Auditor interno

auditor interno de sistema de gestion de calidad

• Recursos

• Presentaciones

• Desarrollo y evaluación a través de ejercicios prácticos

• Diálogo y retroalimentación constante

• Sesiones

Consideraciones iniciales

Consideraciones iniciales

Formar auditores internos de sistemas de gestión integral con competencias para dirigir y realizar auditorias que agreguen valor a las organizaciones y sean fundamento para la mejora del desempeño

objetivo

Formación de Auditor Interno de Sistemas de Gestión Integral

• Planeación de la Auditoría
• Elaboración de programas y planes de auditoría
• Realización de la auditoria
• Práctica de auditoria

• Evaluación de Hallazgos
• Análisis y redacción de no conformidades

• Informe de Auditoría
• Elaboración de informe

• Seguimiento y Cierre de No Conformidades

• Mejora Continua del Sistema de Gestión integral

• Planeación y Realización de la Auditoría

• Proceso de Auditoría

• Principios de Auditoría
• Competencias de los Auditores
• Equipo Auditor: Auditor Líder y Auditores Internos

• Directrices para la Auditoría de Sistemas de Gestión con base en ISO 19011:2018

Programa

• Verificar que la ruta es la adecuada para alcanzar los objetivos

• Determinar si el Sistema de Gestión ha sido adecuadamente implantado y mantenido

La auditoria: fundamento para mejora

Directrices para la auditoria

• Principios de auditoría
• Programa de auditoría
• Realización de auditorías

• Personal que maneja el programa de auitoría
• Auditores
• Equipo de auditoría

Auditoría de Sistema de Gestión

Evaluación de la Competencia

“Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias objetivas y evaluarlas de manera objetiva, con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría"

concepto de auditoria

Auditoría externa

Realizado por una organización sobre un propio sistema de gestión

Auditoria de primera parte

Auditoría interna

Auditoría de certificación (ISO/IEC 17021) legal o regulatoria

Auditoría a proveeores

Realizado por una organización sobre un proveedor

Auditoria de segunda parte

Realizado por una organización independiente

Auditoria de tercera parte

tipos de auditoria

Revisión programada o cambios en el SG

Certificación

Problemas detectados de callidad, seguridad, salud y/o medio ambiente

Requerimiento contractual (cliente-proveedor)

¿cuando hacer auditoría?

5. El auditor concluye la extensión de conformidad del SG

1. El auditor conoce los criterios de los auditores

2. El auditor recaba evidencia objetiva

3. El auditor compara la evidencia objetiva con los criterios de auditoria

4. El auditor determina el estado de cumplimiento del SG

filosofia de la auditoria

HACER

PLANEAR

ACTUAR

VERIFICAR

5.6 Seguimiento del programa de auditoría

• Competencia y evaluación de auditores
• Realización de la auditoría

• Roles y responsabilidades
• Competencia
• Extensión
• Recursos

Verificar

Hacer

proceso para la gestion de un programa de auditoria

5.2 Establecimiento de los objetivos del programa de auditoría

5.5 Implementación del programa de auditoría

5.3 Determinación y evaluación de los riesgos y oportunidades del programa de auditoría

5.4 Establecimiento del programa de auditoría

• Generalidades
• Objetivos, alcance y criterios
• Métodos
• Selección del equipo auditor
• Responsabilidades del líder
• Gestión de los resultados
• Registros

5.7 Revisión y mejora del programa de auditoría

6.4 Realización de las actividades de auditoría

• Generalidades
• Asignación de roles y responsabilidades de los guías y observadores
• Realización de la reunión de apertura
• Comunicación durante la auditoria
• Disponibilidad y acceso de la información
• Revisión de la información documentada
• Recopilación y verificación de información
• Generación de hallazgos de auditoria
• Determinación de conclusiones de auditoria
• Realización de reunión de cierre

- Enfoque basado en riesgos - Detalles de la planificación

6.5 Preparación y distribución del informe de auditoría

• Asignación de tareas al equipo auditor
• Preparación de la información documentada

• Generalidades
• Establecer contacto con el auditado
• Determinar la viabilidad de la auditoría

Verificar

Hacer

proceso para la realizacion de una auditoria

6.7 Realización de actividades de seguimiento

6.3 Preparación de actividades de auditoría

6.6 Finalización de auditoría

6.2 inicio de la auditoría

• Revisión de la información documentada
• Planificación de la auditoría

registros de auditoria

Realización de una auditoría

• Reunión de apertura de auditoría
• Lista de verificación de estándar a auditar
• Informe de auditoría

- hallazgo - fortaleza, no conformidades y observaciones - nivel de madurez

• Programa de acciones correctivas de mejora
• Reunión de cierre de auditoría

Gestión de un programa de auditoría

• Programa de auditoría
• Plan de auditoría
• Lista maestra de auditores

Registros internos de los clientes

Registros legales y regulatorios

Normas de los Sistemas de Gestión

criterios de auditoria

beneficios del proceso de auditoria para las organizaciones

Fortalecer la confianza y la satisfacción de clientes, trabajadores y partes interesadas respecto a las operaciones y resultados

Detectar problemas ooperativos y fallas

Proveer oportunidad de mejora

Proveer retroalimentación para acciones correctivas

Optimizar costos y burocracia

Dar confianza a la dirección

Hallazgos de la auditoría

Los hallazgos de auditoría indican:

• conformidad o no conformidad.
• pueden conducir a la identificación de riesgos
• oportunidades de mejora o
• al registro de mejores prácticas.

• de requisitos legales o reglamentarios,
• se denominan cumplimiento o no cumplimiento.

Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría

Evidencia de la auditoría Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que es pertinente para los criterios de auditoría y que es verificable

Criterios de auditoría Conjunto de requisitos usados como referencia frente a la cual se compara la evidencia objetiva

terminos y definiciones ISO 19011:2018

Incumplimiento de un requisito

Cumplimiento de un requisito

No conformidad

Conformidad

terminos y definiciones iso 19011:2018

conclusiones de la auditoria

Es el resultado de una auditoría, tras considerar los objetivos y todos los hallazgos.

Organización que es auditada en su totalidad o partes.

