GESTION DE DOCUMENTOS

Unidad 1

gestión de documentoselectronicos.

PAOLA GUADALUPE FRANCISCO GARCIA.6CM1

Índice

¿Que es un documento electronico? Tipos y formatos.

Bibliografia.

Gestores de informacion.

Ciclo de vida del documento en el ámbito electrónico.

Gestión de documentos y gestión electrónica de documentos.

Sistema de gestión documental electrónica.

Conclusiones .

Metadatos y sus funciones.

documento electrónico

¿que es un documento electronico?

Un documento electronico es:

Cualquier informacion o registro que se crea, se guarda , envia o recibe de manera digital.Estos documentos se distinguen por su formato digital, lo que los hace más fáciles de compartir, almacenar y gestionar que sus equivalentes en papel.El documento electrónico se concibe como un medio de expresión de la voluntad con efectos de creación, modificación o extinción de derechos y obligaciones por medio de la electrónica o la informática.

ejemplos de documentos electronicos:

Algunos ejemplos de documentos electrónicos son archivos PDF, documentos de texto (como los de Word o Google Docs), hojas de cálculo, correos electrónicos, facturas electrónicas y otros tipos de registros digitales.Estos documentos pueden incluir firmas electrónicas, sellos de tiempo, y otros elementos que garantizan su autenticidad e integridad.

• Se pueden aplicar permisos de acceso diferenciados, limitando quién puede ver, modificar o imprimir el documento.

Los documentos electrónicos ocupan menos espacio de almacenamiento en comparación con los documentos físicos.

• Al estar en formato digital, pueden ser enviados y compartidos electrónicamente a través de correos, sistemas de gestión documental o plataformas en línea.

• Muchos documentos electrónicos incluyen metadatos o sellos de tiempo que registran la fecha de creación, modificaciones y acceso, proporcionando una completa trazabilidad del documento.

Se utilizan mecanismos de seguridad, como el cifrado y los certificados digitales, para asegurar que el contenido del documento no ha sido alterado desde su creación o firma.

• Pueden incluir firmas electrónicas para garantizar la identidad del firmante y la validez legal del documento.

• Se almacenan y gestionan en formatos electrónicos comunes como PDF, XML, DOC, etc.

características de documentos electrónicos

3. Integridad y autenticidad:

2. Firma electrónica:

1. Formato digital estandarizado:

4. Trazabilidad:

5. Acceso y portabilidad:

6. Facilidad de almacenamiento y recuperación:

7. Seguridad y control de acceso:

Fácil acceso:

Los documentos electrónicos pueden ser accedidos desde cualquier lugar y dispositivo, facilitando el trabajo remoto y la colaboración.

Búsqueda y recuperación instantánea:

La capacidad de buscar y recuperar información rápidamente es una ventaja significativa, mejorando la eficiencia y ahorrando tiempo.

Integración con otras herramientas:

Los documentos electrónicos se integran fácilmente con otras plataformas digitales.

Características importantes:

2-Tipos de formatos.

1-tipos de documentos electrónicos.

1 Tipos de documentos electrónicos:

Los documentos electrónicos pueden clasificarse en varios tipos según su propósito, contenido o formato.

Son archivos que contienen texto escrito. Suelen ser utilizados para la redacción de informes, cartas, contratos, etc.Ejemplos: documentos de Word, informes en PDF.

Hojas de cálculo:

Documentos de texto:

Utilizados para organizar y manipular datos numéricos y textuales, permitiendo realizar cálculos, gráficos y análisis de datos.Ejemplos: presupuestos, informes financieros.

Documentos que requieren la firma digital del emisor o del receptor para validar su autenticidad.Ejemplos: contratos firmados electrónicamente, certificados digitales.

Son facturas emitidas en formato electrónico que contienen datos estructurados, a menudo utilizados en transacciones comerciales. Cumplen con normas legales específicas.Ejemplos: facturas en XML o PDF con firma digital.

Facturas electrónicas:

Archivos que contienen imágenes estáticas. Estos pueden ser fotografías, gráficos, ilustraciones o escaneos de documentos físicos.

Archivos que combinan diferentes medios como video, audio e imágenes en movimiento. Utilizados en presentaciones multimedia o contenido audiovisual.Ejemplos: videos educativos, presentaciones interactivas.

