DIAGNOSTICO DOCUMENTAL EN LOS ARCHIVOS

Profesor: PINEDA AGUIRRE ANGEL LUISAlumna: Hernández García Yamile Itzel

Turno MatutinoGrupo: 5CM01 Fecha: 03/SEPTIEMBRE/2024

EMPEZAR

INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONALESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍAdiagnostico y auditoria archivistica

1.2.2 ADMINISTRACION LOCAL

1.2.1 ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL

1.2.3 ARCHIVOS PRIVADOS

1.4 PROPUESTA DE RESULTADOS

1.3.4 ANALISIS FODA

1.3.3 DESARROLLO

1.3.2 PLANEACION

1.3.1 ETAPAS DEL DIAGNOSTICO

1.3 RECURSOS ARCHIVISTICO A DIAGNOSTICAR

INDICE

1.4.1 ESTUDIO DE VIABILIDAD

1.1 DIAGNOSTICO DOCUMENTAL

1.2 AMBITO DE APLICACION DEL DIAGNOSTICO DOCUMENTAL

Manuel Martínez: "Es un estudio que nos lleva a comparar una situación con otra, para sacar conclusiones".
Hernández: "Es un proceso que usa diferentes herramientas para llegar a un conocimiento específico".
Javier Rodríguez: "Es como un examen previo a cualquier plan o proyecto. Recopilamos información, la analizamos y sacamos conclusiones para entender cómo funciona algo y poder mejorarlo".

DIAGNOSTICO

¿Que es el diagnostico documental?

Grierson: "Todas aquellas boras cinematográficas que utilizan material tomado de la Tealidad y que tienen capacidad de interpretar en términos sociales la vida de la gente tal como existe en la realidad"
Cardoso: "Obra cinematográfica generalmente de corta duración, en la que se tratan situaciones sociales, económicas políticas, industriales, científicas, etc. que se realizan por lo general sin la participación de actores"
Concepción Calvo: "Que es una técnica narrativa que intercala la realidad junto con testimonios y declaraciones de las mismas personas que intervienen".

DOCUMENTAL

Grabando archivos: “El diagnóstico documental es la revisión minuciosa de los documentos que maneja una compañía y debe ser efectuado por un especialista en gestión documental, cuya labor es examinar y comprobar que los documentos se encuentren en buen estado, verificando que exista una organización dependiendo de las necesidades de cada compañía, reportando cualquier anomalía que identifique y generando las acciones a tener en cuenta para tener un proceso documental adecuado.”

Archivo General del Estado de México: "Proceso de verificación del estado de la gestión documental en una entidad pública, considerando aspectos administrativos, archivísticos, de conservación, infraestructura y tecnología.

¿Que es el diagnostico documental?

Una auditoría documental es un examen detallado de todos los documentos de una empresa para asegurarse de que cumplen con las normas y procedimientos establecidos. Se revisa desde manuales hasta registros financieros para verificar que todo funcione como debería y que la información sea precisa y esté actualizada.

MI DEFINICION

• Obtener una visión clara y completa del estado actual de la gestión documental en esa institución. Esto implica evaluar todos los procesos relacionados con la creación, clasificación, organización, conservación y disposición final de los documentos, con el fin de identificar fortalezas, debilidades, oportunidades de mejora y riesgos potenciales. • Garantizar la preservación a largo plazo de la memoria institucional y facilitar el acceso a la información para las generaciones futuras.

IMPORTANCIA DEL diagnostico documental

Tener una visión integral de la situación y problemática de los documentos
Garantizar la conservación de los documentos.
Facilitar el acceso a la información.
Optimizar los recursos.
Cumplir con la normativa.
Tomar decisiones informadas.
Mejorar continuamente la gestión documental.

BENEFICIOS DEL diagnostico documental

Aspectos administrativos.
Procesos archivísticos.
Pautas de conservación.
Infraestructura de archivo.
Tecnología de gestión.
Cumplimiento normativo.
Identificación de puntos de control desde las bases de la estructura FODA (debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas).

PUNTOS A REVISAR DEL diagnostico documental

Entrevistas: Identificar quiénes generan y gestionan los documentos.
Análisis: Evaluar la organización actual basada en normas y estructuras.
Inspección: Revisar los archivos histórico, central y de gestión.

