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Aguilar Nuñez Evelyn

GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

6. Sistema de gestión documental electrónica

5. Gestión de documentos y gestión electrónica de documentos

3.1 Funciones de los Gestores de información

3. Gestores de información

2.1 Funciones de los metadatos

2. Metadatos

1.2.Tipos y formatos

4. Ciclo de vida del documento en el ámbito electrónico

1. Documento electrónico

Índice

Por ‘documento electrónico’ se entiende todo documento transaccional que se intercambia entre socios comerciales de forma y en formato electrónico. A diferencia de los archivos PDF o ficheros de imagen, los documentos electrónicos son legibles por un ordenador y normalmente se intercambian mediante programas o plataformas informáticas en lugar de a través de correo electrónico.

Documento electrónico

• DOCX
• GIF
• XLS - XLSX

Ejecutables: Este tipo de documentos no precisa ningún otro software para funcionar. Este tipo de documentos “corren” por sí mismos, y son programados para realizar acciones muy específicas. Ejemplos de estos archivos o documentos son los que tienen extensión .exe, .com, .bat, etcétera.No ejecutables: Este tipo de documentos necesita un software o programa para visualizarlo o acceder a él. Ejemplos de éstos son los que tienen extensión .txt, .pdf, .mp3, .jpg, .mpg, etcétera. Según su extensión, estos archivos no ejecutables pueden ser de texto, audio, imagen y video.

1.2

Tipos y formatos

¿Qué es un documento electrónico?. ¿Qué Es Un Documento Electrónico? | Pagero. Recuperado el 2 de septiembre de 2024, de https://www.pagero.com/es/blog/que-es-documento-electronico Bonilla, D. M. Documento digital. Unidades de Apoyo para el Aprendizaje - CUAIEED - UNAM. Recuperado el 2 de septiembre de 2024, de https://uapa.cuaed.unam.mx/sites/default/files/minisite/static/422dd7a3-8071-4f17-adb4-0f692d549e6a/UAPA-documento-digital/index.html

BIBLIOGRAÍA

Los documentos electrónicos, en sus diversos tipos y formatos, son esenciales en la gestión moderna de la información. Al elegir el formato adecuado, las organizaciones pueden asegurar la accesibilidad, seguridad y eficiencia en la creación, almacenamiento y distribución de documentos.

CONCLUSÍON

• Los metadatos son datos que proporcionan información sobre otros datos. En otras palabras, son "datos sobre datos". Sirven para describir, gestionar y facilitar la búsqueda y el uso de la información contenida en un documento o conjunto de datos.

• “Cualquier archivo o base de datos que guarde información acerca de documentos de archivo, agregación de ellos, o cualquier otra de sus estructuras, así como sus atributos procesos y cambios“

• Registran la información que describe un documento con relación a datos tecnológicos y a los eventos en los que participa, así como las funciones realizadas sobre el mismo, por ejemplo, el formato de archivo y su versión, su fecha de creación, el usuario que lo creó, la serie o la subserie documental a que pertenece, etc.

Metadatos

2.1

Funciones de los metadatos

• Descriptiva

Proporcionan información sobre el contenido de un recurso, como el título, autor, resumen y palabras clave, facilitando su identificación y búsqueda.

• Organizativa

Ayudan a estructurar y organizar los datos, indicando cómo se relacionan diferentes partes de un documento o conjunto de datos.

• Facilitación de Búsqueda

Mejoran la capacidad de búsqueda y recuperación de información al permitir que los usuarios encuentren recursos relevantes mediante consultas basadas en metadatos.

• Administrativa

Proporcionan información sobre la gestión de un recurso, como derechos de autor, condiciones de uso y detalles sobre la creación y modificación del documento.

• Interoperabilidad

Permiten el intercambio de información entre diferentes sistemas y plataformas, asegurando que los datos puedan ser utilizados de manera efectiva en diversos contextos.

• 6. Preservación

Ayudan a mantener la integridad y el contexto de los datos a lo largo del tiempo, lo que es crucial para la preservación a largo plazo de documentos y archivos digitales.

• 7. Contextualización

Proporcionan contexto adicional sobre un recurso, como su origen, propósito y relevancia, lo que ayuda a los usuarios a entender mejor su contenido.

• 8. Control de Versiones

Facilitan el seguimiento de cambios y versiones de un documento, permitiendo a los usuarios acceder a versiones anteriores y comprender la evolución del contenido.

• 9. Seguridad y Acceso

Pueden incluir información sobre permisos y restricciones de acceso, ayudando a gestionar quién puede ver o editar un recurso.

• 10. Análisis de Uso

Permiten el análisis del uso y acceso a recursos, lo que puede informar decisiones sobre la gestión de contenidos y la mejora de servicios

1. Gob.mx. Recuperado el 2 de septiembre de 2024, de https://agemex.edomex.gob.mx/Documento/Visualizar/profesionalizacion-webinars/webinar_metadatos.pdf

BIBLIOGRAÍA

Los metadatos son esenciales para gestionar, identificar, recuperar y proteger documentos electrónicos de manera eficiente. Su función va más allá de simplemente describir los archivos, ya que también proporcionan un marco para su organización, control de acceso, preservación y cumplimiento normativo, lo que resulta crucial en cualquier sistema de gestión documental.

CONCLUSÍON

La gestión de la información es el proceso de gestión del ciclo de vida completo de la información, desde su identificación y recopilación hasta su eliminación mediante el archivo o la eliminación. engloba todos los datos físicos y electrónicos recopilados por una empresa de sus clientes, empleados y proveedoresLa gestión de la información se ocupa del valor, la calidad, la propiedad, el uso y la seguridad de la información.

Gestores de información

1- ColecciónEn esta etapa, debemos examinar cómo la empresa recopila información, ya sea interna o externamente, electrónicamente o en papel, verbalmente, por escrito, en audio o video.En este punto, es fundamental recopilar solo la información necesaria para ahorrar costos de almacenamiento, evitar analizar datos innecesarios para el gobierno del negocio y garantizar que la información obtenida sea de buena calidad.2- AlmacenamientoDebemos determinar dónde se almacenará la información recopilada en la fase anterior. Los documentos en papel deben almacenarse y organizarse en gabinetes físicos con medidas de resistencia al fuego. La información electrónica, por su parte, puede mantenerse en bases de datos, sistemas de gestión documental (Alfresco), sistemas ERP, etc.También debemos identificar y configurar el acceso de los usuarios, el control de versiones y cambios, las copias de seguridad y las pistas de auditoría.

3.2

Funciones de los Gestores de información

3- Distribución Este paso implica decidir cómo se debe distribuir la información, en qué formato, a quién, con qué frecuencia y a través de qué medios, entre otras cosas. La información solo es valiosa cuando se presenta a la persona adecuada para que se puedan tomar las medidas adecuadas. Esta es una fase crítica ya que ayuda al éxito general de su programa de gestión de la información. 4- Archivar El archivado es el proceso de almacenamiento seguro de información inactiva en cualquier formato (digital y en papel) que ya no usa regularmente para la retención a largo plazo. Esta información sigue siendo importante para las organizaciones y debe conservarse para futuras referencias o cumplimiento normativo. Debe indicar claramente dónde se archivará la información y por cuánto tiempo. 5- Destrucción Según diversas normas y reglamentos, la información no debe conservarse o conservarse por más tiempo del necesario, requiriendo un proceso de destrucción para la información que ha perdido su utilidad. Este paso es fundamental porque elimina multas y sanciones por incumplimiento de diversas leyes y reglamentos, además de reducir los costos de almacenamiento.

1. (2022, enero 26). ¿Qué es la Gestión de la Información? - DG. DG | Tecnologia Acessível; DGCloud. https://dgcloud.com.br/es/que-es-la-gestion-de-la-informacion/

BIBLIOGRAÍA

Los gestores de información son fundamentales para cualquier organización que necesite gestionar grandes cantidades de datos y documentos. Sus funciones van más allá de la simple organización y almacenamiento, ya que también ofrecen capacidades avanzadas de seguridad, automatización, control de versiones y cumplimiento normativo. Esto mejora la eficiencia, reduce costos y garantiza la seguridad y el cumplimiento legal en el manejo de la información.

CONCLUSÍON

El ciclo de vida documental son todas las fases por las que pasa un documento, desde su creación hasta su destrucción. Dentro de este ciclo de vida documental se contempla todo el tiempo que los diferentes documentos pasan en el archivo, este período de tiempo en algunas ocasiones está marcado por la normativa vigente, para controlar el buen funcionamiento de las empresas y para evitar fraudes a las instituciones públicas. El ciclo de vida de un documento en una empresa es cada una de las fases por las que pasa cualquier documento de una empresa hasta llegar al fin de su vida útil, que es cuando se guarda en el archivo o se destruye. El ciclo de vida de los documentos es el mismo que el ciclo biológico de las personas: nacer, vivir y morir.

Ciclo de vida del documento en el ámbito electrónico.

Ejemplo del ciclo de vida de los documentos

Para entender mejor qué es ciclo de vida de un documento, aquí tienes unos ejemplos: Emails Los emails se generan y luego se clasifican en función de unos parámetros determinados que tiene que establecer tu empresa, ya sea por cliente, por fecha, o por contenido, entre otras formas de ordenarlos. Para ello, puedes utilizar un sistema de gestión documental en tu correo electrónico. El ciclo de vida de los emails varía según su procedencia y su relevancia.

Confidencial, B. D. (2023, marzo 7). Cuál es el ciclo de vida de un documento: fases y ejemplos. Beck Destrucción Confidencial. https://abdc.es/blog/ciclo-de-vida-de-un-documento/

BIBLIOGRAÍA

El ciclo de vida del documento en el ámbito electrónico abarca desde su creación o recepción hasta su disposición final, ya sea archivado o destruido. Cada fase es esencial para asegurar que los documentos sean gestionados de manera eficiente, cumplan con las normativas legales y estén protegidos contra riesgos de seguridad. .

CONCLUSÍON

La gestión de documentos es el conjunto de procesos y tecnologías utilizados para manejar y controlar el ciclo de vida de los documentos en una organización. Esto incluye la creación, almacenamiento, acceso, distribución, archivo y eliminación de los documentos. La gestión eficiente de documentos es crucial para mejorar la productividad, garantizar el cumplimiento de normativas y facilitar el acceso a la información.

Gestión de documentos

Principales elementos de la gestión de documentos:

Creación y Captura:Los documentos pueden generarse internamente o recibirse de fuentes externas. En este proceso se establecen los metadatos que identifican y clasifican los documentos.Clasificación y Organización:Los documentos deben organizarse de acuerdo con un sistema de clasificación claro que permita su fácil localización. Esto puede hacerse manualmente o utilizando un software de gestión documental.Almacenamiento:El almacenamiento puede ser físico (en archivos o cajas) o digital (en servidores, nubes u otros sistemas de almacenamiento digital). La tendencia actual es hacia la digitalización de documentos.Control de Acceso:Es fundamental establecer quién puede acceder, modificar o eliminar documentos, lo que garantiza la seguridad y la confidencialidad de la información.

Distribución:Los documentos deben poder compartirse de manera segura, ya sea dentro de la organización o con terceros. En entornos digitales, esto incluye el control de versiones.Archivo y Conservación:Los documentos deben archivarse correctamente para su consulta posterior. Algunas normativas exigen la conservación de ciertos documentos durante un período de tiempo específico.Eliminación:Cuando los documentos ya no son necesarios o han cumplido con su ciclo de vida, deben eliminarse de manera segura para evitar riesgos de filtración de información.

Gestión electrónica de documentos

Se refiere al uso de tecnologías digitales para administrar documentos de manera más eficiente, abarcando todo su ciclo de vida desde la creación hasta su eliminación. A través de sistemas informáticos, esta gestión optimiza la captura, almacenamiento, recuperación y distribución de documentos, eliminando el uso de papel y mejorando la accesibilidad, seguridad y control de la información

Elementos Clave de la Gestión Electrónica de Documentos:

1. Captura y Digitalización:- Digitalización: Se refiere a la conversión de documentos físicos en archivos electrónicos mediante el uso de escáneres y software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Esta técnica permite que los documentos sean buscables por texto y almacenados de forma digital.- Captura automática de metadatos: Los sistemas GED pueden identificar y capturar automáticamente metadatos clave (fecha, autor, tipo de documento, etc.) que facilitan la clasificación y búsqueda posterior2. Almacenamiento Electrónico:- Almacenamiento en la nube: Los documentos electrónicos se almacenan en servidores remotos, lo que permite acceder a ellos desde cualquier lugar con conexión a internet. Las plataformas en la nube como Google Drive o Microsoft SharePoint son ejemplos populares.- Bases de datos: Los documentos se almacenan en bases de datos estructuradas que permiten la recuperación rápida mediante consultas avanzadas.

3. Control de Versiones:- Uno de los aspectos clave de la GED es el control de versiones, que garantiza que siempre se tenga acceso a la versión más reciente de un documento, además de mantener un historial de cambios para auditoría y seguimiento.4. Seguridad y Control de Acceso:- Los sistemas de gestión electrónica permiten establecer diferentes niveles de acceso para usuarios específicos, asegurando que solo personal autorizado pueda ver, modificar o eliminar documentos. Además, los sistemas modernos utilizan cifrado para proteger la integridad y confidencialidad de la información.5. Búsqueda y Recuperación:- Los documentos electrónicos pueden ser recuperados rápidamente mediante motores de búsqueda internos que emplean metadatos y texto completo, lo que mejora significativamente la eficiencia en comparación con los archivos físicos.

• Accesibilidad y colaboración mejorada:

Los documentos pueden ser accedidos y compartidos desde cualquier ubicación, permitiendo a los equipos colaborar de manera más efectiva.

• Reducción de costos:

Al eliminar el uso de papel y los costos asociados al almacenamiento físico, las organizaciones ahorran recursos y espacio.

• Mejora de la seguridad:

Los controles de acceso, el cifrado y la auditoría de acciones en los documentos mejoran la protección de la información sensible.

• Cumplimiento:

Se facilita el cumplimiento normativo, ya que los documentos son almacenados y gestionados de acuerdo con estándares específicos.

Beneficios de la Gestión Electrónica de Documentos:

Ayerdi, A. (2024, junio 21). ¿Qué es la Gestión Documental? Docuware.com. https://start.docuware.com/es/blog/que-es-la-gestion-documental Gob.mx. Recuperado el 10 de septiembre de 2024, de https://agemex.edomex.gob.mx/Documento/Visualizar/profesionalizacion-webinars/gestion_documental_electronica.pdf

BIBLIOGRAÍA

La correcta gestión de documentos es clave en el entorno empresarial actual, donde la eficiencia y el cumplimiento normativo son prioritarios.la gestión electrónica de documentos es esencial en el entorno moderno, ya que permite una mayor eficiencia, seguridad y accesibilidad en la gestión de información, mejorando el flujo de trabajo y asegurando el cumplimiento de normativas legales.

CONCLUSÍON

Es una plataforma de software diseñada para administrar, almacenar y gestionar documentos en formato digital, cubriendo todas las etapas del ciclo de vida del documento, desde su creación o captura hasta su archivo o eliminación. El objetivo principal de un SGDE es facilitar la gestión eficiente de documentos, garantizando su integridad, seguridad, accesibilidad y cumplimiento normativo.

Sistema de gestión documental electrónica.

Componentes Clave de un Sistema de Gestión Documental Electrónica:

1. Captura y Digitalización:- Los SGDE permiten la captura automática de documentos digitales (como correos electrónicos o archivos PDF) y la digitalización de documentos en papel mediante el uso de escáneres. Utilizan tecnologías como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para convertir documentos escaneados en archivos editables y buscables.2. Almacenamiento y Organización:- Los documentos se almacenan en repositorios electrónicos, que suelen estar organizados en una estructura de carpetas o categorías según los metadatos definidos por el sistema (fecha, tipo de documento, autor, etc.).Los repositorios digitales permiten que los documentos sean accesibles desde cualquier lugar y en cualquier momento, utilizando servidores locales o almacenamiento en la nube.

3. Clasificación y Metadatos:- Los documentos gestionados por el SGDE se clasifican utilizando metadatos que describen atributos como el título, la fecha de creación, el autor, el tipo de documento, y otros detalles relevantes. Esto facilita su búsqueda y recuperación.- Además, algunos sistemas utilizan la inteligencia artificial para clasificar y categorizar automáticamente documentos basándose en su contenido.4. Control de Acceso y Seguridad:- Los SGDE permiten establecer permisos de acceso personalizados, garantizando que solo el personal autorizado pueda visualizar, editar o eliminar documentos. También emplean cifrado para proteger la integridad de los documentos y su confidencialidad.- Los sistemas registran un historial de acciones o auditoría, que permite rastrear todas las interacciones con un documento, como quién lo accedió, modificó o eliminó.5. Búsqueda y Recuperación:- Los SGDE ofrecen potentes herramientas de búsqueda avanzada, que permiten a los usuarios localizar documentos de manera rápida y precisa utilizando filtros como fecha, autor, o palabras clave dentro del texto del documento.- Algunos sistemas también permiten búsquedas a través de contenido no estructurado, como documentos escaneados y archivos multimedia.s

Beneficios de un Sistema de Gestión Documental Electrónica:

Mayor eficiencia: Al reducir o eliminar el uso de papel, automatizar tareas rutinarias y facilitar la búsqueda de documentos, se mejora la productividad de la organización.Reducción de costos: Los costos asociados con la impresión, el almacenamiento físico y la recuperación manual de documentos se eliminan o reducen significativamente.Seguridad mejorada: Los SGDE ofrecen múltiples capas de seguridad, desde el control de acceso hasta el cifrado, garantizando la protección de información sensible.Cumplimiento normativo: Las empresas pueden cumplir más fácilmente con las normativas sobre retención y manejo de documentos, evitando sanciones y multas.

Gov.co. Recuperado el 10 de septiembre de 2024, de https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recursos/Publicacionees/V16_Guia_SGDEA.pdf

BIBLIOGRAÍA

Un Sistema de Gestión Documental Electrónica no solo digitaliza el manejo de documentos, sino que optimiza la eficiencia, mejora la seguridad, y asegura que las empresas cumplan con las normativas legales, proporcionando un control total sobre la información a lo largo de su ciclo de vida.

CONCLUSÍON