Documentos gráficos o imágenes

Documentos de firma electrónica:

Formularios electrónicos:

Documentos multimedia

Son documentos con campos interactivos para que los usuarios completen información. Se utilizan en trámites en línea o encuestas.Ejemplos: formularios de inscripción, encuestas electrónicas.

Los formatos son las estructuras o estándares en los que se almacenan y organizan los datos de un documento digital. Estos formatos definen cómo se codifica la información, permitiendo que los archivos sean interpretados y utilizados por diferentes programas y dispositivos electrónicos.

• XLS / XLSX: Formato de hojas de cálculo de Microsoft Excel.
• ODS: Formato abierto utilizado por hojas de cálculo de LibreOffice.
• CSV: Archivos de valores separados por comas, comúnmente utilizados para almacenar datos tabulares de forma sencilla.

• DOC / DOCX: Formato utilizado por Microsoft Word para documentos de texto.
• PDF (Portable Document Format): Formato ampliamente utilizado para la distribución de documentos electrónicos que preservan su diseño.
• TXT: Archivos de texto sin formato, sencillos y ligeros.
• ODT: Formato de documento abierto utilizado por procesadores de texto como LibreOffice.

Formatos más comunes de documentos electrónicos

Formato de texto y documentos

Formato de hojas de cálculo:

Formato de Audio y VideoMP3: Formato comprimido de audio.MP4: Formato de video ampliamente utilizado, que puede contener tanto video como audio.WAV: Formato de audio sin compresión, de alta calidad.

Formato de Imágenes y GráficosJPEG / JPG: Formato de imagen comprimida utilizado principalmente para fotos.PNG: Formato de imagen sin pérdida de calidad, usado para gráficos y dibujos.SVG (Scalable Vector Graphics): Formato de gráficos vectoriales escalables.TIFF: Formato de imagen de alta calidad, comúnmente utilizado en publicaciones y escaneo.

Estos tipos y formatos permiten la adaptación del contenido a diferentes necesidades, garantizando la compatibilidad y accesibilidad de los documentos electrónicos en diferentes plataformas y dispositivos.

METADATOS

Los metadatos consisten en información que caracteriza datos, describen el contenido, calidad, condiciones, historia, disponibilidad y otras características de los datos.Los metadatos permiten que los documentos sean auténticos, íntegros, confiables, usables y tengan valor probatorio, a su vez ayudan a la comprensión y gestión de estos a lo largo del tiempo. Los metadatos no solo describen los atributos, la gestión y el uso de los documentos, sino que describe la relación entre las personas que los han creado y utilizado, y las actividades en las cuales han sido creados y usados.

METADATOS:

• Permiten asegurar la autenticidad, integridad, fiabilidad,usabilidad y valor probatorio de los documentos.

• Proporcionar vínculos entre los documentos y su contexto de creación, con el fin de que estos sean auténticos.

• Los metadatos permiten buscar datos más fácilmente y analizarlos desde la fuente.

Facilitan la búsqueda y el análisis: los metadatos ayudan a buscar los datos más fácilmente y permiten realizar el análisis de los datos desde la propia fuente, favoreciendo la autodocumentación, la transformación entre otras funciones.

Función de los metadatos:

1. Metadatos Descriptivos.
2. Metadatos Estructurales.
3. Metadatos Administrativos.
4. Metadatos Técnicos.
5. Metadatos de Preservación.
6. Metadatos de Uso.

Tipos de metadatos.

1. Tabla de contenido
2. Capítulos
3. Orden de las secciones
4. Referencias cruzadas

Proporcionan información para identificar y describir el contenido. Estos incluyen:

Describen la organización y estructura de los datos dentro de un documento o archivo. Por ejemplo, en un libro electrónico:

2.Metadatos Estructurales:

1.metadatos Descriptivos:

-Título-Autor-Descripción-Palabras clave-Resumen-Idioma

• Resolución de una imagen o video
• Tamaño del archivo
• Formato de compresión
• Especificaciones del hardware o software utilizado para crear el archivo

Ofrecen información sobre las características técnicas del archivo o documento. Ejemplos:

1. Fecha de creación y modificación
2. Tipo de archivo
3. Derechos de uso o licencias
4. Información de propiedad intelectual (copyright)
5. Formato o codificación del archivo

Contienen información técnica y administrativa, útil para la gestión del archivo. Ejemplos:

4.Metadatos Técnicos:

3.Metadatos Administrativos:

