma o punto y coma, dependiendo de la configuración regional de tu computadora.

Componentes de una función

Ejemplo:CONCATENAR: =CONCATENAR(F1, " ", G1) Combina el contenido de las celdas F1 y G1 en una sola cadena de texto, separadas por un espacio.

Los argumentos de una función son los componentes que van entre paréntesis y separados por coma o punto y coma que permiten que la función arroje el resultado. Cada función tiene una estructura de argumentos diferente. Pueden ser entre 0 y 255 argumentos.

¿Qué son los argumentos de una función?

Ejemplo:BUSCARV: =BUSCARV(E2, A2:B10, 2, FALSO)Busca un valor en la primera columna de un rango y devuelve un valor en la misma fila desde otra columna. En este caso, busca el valor en E2 en el rango A2y devuelve el valor en la segunda columna del rango.

Los argumentos pueden ser:

• Números
• Textos (siempre escritos entre comillas)
• Referencias o rangos de celda
• Fórmulas
• Otras funciones
• Valores lógicos (verdadero o falso)

¿Qué son los argumentos de una función?

Ejemplo:SUMA: =SUMA(A1:A10)Suma todos los números en el rango de celdas desde A1 hasta A10.

Utilidad de las tablas en Excel

Las tablas en Excel son una herramienta fundamental para organizar y manejar datos de manera eficiente. Utilizar tablas facilita la administración de información, especialmente cuando se trabaja con grandes volúmenes de datos. Las principales ventajas de las tablas incluyen:

• Organización y Claridad: Las tablas permiten organizar datos en filas y columnas con formato coherente, lo que mejora la legibilidad y facilita la comprensión de la información.

• Facilidad de Análisis: Las tablas proporcionan funciones automáticas, como la posibilidad de ordenar y filtrar datos rápidamente. Esto simplifica la búsqueda de información específica y la realización de análisis detallados.

• Gestión Dinámica de Datos: Al convertir un rango de celdas en una tabla, Excel habilita automáticamente herramientas como el formato condicional y las fórmulas estructuradas, que se ajustan automáticamente al agregar o eliminar datos.

• Mantenimiento de Datos Relacionados: Las tablas en Excel funcionan de manera similar a una base de datos, lo que permite manejar datos relacionados de manera eficiente.

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Esto es útil para realizar tareas como la consolidación de datos, la comparación de valores y el análisis de tendencias. En resumen, las tablas en Excel son una herramienta versátil que mejora la eficiencia en la gestión de datos, facilitando tanto la visualización como el análisis de información compleja.

Crear y dar formato como tabla

Crear y dar formato a tablas en Excel es un proceso sencillo que permite transformar un rango de datos en una tabla organizada y visualmente atractiva. A continuación, se detallan los pasos y beneficios de este proceso:

1. Crear una Tabla: Para convertir un rango de datos en una tabla, selecciona las celdas que contienen los datos y luego haz clic en la pestaña "Insertar".
2. A continuación, selecciona "Tabla". Excel automáticamente detectará el rango de datos y te pedirá que confirmes si tu tabla tiene encabezados.

Al crear la tabla, Excel aplicará automáticamente un formato predeterminado, que incluye un estilo de tabla con colores alternos para las filas y encabezados resaltados. De manera alternativa y si no tiene importancia el formato, las tablas se pueden crear con el comando Ctrl + T.

Ejemplo

Herramientas de tabla

Para trabajar de manera eficiente con tablas en Excel, es fundamental conocer la cinta de opciones específica que aparece cuando seleccionamos una tabla. Esta cinta, conocida como "Herramientas de tabla" o "Diseño de tabla" en Excel, solo está disponible cuando una tabla está activa y ofrece un conjunto de herramientas agrupadas que permiten modificar y administrar las tablas de manera efectiva. A continuación, se describen los grupos de herramientas disponibles en esta cinta:

