UDA 1 auditoria

ciudad de méxico a 11 de septiembre del 2024

Empezar

INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONALESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA"AULA INVERTIDA 1.DIAGNÓSTICO DOCUMENTAL EN LOS ARCHIVOS"MENDOZA TÉLLEZ NORMA GABRIELA5CM1DIAGNÓSTICO Y AUDITORIA ARCHIVISTICAANGEL lUIS PINEDA

Recursos Archivísticos a diagnosticar

Diagnóstico documental de los Archivos

Índice

Ámbito de aplicación del diagnóstico documental

Conclusión

Propuesta de resultados

Referencias

Info

Un diagnóstico documental lo podemos definir como una revisión minuciosa a los documentos que se crean en (por ejemplo) una organización, llevado de un gestor documental permitiendo así un adecuado proceso administrativo.Tiene como objetivo comprender y evaluar la calidad, relevancia, disponibilidad y accesibilidad de los documentos en cuestión, teniendo en cuenta su creador hasta la información que contiene el mismo documento; esto con la finalidad de manejar de forma eficiente y eficaz la información para internos, o en su caso externos.

1.1 Diagnóstico documental de los Archivos

Estudio que realiza un análisis interno tomando en cuenta los recursos materiales, técnicos, financieros, humanos y tecnológicos. La evaluación de esto permite diseñar estrategias, maximizar oportunidades y minimizar amenazas; esto además de asegurar la eficacia y eficiencia de los servicios informativos que prestan.

Diagnóstico integral de archivos

OBJETIVOS

Diagnóstico integral de archivos

• Conocer el estado y las necesidades de la entidad pública en materia de archivos.

• Desarrollar planes y programas reales y alcanzables, que satisfagan puntualmente las necesidades, a fin de lograr la adecuada organización y conservación.

• Establecer prioridades con el fin de planear actividades a corto, mediano y largo plazo, con el fin de optimizar los recursos.

• Identificar los riesgos relacionados con la conservación de los documentos de archivo

BENEFICIOS

• Visión integral de la situación y problemáticas de archivo de las entidades públicas.

• Acceso más rápido y seguro de la documentación.

• Optimizar el espacio en las oficinas, para una mayor comodidad, y así custodiar adecuadamente la nueva documentación producida.

• Participar en el nuevo sistema archivístico.

1. Diseño del cuestionario.
2. Recopilación de la información.
3. Procesamiento de la información.
4. Elaboración del diagnóstico sobre la situación de la entidad pública..

FASES

Sobre

Tipo

La aplicaión del diagnóstico de documentos

Ámbito de aplicación del diagnóstico documental

Archivos privados

Administración pública Local

Administración pública Federal

Órganos centralizados

Administración pública Federal

Órganos paraestatales

Órganos autónomos

aa

Administración pública Local

Órganos centralizados y descentralizados

Órganos paraestatales

Archivos privados

Órganos autónomos

aa

Es una evaluación exhaustiva donde se rescatan distintos factores que ayudarán a determinar si el archivo esta en aptas condiciones, para la documentación principalmente, el personal y sus usuarios.Recordemos que, para que un archivo pueda ofrecer un servicio eficaz y eficiente a sus usuarios se deben optimizar sus recursos y, para ello hay que evaluarlos.

¿Qué tipo de recursos debe tener un archivo?

Recursos Archivísticos a diagnosticar

RECURSOS TÉCNICOS

RECURSOS MATERIALES

RECURSOS FINANCIEROS

RECURSOS TECNOLÓGICOS

El capital humano será un recurso variado a las areas que tenga el archivo. Así mismo el número y el tipo de espacialistas que se solicitan variara acorde al tipo de archivo.

CAPITAL HUMANO

En esta primera etapa del diagnóstico se deben establecer los objetivos del mismo, además de planificar la metodología a seguir y establecinedo un tiempo determinado.El PADA (Plan Anual de Desarrollo Archivístico ) es un instrumento gestión que contempla acciones para modernizar y mejorar los servicios archivísticos y documentales; el cual nos permite establecer prioridades institucionales en materia de archivos

Planeación. Proceso y resultado de organizar una actividad compleja o simple con uno o mas objetivos, tomando en cuenta factores externos e internos.

ANÁLISIS FODA

DESARROLLO

PLANEACIÓN

Etapas deldiagnóstico

1. Diseño del diagnóstico
2. Recopilación de la información
3. Procesamiento de la información.

1. Recopilación del cuestionario2. Validación de la información3. Registro de la información4. Sistematización de la información

En esta etapa es donde ponemos manos a la obra el plan elaborado previamente, respetando objetivo y tiempo.

Desarrollo. Evolución de (...) hacia mejores niveles (...).

ANÁLISIS FODA

DESARROLLO

PLANEACIÓN

Etapas deldiagnóstico

Aplicar la técnica FODA en materia de archivos nos permitirá analizar los factores externos e internos del mismo y, a su vez, esto nos permitirá crear planes de acción bajo la información recolectada y previamente analizada.

• Forlatezas y debilidades internas, bajo cualquier recurso.
• Impacto de las amenazas y oportunidades del exterior

Ánalisis FODA. Técnica que permite conocer la situación de una persona, organización o situación. Los factores que le Fortalecen, las Oportunidades que se le presentan, Debilidades que tenga y las Amenazas que lo rodeen.

ANÁLISIS FODA

DESARROLLO

PLANEACIÓN

Etapas deldiagnóstico

Expuestos los resultados se podrán enlistar propuestas de mejora, recomendaciones y acciones a seguir

La aplicación del diagnóstico nos permite crear un plan de desarrollo en ambito archivístico con la información recabada. Dicho plan permitirá optimizar servicios y recursos del archivo, por lo que la información deberá ser veraz y tomada con seriedad pensando en el cumplimiento de los objetivos.

Propuesta de resultados

Dicho estudio nos permite tener un respaldo de la visión y si los objetivos podrán cumplirse; así mismo permite afinar los procesos del plan y ejecutarlo de forma eficaz.

estudio de viabilidad

Un estudio de factibilidad permite determinar si es rentable o no nuestro plan de desarrollo.De acuerdo al tipo de estudio nos demuestra si es viable

• Económicamente
• Legalmente
• o si solo nos es viable de forma temporal.

El diagnóstico documental nos permite tener un panorama amplio de la situación en que se encuentra la documentación e inclusive el archivo, permite rescatar de forma concisa los fallos y debilidades y, esto a su vez permite crear un plan de acción para optimizar el inmueble, muebles y realizar correctamente la gestión documental.Saber aplicar un diagnóstico documental nos permitirá desenvolvernos de forma correcta, sin rodeos y respetando el marco normativo en materia de archivos.Exponer los resultados nos permite ver si vamos por buen camino, de lo contrario debemos reforzar el plan a traves de la FODA aplicada a los recursos (bienes muebles e inmuebles).Y crear planes viables a corto, mediano y largo plazo.

Conclusión...

(2020) Órganos Constitucionales Autónomos. Camara de Diputados.

De Enciclopedia Significados, E. (2024, 15 febrero). Diagnóstico (Qué es, significado y definición). Enciclopedia Significados.

Jaimes L. E., García M. C. (s.f) PAUTAS PARA DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS. Archivo General De La Nación Colombia Sistema Nacional De Archivo.

ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO DE MÉXICO (2023). ¿CÓMO ELABORAR UN DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO? AGEMEX.

De Enciclopedia Significados, E. (2017, 31 octubre). Planeación (Qué es, Concepto y Definición). Enciclopedia Significados.

Real Academia Española. (s.f). archivo privado. En diccionario de la lengua española. Consultado septiembre del 2024

Real Academia Española. (s.f). diagnostico. En diccionario de la lengua española. Consultado septiembre del 2024

Función pública. (s. f.).

Bibliografía

IFAI. (2007) DIAGNÓSTICO SOBRE LA SITUACIÓN ARCHIVÍSTICA DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL: 2007. micrositios.

Grabando. (2023, 24 enero). Diagnóstico documental. Grabando Archivos.

diagnóstico

De acuerdo con la RAE, diagnóstico es la acción de "diagnosticar", la cual "recoge y analiza datos que permiten evaluar problemas de diversa naturaleza"Mientras que el citio web ENCICLOPEDIA Significados, lo define como un "proceso de análisis y evaluación de una cosa o situación que permite solucionar un problema o remediar un mal".

• Profesiograma
• Capacitación del capital humano
• Adiestramiento:

Inversión/es que realizan las empresas en los trabajadores, a fin de que puedan producir más, basanse en sus habilidades profesionales. Son de valor económico; es un recurso intangible que puede darle más valor a la empresa.

Instrumentos archivísticos de control y consulta:

• Físico: Cuadro de clasificación documental, tabla de retención documental, plan institucional de archivos.
• Digital: Banco terminológico, Tabla de control de acceso, Inventario documental.

Instrumentos y herramientas auxiliares para poder coordinar los otros recursos de una empresa

Es la administración territorial que se lleva a cabo en demarcaciones administrativas menores a la provincia, como los municipios o comunas.Tiene un mayor nivel de interacción con los ciudadanos.Responsabilidades radican en el presidente municipal.

• Documentos internos: como manuales de procedimientos, políticas, informes, etc.
• Documentos externos: como leyes, regulaciones, normas, etc.
• Otros documentos: como páginas web, artículos, libros, etc

Instrumento de acción del Estado, que dicta y aplica las disposiciones necesarias para el cumplimiento de las leyes para la conservación y fomento de los intereses públicos.Propicia los cambios políticos, económicos, sociales y culturales.El presidente de la República es quien asume las responsabilidades.

• Aspectos administrativos.
• Procesos archivísticos.
• Pautas de conservación.
• Infraestructura de archivo.
• Tecnología de gestión.
• Cumplimiento normativo.
• Identificación de puntos de control desde las bases de la estructura FODA(fortalezas,oportunidades,debilidades,amenazas).

Entidades que dependen del Estado para su funcionamiento pero tienen personalidad jurídica propia.

Son las instituciones que poseen autonomía en su funcionamiento y toma de decisiones.

• Bienes muebles y bienes inmuebles
• Recursos de transformación, de utilización, recursos materiales renovales y no renovables
• Infraestructura

Bienes tangibles o concretos que disponen u archivo o empresa u organización con el fin de cumplir y lograr sus objetivos.

Provenientes de la innovación científico-técnica que posibilitan o facilitan alguna labor, especialmente productiva.

• Tangibles
• Intangibles

• Recursos propios

Capitales o activos que pertenecen únicamente a la empresa, como el dinero en efectivo, cuentas bancarias, capital de socios y accionistas, utilidades de ventas y acciones. Estos tienen la ventaja de permitir a la empresa tomar decisiones e invertir sin depender o crear deudas con externos.

• Recursos ajenos

Fueron otorgados por una entidad externa.Encontramos los préstamos de empresas externas, créditos bancarios, emisión de valores (bonos y acciones).

Del presupuesto que se asigne dependerá el buen desarrollo de las actividades en un archivo, con éste se realizara la adquisición del equipo tecnológico, recursos materiales etc

Se ven incluidas todas las instituciones y dependencias del gobierno federal, sean centralizadas (directamente bajo el control del gobierno central) o descentralizadas (con cierto grado de autonomía.

Aquellos que custodian documentos generados por personas físicas o jurídicas de naturaleza privada en el ejercicio de las funciones y actividades que les son propias

Pertenecientes a entidades privadas, como empresas, organizaciones sin fines de lucro. Identifican, clasifican y describen los documentos generados por personas físicas o jurídicas de naturaleza privada en el ejercicio de las funciones y actividades que les son propias; que tienen valor histórico, cultural o informativo