• Número de veces que ha sido abierto
• Usuarios que han accedido
• Historial de ediciones

Describen cómo se ha utilizado o accedido al archivo o documento. Algunos ejemplos son:

• Historial de modificaciones
• Migraciones de formato
• Acciones correctivas o restauraciones

Se utilizan para asegurar la longevidad de los archivos digitales y documentar acciones de preservación. Algunos ejemplos incluyen:

6.Metadatos de Uso:

5.Metadatos de Preservación:

Ejemplos de Metadatos en Documentos y Archivos

Los metadatos en archivos y documentos tienen varias funciones clave que facilitan la gestión, organización y acceso a la información.

Metadatos en documentos PDF:En los archivos PDF, los metadatos pueden incluir información como el título, el autor, el asunto, las palabras clave, la fecha de creación y las modificaciones.

Metadatos en imágenes (EXIF):En las fotos digitales, los metadatos EXIF pueden incluir datos como la fecha y hora en que se tomó la foto, el tipo de cámara utilizada, la configuración de exposición, la ubicación GPS, entre otros.

Metadatos en archivos de música:En archivos de audio como MP3, los metadatos incluyen el título de la canción, el álbum, el artista, la duración, el género musical, y la carátula del álbum.

Metadatos en páginas web (Meta Tags):Las páginas web contienen metadatos en las etiquetas HTML, como las etiquetas meta que pueden describir el título de la página, la descripción, palabras clave, autor y la codificación del sitio web.

1. Identificar y describir archivos.
2. Facilitar la búsqueda y organización de información.
3. Proveer contexto sin abrir los archivos.
4. Controlar versiones y modificaciones.
5. Gestionar derechos de autor y licencias.

En resumen, los metadatos sirven para:

Sistemas de gestión de contenido (CMS): Facilitan la creación y administración de contenido digital (páginas web, blogs, etc.).WordPressJoomlaDrupal

Existen varios tipos de gestores de información, dependiendo de las necesidades específicas:

gestores de Información

Los gestores de información son herramientas o sistemas diseñados para facilitar la recopilación, organización, almacenamiento, recuperación y uso de información de manera eficiente. Estos gestores permiten a las organizaciones o individuos manejar grandes cantidades de datos o documentos de forma estructurada, asegurando que la información esté disponible cuando se necesite.

Gestores de bases de datos (DBMS): Permiten almacenar, gestionar y recuperar datos estructurados. Ejemplos incluyen:MySQLPostgreSQLOracleMicrosoft SQL Server

Gestores personales de información: Herramientas que permiten a individuos organizar su información personal o profesional, como tareas, notas o contactos.EvernoteMicrosoft OneNoteGoogle Keep

Sistemas de gestión del conocimiento: Ayudan a las organizaciones a capturar, compartir y reutilizar el conocimiento interno.ConfluenceNotionWiki corporativos

Sistemas de gestión documental (DMS): Se especializan en el almacenamiento y recuperación de documentos digitales.SharePointAlfrescoDocuWare

el ciclo de vida del documento en el ámbito electrónico:

El ciclo de vida de un documento en el ámbito electrónico se refiere a las distintas etapas por las que pasa un documento digital desde su creación hasta su eventual eliminación. Gestionar adecuadamente este ciclo es crucial para asegurar la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información.

8. Eliminación o destrucción

7. Conservación o archivo

5. Distribución

6. Revisión y modificación

3. Almacenamiento

4. Acceso y consulta

1. Creación

2. Clasificación y catalogación

Fases del ciclo de vida del documento en el entorno electrónico:

4. Acceso y consulta Los usuarios autorizados pueden acceder al documento para consultarlo o utilizarlo. Es importante que los sistemas de gestión de documentos proporcionen una forma eficiente de buscar y recuperar los documentos. Herramientas: motores de búsqueda internos, sistemas de permisos de acceso.

3. AlmacenamientoEn esta fase, el documento se guarda de manera segura en un repositorio digital, ya sea en servidores locales, en la nube o en sistemas de almacenamiento específicos. Es importante garantizar que el documento esté accesible, pero también que se mantenga seguro y protegido contra accesos no autorizados.Herramientas: almacenamiento en la nube, servidores, repositorios digitales.

2. Clasificación y catalogaciónUna vez creado, el documento debe ser organizado de forma adecuada para que pueda ser fácilmente localizado y gestionado. Esto incluye la asignación de metadatos (información adicional sobre el documento, como fecha de creación, autor, categoría).Herramientas: sistemas de gestión documental (DMS), bases de datos de documentos.

1. CreaciónEn esta fase, se origina el documento electrónico, que puede ser generado por un usuario, por un sistema automatizado o mediante la conversión de un documento en papel a formato digital.Herramientas utilizadas: procesadores de texto (como Word), sistemas de automatización de documentos, digitalización de documentos en papel mediante escáneres.

8. Eliminación o destrucciónUna vez que el documento ha cumplido su propósito y ha alcanzado el final de su periodo de retención, se procede a su eliminación segura, asegurándose de que no quede rastro del mismo, especialmente si contiene información sensible o confidencial.Herramientas: eliminación segura de archivos, herramientas de destrucción digital de documentos.

7. Conservación o archivoEn muchos casos, los documentos deben conservarse durante un período específico por razones legales, de cumplimiento o de referencia futura. En esta fase, se almacenan de manera segura, pero ya no están en uso activo.Herramientas: archivado electrónico, almacenamiento a largo plazo, políticas de retención de documentos.

6. Revisión y modificaciónA lo largo de su vida útil, un documento electrónico puede requerir actualizaciones o modificaciones. El sistema debe garantizar el control de versiones para que los cambios estén documentados y las versiones anteriores sean accesibles si es necesario.Herramientas: control de versiones en sistemas DMS, colaboración en línea (Google Docs, Office 365).

5. DistribuciónEl documento puede ser compartido con otros usuarios o entidades, tanto interna como externamente, mediante medios electrónicos como correo electrónico, plataformas de colaboración, o incluso portales específicos de intercambio de documentos.Herramientas: correo electrónico, plataformas de colaboración (SharePoint, Google Drive).

Un ciclo de vida bien gestionado mejora la eficiencia, asegura la disponibilidad de la información y minimiza riesgos asociados a la pérdida o divulgación no autorizada de documentos.

• Aumento de la eficiencia
• Reducción de costos
• Mejora en la seguridad
• Cumplimiento normativo
• Colaboración mejorada

Beneficios de una buena gestión de documentos:

1. Captura y creación
2. Clasificación y organización
3. Almacenamiento
4. Control de acceso
5. Versionado
6. Flujo de trabajo y colaboración
7. Retención y archivado
8. Cumplimiento y auditoría
9. Eliminación segura

La gestión de documentos es el proceso mediante el cual se controlan, organizan y administran los documentos dentro de una organización, desde su creación hasta su archivo o eliminación.

Gestión de documentos

Es un sistema de informaciónque ofrece las funcionalidades necesarias para la gestión de documentos electrónicos de archivo, en otras palabras, permite la "planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación"En lugar de depender de formatos físicos, la GED facilita la manipulación, almacenamiento, acceso y control de documentos en un entorno digital. Este enfoque mejora la eficiencia, la seguridad y el acceso a la información dentro de las organizaciones.

gestión electrÓnica de documentos

La gestión electrónica de documentos es esencial para las organizaciones modernas que buscan ser más eficientes, reducir costos, garantizar el cumplimiento legal y mejorar la colaboración dentro de equipos.

1. Digitalización de documentos físicos
2. Almacenamiento centralizado
3. Acceso y control de permisos
4. Búsqueda avanzada
5. Control de versiones
6. Automatización de flujos de trabajo
7. Seguridad y cumplimiento normativo
8. Integración con otros sistemas
9. Movilidad y acceso remoto

Características de la Gestión Electrónica de Documentos:

• Aumento de la eficiencia operativa
• Reducción del uso de papel
• Mejora de la seguridad
• Acceso rápido a la información
• Cumplimiento de normativas
• Colaboración mejorada
• Optimización de espacios y costos

Beneficios de la Gestión Electrónica de Documentos:

Su ventaja es que evitan la manipulación repetida del papel, ahorran espacio de almacenamiento y garantizan la recuperación segura y rápida de toda la información de la organización.

Sistema de Gestión Documental Electrónica

Los SGDE, nos acercan al entorno de la oficina sin papel, porque es más fácil y económico obtener documentos o archivos electrónicos de una manera más segura rápida y confiable.