PASOS PARA UN BUEN diagnostico documental

Empresas y organizaciones privadas: Para optimizar la gestión de la información, cumplir con normativas y mejorar la toma de decisiones.
Instituciones públicas: Para garantizar la transparencia, el acceso a la información y la preservación del patrimonio documental.
Archivos históricos y bibliotecas: Para conservar y organizar los fondos documentales, facilitando su consulta y estudio.
Instituciones Publicas: Para mejorar la gestión de la información y cumplir con sus objetivos sociales.

1.2 AMBITO DE APLICACION DEL diagnostico documental

ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL

Es el conjunto de órganos y entidades que, en representación del Estado, se encargan de llevar a cabo las funciones públicas a nivel nacional en México. Es decir, es el brazo ejecutor del gobierno federal y se encarga de aplicar las leyes y políticas públicas establecidas.

1.2.1 ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL: ORGANOS AUTONOMOS, PARAESTATALES, CENTRALIZADOS Y DESCENTRALIZADOS

Características:

Tienen personalidad jurídica propia.
Mayor autonomía en su gestión, pero están sujetos a la supervisión del Poder Ejecutivo.
Se crean para atender funciones específicas y especializadas.

Ejemplos:

Comisiones nacionales (CONACYT, CNDH)
Institutos nacionales (INAH, INEGI)

Características:

Directamente subordinados al Poder Ejecutivo Federal.
Forma parte del núcleo del gobierno federal.
Su personal es considerado servidor público de carrera.

Ejemplos:

Presidencia de la República
Secretarías de Estado (Hacienda, Gobernación, Salud, etc.)
Consejería Jurídica del Ejecutivo Federal

ORGANOS DESCENTRALIZADOS

ORGANOS CENTRALIZADOS

Incluye todas las instituciones y dependencias del gobierno federal, ya sea que estén centralizadas (directamente bajo el control del gobierno central) o descentralizadas (con cierto grado de autonomía).

Definicion:Entidades con personalidad jurídica propia, pero que dependen del Estado para su funcionamientoCaracterísticas:

Se crean para prestar servicios públicos de carácter social o económico.
Tienen mayor autonomía de gestión que los órganos descentralizados.
Su financiamiento puede provenir tanto del gobierno como de fuentes privadas.

Tipos de órganos paraestatales:

Organismos descentralizados: Con personalidad jurídica y patrimonio propios (ej: IMSS).
Empresas de participación estatal: Con participación mayoritaria del Estado en su capital social (ej: PEMEX, CFE).
Instituciones nacionales de crédito: Bancos de desarrollo (ej: Banobras).
Fideicomisos: Instrumentos financieros para administrar recursos públicos con fines específicos.

ORGANOS PARAESTATALES

Definicion:Instituciones que poseen autonomía en su funcionamiento y toma de decisionesCaracterísticas:

Mayor independencia del Poder Ejecutivo.
Se encargan de regular actividades específicas y garantizar su desarrollo en beneficio de la sociedad.

Ejemplos:

Banco de México
Instituto Nacional Electoral
Comisión Federal de Competencia Económica

ORGANOS AUTONOMOS

Se refiere al conjunto de instituciones y organismos que se encargan de gestionar los asuntos públicos de una determinada localidad, como un municipio o una ciudad.
Su objetivo principal es brindar servicios a la población y atender las necesidades locales, siempre dentro del marco legal establecido por las autoridades estatales y federales.

ADMINISTRACION PUBLICA LOCAL

1.2.2 ADMINISTRACION PUBLICA local: ORGANOS AUTONOMOS, PARAESTATALES, CENTRALIZADOS Y DESCENTRALIZADOS

ORGANO CENTRALIZAD0

Definicion:Es como un gobierno municipal donde todas las decisiones importantes las toma una sola persona o un pequeño grupo de personas. Es como si hubiera un jefe que manda en todo. Esto puede ser bueno porque las cosas se pueden hacer más rápido, pero puede ser malo porque no todas las personas tienen la oportunidad de opinar.Características:

Directamente subordinados al ayuntamiento o presidencia municipal.
Forman parte del núcleo de la administración local.
Su personal es considerado servidor público municipal.

Ejemplos:

Presidencia municipal
Secretarías (de Seguridad Pública, Obras Públicas, Desarrollo Social, etc.)
Tesorería municipal

ORGANO DESCENTRALIZAD0

Definicion:En un organo descentralizado, el poder no está concentrado en una sola persona o institución. Se reparte entre diferentes órganos o instituciones, como juntas vecinales, consejos ciudadanos o comités. Esto permite que más personas participen en la toma de decisiones y que las necesidades de diferentes grupos sean escuchadasCaracterísticas:

Tienen personalidad jurídica propia, pero están vinculados al ayuntamiento.
Mayor autonomía en su gestión, pero están sujetos a la supervisión del ayuntamiento.
Se crean para atender funciones específicas y especializadas.