Auditado

Organización o persona que solicita una auditoría

Cliente de la auditoría

terminos y definiciones iso 19011:2018

Capacidad para aplicar conocimientos y habilidades con el fin de lograr los resultados previstos

Competencia

Persona que lleva a cabo la auditoría

Auditor

Una o más personas que llevan a cabo la auditoría con apoyo de expertos técnicos si es necesario.

Equipo auditor

terminos y definiciones iso 19011:2018

Persona nombrada por el auditado para asistir al equipo auditor

Guía

Acompaña al equipo auditor, pero no actúa como auditor

Observador

Persona que aporta conocimientos y experiencia específicos al equipo auditor

Experto técnico

terminos y definiciones iso 19011:2018

Efecto de la incertidumbre

Riesgo

Descripción de las actividades y de los detalles acordados

Plan de auditoría

Extensión y límites de la auditoria

Alcance de la auditoría

Acuerdo para 1 o más auditorías planificadas para un tiempo determinado

Programa de auditoría

terminos y definiciones iso 19011:2018

Son un requisito previo para proporcionar conclusiones de la auditoria que sean pertinentes y suficientes

Enfoque basado en la evidencia

Independencia

Debido a cuidado profesional

Confidencialidad

Presentación imparcial

Enfoque basado en riesgo

Integridad

principios de auditoria

principios de auditoria

Integridadel fundamento del profesionalismo

Debido cuidado profesional La aplicación de diligencia y juicio al auditar

ConfidencialidadSeguridad de la información

Independencia La base para la imparcialidad de la auditoría y la objetividd de las conclusiones de la auditoria

Enfoque basado en la evidenciaEl método racional para alcanzar conclusiones de auditoría fiables y reproducibles en un proceso de auditoría sistemático

Enfoque basado en riesgosEnfoque de auditoría que considera los riesgos y oportunidad

Presentación imparcialObligación de reportar con veracidad y exactitud

Actuar

5.7 Revisión y Mejora del Programa de Auditoría

Verificar

Hacer

5.6 Seguimiento del Programa de Auditoría

*Competencia y Evaluación de Auditores *Realización de la auditoría

• Generalidades
• Objetivos, alcance y criterios
• Métodos
• Selección del equipo auditor
• Responsabilidades del líder
• Gestión de los resultados
• Registros

5.5 Implementación el Programa de Auditoría

• Roles y responsabilidades
• Competencia
• Extensión
• Recursos

5.4 Establecimiento del Programa de Auditoría

5.3 Determinación y Evaluación de los Riesgos y Oportunidades del Programa de Auditoría

5.2 Establecimiento de los Objetivos del Programa de Auditoría

Planear

PROCESO PARA LA GESTION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA

GESTION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA

5.1 Generalidades Una organización que necesita llevar a cabo una auditoria debería establecer un programa de auditoría que contribuya a la determinación de la efectividad del Sistema de Gestión del auditado.

Naturaleza, funcionalidad, complejidad y nivel de madurez del SG

Tipo de riesgos y oportunidades

Tamaño y naturaleza de la organización

Alcance del programa de auditoria

5.1 GeneralidadesDar prioridad a asignar los recursos del programa de auditoria para auditar aquellos temas de mayor significancia dentro del SG. Estos pueden incluir las características clave de calidad del producto o los peligros relacionados a salud, seguridad o aspectos ambientales significativos y su control.

gestion de un programa de auditoria

Criterios de auditoría

Procedimientos del programa de auditoría

Alcance/número/ tipos/duración/ ubicación/ cronograma de las auditorias

Objetivos para el programa de auditoría y auditorias individuales

gestion de un programa de auditoria 5.1

Proceso para manejo de confidencialidad, seguridad de la información, salud y seguridad y otros temas similares

Recursos necesarios incluyendo viajes y hospedaje

Selección del equipo auditor

Método de auditoría

gestion de un programa de auditoria5.1

Política

Objetivos del sistema

Obejtivos del programa de auditoría

El cliente de la auditoría debería asegurar que se hayan establecido los objetivos del programa de auditoría de manera tal que sirvan para dirigir la planeación de las auditorías y para conducirlas, además deberia asegurar que el programa de auditoría está efectivamente implementado. Los objetivos del programa de auditoría deberian ser coherentes con la dirección estratégica del cliente y deberían soportar la política y objetivos del sistema.

5.2 Establecimiento los objetivos del programa de auditoria

GESTION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA

Los Objetivos pueden estar basados en lo siguiente:a) Prioridades de la gerenciab) Intenciones comerciales o de otros negociosc) Características de procesos, productos y proyectosd) Requisitos del Sistema de Gestióne) Requisitos legales y contractualesf) Necesidad de evaluación de proveedorg) Necesidades y expectativas de las partes interesadash) Nivel de desempeño del auditadoi) Riesgos para el auditadoj) Resultados de auditorias previask) Nivel de madurez del Sistema de Gestión a ser auditado

gestion de un programa de auditoria

de auditoria

un programa

gestion de

1. Contribuir con la mejora del SG y su desempeño

3. Verificar conformidad con requisitos contractuales

4. Obtener y mantener confianza en la capacidad de un proveedor

5. Determinar la efectividad del SG

6. Evaluar la compatibilidad y alineación de los objetivos del SG con la política del SG y los objetivos generales de la organización

2. Cumplir con requisitos externos

5.3 Determinación y evaluación de los riesgos y oportunidades Los Riesgos que pueden afectar el logro de los objetivos del programa de auditoría son los asociados con:a) Planificación b) Recursos c) Selección del equipo auditor d) Comunicación e) Implementación f) Control de información documentada g) Seguimiento, revisión y mejora de auditoría h) Disponibilidad y cooperación del auditado. Las oportunidades para mejorar el programa de auditoría pueden ser:

• Llevar a cabo múltiples auditorías en una sola visita
• Minimizar tiempo y distancias
• Igualar nivel de competencia requerido del equipo auditor
• Alinear fechas para asegurar disponibilidad

Gestión de un programa de auditoría

b) Identificar y evaluar los riesgos y oportunidades del programa de auditoria

c) Establecer responsabilidades de auditoría

d) Establecer procedimientos para programas de auditoría

e) Determinar los recursos necesarios

a) Establecer el alcance del programa de auditoría

4. Establecer el programa de auditoría1. Roles y responsabilidades de la persona que gestiona el programa de auditoría

gestion de un programa de auditoria

Las personas responsables de la gestión del programa de auditoría deberían solicitar su aprobación al cliente de la auditoría

g) Asegurar el manejo y mantenimiento adecuado de los registros del programa de auditoría

f) Asegurar la implementación del programa de auditoría, incluyendo el establecimiento de objetivos, alcance y criterios de auditoría de las auditorías individuales, determinando los métodos de auditoría y seleccionando el equipo auditor y evaluando los auditores

h) Monitorear, revisar y mejorar el programa de auditoría

4. Establecer el programa de auditoría1. Roles y responsabilidades de la persona que gestiona el programa de auditoría

gestion de un programa de auditoria

Principios, métodos y procesos de auditoria

Principios, métodos y procesos de auditoria

Principios, métodos y procesos de auditoria

Principios, métodos y procesos de auditoria

GESTION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA

5.4.3 Establecer el alcance del programa de auditoriaLas personas responsables de gestionar el programa de auditoría deberían determinar la extensión del programa, el cual puede variar dependiendo de la información proporcionada por el auditado sobre su contexto

gestion de un programa de auditoria

• Conclusiones de auditorias internas y externas previas y resultados de una revisión previa del programa de auditoria

• Criterios aplicables de auditoria, tales como arreglos planeados para los requisitos de las normas de gestión, requisitos legales y contractuales y otros requisitos a los que la organización está comprometida

• Aquellos factores que influencian la efectividad del Sistema de Gestión

• El número, importancia, complejidad, similitud y ubicaciones de las actividades a ser auditadas

• Las normas de sistemas de gestión u otros criterios aplicables.

• El objetivo, alcance y duración de cada auditoria y el número de auditorias a llevar a cabo, incluyendo la auditoria de seguimiento, si aplica

Algunos factores que impactan el alcance de un programa de auditoria incluyen los siguientes:

gestion de un programa de auditoria

• Los riesgos y oportunidades de negocio

• La ocurrencia de eventos internos y externos, tales como falla de productos, fugas de seguridad en la información, incidentes de salud y seguridad, actos criminales o incidentes ambientales

• Disponibilidad de la información y tecnologías de comunicación para soportar las actividades de auditoría; en particular, el uso de métodos de auditoria remotos

• Cambios significativos al auditado o sus operaciones

• Las inquietudes de las partes interesadas, tales como quejas de clientes o incumplimiento de requisitos legales

• Temas de idioma, culturales y sociales

Algunos factores que impactan el alcance de un programa de auditoria incluyen los siguientes:

gestion de un programa de auditoria

5.4.4 Determinación de los recursos del programa de auditoría.

gestion de un programa de auditoria

Disponibilidad de la información y tecnologías de comunicación, comunicaciones, herramientas, equipos e información documentada necesaria

Extensión del programa de auditoría y los riesgos y oportunidades del mismo

Tiempo y costos de transporte, alojamiento y otras necesidades de la auditoría

Disponibilidad de los auditores y expertos técnicos que tengan la competencia adecuada para los objetos particulares del programa de auditoria

Recursos financieros y de tiempo

Requisitos relacionados con las instalaciones

Impacto de diferentes zonas horarias

Métodos de auditoría

5.5.1 GeneralidadesUna vez establecido el programa de auditorías y que se han determinado los recursos necesarios, es necesario implementar la planificación oparacional y coordinación de todas las actividades dentro del programa.Las personas responsables de la gestión del programa de auditoría deberían:

1. Comunicar las partes pertinentes del programa de auditoria a las partes interesadas pertinentes e informales periódicamente acerca de su progreso
2. Definir objetivos, alcance y criterios para cada auditoria individual
3. Definir objetivos, alcance y criterios para cada auditoria individual

gestion de un programa de auditoria

5.5 implementación del programa de auditoria

1. Generalidades

5. Coordinar y programar auditorias y otras actividades pertinentes al programa de auditoria6. Asegurar que los equipos auditores tienen la competencia necesaria7. Proporcionar los recursos necesarios individuales y globales para los equipos auditores8. Asegurar la realización de las auditorías de acuerdo con el programa de auditoría9. Asegurar que la información documentada se gestiona y mantiene adecuadamente10. Definir e implementar los controles operacionales necesarios11. Revisar el programa a fin de identificar oportunidades de mejora

gestion de un programa de auditoria

5. Implementación del programa de auditoria

5.5.2 Definición de objetivos, alcance y criterios para una auditoria individualLos objetivos de auditoría definen lo que se debe lograr en la auditoría individual y pueden incluir lo siguiente:

• Determinación del grado de conformidad del Sistema de Gestión a ser auditado, o partes de este, con los criterios de auditoria
• Evaluación de la capacidad del Sistema de Gestión para ayudar con el cumplimiento de requisitos legales y reglamentarios pertinentes.
• Evaluación de la eficacia del sistema de gestión para lograr sus resultados previstos
• Identificación de oportunidades para la mejora potencial del Sistema de Gestión
• Evaluación de la idoneidad y adecuación del Sistema de Gestión con respecto al contexto y dirección estratégica del auditado
• Evaluación de la capacidad del Sistema de Gestión para establecer y alcanzar los objetivos y abordar eficazmente los riesgos y oportunidades

GESTION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA

5.5.3 Selección y determinación de los métodos de auditoria Los métodos de auditoria deberían ser seleccionados dependiendo de los objetivos, alcance y criterios de auditoría definidos y estar adecuadamente equilibrados basándose entre otros, en la consideración de los riesgos y oportunidades asociados.

gestion de un programa de auditoria

METODOS DE AUDITORIA

5.5.4 Selección de los miembros del equipo auditor Las personas responsables de la gestión del programa de auditoría deberían designar a los miembros del equipo auditor, incluyendo al líder del equipo y cualquier experto técnico necesario para la auditoría específica. Un equipo auditor debería seleccionarse teniendo en cuenta las competencias necesarias para alcanzar los objetivos de la auditoría individual dentro del alcance definido. Si solo hay un auditor, éste auditor debería realizar todas las tareas aplicables a un líder de equipo auditor.

gestion de un programa de auditoria

Capacidad de los miembros del equipo auditor para trabajar e interactuar con el auditado

Tipo y complejidad de los procesos a auditar

Cuestiones externas/internas pertinentes

Asegurar la objetividad e imparcialidad para evitar conflicto de intereses

Los métodos de auditoría seleccionados

Si la auditoría es combinada o conjunta

Complejidad de la auditoría

Competencia global del equipo auditor

5.5.4 Selección de los miembros del equipo auditor Al decidir sobre el tamaño y composición del equipo auditor para la auditoria específica, se debería prestar atención a lo siguiente:

gestion de un programa de auditoria

5.5.4 Selección de los miembros del equipo auditor Si los auditores del equipo auditor no cubren la competencia necesaria, los expertos técnicos con la competencia adicional deberían estar disponibles para apoyar al equipo. Los auditores en formación pueden incluirse en el equipo auditor, pero deberían participar bajo la dirección y orientación de un auditor

gestion de un programa de auditoria

Las personas responsables de la gestión del programa de auditoria deberían asignar al líder del equipo auditor la responsabilidad de llevar a cabo la auditoría. La asignación debería hacerse con tiempo suficiente antes de la fecha programada de la auditoria, para asegurarse de la planificación eficaz de la auditoría

5.5.5 Asignación de responsabilidades del líder del equipo auditor para una auditoria individual

gestion de un programa de auditoria

5.5.5 Asignación de responsabilidad de una auditoria individual al líder del equipo auditorPara asegurar realización eficaz de las auditorías individuales, debería proporcionarse al líder del equipo auditor la siguiente información:

• Objetivos de auditoria
• Criterios de auditoria y la información documentada pertinente
• Alcance de auditoria, incluyendo la identificación de la organización y sus funciones y los procesos que se van a auditar
• Procesos de la auditoría y los métodos asociados
• Composición del equipo auditor
• Detalles de contacto del auditado, las ubicaciones, el marco temporal y la duración de las actividades de auditoría que se van a llevar a cabo
• Recursos necesarios para llevar a cabo la auditoría
• Información necesaria para evaluar y abordar los riesgos y oportunidades identificados para el logro de los objetivos de auditoria.

• Información que apoya a los líderes de los equipos auditores en sus interacciones con el auditado

gestion de un programa auditoria

Determinar la necesidad de una auditoría de seguimiento

Distribuir informes de auditoría a las partes pertinentes

Revisar la eficacia de las acciones tomadas para tratar los hallazgos

Revisar y aprobar los informes de auditoría

Evaluar el cumplimiento de los objetivos

5.5.6 Gestión del resultado del programa de auditoria Las personas responsables de la gestión del programa de auditoría deberían asegurarse de que se realizan las siguientes actividades:

GESTION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA

5.5.7 Gestión y conservación de los registros del programa de auditoria

Las personas responsables de la gestión del programa de auditoria deberían asegurarse de que se generan, gestionan y conservan registros de auditoria para demostrar la implementación de un programa para auditoría. Deberían asegurarse de que se tratan las necesidades de seguridad de la información y de confidencialidad asociada con los registros de auditoria

gestion de un programa de auditoria

Registros relacionados con el equipo auditor

• Evaluación de la competencia y de desempeño de los miembros del equipo auditor
• Criterios para la selección de equipos auditores y miembros
• del equipo y la formación de equipos auditores
• Mantenimiento y mejora de la competencia

• Planes y reportes de auditoria
• Hallazgos y evidencias objetivas
• Informes de no conformidad
• Informes de correcciones y acciones correctivas
• Informes de seguimiento de la auditoría

Registros relacionados con cada auditoría individual

• Calendario de auditorías
• Objetivos y alcance del programa de auditoria documentados
• Aquellos que abordan los riesgos y oportunidades del programa de auditoria
• Revisiones de la eficacia del programa de auditoria

Registros relacionados con el programa de auditoria

5.5.7 Gestión y mantenimiento de registros de programa de auditoria Los registros pueden incluir lo siguiente:

gestion de un programa de auditoria

5.6 Seguimiento del programa de auditoriaLas personas responsables de la gestión del programa de auditoria deberían asegurar la evaluación de:A) El cumplimiento de los calendarios y el logro de los objetivos del programa de auditoríaB) El desempeño de los miembros del equipo auditor C) La capacidad de los equipos auditores para implementar el plan de auditoríaD) La retroalimentación de los clientes de la auditoría, los auditados, los auditores, los expertos técnicos y de otras partes interesadas

gestion de un programa de auditoria

5.5 Monitoreo del programa de auditoriaAlgunos factores pueden indicar la necesidad de modificar el programa de auditoria, estos pueden incluir:

• Hallazgos de la auditoria
• Nivel demostrado de eficacia y madurez del Sistema de Gestión del auditado
• Eficacia del programa de auditoría
• Alcance de la auditoría o del programa de auditoría
• Sistema de Gestión del auditado
• Normas y otros requisitos con los que la organización está comprometida
• Proveedores externos
• Conflictos de interés identificados
• Requisitos del cliente de la auditoría

gestion de un programa de auditoria

Registros del programa de auditoria

Evolución de las necesidades y expectativas de las partes interesadas

Conformidad con los procesos del programa de auditoria

Resultados y tendencias del seguimiento del programa de auditoria

5.6 Revisión y mejora del programa de auditoria Las personas responsables de la gestión del programa de auditoría y el cliente de la auditoría deberían revisar dicho programa para evaluar si se han alcanzado sus objetivos.La revisión del programa de auditoría debería considerar lo siguiente:

gestion de un programa de auditoria

Temas de confidencialidad y seguridad de la información relacionados con el programa de auditoria

Eficacia de las acciones para abordar los riesgos, oportunidades y cuestiones internas y externas asociados con el programa de auditoria

Métodos nuevos o alternativos de auditoria y para evaluar a los auditores

5.6 Revisión y mejora del programa de auditoria

gestion de un programa de auditoria

proceso para la gestion de un programa de auditoria

6.4 Realización de las Actividades de Auditoría

• Generalidades
• Asignación de roles y responsabilidades de los guías y observadores
• Realización de la reunión de apertura
• Comunicación durante la auditoria
• Disponibilidad y acceso de la información
• Revisión de la información documentada
• Recopilación y verificación de información
• Generación de hallazgos de auditoria
• Determinación de conclusiones de auditoria
• Realización de reunión de cierre

6.3 Preparación de Actividades de Auditoría

• Revisión de la información documentada
• Planificación de la auditoría

- Enfoque basado en riesgos - Detalles de la planificación

• Asignación de tareas al equipo auditor
• Preparación de la información documentada

6.5 Preparación y distribución del informe de auditoria

6.6 Finalización de auditoría

6.7 Realización de actividades de seguimiento

6.2 Inicio de la Auditoria

• Generalidades
• Establecer contacto con el auditado
• Determinar la viabilidad de la auditoria

2. Inicio de la auditoria 1. Generalidades La responsabilidad de llevar a cabo la auditoría debería corresponder al líder del equipo auditor designado hasta que la auditoria finalice

realizacion de auditoria

6.2.2 Establecimiento del contacto con el auditadoEl líder del equipo auditor debería asegurarse de que se establece contacto con el auditado para:

• Confirmar los canales de comunicación

• Confirmar la autoridad para llevar a cabo la auditoría

• Confirmar lo acordado con el auditado respecto al grado de difusión y tratamiento de la información confidencial

• Solicitar acceso a la información pertinente con propósitos de planificación

• Determinar los requisitos legales, reglamentos aplicables y otros requisitos pertinentes

• Hacer el calendario y preparativos para la auditoria

realizacion de auditoria

6.2.3 Determinación de la viabilidad de la auditoria

• Debería determinarse la viabilidad de auditoría para proporcionar la confianza razonable en que los objetivos de auditoria pueden lograrse.

• Cuando la auditoria no es viable, debería proponerse al cliente de la auditoría una alternativa de acuerdo con el auditado.

realizacion de auditoria

Tiempo y recursos adecuados para la realización de la auditoria

Cooperación adecuada por parte del auditado

Información suficiente y apropiada para planificar y llevar a cabo la auditoria

6.2.3 Determinación de la viabilidad de la auditoria La determinación de la viabilidad debería tener en cuenta factores tales como la disponibilidad de lo siguiente:

realizacion de la auditoria

3. Preparación de las actividades de auditoria 1. Realización de la revisión de la información documentada La información documentada pertinente del Sistema de Gestión del auditado debería revisarse a fin de:

• Reunir información para comprender las operación del auditado y preparar las actividades de auditoria y documentos de trabajo aplicables

• Establecer una visión general de la extensión de la información documentada para determinar la posible conformidad con los criterios de auditoría y detectar posibles áreas de inquietud

realizacion de auditoria

• Contexto de la organización del auditado (tamaño, naturaleza y complejidad, así como sus riesgos y oportunidades)
• Alcance, criterios y objetivos de la auditoría

Consideraciones para la Revisión Documental:

• Documentos y registros del Sistema de Gestión
• Informes de auditorias previos

La información documentada debería incluir (pero no limitarse) a:

realizacion de auditoria

La planificación de la auditoría debería facilitar la programación en el tiempo y la coordinación eficientes de las actividades de auditoría a fin de alcanzar los objetivos eficazmente

2. Planificación de la auditoria 1. Enfoque basado en riesgos para la planificación El líder del equipo auditor debería adoptar un enfoque basado en riesgos para planificar la auditoría, con base en la información del programa de auditoría y en la información documentada proporcionada por el auditado

realizacion de auditoria

Riesgos para el logro de los objetivos de la auditoría

Oportunidades para mejorar la eficacia y la eficiencia de las actividades de auditoría

Riesgos para el auditado

Técnicas de muestreo apropiadas

Composición del equipo auditor y su competencia global

2. Planificación de la auditoria 1. Enfoque basado en riesgos para la planificación Al planificar la auditoría, el líder del equipo auditor debería considerar lo siguiente:

gestion de un programa de auditoria

Para auditorías combinadas, debería prestarse especial atención a las interacciones entre los procesos operativos y los objetivos y prioridades que concurren en los distintos Sistemas de Gestión

2. Planificación de la auditoría 1. Enfoque basado en riesgos para la planificación * Los riesgos para el auditado pueden originarse por la presencia de los pueden dar como resultado que la presencia de los miembros del equipo auditor que influyen adversamente en las disposiciones del auditado para la seguridad, salud, medio ambiente, calidad y sus productos, servicios personal o infraestructura del auditado (ej. contaminación de espacios limpios).

realizacion de auditoria

Ubicaciones (físicas y virtuales)

Alcance

Objetivos

Criterios de auditoria

Roles y responsabilidades

Asignación de Recursos necesarios

Necesidad de que el equipo auditor se familiarice con las instalaciones y procesos

Métodos de auditoria

Fechas, horario y duración

Plan de Auditoria

6.3.2.2 Detalles de la planificación de la auditoría El grado de detalle y el contenido de la planificación de la auditoría puede diferir, por ejemplo, entre la auditoria inicial y las posteriores, así como entre auditorias internas y externas.

6.3.2 Planificación de la auditoria

realizacion de auditoria

6.3.2.2 Detalles de la planificación de la auditoría La planificación de la auditoría debería tener en cuenta:

• La identificación de los representantes del auditado en la auditoría

• El idioma de trabajo y del informe de la auditoría (cuando sean diferentes)
• Los temas del informe de la auditoría
• Los preparativos logísticos y de comunicaciones
• Las acciones específicas a tomar para abordar los riesgos y oportunidades que surjan
• Los temas relacionados de seguimiento de una auditoría previa u otras fuentes
• Las actividades de seguimiento de la auditoría planificada
• La coordinación con otras actividades de auditoría (en el caso de auditoría conjunta

realizacion de la auditoria

6.3.3 Asignación de tareas al equipo auditor El líder del equipo auditor, consultando con el equipo auditor, debería asignar a cada miembro del equipo la responsabilidad para auditar procesos, actividades, funciones, o lugares específicos y, según sea apropiado, la autoridad para la toma de decisiones

realizacion de la auditoria

6.3.4 Preparación de la información documentada para la auditoría

La información documentada preparada para la auditoría y la que resulta de su uso, deberían conservarse al menos hasta que finalice la auditoria o según se especifique en el programa de auditoria

• Listas de verificación físicas o digitales

• Detalles de muestreo de auditorias

• Información audiovisual

realizacion de la auditoria

6.4.1 GeneralidadesNormalmente, las actividades de auditoría se realizan en una secuencia definida, la cual puede variar para adaptarse las circunstancias de auditorias específicas.

6.4 Realización de actividades de auditoría

realizacion de la auditoria

6.4.2 Realización de la reunión de aperturaPropósito de la reunión de apertura:

• Confirmar que todas las partes están de acuerdo con el plan de auditoria

• Presentar al equipo auditor

• Asegurar que se puedan llevar a cabo todas las actividades de auditoria planeadas

realizacion de la auditoria

Guías

• Pueden ser nombrados por el auditado o el equipo auditor
• Cualquier disposición para el acceso, seguridad, salud medio ambiente, seguridad física y confidencialidad deberían gestionarse entre el cliente de auditoria y el auditado.

• Designados por el auditado
• Ayudan a los auditores a identificar a identificar a las personas que participarán en las entrevistas y a confirmar ubicaciones y horarios.
• Acuerdan el acceso a ubicaciones específicas del auditado
• Aseguran que se respeten las reglas y procedimientos de seguridad, salud en el trabajo, medio ambiente, etc.
• Son testigos de la auditoria en nombre del auditado, cuando sea apropiado
• Proporcionan aclaraciones o ayudan en la recopilación de información, cuando sea necesario

Guías

6.4.2 Asignación de roles y responsabilidades de guías y observadores

realizacion de auditoria

El grado de detalle de la reunión de apertura debería ser coherente con la familiaridad del auditado con el proceso de auditoría. En muchos caso, por ejemplo, en auditorías internas de una organización pequeña, la apertura puede consistir en solo comunicar que se está realizando la auditoría.

6.4.3 Realización de la reunión de aperturaEl propósito de la reunión de apertura es: A) Confirmar el acuerdo de todos los participantesB) Presentar al equipo auditor y sus rolesC) Asegurarse de que se pueden realizar todas las actividades de auditoría planificadas.

realizacion de la auditoria

6.4.3 Realización de la reunión de apertura Para otras situaciones de auditoría, la reunión puede ser formal y se debería conservar registros de asistentes. La reunión debería ser presidida por el líder del equipo auditor y se deberían tener en cuenta los siguientes elementos, según resulte apropiado:

• Presentación de otros participantes (observadores, guías, intérpretes, entre otros)
• Presentación de los métodos de auditoría para gestionar riesgos para la organización debido a la presencia de los miembros del equipo auditor
• Confirmar los objetivos, alcance y criterios de la auditoría
• Confirmar el plan de auditoría

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• Confirmar los canales de comunicación formal entre equipo auditor y auditado, así como el idioma a utilizar.

• Disponibilidad de recursos e instalaciones

• Confirmación de temas relacionados con confidencialidad y seguridad de la información

• Confirmación acuerdos pertinentes para el equipo auditor relativos al acceso, seguridad y salud, seguridad física y emergencia

• Actividades en el sitio que pueden tener impacto con la realización de la auditoría

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• Método de informar los hallazgos de la auditoría

• Condiciones bajo las cuales la auditoría puede darse por terminada

• Cómo tratar los posibles hallazgos durante la auditoría

• Cualquier sistema de retroalimentación del auditado sobre los hallazgos o conclusiones de la auditoría, incluyendo quejas o apelaciones

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6.4.4 Comunicación durante la auditoría

• El equipo de auditoría debería reunirse periódicamente para intercambiar información y evaluar el progreso de la auditoría
• El líder del equipo auditor debería comunicar periódicamente los progresos de la auditoría, hallazgos importantes y cualquier otra inquietud al auditado.
• Las evidencias recopiladas durante la auditoría que sugieren un riesgo inmediato significativo deberían comunicarse sin demora al auditado
• Cualquier inquietud sobre una cuestión fuera del alcance de la auditoría debería anotarse y notificarse al líder del equipo auditor, para su posible comunicación al cliente de auditoría y al auditado

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6.4.4 Comunicación durante la auditoria

• Cuando la evidencia de auditoria disponible indique que no se pueden alcanzar los objetivos de auditoria, el líder del equipo auditor debería informar las razones al cliente de auditoria y al auditado para determinar las acciones apropiadas

• Cualquier necesidad de realizar cambios en el plan de auditoria que puedan evidenciarse a medida que progresan las actividades de auditoría debería revisarse y aprobarse, según sea apropiado, tanto por las personas responsables de la gestión del programa de auditoria como por el cliente de la auditoría y debería presentarse al auditado

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6.4.5 Disponibilidad y acceso de la información de auditoría

• El lugar, momento y manera en que se accede a la información es crucial para la auditoría

• Los métodos de auditoría elegidos para una auditoría dependen de los objetivos de auditoría definidos, el alcance y los criterios, así como la duración y ubicación (lo cual puede ser física o virtual). Y estos métodos pueden cambiar durante la auditoría.

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Objetivos

• Determinar la conformidad del sistema con los criterios de auditoría sobre la base de la documentación disponible
• Reunir información para apoyar las actividades de auditoria

6.4.6 Revisión de la información documentada durante la auditoria

La auditoria : fundamento para la mejora

6.4.6 Revisión de la información documentada durante la auditoría Si no puede proporcionarse la información documentada adecuada dentro del periodo de tiempo dado en el plan de auditoría, el líder del equipo auditor debería informar este hecho tanto a las personas responsables de la gestión del programa de auditoría como al auditado.Dependiendo de los objetivos y alcance de la auditoria, se debería tomarse una decisión sobre si la auditoría debería continuar o suspenderse hasta que se resuelvan los problemas relativos a la información documentada.

de la auditoria

realizacion

Conclusiones de la auditoría

Revisión

Hallazgos de la auditoría

Proceso de recolección y verificación de la información

6.4.7 Recolección y verificación de la información

• Sólo debería aceptarse como evidencia de auditoría información que pueda estar sujeta a la verificación de algún grado

• La evidencia de auditoría que conduce a hallazgos de auditoria debería registrarse

• Si durante la recopilación de evidencias objetivas, el equipo auditor es consciente de cualesquiera circunstancias o riesgos u oportunidades nuevos o que han cambiado, el equipo debería abordarlos en consecuencia.

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Fuente de información

Recolección por medio de muestreo apropiado

Evidencia auditoría

Evaluación contra criterios de la auditoría

Mayor

Menor

Sistema

Operativa

Mejoras

Riesgos

NC potenciales

No conformidad

Observaciones

Conformidad

Hallazgos de auditoría

Hallazgos de auditoría

Evidencia de auditoría

Criterios de auditoría

6.4.8 Generación de hallazgos de la auditoria

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Fin

Acuerdo

Inicio

Verifica Efectividad

Acuerdo

Entrega Reporte de No Conformidades

Auditor

Implementa y notifica

Propone Acción Correctiva

Investiga Causa

Toma conocimiento y establece fechas

Auditado

gestión de las no conformidades

Secciones recomendadas:

• Descripción de los detalles de la no conformidad

• Definición de la acción correctiva incluyendo la fecha propuesta para completarla

• Revisión de la efectividad de la acción correctiva implantada

Descripción de una No Conformidad

• Formato definido por la organización

• Cumplimiento del procedimiento de control de documentos

gestion de las no conformidades

En la sección dónde el auditor describe los detalles de la no conformidad encontrada, se deberá considerar:

• Detalle completo y pormenorizado de lo que el auditor observó

• El auditado deberá confirmar que la entienda y que sea exacta

• Referencia a la cláusula de la norma o de los propios documentos de la Organización

• Una breve explicación de los requisitos de la cláusula o documentación de referencia

gestion de las no conformidades

Redacción de las No ConformidadesQue esté correcta y completa:

• Clara y precisa

• Concisa y específica

• Comprensible

• Describa el problema

• Explica el requerimiento

• Referencia la evidencia

gestion de las no conformidades

La redacción de las No Conformidades es una parte muy importante dentro del proceso de auditoría:¿Qué debe hacer el auditor?1. Conocer y manejar con exactitud los criterios de auditoría.2. Confirmar los hallazgos.3. Identificar la evidencia a parir de documentos, de productos, materiales, instrumentos, equipos, registros, etc.4. Identificar el requisito del criterio de auditoría que no se está cumpliendo5. Identificar la naturaleza de la no conformidad (mayor o menor)

no conformidades

gestion de las

Alguna desviación o incumplimiento pone en riesgo el desempeño de todo el sistema de Gestión Integral

Un requisito completo de la norma de auditoría o criterio de auditoría que no se ha tomado en cuenta o no se ha implementado

Incumplimiento legal

NO conformidad mayor

gestion de las no conformidades

Sin embargo, una cantidad suficiente de no conformidades menores ante un mismo requisito en particular, puede convertirse en mayor

No pone en riesgo al SGI

Incumplimiento parcial de algún requisito de la norma o criterio de auditoría, falla aislada, no sistemática

NO conformidad menor

gestion de las no conformidades

Observación Cuestión respecto a la cual no existen evidencias objetivas para levantar una No Conformidad pero existe la posibilidad de que se presente un incumplimiento por lo que el auditado debe tomar acciones preventivas.

gestion de las no conformidades

No

Sí

Cierre de No Conformidad

¿Se eliminó la No Conformidad?

Verificar la efectividad de las acciones correctivas

Establecer acciones correctivas para eliminar las causas

Registrar los resultados del Análisis: Causas

Realizar investigación y análisis

Aplicar correción (acción inmediata)

Existe una NO conformidad

Proceso de Acción Correctiva

gestion de las no conformidades

La investigación y análisis realizado

La identificación de las causas

La aplicación oportuna de las acciones correctivas

Evaluación de la eficacia de las acciones

El Auditor deberá buscar evidencia de:

Verificación de la efectividad de las acciones correctivas

realizacion de la auditoria

9. Determinación de las conclusiones de la auditoria 1. Preparación para la reunión de cierre El equipo auditor debería reunirse antes de la reunión de cierre para:

• Revisar los hallazgos de la auditoria y cualquier otra información apropiada recopilada durante la auditoria frente a los objetivos de la misma
• Acordar las conclusiones de la auditoría, teniendo en cuenta la incertidumbre inherente al proceso de auditoría
• Preparar recomendaciones, si esto estuviera especificado en el plan de auditoría
• Comentar el seguimiento de la auditoría cuando sea aplicable

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Si se especifica en el plan de auditoria, las conclusiones de la auditoria pueden llevar a recomendaciones para la mejora o futuras actividades de auditoria

6.4.9 Determinación de las conclusiones de la auditoría 6.4.9.2 Contenido de las conclusiones de la auditoría Las conclusiones de auditoría deberían tratar aspectos tales como los siguientes:

• Grado de conformidad con los criterios de la auditoria y la robustez del Sistema de Gestión, incluyendo la efectividad del Sistema de Gestión para cumplir los resultados previstos, la identificación e riesgos y la eficacia de las acciones tomadas por el auditado para abordar los riesgos
• La implementación, mantenimiento y mejora eficaces del Sistema de Gestión
• El logro de los objetivos de auditoria, cobertura del alcance de la auditoria y cumplimiento con los criterios de la auditoria
• Hallazgos similares encontrados en diferentes áreas auditadas o en auditoría conjunta o en una auditoría previa, con el propósito de identificar tendencias

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• Advertir que la evidencia de auditoria recopilada se basó en una muestra de la información disponible y no es necesariamente totalmente representativa
• El método de presentación de la información
• La manera en que deberían tratarse los hallazgos de auditoría
• Presentación de los hallazgos y conclusiones de auditoria de manera tal que se comprendan y se reconozcan por la dirección del auditado
• Cualquier actividad posterior a la auditoría relacionada (ej. Implementación y revisión de acciones correctivas, tratamiento de quejas de la auditoria, proceso de apelación)

Puntos a tratar en reunión de cierre

• Los responsables de las funciones o procesos que se han auditado
• Al cliente de la auditoría
• Miembros del equipo auditor
• Otras partes interesadas pertinentes, según lo determinen el cliente de la auditoría y/o el auditado

Los participantes deberían incluir a:

El líder del equipo auditor y los representantes de la dirección del auditado

Debería estar presidida por:

6.4.10 Realización de la reunión de cierre

relizacion de la auditoria

realizacion de auditoria

6.4.10 Realización de la reunión de cierre

• Si está definido en el Sistema de Gestión, o por acuerdo con el cliente de auditoría, los participantes deberían acordar el periodo de tiempo para un plan de acción que trate los hallazgos de auditoría.

• Para algunas situaciones de auditoría, la reunión puede ser formal y las actas, incluyendo los registros de asistencia deberían conservarse. En otras situaciones, como en el caso de auditorías internas, la reunión de cierre puede ser menos formal y consistir solo en comunicar los hallazgos de la auditoría y conclusiones de la misma.

• Cualquier opinión divergente relativa a los hallazgos de la auditoría o a las conclusiones entre el equipo auditor y el auditado debería discutirse y, si es posible, resolverse. Si no se resuelve deberían registrarse todas las opiniones.

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5. Preparación y distribución del informe de la auditoría 1. Preparación del informe de auditoría Debería incluir o hacer referencia a lo siguiente:

• Objetivos de la auditoría
• Alcance de la auditoría
• Identificación del cliente de auditoría
• Identificación del equipo auditor y los participantes del auditado en la auditoría
• Fechas y ubicaciones donde se realizaron las actividades de auditoría
• Criterios de auditoría
• Hallazgos de la auditoría y las evidencias relacionadas
• Conclusiones de la auditoría
• Una declaración sobre el grado en el cual se han cumplido los criterios de la auditoría
• Cualquier opinión divergente sin resolver entre el equipo auditor y el auditado

También puede incluir o hacer referencia a lo siguiente, según sea apropiado:

• Plan de auditoria incluyendo el horario

• Resumen del proceso de auditoria, incluyendo cualquier obstáculo encontrado que pueda disminuir la confianza en las conclusiones de la auditoria

• Confirmación de que se han cumplido los objetivos de la auditoria dentro del alcance de la auditoría, de acuerdo con el plan de auditoria

• Áreas no cubiertas incluidas dentro del alcance de la auditoria

• Resumen cubriendo las conclusiones de la auditoria y los principales hallazgos de auditoria que las apoyan

• Buenas prácticas identificadas

• Seguimiento acordado del Plan de acción, si existiera
• Una declaración de la naturaleza confidencial de los contenidos
• Cualquier implicación para el programa de auditoria o auditorias posteriores

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6.5.2 Distribución del informe de la auditoria

• Debería emitirse en el periodo de tiempo acordado
• Si se retrasa, las razones deberían comunicarse al auditado y a las personas responsables de la gestión del programa de auditoria
• Debería estar fechado, revisado y aceptado
• Debería distribuirse a las partes interesadas pertinentes definidas en el programa de auditoría o en el plan de auditoria
• Al distribuirse deberián tenerse en cuenta medidas apropiadas para asegurar la confidencialidad

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La información documentada perteneciente a la auditoría debería conservarse o eliminarse de común acuerdo entre las partes participantes y de acuerdo con los procedimientos del programa de auditoria y los requisitos aplicables.

La auditoría finaliza cuando se hayan realizado todas las actividades de auditoría planificadas, o si se ha acordado de otro modo con el cliente de auditoría

6.6 Finalización de la auditoria

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6.6 Finalización de la auditoria

• Salvo que se requiera por ley, el equipo auditor y las personas responsables de la gestión del programa de auditoría no deberían ninguna información obtenida durante la auditoría, ni el informe de la auditoría a ninguna otra parte sin la aprobación explícita del cliente de la auditoría y, cuando sea apropiado, la del auditado.
• Si se requiere revelar el contenido de un documento de la auditoría, el cliente de la auditoría y el auditado deberían ser informados tan pronto como sea posible

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6.7 Realización de las actividades de seguimiento a una auditoria

• Los resultados de la auditoría pueden variar dependiendo de los objetivos de la auditoría, indicar la necesidad de correcciones o de acciones correctivas u oportunidades para la mejora.
• Tales acciones generalmente son decididas y emprendidas por el auditado en un intervalo de tiempo acordado.
• Cuando sea apropiado, el auditado debería mantener informados a las personas responsables de la gestión del programa de auditoría y/o al equipo auditor sobre el estado de estas acciones.
• Debería verificarse si se completaron las acciones y su eficacia. Esta verificación puede ser parte de una auditoria posterior.

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• Plan de acciones correctivas
• Evidencias

Emisión de Certificado

No

Sí

Auditorías de Recertificación

¿No Conformidades?

Auditoría de Certificación

Evaluación Documental (Preauditoría)

Solicitud, Diagnóstico Inicial y Acuerdo

• Auditoría Interna solventada
• Revisión por la Dirección realizada
• Proceso de mejora
• Análisis de organismos certificadores

gestion de las no conformidades

7.6 Mantenimiento y mejora de la competencia del auditor

7.1- Generalidades

7.5 Realización de la evaluación del auditor

7.4 Selección del método apropiado de evaluación el auditor

7.3 Establecimiento de los criterios de evaluación del auditor

7.2 Determinación de la competencia del auditor

• Generalidades
• Comportamiento personal
• Conocimientos y habilidades

- Del sistema de Gestión - En la disciplina y en el sector específicos - Competencia genérica del líder de un equipo de auditor - Conocimientos y habilidades para auditar múltiples disciplinas

• Logro de la competencia del auditor
• Logro de la competencia del líder del equipo auditor

competencia y evaluacion de los auditores

Seleccionar el método de evaluación apropiado

Realizar la evaluación

Establecer los criterios de evaluación

Determinar la competencia requerida

Pasos del proceso de evaluación

7.1 GeneralidadesLa confianza en el proceso de auditoría y la capacidad de alcanzar sus objetivos depende de la competencia de aquellas personas que participen en la realización de las auditorías

competencia y evaluacion de los auditores

2. Determinación de la competencia del auditor 1. Generalidades Se debería considerar el conocimiento y las habilidades de un auditor relacionados con los siguiente:

• Tamaño, naturaleza, complejidad, productos, servicios y procesos de los auditados

• Métodos de auditoría
• Disciplinas, complejidad y los procesos del Sistema de Gestión que se va a auditar
• Tipos y niveles de riesgos y oportunidades abordados
• Objetivos y extensión del programa de auditoría
• Incertidumbre en el logro de los objetivos de la auditoría
• Otros requisitos, como los impuestos por el cliente de la auditoría u otras partes interesadas pertinentes

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