Búsqueda avanzada y categorización:Un SGDE permite realizar búsquedas de documentos mediante palabras clave, etiquetas, fechas y otros metadatos, facilitando la localización rápida de información relevante. La categorización estructurada y el uso de metadatos permiten organizar los documentos de manera lógica.

Control de versiones:A medida que los documentos son modificados, el sistema gestiona las diferentes versiones, permitiendo rastrear los cambios, acceder a versiones anteriores y asegurarse de que todos los usuarios trabajen con la versión más actualizada.

Automatización de flujos de trabajo:El sistema permite la automatización de tareas relacionadas con la gestión de documentos, como la revisión, aprobación y firma digital. Estas automatizaciones aseguran que los documentos sigan un flujo predefinido, eliminando errores humanos y acelerando los procesos.

Almacenamiento centralizado:Todos los documentos se almacenan en un repositorio digital único que permite a los usuarios autorizados acceder de manera fácil y rápida. Este repositorio puede estar alojado en servidores locales o en la nube, ofreciendo opciones escalables según el tamaño de la organización.

Características:

Firma electrónica: Los sistemas de gestión documental electrónica suelen integrar herramientas para la firma electrónica de documentos, permitiendo que los usuarios validen y autoricen documentos de manera legal y segura.

Cumplimiento normativo: Los SGDE facilitan el cumplimiento de normativas de protección de datos y gestión documental, como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), normas ISO 15489 o leyes locales que rigen la retención y seguridad de documentos.

Gestión del ciclo de vida del documento: Un SGDE gestiona todas las fases del ciclo de vida de los documentos: creación, revisión, distribución, archivado y eventual eliminación. Esto incluye la aplicación de políticas de retención de documentos, asegurando que los documentos se mantengan durante el tiempo necesario por razones legales o de negocio.

Integración con otros sistemas: Un SGDE debe poder integrarse con otras plataformas de la organización, como sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), sistemas de gestión de relaciones con clientes (CRM) o aplicaciones de correo electrónico, para facilitar el flujo de información entre departamentos.

Accesibilidad remota: Los usuarios pueden acceder a los documentos desde cualquier ubicación y dispositivo con conexión a Internet. Esto es especialmente útil para equipos distribuidos geográficamente o en modalidades de trabajo remoto.

Seguridad y control de acceso:El sistema debe incluir políticas robustas de seguridad que controlen quién puede ver, modificar o eliminar documentos, implementando mecanismos como autenticación de usuarios, encriptación y auditoría de accesos. Esto garantiza la protección de información confidencial.

Al implementar estas nuevas herramiientas, nos ayudara a ya no utilizar papel y asi sea que la documentacion sea mas segura y este mejor resguardada., y con ello aprobechar esos beneficios que la tecnologia nos brinda.

Los documentos eletronicos son muy importantes ya que nos ayudan a tener un control en las organizaciones, los documentos de vuelven de facil acceso, podemos generar copias y mantener segura esa informacion.Estas herramientas nos ayudan a que la informacion pueda llegar al lugar que queramos, a las personas que sean y ya sea desde la comodidad de un dispositivo digital.

Conclusiones:

• Gestión documental digital. (n.d.). Tecnología para empresas. https://www.tecnologiaempresas.com/gestion-documental
• García, J. L. (2019). La transformación digital en las empresas (2ª ed.). Editorial Empresa Digital. https://www.ejemplosdelibros.com
• López, M. A., & Díaz, P. S. (2018). El impacto de la tecnología en la educación. Revista de Educación Tecnológica, 10(2), 35-50. https://doi.org/10.1234/revista.educacion.2018
• Martínez, A. (2023). Innovaciones en gestión documental digital [Presentación de conferencia]. https://www.conferencia-gestiondocumental.com

• González, L. M. (2020). La transformación digital en la educación. Ediciones Académicas. https://www.librosdigitales.com/educacion
• Pérez, J., & Ramírez, M. (2019). Efectos de la digitalización en la administración pública. Revista de Administración Contemporánea, 25(3), 50-65. https://doi.org/10.1234/administracion-publica
• Ministerio de Educación. (2021). Estrategias para la educación digital en tiempos de pandemia. https://www.minedu.gov/reportes/educacion-digital
• Martínez, S. (2022, 10 de julio). La importancia de los documentos electrónicos en la era digital. Blog de Innovación Tecnológica. https://www.bloginnovacion.com/documentos-electronicos

BIBLIOGRAFIA: