Diagnóstico Documental

Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía

DIAGNÓSTICO DOCUMENTAL EN LOS ARCHIVOS

Referencias

Propuesta de resultados

Recursos Archivísticos a diagnosticar

Ámbito de aplicación del diagnóstico documental

Diagnóstico documental

Índice

+ INFO

Es la revisión minuciosa de los documentos que maneja una institución y debe ser efectuado por un especialista en gestión documental, el labor es examinar y comprobar que los documentos se encuentren en buen estado, verificando que exista una organización dependiendo de las necesidades de cada institución, reportando cualquier anomalía que identifique y generando las acciones a tener en cuenta para tener un proceso documental adecuado.

El diagnóstico documental

+ INFO

Es un estudio, que consiste en el análisis del entorno, para identificar las oportunidades y amenazas de la entidad pública, así como el análisis interno para reconocer las fortalezas y debilidades en una organización.

Es el proceso de verificación del estado que guarda la gestión documental en una entidad pública, considerando aspectos administrativos, archivísticos, de conservación, infraestructura y tecnología; así como la validación de su cumplimiento normativo, identificación de aspectos críticos, debilidades, fortalezas, oportunidades y amenazas de la entidad, en torno al cumplimiento de la función archivística.

Del Diagnóstico documental

Objetivos

Identificar los riesgos relacionados con la conservación de los documentos de archivo.

Establecer prioridades con el fin de planear actividades a corto, mediano y largo plazo, de esta forma, estimar y optimizar los recursos: humanos, materiales, financieros y tecnológicos.

Desarrollar planes y programas reales y alcanzables, para satisfacer necesidades puntuales, a fin de lograr la adecuada organización y conservación de los archivos que integran el sistema institucional de archivos de cada entidad pública.

Conocer el estado actual y las necesidades de la entidad pública en materia de archivos

Ayuda a entender desde los cimientos de la información, las prácticas de gestión desde las cuales, se puede contribuir al desarrollo de los procesos administrativos y archivísticos. En sí, el diagnóstico documental parte desde la revisión desde los siguientes puntos:

• Aspectos administrativos.
• Procesos archivísticos.
• Pautas de conservación.
• Infraestructura de archivo.
• Tecnología de gestión.
• Cumplimiento normativo.
• Identificación de puntos de control desde las bases de la estructura FODA(fortalezas,oportunidades,debilidades,amenazas).

Ámbito de aplicación del diagnóstico documental

El diagnóstico de archivos permite obtener una panorámica respecto a la situación real en la que se encuentran estos y es por ello que suele contemplarse dentro de su análisis el marco administrativo, los procedimientos archivísticos, la infraestructura física, el personal, tecnológica y demás. El ámbito de aplicación del diagnóstico documental es el conjunto de documentos que se van a analizar para identificar los problemas y oportunidades de mejora. Este conjunto de documentos puede incluir: Documentos internos: como manuales de procedimientos, políticas, informes, etc. Documentos externos: como leyes, regulaciones, normas, etc. Otros documentos: como páginas web, artículos, libros, etc.

Administración Pública Federal

La Administración Pública Federal es el conjunto de ministerios o despachos (conocido en el país como gabinete presidencial), dependencias federales, organismos descentralizados y empresas paraestatales que integran un grupo de colaboradores que asisten, para el desarrollo de sus atribuciones y funciones, al presidente de México. La administración pública federal es centralizada y paraestatal, de acuerdo con la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal y la carta magna, en su artículo 90; las secretarías de Estado son su principal componente, pero estas a la vez tendrán adscritas (además de sus órganos internos) a dependencias federales, organismos descentralizados y empresas paraestatales, y todo lo anterior tiene a su cargo diversas carteras de interés público. Los titulares y la estructura del gabinete serán responsables del diseño, aplicación, evaluación y garantía de las políticas públicas en materia de gobernabilidad, fuerzas armadas, seguridad pública, economía, relaciones exteriores, servicios públicos (educación, salud, empleo, vivienda, alimentación), infraestructura, medio ambiente, contraloría, entre otras áreas de responsabilidad del gobierno federal.

Es la acción encauzada a lograr los propósitos de la comunidad, que determina cómo se distribuye y ejerce la autoridad política y la económica. Esta acción compromete a las instituciones, autoridades, servidores y particulares a asumir y ejecutar las funciones, atribuciones o competencias propias del Estado, para satisfacer el interés general o comunitario.Es un instrumento de acción del Estado, que dicta y aplica las disposiciones necesarias para el cumplimiento de las leyes para la conservación y fomento de los intereses públicos. Es un elemento estratégico para el desarrollo de la sociedad, que responde a un modelo que propicia los cambios políticos, económicos, sociales y culturales

Centralizados y Descentralizados

Paraestatales

Órganos autónomos

+ INFO

+ INFO

+ INFO

+ INFO

+ INFO

+ INFO

Administración Pública Local

La administración pública local es el conjunto de organismos públicos que gestionan los intereses de una comunidad local. Estos organismos pueden ser de carácter estatal, provincial o municipal, y se encargan de prestar servicios públicos a los ciudadanos, como la recogida de residuos, el alumbrado público o la gestión del tráfico

La administración pública tiene como primera actividad contribuir al estado, que está dedicada a crear las condiciones que facilitan la perdurabilidad de la sociedad y generar las capacidades de desarrollo de los recursos que la componen la misma.