Modificar y Ordenar Datos

Una de las mayores ventajas de utilizar tablas en Excel es la forma en que gestionan y organizan los datos automáticamente. Esta característica no solo mejora la eficiencia, sino que también facilita el manejo de información al minimizar la necesidad de realizar ajustes manuales cada vez que se agregan o modifican datos. A continuación, se detallan las funciones clave relacionadas con la modificación y ordenación de datos en las tablas de Excel. Modificación Automática de Datos Ampliación Automática de la Tabla: Cuando se agregan nuevos datos al final de una tabla en Excel, estos se incorporan automáticamente al área de la tabla sin necesidad de realizar procedimientos adicionales. Esto significa que Excel reconoce automáticamente la nueva fila y la incluye en la tabla, extendiendo la estructura de la tabla para acomodar los nuevos datos. Del mismo modo, al añadir una nueva columna (campo) a la tabla, Excel ajusta automáticamente el rango de la tabla para incluir esta nueva columna. Esto asegura que cualquier formato, fórmula o funcionalidad aplicada a la tabla se extienda también a la nueva columna. Fila de Totales Automática: Excel incluye una característica que permite activar rápidamente la fila de totales al final de la tabla. Si colocas el cursor al final de una columna y usas el botón de autosuma, Excel activará automáticamente esta fila y calculará los totales correspondientes. En esta fila de totales, cada celda tiene un selector de función que permite mostrar diferentes cálculos (como suma, promedio, cuenta, etc.) basados en los datos de la columna en uso. Esta flexibilidad permite a los usuarios personalizar los cálculos según las necesidades del análisis.

Ejemplo: Si añades una nueva fila de datos al final de una tabla en Excel, la tabla se ampliará automáticamente para incluir los nuevos datos sin que tengas que realizar ningún ajuste adicional.

Ordenación de Datos El orden de los datos en una tabla de Excel puede ser fundamental para su análisis. Excel proporciona múltiples opciones de ordenación que permiten a los usuarios organizar los datos según diferentes criterios:

• Ordenación Ascendente o Descendente:

Se puede ordenar fácilmente los datos en una tabla en orden ascendente (de menor a mayor) o descendente (de mayor a menor) usando los filtros automáticos de las columnas. Esto es particularmente útil para organizar datos numéricos o alfabéticos de manera lógica.

• Ordenación Personalizada:

Para necesidades más específicas, Excel permite realizar ordenaciones personalizadas que pueden incluir múltiples niveles de ordenación (por ejemplo, primero por apellido y luego por nombre). Esto proporciona un control total sobre la forma en que se presenta la información.

• Ordenación por Color o Icono:

Además de ordenar datos textuales o numéricos, Excel permite ordenar por color de celda, color de fuente o incluso por iconos, si se han utilizado estos elementos para resaltar ciertos datos. Esto es útil para visualizar rápidamente categorías o niveles de datos.

Modificar y Ordenar Datos

Ejemplo:Para ordenar los datos en diferentes secuencias, selecciona la celda del encabezado de la columna por la cual deseas ordenar la información. Luego, aplica el criterio de ordenación según tus necesidades.

Haz clic en la ficha Datos, en el grupo Ordenar y Filtrar, y selecciona el botón Ordenar de A a Z o Ordenar de Z a A, según el orden deseado para la información.

Estructura de Tabla

La estructura de una tabla en Excel es fundamental para gestionar y organizar datos de manera efectiva. Comprender cómo está compuesta una tabla te permite aprovechar al máximo sus funcionalidades y mantener la información clara y accesible.A continuación, se describen los elementos clave que forman la estructura de una tabla en Excel:

Encabezados de Columna:Son las celdas en la primera fila de la tabla, que contienen los nombres o títulos de cada columna. Función: Sirven como etiquetas para los datos en cada columna y permiten la identificación y el filtrado de la información.

Datos de la TablaSon las celdas que contienen la información real, organizadas en filas y columnas bajo los encabezados. Función: Estos datos son los valores que se analizan y se gestionan dentro de la tabla.

Filas de DatosSon las líneas horizontales de la tabla que representan registros individuales o conjuntos de datos. Función: Cada fila contiene datos relacionados y se extiende a través de todas las columnas de la tabla.

Fila de TotalesEs una fila opcional al final de la tabla que se puede activar para mostrar cálculos automáticos como sumas, promedios o conteos. Función: Proporciona un resumen rápido de los datos en la tabla mediante funciones predefinidas.

Bordes y Estilos de CeldaDefinen la apariencia visual de la tabla, incluyendo colores, fuentes y formatos de borde. Función: Mejoran la legibilidad y la presentación de los datos, permitiendo una mejor organización visual.

Filtros y Ordenación Herramientas integradas en los encabezados de columna para filtrar y ordenar datos. Función: Permiten al usuario ver y analizar solo los datos que cumplen con ciertos criterios y organizarlos según sus preferencias.

Referencia de TablaCada tabla en Excel tiene un nombre único que se puede utilizar en fórmulas y referencias. Función: Facilita la referencia y el uso de la tabla en fórmulas y funciones sin necesidad de utilizar rangos de celdas específicos.

Estructura de Tabla

La estructura de una tabla en Excel es fundamental para gestionar y organizar datos de manera efectiva. Comprender cómo está compuesta una tabla te permite aprovechar al máximo sus funcionalidades y mantener la información clara y accesible.A continuación, se describen los elementos clave que forman la estructura de una tabla en Excel:

Encabezados de Columna:Son las celdas en la primera fila de la tabla, que contienen los nombres o títulos de cada columna. Función: Sirven como etiquetas para los datos en cada columna y permiten la identificación y el filtrado de la información.

Datos de la TablaSon las celdas que contienen la información real, organizadas en filas y columnas bajo los encabezados. Función: Estos datos son los valores que se analizan y se gestionan dentro de la tabla.

Filas de DatosSon las líneas horizontales de la tabla que representan registros individuales o conjuntos de datos. Función: Cada fila contiene datos relacionados y se extiende a través de todas las columnas de la tabla.

Fila de TotalesEs una fila opcional al final de la tabla que se puede activar para mostrar cálculos automáticos como sumas, promedios o conteos. Función: Proporciona un resumen rápido de los datos en la tabla mediante funciones predefinidas.

Bordes y Estilos de CeldaDefinen la apariencia visual de la tabla, incluyendo colores, fuentes y formatos de borde. Función: Mejoran la legibilidad y la presentación de los datos, permitiendo una mejor organización visual.

Filtros y Ordenación Herramientas integradas en los encabezados de columna para filtrar y ordenar datos. Función: Permiten al usuario ver y analizar solo los datos que cumplen con ciertos criterios y organizarlos según sus preferencias.

Referencia de TablaCada tabla en Excel tiene un nombre único que se puede utilizar en fórmulas y referencias. Función: Facilita la referencia y el uso de la tabla en fórmulas y funciones sin necesidad de utilizar rangos de celdas específicos.

El formato de celdas en Excel te permite personalizar la apariencia de los datos en las celdas, incluyendo el tipo de formato numérico, el estilo de la fuente, el color de fondo, los bordes y la alineación del texto. Esto ayuda a mejorar la legibilidad y presentación de la información en tus hojas de cálculo.

• Formato de Celdas: Incluye opciones para ajustar el color de fondo, bordes, tipo de letra, tamaño, color del texto, y la alineación dentro de las celdas. Esto facilita la lectura y resalta información clave.

Apariencia de celdas y tablas

• Formato de Tablas: Utiliza estilos predefinidos que cambian el diseño visual de toda la tabla, incluyendo colores y formatos alternos para filas y columnas. Aunque estos estilos son principalmente estéticos, ayudan a organizar visualmente los datos.

Personalización Adicional:Además de los estilos de tabla, puedes ajustar el formato de celdas dentro de la tabla como lo harías en una hoja de cálculo normal, para adaptar la presentación a tus necesidades específicas.

El filtrado de contenido en Excel es una herramienta esencial que permite centrarse en datos específicos dentro de una tabla, ocultando temporalmente las filas que no cumplen con los criterios establecidos. Esto facilita la visualización y análisis de grandes conjuntos de datos al permitir ver únicamente la información relevante.

Filtrar Contenido

Para poder presentar información específica realizamos lo siguiente:

• Seleccionando una celda de la base de datos, damos clic en la cinta Datos, grupo Ordenar y filtrar, botón Filtro. También podemos usar Ctrl + Shift + L.
• Este punto se omite en el caso de una tabla.

Actividad Parte 1

Actividad Parte 1

• Seleccionar la Tabla: Haz clic en cualquier celda dentro de la tabla.

• Acceder a Estilos de Tabla: Ve a la pestaña Diseño de tabla en la cinta de opciones.
• Aplicar Estilos: En el grupo Estilos de tabla, elige un estilo de la galería para cambiar el formato visual de la tabla.

• Personalización Adicional: Para ajustes específicos, usa el cuadro de diálogo Formato de celdas para cambiar el formato de las celdas dentro de la tabla.

Formato de Tablas:

Herramientas de tabla:

Herramientas:Tabla Dinámica: Crea rápidamente una tabla dinámica basada en los datos de la tabla seleccionada, lo que facilita el análisis y resumen de grandes conjuntos de datos.Eliminar Duplicados: Permite eliminar filas duplicadas en la tabla según criterios específicos, asegurando que cada registro sea único y manteniendo la integridad de los datos.Segmentación de Datos: Inserta segmentaciones de datos, que son filtros visuales que permiten a los usuarios filtrar rápidamente la información dentro de la tabla, mejorando la interacción y análisis de los datos.Eliminar Tabla: Convierte la tabla de nuevo a un rango de celdas estándar, eliminando todas las características específicas de las tablas, como el filtrado y el formato dinámico.

Herramientas de tabla:

Opciones:

• Características Ligadas a Tablas: Este grupo incluye opciones para activar o desactivar características específicas de la tabla, como filas con bandas, filas de totales, encabezados de columnas, y más. Estas opciones permiten personalizar la presentación y funcionalidad de la tabla según las necesidades del usuario.

Aplicar un Filtro:

• En el encabezado de la columna que deseas filtrar, haz clic en el ícono de filtro (representado por una pequeña flecha hacia abajo).

Cada columna que tenga activo un filtro tendrá el icono de Filtro.

También podemos observar que los encabezados de las filas de Excel cambian a color azul y se ven discontinuos, ya que los datos filtrados no necesariamente están ordenados.

Selecciona los criterios de filtrado.

• Puedes elegir entre valores específicos, rangos de fechas, texto o números, dependiendo del tipo de datos en la columna.

Como podemos observar, se amplía de manera automática el área de la tabla y se incorporan los datos de manera directa, creando de esta manera la relación de los datos. Lo mismo sucedería si deseamos incorporar una nueva columna (Campo) en nuestra tabla.

• Ahora, si te colocas al final de una columna de una tabla en Excel y usas el botón de autosuma, la fila de totales se activará automáticamente, calculando los totales para esa columna.

• Ahora cada celda tiene un selector de función para mostrar un cálculo con los datos de la columna en uso.

Nota: Esta característica no limita a crear funciones propias.

• Otra ventaja es que, si creas una función en una columna de una tabla, Excel la aplicará automáticamente a todas las filas de esa columna.

En el ejemplo anterior, al insertar una función, la columna se agrega automáticamente a la tabla y recibe un nombre provisional, ya que todas las columnas deben tener un título. Además, la función se aplica automáticamente a todas las filas de la columna. Cualquier modificación posterior en una celda con la función se actualizará automáticamente en todas las filas, sin importar en qué celda se realice el cambio.

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• Estilo Consistente: Excel ofrece varios estilos predefinidos que se pueden aplicar para asegurar que tu tabla tenga un diseño claro y profesional. Estos estilos se pueden personalizar fácilmente para adaptarse a las necesidades específicas de presentación.
• Funciones Automáticas: Al formatear datos como tabla, se activan automáticamente varias funciones, como los filtros automáticos y las opciones de ordenación en los encabezados de las columnas, lo que facilita el análisis y la manipulación de los datos.
• Fórmulas Estructuradas: Las tablas permiten el uso de fórmulas estructuradas, lo que facilita la referencia a los datos. En lugar de usar referencias de celda como A1:B10, las fórmulas utilizan nombres de columnas, haciendo que las fórmulas sean más fáciles de leer y entender.
• Actualización Dinámica: Cualquier cambio en los datos de la tabla, como agregar o eliminar filas y columnas, se ajusta automáticamente en el formato y en las fórmulas estructuradas, lo que ahorra tiempo y reduce errores.

Ventajas de Dar Formato como Tabla:

Resultado

Crear y dar formato a las tablas no solo mejora la presentación visual de los datos, sino que también facilita su manejo y análisis, convirtiéndose en una herramienta esencial para la administración efectiva de información en Excel.

Herramientas de tabla:

Propiedades:

• Cambiar Nombre de Tabla: Permite asignar un nombre específico a la tabla para facilitar su identificación, especialmente útil cuando se trabaja con múltiples tablas en un mismo archivo. Los nombres personalizados pueden ser usados en fórmulas y referencias cruzadas.
• Cambiar Tamaño de Tabla: Permite ajustar el rango de datos que conforma la tabla, expandiéndolo o reduciéndolo según sea necesario. Esto es útil cuando se agregan o eliminan datos y se necesita que la tabla refleje estos cambios.

Herramientas de tabla:

Estilos de Tabla:

• Cambiar Estilo de Tabla: Permite cambiar rápidamente la combinación de colores y el diseño de la tabla, eligiendo entre una variedad de estilos predefinidos o creando estilos personalizados. Esto es útil para mejorar la estética y la legibilidad de la tabla, asegurando que se adapte al formato general del documento o presentación.

Como podemos observar, al ordenar, todos los datos se ajustan automáticamente: no solo se reordenan los datos de la columna seleccionada, sino que también se reorganizan todos los datos relacionados en la tabla.También es importante señalar que esta operación solo permite ordenar los datos según un único criterio a la vez.

Ordenar por más de un criterio:

• Selecciona una celda dentro de la base de datos. Luego, dirígete a la ficha Datos y en el grupo Ordenar y Filtrar, haz clic en el botón Ordenar.
• Esto te permitirá especificar múltiples criterios de ordenación para organizar los datos según diferentes columnas y prioridades.

• Para configurar el primer criterio de ordenación, selecciona la columna deseada en el menú "Ordenar por" del cuadro de diálogo y elige el tipo de orden (ascendente o descendente).

• Una vez que hayas configurado todos los criterios de ordenación, haz clic en Aceptar.
• Excel aplicará los criterios según la secuencia que especificaste, organizando los datos de manera que se cumplan todos los criterios seleccionados. En el siguiente ejemplo, los nombres y apellidos quedarán ordenados de A a Z.

Herramientas de tabla:

Datos Externos de Tabla:

• Enlace a SharePoint (Plataforma de colaboración desarrollada por Microsoft que se utiliza principalmente para almacenar, organizar, compartir y acceder a información desde cualquier dispositivo): Esta herramienta permite enlazar la tabla a una lista de SharePoint, facilitando la colaboración y el intercambio de datos en entornos corporativos. Para utilizar esta función, se requiere una licencia corporativa de Excel y permisos de administrador en SharePoint.

Haz clic en las celdas o rango deseado.

Abrir Formato de Celdas:

• Clic derecho y selecciona Formato de celdas o usa Ctrl + 1.

Opciones de Formato:

• Número: Define el formato numérico.
• Fuente: Ajusta el texto (tipo, tamaño, color).
• Relleno: Cambia el color de fondo.
• Bordes: Añade o ajusta bordes.
• Alineación: Configura la alineación del texto.

Formato de Celdas: