diagnóstico

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diagnóstico documental

nataly andrea martinez valadez 5cm1

infraestructura del archivo

instalaciones

características de la documentación

análisis FODA

conclusiones

diagnóstico documental

objetivos

recursos archivísticos

etapas del diagnóstico

identificación

bibliografía

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Índice

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Diagnóstico Documental

de las compras son emocionales.

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Diagnóstico. Estudio que consiste en el analisis del entorno, para identificar las oportunidades y amenazas de la entidad pública, así como el análisis interno para reconocer las fortalezas y debilidades en una organización.

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Diagnóstico documental. Proceso que permite obtener una visión integral de la situación y problemática archivística de una entidad mediante el análisis y evaluación de las áreas de archivo y clasificación de los documentos

• El estado de organización de los tres tipos de archivo, para determinar las áreas prioritarias con las que se dará inicio al proyecto
• Los instrumentos de control y registro de expedientes con que cuenta la institución.

• El estado de conservación de los documentos.
• Los procesos de transferencia que lleva a cabo la dependencia.
• Las áreas físicas asignadas para el resguardo de los archivos.
• El personal a cargo de los archivos y la detección de necesidades de capacitación.
• Los requerimientos de bienes muebles para la conservación y guarda de archivos.

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Objetivos

conocer el estado actual y necesidades

establecer prioridades con el fin de planear actividades a corto, mediano y largo plazo

desarrollar planes y programas reales y alcanzables

identificar los riegos

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Ámbito de aplicación del Diagnóstico documental

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Recursos archivísticos a diagnósticar

diagnóstico

identificación

infraestructura del archivo

instalaciones

Etapas del

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características de la documentación

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Estos elementos permiten establecer o determinar las acciones que el archivo debe emprender para fortalecer tanto su sistema de organización interna como las relaciones que debe cumplir con la entidad a la cual pertenece, ya que como instancia que se encarga de la organización, conservación y acceso a la informacion producida por la entidad debe fijar los lineamientos bajo los cuales se realice la gestión de la documentación acorde con los principios archivísticos. La información se podrá consignar en los siguientes formatos:

identificación

determinar la estructura administrativa del archivo dentro de la entidad, al igual que los servicios internos y externos que presta, así como el presupuesto y recurso humano destinado a desarrollar las funciones bien sean establecidas por manuales o que se ejecuten en la práctica sin su existencia

Identificación

Datos del archivo

información básica sobre fecha de conformación, ubicación geográfica y direccion. En el campo de nivel y tipo de archivo, da la opción de consignarlos datos bien sea de un archivo de gestión,central o histórico.

entidad a la que pertenece

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todo archivo necesariamente se encuentra vinculado a una entidad dentro de la estructura bien sea del Estado o en el sector privado, es importante conocer su ubicación respecto a esta organización, la misión que cumple y los datos del representante legal

administración del archivo

procedimientos en el archivo, como los programas de gestión, la forma de organización documental, sean estos establecidos por manuales o no y si se considera la preservación documental. Además es necesario saber en qué se invierten los recursos, Se indaga sobre el responsable del archivo y la cantidad y el perfil de las personas asignadas a la dependencia.

servicios que presta el archivo

Se debe establecer la cantidad, el tipo de usuarios que atiende, las condiciones de consulta y la infraestructura con la cual cuenta.

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Se debe realizar una inspección de la infraestructura con que cuenta el archivo con el fin de determinar cuáles con los factores de riesgo así como las fortalezas que este posee, considerando aspectos tanto generales como particulares de las diferentes áreas. Se hará especial en énfasis o, factores relacionados con iluminación, ventilación, humedad relativa, temperatura y contaminantes atmosféricos

infraestructura del archivo

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Edificio

Instalaciones (depósitos)

El archivo

Condiciones de prevención de desastres y mantenimiento

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Edificio

Partiendo de la época de construcción, la función para la cual fue diseñado el inmueble, el contexto climático, así como su ubicación urbana, se determinarán características arquitectónicas y algunos elementos sobre el tipo de construcción.

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Archivo

se determina el lugar que ocupa el archivo dentro de la edificación, el número de depósitos y las áreas con las que se cuenta la dependencia atendiendo a las funciones que desarroll

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Instalaciones (depósitos)

se inspeccionan los aspectos ambientales presentes en los depósitos respecto al tipo de iluminación, su manejo y medios de control, ventilación bien sea artifical o natural temperatura, humedad relativa y entrada de polvo

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hace énfasis en las condiciones de seguridad respecto a los planes de prevención de desastres y las relaciones entre el archivo y el funcionamiento de los cómites paritarios de salud ocupacional de las entidades. Se debe conocer el tipo y la cantidad de extintores con los que se cuenta, la señalizaciónse pregunta acerca de la limpieza y el control microbiológico tanto

Condiciones de prevención de desastres y mantenimiento

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características de la documentación

conocer tanto las características físicas y técnicas de la documentación sea cual fuere el tipo de soporte, así como aspectos sobre organización archivística.

almacenamiento

aspectos archivísticos

preservación documental

documentación que se encuentra en otro depósito

Estado de conservasión de la documentación

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Se pregunta acerca de fechas de los documentos, cantidad y técnica de elaboración, si existe documentación cartográfica, planimétrica y fotográfica al igual que sus sistemas de almacenamiento.Así mismo se deben registrar los sistemas de almacenamiento con el uso de estantes, mobiliario y su disposición en el área.

Almacenamiento

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la forma de organización archivística que se utiliza y el tipo de auxiliares descriptivos con los que se cuenta para recuperar la información. Así mismo la regulación de los procesos de transferiencia documental y todos los procesos relacionados con las gestión documental y si se han realizado en el archivo eliminaciones o se ha producido pérdidas documentales

Aspectos archivísticos

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Preservación documental

se establece el nivel y el tipo de deterioro de los documentos y los tratamientos adelantados tanto como preventivos como curativos se pretende establecer si se efectúa algún tipo de acciones directas de conservación preventiva sobre la documentación, consignando los procesos y materiales que se utilizan ya que estos en una buena parte determinan su adecuada aplicación atendiendo a las características específicas de los tipos de documentación y deterioros presentes en los soportes.

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+ info

Documentación que se encuentra en otro depósito

se da cabida al registro de la documentación que por razones o de espacio de la misma organización archivística se encuentra en otro sitio. Tenga en cuenta que se debe llenar este apartado pór cada una de las áreas en las cuales se almacene documentación

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estado de conservación de la documentación

se debe partir de establecer una metodología que considerede una parte las características específicas de los documentos a evaluar y de otra parte los descriptores de deterioro con los cuales se señalen las alteraciones presentes, teniendo en cuenta la determinación de una muestra representativa

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Análisis FODA

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sabemos que consiste en...

realizar una evaluación de los factores fuertes y débiles que en su conjunto diagnostican la situación interna de una organización, así como su evaluación externa, es decir las oportunidades y amenazas

ejercicio introspectivo de diagnóstico, en donde se realiza la identificación a través de un análisis previo, con la mayor objetividad posible, de las características propias de la organización o persona que la hacen fuerte ante los competidores, y que la distinguen de la competencia.

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+ info

+ info

+ info

+ info

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Fortalezas

• Capacidades fundamentales en áreas claves

• recursos financieros adecuados
• Buena imagen de los compradores
• Propiedad de la Tecnologí

Oportunidades

• Atender a grupos adicionales de clientes
• Ingresar en nuevos mercados o segmentos
• Diversificarse en productos relacionados
• Complacencia entre las compañías rivales
• Crecimiento más rápido en el mercado

Debilidades

• No hay una dirección estratégica clara
• Instalaciones obsoletas
• Falta de oportunidad y talento gerencial
• Seguimiento deficiente al implantar la estrategia

Amenazas

• Entrada de competidores con costos
• menores
• Incremento en las ventas y productos
• sustitutos
• Crecimiento más lento en el mercado

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Conclusiones

para finalizar con esta unidad, quiero agregar que hay que ser muy precisos y muy exactos a la hora de realizarle el diagnóstico a un archivo, esto para que no se cometa ningún error.hay que ser precisos por el bien de la documentación y de la institución

también es importante hacer énfasis en que todo este proceso no se hace de un día para otro, hay que dedicarle su teimpo, para que los resultados sean exactos y sin errores

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bibliografía

jaimes ernesto y clemencia maria, pautas para el diagnóstico integral de archivos, archivo general de nación colombia, consultado en https://www.archivogeneral.gov.co/caja_de_herramientas/docs/2.%20planeacion/DOCUMENTOS%20TECNICOS/PAUTAS%20PARA%20DIAGNOSTICO%20DE%20ARCHIVOS.pdf

Análisis FODA: diagnóstico para decidir. Equipo Editorial Buenos Negocios [en línea] 17 de diciembre 2012 [4 de septiembre 2014] Disponible desde Internet: <www.buenosnegocios.- com/notas/231-analisis-foda-diagnostico-decidir>.

archivo general del estado de méxico (2023), diagnóstico integral de archivos, consulato en https://agemex.edomex.gob.mx/Documento/Visualizar/profesionalizacion-talleres/diagnostico_integral_archivo.pdf

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amenazas

. pueden llegar a atentar incluso contra la permanencia de la organización, difícilmente podemos incidir en estas, sin embargo es esencial conocerlas para minimizar la capacidad que tienen de afectarnos

fortalezas

. Son los recursos que se controlan, capacidades y habilidades que se tienen y actividades que se desarrollan positivamente

oportunidades

e resultan positivas, favorables, explotables y quese deben descubrir en el entorno en el que actúa la empresa, ya que permiten obtener ventajas competitivas con respecto a otras

debilidades

recursos de los que se carece, habilidades que no se poseen, actividades que no se desarrollan positivamente,