Son entidades de derecho público qué gozan de personalidad jurídica propia y autónoma funcional, y que están adscritos a la Administración Pública local

Son entidades creadas por el Estado para realizar actividades de interés público, pero que no forman parte de la estructura administrativa del gobierno. Estas entidades suelen tener autonomía financiera y administrativa, y están sujetas a la supervisión del gobierno.

Es un tipo de administración pública en la que el poder de decisión está concentrado en un solo órgano central, que suele ser el gobierno local. Este tipo de administración se caracteriza por su eficiencia y rapidez en la toma de decisiones, ya que no hay que consultar con otros órganos para tomar una decisión.

Órganos Autonomos

Paraestatales

Centralizados y Descentralizados

Archivos privados de interés

Estos son archivos pertenecientes a entidades privadas, como empresas, organizaciones sin fines de lucro.

Se refiere a la identificación, clasificación y descripción de los documentos privados que tienen valor histórico, cultural o informativo. Estos documentos pueden incluir correspondencia, diarios, fotografías, mapas, planos, grabaciones de audio y vídeo, y otros materiales que se encuentran en archivos privados, como los de empresas, organizaciones, familias e individuos. Tiene como objetivo evaluar el estado de conservación de los documentos, identificar los que tienen valor histórico, cultural o informativo, y desarrollar un plan para su preservación y acceso. Esto puede incluir la digitalización de los documentos, la creación de catálogos y bases de datos, y la implementación de medidas de seguridad para proteger los documentos

Recursos Archivísticos a diagnosticar

Se realiza mediante una evaluación exhaustiva de su estado de conservación, que incluye el análisis de factores como la temperatura, la humedad, la luz, la presencia de plagas y hongos, y el estado físico de los materiales.

Son aquellos que se encuentran en riesgo de deterioro o pérdida, y que requieren una intervención inmediata para garantizar su preservación. Estos recursos pueden incluir documentos, libros, fotografías, mapas, planos, grabaciones sonoras y audiovisuales, entre otros

Se elabora un informe con los resultados del diagnóstico, que incluye recomendaciones para la conservación y restauración de los documentos

Se realizan pruebas de laboratorio para determinar el estado de conservación de los documentos y detectar la presencia de agentes de deterioro.

Se realiza un análisis documental para identificar las características de los documentos, como el tipo de papel, la tinta, el estado de conservación, etc.

Se realiza una evaluación de riesgos para identificar los factores que pueden afectar a la conservación de los documentos.

Análisis documental

Las etapas del diagnóstico en los recursos archivísticos son las siguientes:

• Inspección visual: Se realiza una inspección visual de los documentos para identificar daños o deterioros.

Etapas del diagnóstico

Pruebas de laboratorio

Evaluación de riesgos

Elaboración del informe

Es el proceso de determinar cómo se utilizarán los recursos archivísticos para lograr los objetivos de una organización. Esto incluye la identificación de los recursos archivísticos necesarios, la determinación de cómo se utilizarán y la asignación de los recursos necesarios para apoyar su uso.

En esta etapa, se establecen los objetivos del diagnóstico y se planifica la metodología a seguir. Se identifican los recursos humanos, financieros y tecnológicos necesarios para llevar a cabo el proceso de diagnóstico.

Planeación

+ INFO

En esta etapa, se recopilan y revisan los documentos y se llevan a cabo las actividades planificadas para el diagnóstico.

Se hace referencia a un proceso en desenvolvimiento que se trate de un asunto de orden físico, moral o intelectual por lo cual se puede aplicar a una persona, pais o cualquier cosa.

Desarrollo

Se refieren a las áreas que tienen el potencial de causar problemas. Difieren de las debilidades en que las amenazas son externas y, por lo general, están fuera de nuestro control.

Son el resultado de las fortalezas y las debilidades, junto con cualquier iniciativa externa que te colocará en una posición competitiva más sólida. Podría ser cualquier cosa, debilidades que quisieras mejorar o áreas que no se hubieran identificado en las primeras dos etapas del análisis.

Hacen referencia a las iniciativas internas que funcionan bien. Se podrían comparar con otras iniciativas o con un costado competitivo externo. Al analizar estas áreas puedes entender qué es lo que ya funciona.

Se refieren a las iniciativas internas que no funcionan como es debido. Es una buena idea analizar las fortalezas antes que las debilidades para generar referencias de lo que significan el éxito y el fracaso.

FORTALEZAS

El análisis FODA o DAFO es una técnica que se usa para identificar las fortalezas, las oportunidades, las debilidades y las amenazas de un negocio, persona o, incluso, de algún proyecto específico. Por lo que puede aplicase tanto con fines profesionales como personales. El objetivo del análisis FODA es determinar las ventajas competitivas y la estrategia que más convenga, en función de sus características propias y de las del mercado que nos rodea.

Análisis FODA

OPORTUNIDADES

DEBILIDADES

AMENAZAS

Falta de recursos financieros, carencia de políticas claras de gestión documental, infraestructura inadecuada, etc.

Riesgo de pérdida de documentos por deterioro o desastres naturales, falta de conciencia sobre la importancia de la gestión documental, cambios en la normativa legal, etc.

Buena conservación de los documentos, personal capacitado, cumplimiento de normativas archivísticas, etc.

Implementación de nuevas tecnologías, mejora de procesos de gestión documental, digitalización de archivos, etc.

En esta etapa, se identifican y analizan las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas relacionadas con la gestión documental en la institución.

Propuesta de resultados

Son un componente esencial del proceso de gestión de documentos. Se trata de un conjunto de recomendaciones que se hacen para mejorar la organización y el acceso a los documentos, así como para garantizar su conservación y seguridad El objetivo de las propuestas de resultados es garantizar que los documentos se gestionen de manera eficiente y eficaz, y que estén disponibles para los usuarios cuando los necesiten.

Se elabora una propuesta de resultados que incluye recomendaciones y acciones a seguir para mejorar la gestión documental en la institución. Esta propuesta debe ser clara, específica y orientada a resolver los problemas identificados durante el proceso de diagnóstico.

+ INFO

Es un proceso que se lleva a cabo para determinar si un proyecto de gestión documental es viable o no. Este proceso implica la recopilación y análisis de información sobre el proyecto, como los objetivos, los recursos necesarios, los costes y los beneficios esperados. El estudio de viabilidad se realiza generalmente en las primeras etapas de un proyecto de gestión documental, y su objetivo es ayudar a los responsables de la toma de decisiones a determinar si el proyecto es viable y si debe seguir adelante.

Estudio de viabilidad

Conclusiones

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Integer odio turpis, varius vitae tempor vel, venenatis vel lectus.

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Integer odio turpis, varius vitae tempor vel, venenatis vel lectus.

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Integer odio turpis, varius vitae tempor vel, venenatis vel lectus.

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Integer odio turpis, varius vitae tempor vel, venenatis vel lectus.

• Como hacer un Diagnóstico de Archivo en 7 pasos. (2017, marzo 8). Nosonpapeles.com. https://www.nosonpapeles.com/recursos/hacer-un-diagnostico-de-archivo/ Concepto de Administración Pública Federal
• ¿Que es? Definición y Significado. (2023, septiembre 26). Significadosweb.com. https://significadosweb.com/concepto-de-administracion-publica-federal- De, D. (s/f).
• COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE JALISCO. Gob.mx. Recuperado el 11 de septiembre de 2024, de https://transparencia.info.jalisco.gob.mx/sites/default/files/u149/Diagn%C3%B3stico%20COBAEJ%20final.pdf Diagnóstico
• Documental. (2022, febrero 14). Grabando Archivos. https://grabandoarchivos.com/diagnostico-documental/ Función Pública. (s/f). Imt.mx. Recuperado el 11 de septiembre de 2024, de https://imt.mx/images/files/SPC/curso%20Nociones/contenidos/modulo3/mod_3_1.htm La planificación estratégica del servicio de archivo y gestión documental.
• Qué es y cómo se implementa. (2021, junio 28). Ediciones Trea. https://trea.es/producto/la-planificacion-estrategica-del-servicio-de-archivo-y-gestion-documental-que-es-y-como-se-implementa/
• Narvaez, M. (2021, diciembre 3). ¿Qué es un estudio de viabilidad y cómo se realiza? QuestionPro. https://www.questionpro.com/blog/es/estudio-de-viabilidad/ Parra, Y., & Perfil, V. T. mi. (s/f). Diagnóstico Documental.
• Blogspot.com. Recuperado el 11 de septiembre de 2024, de https://yuriparra.blogspot.com/p/diagnostico-documental.html
• Rubino, M. (2022, marzo 12). Análisis FODA ¿Qué es y cómo aplicarlo? Conectados. https://conectadosmkdigital.com/blog/analisis-foda/
• Un notario es un funcionario público con estudios en derecho. (2024, julio 8). Euroinnova International Online Education. https://www.euroinnova.mx/que-es-la-administracion-publica-local
• Wikipedia contributors. (s/f). Administración Pública Federal. Wikipedia, The Free Encyclopedia. https://es.wikipedia.org/w/index.php?title=Administraci%C3%B3n_P%C3%BAblica_Federal&oldid=155986555
• (S/f-a). Gob.mx. Recuperado el 11 de septiembre de 2024, de https://agemex.edomex.gob.mx/Documento/Visualizar/profesionalizacion-talleres/diagnostico_integral_archivo.pdf
• (S/f-b). Wordpress.com. Recuperado el 11 de septiembre de 2024, de https://derechounidep.files.wordpress.com/2012/03/organismos-centralizados-y-descentralizados-en-mexico.pdf
• (S/f-c). Gob.mx. Recuperado el 11 de septiembre de 2024, de https://archivos.diputados.gob.mx/Centros_Estudio/UEC/maestria/admin_pub_paraestatal/Presentacion%20TFCA%20C%C3%A1mara%20de%20Diputados_18%20de%20octubre%20COMPLETA_JPP.pdf
• (S/f-d). Edu.ec. Recuperado el 11 de septiembre de 2024, de https://repositorio.uasb.edu.ec/bitstream/10644/6374/1/T2715-MASGD-Zu%C3%B1iga-Propuesta.pdf

Referencias

TIBURCIO GONZALEZ KARLAGRUPO: 5CM01

Muchas Gracias

Instituciones locales con autonomía en su funcionamiento, como los institutos electorales estatales o las comisiones de derechos humanos estatales.

Órganos autonomos

Los órganos constitucionales autónomos de México son el conjunto de instituciones públicas constituidas al margen de los tres poderes de la Unión (legislativo, ejecutivo y judicial) en los que se deposita el gobierno de los Estados Unidos Mexicanos, ubicándolos en una condición de igualdad jurídica frente al resto y con una relación de coordinación y control.

La importancia del diagnóstico documental, le permitirá a las organizaciones saber realmente cuáles tipos de documentos producen, la cantidad y su fecha de origen, para de esta manera determinar qué hacer con el archivo, cuál va a ser su ciclo de vida.

Las instituciones que no realizan un diagnóstico durante la gestión documental, pueden presentar problemas que afecten a la organización en los diferentes niveles: financieros, tributarios y jurídicos.

Instituciones que poseen autonomía en su funcionamiento y toma de decisiones, como el Instituto Nacional Electoral (INE) o la Comisión Nacional de los Derechos Humanos (CNDH).

Incluye las diferentes dependencias y entidades del gobierno estatal o municipal, ya sea que estén centralizadas o descentralizadas.

Centralizados y Descentralizados

El estudio de viabilidad evalúa la factibilidad de implementar las recomendaciones propuestas en la institución. Esto implica analizar diversos aspectos, como recursos humanos, financieros, tecnológicos y legales, para determinar si es viable llevar a cabo las acciones propuestas.

Centralización y descentralización son dos términos que se refieren a dos modelos de administración y control de la autoridad, que se contraponen, y que pueden ser aplicadas, una u otra, en una organización, departamento o sistema político. Por su parte, la centralización indica la acción de concentrar la autoridad, es decir, la toma de decisiones recae o se centraliza sobre una persona o grupo en específico de individuos, a fin de optimizar el sistema de trabajo de una organización o administración de una empresa.

Entidades locales que dependen del gobierno estatal o municipal, como empresas públicas o instituciones culturales.

Paraestatales

Se crean por Ley y tienen encomendadas funciones específicas de interés público, como la gestión de servicios públicos, la regulación de actividades económicas o la protección del medio ambiente

La administración pública local centralizada se diferencia de la administración pública local descentralizada en que esta última distribuye el poder entre varios órganos o instituciones. Esto significa que el gobierno local no es el único que toma decisiones y ejecuta políticas públicas, sino que también hay otros órganos o instituciones que tienen poder para hacerlo.

Descentralizado

El diagnóstico de archivo debe ser abordado desde una perspectiva integral, para formular soluciones a todos los factores de deficiencia.

El diagnóstico permite obtener una panorámica, respecto a la situación real de los archivos que integran el Sistema Institucional de Archivos de una entidad pública, incluyendo los servicios y el grado de implementación y madurez de los procesos de gestión documental.

Paraestatal es una categoría donde se incluye toda institución, organismo, empresa, agencia o agrupación que colabora con el Estado. Sin embargo, esta no forma parte de la Administración Pública.

Entidades con personalidad jurídica propia, pero que dependen del Estado para su funcionamiento, como PEMEX (Petróleos Mexicanos) o CFE (Comisión Federal de Electricidad).

Incluye todas las instituciones y dependencias del gobierno federal, ya sea que estén centralizadas (directamente bajo el control del gobierno central) o descentralizadas (con cierto grado de autonomía).