Ejemplos:

Sistemas municipales de agua potable
Organismos de fomento económico local
Institutos municipales de cultura

ORGANO PARAESTATALES

Definicion:Los paraestatales locales son como empresas que el gobierno crea para hacer cosas importantes para la comunidad, pero que no son parte directa del gobierno. Tienen su propio dinero y pueden tomar sus propias decisiones, aunque el gobierno siempre las supervisa. Características:

Similar a los órganos paraestatales federales, pero a escala local.
Se crean para prestar servicios públicos de carácter social o económico.
Su financiamiento puede provenir tanto del municipio como de fuentes privadas.

Ejemplos:

Empresas municipales de transporte
Empresas municipales de servicios públicos

ORGANO AUTONOMOS

Definicion:Los órganos autónomos locales son como empresas independientes dentro del gobierno municipal. Tienen su propia personalidad jurídica y pueden tomar sus propias decisiones, pero siempre dentro de las leyes y reglas que establece el gobierno. Se encargan de tareas específicas, como cuidar el medio ambiente, regular el transporte o garantizar que haya agua limpia para todos.Características:

Mayor independencia del ayuntamiento.
Se encargan de regular actividades específicas a nivel local.

Ejemplos:

Comisiones municipales de agua y saneamiento

1.2.3 ARCHIVOS PRIVADOS DE INTERES

Es un conjunto de documentos que, a pesar de pertenecer a particulares o a entidades privadas, tienen un valor histórico, cultural o social tan relevante que se considera de interés para la sociedad en general.

El diagnóstico documental en archivos privados de interés consiste en un análisis exhaustivo de documentos personales o institucionales con valor histórico, cultural o informativo. Su objetivo es evaluar su estado, identificar su relevancia y establecer estrategias para su preservación y acceso, incluyendo digitalización, catalogación y medidas de seguridad.

1.3 RECURSOS ARCHIVISTICOS A DIAGNOSTICAR

Son todos aquellos elementos que conforman un archivo y que requieren de una evaluación detallada para determinar su estado de conservación, su organización, su valor y las medidas necesarias para garantizar su preservación. En otras palabras, son los materiales que se encuentran dentro de un archivo y que necesitan ser analizados para conocer su situación actual y planificar su futuro.

tipos de RECURSOS ARCHIVISTICOS se pueden DIAGNOSTICAR

Documentos escritos: cartas, diarios, actas, contratos, informes, etc.
Fotografías: imágenes fijas en diferentes formatos (papel, vidrio, digital).
Grabaciones: audio, video, cintas magnéticas.
Objetos: herramientas, instrumentos, obras de arte, etc.
Documentos electrónicos: archivos digitales, bases de datos, sitios web.
Etc,

1.3.1 ETAPAS DEL DIAGNOSTICO

1. Planificación del Diagnóstico: Se establecen los objetivos específicos del diagnóstico, como evaluar el estado de conservación, la organización o la accesibilidad del archivo y se selecciona la muestraque se va a analizar en profundidad; elaborando un instrumento para la recopilacion de la informacion.2. Recopilación de Datos: Se realiza una inspección visual de los documentos para identificar daños o deterioros3. Análisis de la Información: Se recopila datos relevantes del contexto o fenómeno que se está estudiando; generando una hipótesis.4. Elaboración del Informe de Diagnóstico: Resultados del diagnóstico, que incluye recomendaciones para la conservación y restauración de los documentos.5. Implementación del Plan de Acción al problema expuesto.

1.3.2 planeacion

Es un proceso fundamental que consiste en establecer un marco de trabajo estructurado y sistemático para evaluar la situación actual de un conjunto de documentos.
Su objetivo principal es identificar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas (FODA) de la documentación existente, así como determinar las acciones necesarias para mejorar su gestión y preservación.

1.3.3 desarrollo

Es la etapa en la que se llevan a cabo las actividades planificadas para recopilar, analizar y evaluar la información sobre la situación actual de un conjunto de documentos. Es decir, una vez que se ha definido el objetivo, el alcance y la metodología del diagnóstico, se procede a ejecutar las tareas específicas para obtener los datos necesarios.

Es una herramienta fundamental en el diagnóstico documental, ya que permite identificar de manera clara y concisa las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas que enfrenta un archivo o sistema de gestión documental. Este análisis proporciona una visión integral de la situación actual y sirve como base para la toma de decisiones y la elaboración de planes de mejora

1.3.4 analisis foda

componentes del analisis foda

Fortalezas: Son los aspectos positivos del archivo, los recursos y capacidades que lo distinguen y le permiten alcanzar sus objetivos. Ejemplos: personal calificado, sistemas de organización eficientes, buena conservación de los documentos.
Debilidades: Son los aspectos negativos del archivo, las áreas en las que se requiere mejora. Ejemplos: falta de recursos, sistemas obsoletos, falta de capacitación del personal.
Oportunidades: Son los factores externos que pueden aprovecharse para mejorar la situación del archivo. Ejemplos: nuevas tecnologías, cambios en la legislación, colaboración con otras instituciones.
Amenazas: Son los factores externos que pueden poner en riesgo el archivo. Ejemplos: desastres naturales, recortes presupuestarios, obsolescencia de los formatos documentales.

1.4 propuesta de resultados

Es un documento que detalla las acciones específicas que se deben tomar para abordar los problemas identificados en el archivo y mejorar su gestión. Es decir, es un plan de acción que surge a partir del análisis de la situación actual del archivo, y que tiene como objetivo transformar las debilidades en fortalezas y aprovechar las oportunidades.

1.4.1 estudios de viabilidad

Es una evaluación detallada que busca determinar si es factible y conveniente implementar las soluciones propuestas tras el análisis de la situación actual de un archivo o sistema de gestión documental. En otras palabras, es un análisis que verifica si las recomendaciones realizadas son prácticas, sostenibles y alcanzables en el contexto específico de la organización.

Contexto: El archivo del Instituto de Biologia guarda una gran cantidad de documentos históricos y administrativos que datan de 1880 a 1980. Sin embargo, en los últimos años se han observado algunas dificultades en su gestión.
Objetivo: Realizar un diagnóstico detallado del estado actual del archivo para identificar las áreas que requieren mejora y proponer un plan de acción.

EJEMPLO: INSTITUTO DE BIOLOGIA

Análisis del Estado Actual:

Infraestructura:

Esta ubicado dentro de la biblioteca
Los documentos estan esparcidos en varios lugares

Organización:

Los documentos no están organizados de manera sistemática, lo que dificulta su localización y consulta
No existe un sistema de clasificación y catalogación estandarizado.

Personal:

Solo hay un personal encargado y es de biblioteconomia
Los documentosque presentan signos de deterioro físico no se le puede dar un tratamiento debido a que se jubilo la encargada de la conservacion

Conservacion

Ni el personal, ni los usuarios usan medidas de seguridad

Recursos:

El presupuesto asignado es gracias al departamento de biblioteca

EJEMPLO: INSTITUTO DE BIOLOGIA

Fortalezas:

Existencia de un fondo documental histórico de gran valor.
Compromiso de las autoridades con la preservación del patrimonio documental.

Debilidades:

Infraestructura inadecuada.
Falta de organización y sistematización.
Déficit de personal cualificado.

Oportunidades:

Posibilidad de obtener financiamiento para proyectos de conservación y digitalización.
Acceso a nuevas tecnologías para la gestión documental.

Amenazas:

Desastres naturales que podrían poner en peligro la integridad de los documentos.
Falta de conciencia sobre la importancia de los archivos.

FODA

RECOMENDACIONES:

Tener un espacio espacio asignado para le archivo
Implementar un sistema de organización y clasificación basado en normas archivísticas.
Capacitar al personal en gestión documental y conservación.
Digitalizar los documentos más valiosos y vulnerables.
Elaborar un plan de conservación preventiva.
Buscar financiamiento para la ejecución de las acciones propuestas.

CONCLUSION:El archivo del Instituto de Biologia presenta una serie de problemas que afectan su funcionamiento y la conservación de su patrimonio documental; para ello se necesita busrcar medidas para que esta situacion mejore

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

PLAN DE ACCION

Actividades: Detallar las acciones a realizar para solucionar los problemas identificados y alcanzar los objetivos establecidos.
Responsables: Asignar responsabilidades a cada actividad.
Cronograma: Establecer un calendario con fechas de inicio y fin para cada actividad.
Presupuesto: Estimar los recursos necesarios para la ejecución del plan.

VIDEOS DE APOYO

El diagnóstico documental es la base para la organización de los archivos; Permitiendo identificar el estado actual de los documentos, evaluar su valor y determinar las necesidades de conservación y acceso. Es un proceso esencial para garantizar la preservación del patrimonio documental de las instituciones y su accesibilidad para las generaciones futuras.

CONCLUSION

Conceptos básicos – Instituto de Acceso a la Información y Protección de Datos Personales de Quintana Roo. (s. f.). http://www.idaipqroo.org.mx/gestion-documental/conceptos-basicos/#:~:text=Archivos%20privados%20de%20inter%C3%A9s%20p%C3%BAblico,los%20diversos%20%C3%A1mbitos%20de%20gobierno.
DIAGNOSTICO DOCUMENTAL. (2024, 26 febrero). Genially. https://view.genially.com/65d554e0da949d0014e4439d/presentation-diagnostico-documental
Diagnostico Integral. (2023). AGEMEX. Recuperado 1 de septiembre de 2024, de https://agemex.edomex.gob.mx/Documento/Visualizar/profesionalizacion-talleres/diagnostico_integral_archivo.pdf

bibliografía

González García, A. (2020, julio). IMPORTANCIA DEL DIAGNÓSTICO. INFORME DE PRÁCTICAS PROFESIONALES. Recuperado 1 de septiembre de 2024, de https://ade.edugem.gob.mx/bitstream/handle/acervodigitaledu/27836/ELCCTT23_Importancia%20del%20diagn%C3%B3stico%20en%20el%20aprendizaje%20significativo.pdf?sequence=2&isAllowed=y#:~:text=De%20acuerdo%20con%20la%20etimolog%C3%ADa,alumnos%20tanto%20en%20su%20entorno
Grabando. (2023, 24 enero). Diagnóstico documental. Grabando Archivos. https://grabandoarchivos.com/diagnostico-documental/
Prezi, A. A. O. (s. f.). ETAPAS y PASOS DEL DIAGNOSTICO. prezi.com. https://prezi.com/uwckv6ct3yce/etapas-y-pasos-del-diagnostico/

bibliografía

Pymd1g1t4l. (2021, 25 junio). ¿Cuál es el propósito del diagnóstico documental empresarial? Advanz. https://www.advanz.com.co/diagnostico-documental-empresarial/
Rodríguez Cauqueva, J. (2007, mayo). Guía de elaboración de diagnósticos. CAUQUEVA. Recuperado 1 de septiembre de 2024, de https://www.cauqueva.org.ar/archivos/gu%EDa-de-diagn%F3stico.pdfWebmaster.
Webmaster. (2019, 14 enero). ¿Cómo realizar el diagnóstico documental de una empresa? Ats Gestion Documental. https://atsgestion.net/diagnostico-documental-empresa/

bibliografía

¿Tienes una idea?

¡Que fluya la comunicación!

Con las plantillas de Genially podrás incluir recursos visuales para dejar a tu audiencia con la boca abierta. También destacar alguna frase o dato concreto que se quede grabado a fuego en la memoria de tu público e incluso embeber contenido externo que sorprenda: vídeos, fotos, audios... ¡Lo que tú quieras!¿Necesitas más motivos para crear contenidos dinámicos? Bien: el 90% de la información que asimilamos nos llega a través de la vista y, además, retenemos un 42% más de información cuando el contenido se mueve.

Genera experiencias con tu contenido.
Tiene efecto WOW. Muy WOW.
Logra que tu público recuerde el mensaje.
Activa y sorprende a tu audiencia.

¿Tienes una idea?

¡Que fluya la comunicación!

Genera experiencias con tu contenido.
Tiene efecto WOW. Muy WOW.
Logra que tu público recuerde el mensaje.
Activa y sorprende a tu audiencia.

¿Tienes una idea?

¡Que fluya la comunicación!

Genera experiencias con tu contenido.
Tiene efecto WOW. Muy WOW.
Logra que tu público recuerde el mensaje.
Activa y sorprende a tu audiencia.

DIAGNOSTICO DOCUMENTAL EN LOS ARCHIVOS

More creations to inspire you

IAU@HLPF2019

SPRING IN THE FOREST 2

HUMAN RIGHTS

BLENDED PEDAGOGUE

VALENTINE'S DAY PRESENTATION

WOLF ACADEMY

EXPLLORING SPACE

Transcript