Planeación de proyectos
Ana Karen Escorcia
Created on September 3, 2024
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Transcript
Planeación
y Control de Proyectos
Grupo 1 Equipo 4
Objetivo
Conocer los procesos relacionados a la planificación de proyectos, así como las herramientas empleadas para llevar una mejor gestión del tiempo para alcanzar o superar los objetivos planteados.
Especificaciones del proyecto
Definición del calendario del proyecto
Búsqueda de dependencia entre actividades
Determinación de las características de cada actividad
Localización de los puntos clave de control
Determinación de los recursos
Definición del esquema del proyecto
Procesos en la planificacion de proyectos
Una vez que ha sido aprobado el proyecto, comienza la labor proyectual, es decir; se planifica lo que se hará.
¿Qué se UTILIZARÁ?
Recursos
ESTABLECER inicio y fin del proyecto
productos
Especificaciones del proyecto
En este proceso se describe y define detalladamente el proyecto, si el proyecto no está bien definido, no se tendrá una buena planificación y por ende habrá una mala gestión del proyecto.
Objetivos
CLAROS del proyecto
Definición
DETALLADA del proyecto
Fechas
¿Qué se OBTENDRÁ con el proyecto?
definición del calendario
El calendario de un proyecto o cronograma, es una herramienta que nos indica las actividades, hitos y plazos con los que cuenta el equipo de trabajo.
Indica procesos a seguir
Mantiene al equipo informado sobre lo que se está haciendo y lo que se hará en el futuro.
Fechas inicio y fin de cada tarea, y fecha de entrega
Detecta posibles inconvenientes
Ayuda a que cada miembro planifique y organice su tiempo, además de saber qué es lo que se entrega y qué tarea sigue.
Ayuda a solucionar problemas oportunamente.
La gestión descendente es un enfoque donde las decisiones y directrices provienen de la alta dirección y se transmiten hacia los niveles inferiores.Ventajas:- Dirección clara y alineada.
- Rápida toma de decisiones.
Desventajas:- Menos participación del equipo.
- Poca flexibilidad y adaptabilidad.
definición del esquema del proyecto
El plan de proyecto es esencial para definir el programa, alcance, plazos y entregables. Establece las bases, clarifica roles, controla costos, verifica recursos y anticipa desafíos, garantizando así el éxito del proyecto mediante una buena planificación.
Comienza con el proyecto completo en el nivel superior, y se descompone en secciones como planificación y compra de equipos, subdividiéndolas aún más en tareas específicas.
Los costes se asignan basándose en estimaciones de proveedores, datos históricos o tarifas por hora. La duración de las actividades se estima utilizando métodos similares.
Finalmente, el director del proyecto organiza costes y plazos para gestionar el flujo de caja del proyecto.
DETERMINACIÓN DE LAS CARACTERÍSTICAS DE CADA ACTIVIDAD
La Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) divide un proyecto en tareas más pequeñas para facilitar la gestión de costes y duración.
Niveles
Determinación de costos
Costos y plazos
La identificación de necesidades se debe realizar mediante tecnicas cuantitativas y cualitativas (cuestionarios y concensos)
se deben establecer prioridades
Identificar riesgos, sus causas y la probabilidad de que sucedan
ser innovador
Determinacion de recursos
La asignación efectiva de recursos te permite usar correctamente los recursos del equipo, maximizar los resultados y respaldar los objetivos de tu equipo.
#IMPORTANCIA
Garantizar la viabilidad del proyecto: Asegurar que todos los recursos necesarios están disponibles.
#DETERMINACION
#RECURSOS
Optimización de costos y tiempo: Planificar correctamente para evitar sobrecostos y retrasos.
Alineación con los objetivos del proyecto: Asegurar que los recursos sean adecuados para cumplir con los objetivos establecidos.
Recursos Financieros: Presupuesto necesario para adquirir otros recursos.
Tipos de Recursos en Proyectos
Recursos Tecnológicos: Software, hardware, y otras tecnologías necesarias.
Recursos de Tiempo: Cronograma para la utilización eficiente de los recursos disponibles.
Recursos Humanos: Personal necesario para llevar a cabo las actividades del proyecto.
Recursos Materiales: Equipos, herramientas, y materiales físicos requeridos.
#IMAGEN
Proceso de Determinación de Recurso
1. Identificación de las Necesidades del Proyecto: Analizar el alcance y las actividades del proyecto.2. Estimación de los Recursos Necesarios: Calcular la cantidad y tipo de recursos requeridos para cada actividad.3. Asignación de Recursos: Distribuir los recursos identificados de manera óptima.4. Verificación y Ajuste: Revisión continua de los recursos asignados para realizar ajustes según sea necesario.
Herramientas para la Determinación de Recursos
Las herramientas de gestión de proyectos son software que ayudan a organizar y gestionar proyectos y tareas. Son útiles para las organizaciones que trabajan en múltiples proyectos y equipos, ya que ayudan a: Mejorar la asignación de tareas Fomentar la colaboración entre el equipo Brindar visibilidad del progreso del proyecto Planificar, supervisar y evaluar Hacer que la ejecución sea más productiva y ágil Organizar los tiempos y costes de los proyectos Mejorar la comunicación interna de los equipos
#Responsabilidad
Análisis RACI: Matriz de responsabilidades para definir roles y responsabilidades.
#Tiempo
#RECURSOS
Diagrama de Gantt: Planificación del tiempo y los recursos para cada tarea.
Software de Gestión de Proyectos: Herramientas como MS Project, Trello, Asana para gestionar recursos.
Estrategias para una Mejor Determinación de Recursos
Planificación anticipada: Realizar un plan detallado y anticipado de los recursos.Análisis de riesgos: Identificar posibles problemas y tener planes de contingencia.-Comunicación efectiva: Asegurar una comunicación clara y continua con el equipo de proyecto y los interesados.
Retos Comunes en la Determinación de Recursos
Disponibilidad limitada de recursos: Escasez de personal calificado o de materiales.Cambios en los requerimientos del proyecto: Ajustes en el alcance del proyecto que afectan los recursos.Mala estimación de recursos: Errores en la predicción de la cantidad o tipo de recursos necesarios.
Este diagrama consta de algunos pasos que guían desde la fecha de inicio del proyecto hasta su fecha de finalización.Es una representación visual de las tareas de un proyecto y las dependencias conectadas a cada una.
MÉTODO PERT
El camino crítico en la gestión de proyectos es la secuencia más larga de actividades que deben finalizarse a tiempo para completar la totalidad del proyecto.
MÉTODO DEL CAMINO CRÍTICO (CPM)
Es una herramienta de gestión de proyectos que ilustra el trabajo realizado durante un período de tiempo en relación con el tiempo previsto para el trabajo.
GRÁFICAS DE GANTT
PROGRAMACIÓN DEL PROYECTO
dependencia entre actividades
Es importante seguir el orden cronologico de las actividades , ya que ello garantiza un desarrollo correcto del proyecto; además de evitar retrabajos o incluso disminuir la posibilidad de errores u omisiones de información
Una planificación efectiva de proyectos comienza con una definición clara de los objetivos, el alcance, los recursos y el calendario. Es esencial establecer un plan detallado, considerando horarios, festivos y la disponibilidad de recursos, para asegurar que el tiempo disponible sea suficiente para completar el proyecto.Desglosar el proyecto en fases y actividades detalladas, así como identificar hitos importantes y dependencias entre tareas, ayuda a mantener todo en orden. Documentar todas las características de las actividades facilita la adaptación a imprevistos.La correcta asignación de recursos y la gestión de dependencias garantizan que el proyecto se desarrolle sin contratiempos. Con una planificación bien hecha, se facilita la gestión del proyecto y se aumenta la probabilidad de éxito.