Formation Courrier GUIDAF Association - Courrier

Formation Courrier

GUIDAF Associations

Commencer

Formateurs : Brice Paratias bparatias@herault.fr Marine Brignon mbrignon@herault.fr Régis Bastide rbastide@herault.fr

Programme de la formation

Présentation de GUIDAF Associations et tour de table

Savoir se connecter et se repérer dans GUIDAF Associations

Gestion des dossiers

Compréhension des différentes bannettes et fonctionnalités

GUIDAF Associations : Dématérialisation des demandes de subventions des associations par la mise en place d’un portail accessible sur herault.fr, permettant la gestion numérique des demandes de subventions.

DEMANDE DE SUBVENTION

Demandeur

Portail numérique Guidaf Asso.

Création de compte

Saisie du formulaire en ligne

Demande reçue au Service Courrier

Orientation vers les métiers/ DGA (Ajout CDR GDA et transmission)

Instructiondu dossier

Acceptation / Rejet du dossier (arbitrage)

11

Proposition au vote de l’Assemblée

Envoi des lettres de Pré-Information (Président) ou lettres de Rejet

Envoi des notifications administratives et éventuellement des Conseillers départementaux

Paiement

10

ETAPES

Portail utilisateur (front office)

https://mesdemarches.herault.fr/loc_fr/associations

Portail utilisateur : création de compte

Les utilisateurs devront s'incrire sur le portail via la page de création de compte accessible depuis l'accueil. Voici les informations obligatoires à une inscription. La validation de son compte se fait via un email envoyé lors de son incription.

Portail 6tzen (backoffice)

1. Savoir se connecter et se repérer

Manipulation n°1 : se connecter

• Ouvrez l'URL du back office : https://6tzen-admin.preprod.herault.fr/
• Connectez vous avec vos identifiants et mot de passe de session.

Menu du haut : le bandeau d'en-tête

Environnement dans lequel nous nous trouvons : ici la Preproduction, qui sert aussi pour la formation

Votre nom et prénom, ainsi que le service que vous représentez actuellement

Recherche disposant de 3 options

La roue crantée permet d'accéder - Aux préférences de configuration - Choisir le service ou le sous-service - Se déconnecter

L'environnement de production, l'environnement de travail réel, à le logo de 6tzen

Menu de gauche

Accès aux différents téléservices (GUIDAF Associations, GUIDAF (Communes), AET, VAE 8000 arbres...)

Recherche avancée des dossiers

Bannettes filtrées pour les dossiers du service uniquement

Classement personnalisé

Recherche avancée des partenaires

Partie centrale

Manipulation n°2 : Bandeau en-tête

Recherchez dans les partenaires "Assos de test"

Identifiez son numéro de SIRET

22330001300016

Sur quel service êtes-vous positionné ?

Déconnectez-vous de 6tzen

Manipulation n°3 : Menu de gauche

Avez-vous accès à d'autres téléservices ? (GUIDAF (Communes), AET, 8000 arbres...)

Avez-vous accès à plusieurs services ou sous-services ?

Masquez le menu de gauche

Des questions ?

2. Gestion des dossiers

Les boutons du bandeau

Prévisualisation

Partie centrale

Les différents types de commentaires à notre disposition

Commentaire Expéditeur externe :

• Rassemble l'historique des commentaires fait à l'usager.
• Permet d'ajouter un commentaire à destination de l'usager.

Commentaire Destinataire(s) interne(s) :

• Rassemble l'historique des commentaires des services ou la demande a été affectée.
• Permet de rédiger un commentaire au service souhaité.

Commentaire [privé] :

• Rassemble l'historique des commentaires privé visible seulement par le CD34.
• Pour en rédiger un il faut utiliser le bouton "Ajouter un commentaire".

Commentaire de l'usage : Commentaires que l'usager peut déposer lorsqu'on lui fait une demande de pièce jointe.

Création d'un partenaire

Afin de remplir une demande de subvention, il vous faudra créer la structure.

Il faut d'abord renseigner le type et le nom de la structure, puis cliquer sur "Rechercher"

Il sera ensuite possible de rensigner ses informations et coordonées

Profil Overlord : remplir une demande à la place d'un tier

Recherchez ou créez un partenaire

Cliquez sur "Faire une démarche", puis selectionnez la démarche souhaitée

Manipulation n°4 : Instruction d'un dossier

Ouvrez un dossier et prenez le en charge

Consultez les différentes pieces jointes (prévisualisation)

Vérifiez le statut du dossier, s'il n'est pas sur "C - En cours d'instruction", modifiez le

Envoyez un mail à l'usager

Manipulation n°6 : Remplir une demande de subvention

Recherchez un partenaire

Cliquez sur "Faire une démarche"

Choisisez la campagne d'aide

Manipulation n°4 : Instruction d'un dossier

Ouvrez un dossier et prenez le en charge

Consultez les différentes pieces jointes (prévisualisation)

Vérifiez le statut du dossier, s'il n'est pas sur "C - En cours d'instruction", modifiez le

Envoyez un mail à l'usager

Correspondance des statuts externes - internes

Manipulation n°5 : Remplacer une pièce jointe

Cas pratique : Un usager vous contacte car il a déposé par erreur une pièce jointe qui n'est pas à jour et vous demande de la remplacer.

Cliquez sur le bouton "Gérer le contenu"

Supprimez la pièce jointe que vous devez remplacer

Ajoutez la nouvelle pièce jointe

Ajoutez un commentaire à l'usager lui notifiant que le document a été remplacé.

Manipulation n°6 : Ajouter la référence GDA du dossier

Cas pratique : Vous devez gérer un dossier nouvellement reçut et donc créer la demande dans GDA et mettre sa référence GDA dans GUIDAF ASSOCIATIONS.

Cliquez sur le bouton "Prendre en charge"

Cliquez sur le bouton "Gérer le contenu"

En bas a gauche de la fenêtre cliquez sur Ajouter

Choisissez "Référence GDA" dans la liste

Remplissez la référence et cliquez sur "Valider"

Manipulation n°7 : Transferer un dossier à un Service instructeur

Cas pratique : Vous venez d'ajouter la référence GDA et également le CDR du dossier. Il faut maintenant le transmettre au service instructeur.

Cliquez sur le bouton "Transférer à un service"

Ouvrez le menu déroulante a droit de la zone de texte "Service"

Choisissez le service dans l'arborescence ou entrez son nom dans la zone texte.

Enregistrez

Manipulation n°8 : Travail en équipe dans 6tzen

Actualisation d'un dossier (Pour voir un changement effectué par un collègue en direct)

Démonstration d'une prise en charge d'un dossier déjà affecté

Manipulation n°9 : Erreur d'affectation et transfert à CourCab

Cas pratique : Vous vous rendez compte que le dossier que vous allez instruire ne relève pas de votre service. Il y a donc une erreur d'affectation de service, il faut le transferer au bureau des subventions (Service CourCab).

Déposez un commentaire privée expliquant l'erreur

Contactez subvention@herault.fr via email (A faire hors formation)

Transférez au Service CourCab

Manipulation n°10: Les commentaires

Ouvrez un dossier de votre service

Créez un commentaire privé (visible par l'ensemble du CD34)

Ecrivez un commentaire interne à votre service

Ecrivez un commentaire à l'usager

Ouvrez l'onglet "Discussions" du dossier

Manipulation n°11: Demande de pièce jointe à l'usager

Cas pratique : Vous vous rendez compte qu'il manque un document pour l'instruction du dossier ! 😱 Pas de panique voici comment en demandez un à l'usager.

Paramétrez vos préférences comme va le montrer le formateur

Activez le suivi et ouvrez un dossier de votre choix

Changez le statut du dossier en "B - Incomplète" via un commentaire à l'usager

Formateur : Démonstration d'un retour de "Document [portail]" et du "Commentaire de l'usager"

Manipulation n°12 : Navigation dans un dossier

Affichez et masquez la prévisualisation

Dans la prévisualisation ouvrez un autre document joint

Ouvrez l'historique du dossier

Consultez les discussions du dossier

3. Compréhension et fonctionnalités des bannettes

Le classement des dossiers

Les dossiers de demandes de subventions sont :

Classés par services

La propriété d'un seul service à un instant T

Répartis dans les différents services par les agents du courrier ou les assistants de directions.

En cas d'erreur d'affectation de service :

• Déposer un commentaire privée expliquant l'erreur
• Contacter subvention@herault.fr via email
• Transférer au Service CourCab

Démonstration du paramétrage des colonnes : ajouts, suppressions, tris et changement d'ordre

Manipulation n°13 : Manipulation des colonnes

Réglez la largeur des colonnes

Ajoutez la colonne "expéditeur long"

Supprimez la colonne "expéditeur"

Ajoutez la colonne "référence interne"

Repérez la référence interne et l'expéditeur long

Changez l'ordre de tri de la colonne "référence interne"

Réorganisez les colonnes

Filtrage des dossiers et recherche avancée

Chaque bannette est associée à des filtres de recherche. Pour les voir, il faut cliquer sur le bouton

La recherche métier permet d'effectuer une recherche avancée avec ces mêmes filtres.

Et permet de sauvegarder les critères de sa recherche de façon personnelle ou pour son service.

Manipulation n°14: exploration recherche avancée

Ouvrez une bannette

Cliquez sur le bouton "Filtrer"

Repérez les différents filtres associés à la bannette

Manipulation n°15 : Recherche du dossier caché ! 🔎

A l'aide de la recherche métier, trouvez le dossier en date du 09/08/2024 et dont le statut est "C - En cours d'instruction".

Manipulation n°16 : changement de service représenté

Vérifiez si vous avez accès à plusieurs services. Si oui, changez-en.

Une démonstration ?

Manipulation n°17 : recherche inter service

Ouvrez la bannette "Dossiers du service"

Affichez la colonne "Référence interne"

Récupérez la référence interne d'un des dossiers

Recherchez cette référence via la barre de recherche de l'en-tête

Manipulation n°18 : recherche hors service

Ouvrez la bannette "Dossiers reçus"

Affichez les colonnes "Propriétaire long" et "Référence interne"

Ouvrez le filtre de recherche

Ajoutez dans "Rechercher sur" le critère "Propriétaire interne : différent de mon service"

Récupérez la référence interne d'un des dossiers et rechercher cette référence via la barre de recherche de l'en-tête

Sélection d'un ou de plusieurs dossiers

Manipulation n°19 : sélection multiple de dossiers

Séléctionnez plusieurs dossiers

Activez le suivi pour tous les dossiers en même temps

Ouvrez la bannette "Mes dossiers suivis"

Désactivez le suivi en cliquant sur l'étoile

Rechargez la bannette via un clic-droit sur l'onglet "Mes dossiers suivis"

Déplacer la slide

Manipulation n°20 : export de dossiers

Ouvrez la bannette "Dossiers reçus" sous "GUIDAF Associations"

Exportez tous les éléments

Ajoutez des colonnes

Exportez les éléments affichés

Ouvrez les deux fichiers

Que constatez-vous?

Lettre de pré-information et notification administrative

Nous sommes en attente de la numérisation de LPI comme dans GUIDAF Communes.

Un modèle de LPI "CD34 - lettre préinformation GUIDAF ASSO" est à générer depuis GDA, à imprimer et envoyer. (La mise sous plis possible par le Service Courrier à partir de 50 courriers)

Ajouter GUIDAF (6TZen) dans "Mes applications" sur l'Intra 34

Des questions ?

Fin !

Pour toute question relative à GUIDAF Association, contactez : 04.67.67.54.36 ou 04.67.67.30.89

assistanceguidafasso@herault.fr

GUIDAF Associations

• Mes dossiers affectés : tous les dossiers pris en charge et transmis par votre chef de service
• Dossiers du service : tous les dossiers du service
• Dossiers sans affectataire : les dossiers du service non pris en charge
• Demandes à traiter : tous les dossiers non pris en charge et qui n'ont ni le statut cloturé ou sans suite
• Subventions votées : les dossiers ayant le statut "E - Subvention accordée"
• Dossiers reçus : tous les dossiers reçus par la collectivité
• Demandes transmises : les dossiers dont mon service n'est pas propriétaire

Dossiers du service

• Dossiers incomplets du service : les dossiers du service dont le satut est incomplet
• Dossiers sans affectataire : les dossiers du service non pris en charge
• Dossiers reçus : tous les dossiers reçus au sein de votre service

Changement de portail 6tzen

Les usagers se retrouvent parfois sur des portails Aides aux collectivités ou Vélo à Assitance Electrique sans s'en rendre compte. Ils doivent choisir Associations pour déposer les demandes de Campagne d'aide, PAT et école de musique

Mes dossiers

Permet de retrouver tous les dossiers que vous suivez.