LA NORMATIVIDAD EN LA GESTION DOCUMENTAL ELECTRONICA

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LA NORMATIVIDAD EN LA GESTION DOCUMENTAL ELECTRONICA

PETRICHOLE SOLIS JOSE AGUSTIN6CM1

LA NORMATIVIDAD EN LA GESTION DOCUMENTAL ELECTRONICA

INDICE:

NORMA ISO 30301

LEY GENERAL DE ARCHIVOS

SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL ELECTRONICA

NORMA ISO 30300

NORMA ISO 15489-2

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LA NORMATIVIDAD EN LA GESTION DOCUMENTAL ELECTRONICA

LA NORMATIVIDAD EN LA GESTION DOCUMENTAL ELECTRONICA:

La gestión documental electrónica (GDE) es una disciplina clave en la administración de documentos digitales, asegurando su creación, organización, conservación y disposición conforme a principios legales y de calidad. La normatividad en este ámbito establece los lineamientos necesarios para garantizar la validez jurídica, la integridad, la seguridad y el acceso a los documentos electrónicos.

PRINCIPALES ASPECTOS NORMATIVOS:

1- Legislación general aplicable: En la mayoría de los países, la normatividad sobre GDE se encuentra vinculada a leyes de transparencia, protección de datos personales, administración pública y archivos. Por ejemplo, en México, destaca la Ley General de Archivos y la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares. A nivel internacional, estándares como la norma ISO 15489 (gestión de documentos) y la ISO 30301 (sistemas de gestión para los documentos) ofrecen directrices clave. 2- Validez jurídica de los documentos electrónicos: Los documentos electrónicos deben cumplir con requisitos de integridad, autenticidad, disponibilidad y confidencialidad. La incorporación de firmas electrónicas avanzadas o certificados digitales asegura su validez jurídica en transacciones y trámites.

PRINCIPALES ASPECTOS NORMATIVOS:

3- Políticas de seguridad y conservación: La normatividad exige mecanismos que protejan los documentos contra pérdida, alteraciones o acceso no autorizado, aplicando herramientas como el cifrado y sistemas de respaldo. Se establecerán períodos de conservación basados en valores administrativos, legales, históricos o fiscales. 4- Interoperabilidad y estándares tecnológicos: La normatividad fomenta el uso de formatos abiertos y estándares reconocidos para asegurar la compatibilidad entre sistemas y evitar la obsolescencia tecnológica. 5- Transparencia y acceso a la información: Los sistemas de GDE deben garantizar que los documentos sean accesibles para las personas autorizadas, contribuyendo a la transparencia y rendición de cuentas en las instituciones.

RETOS DE LA NORMATIVIDAD EN GDE:

- Evolución tecnológica constante, que exige actualizaciones continuas en las normativas. - Integración de normatividades nacionales con estándares internacionales. - Garantizar el equilibrio entre el acceso a la información y la protección de datos personales.

En conclusión, se destaca que la normatividad en la gestión documental electrónica es fundamental ya que esta asegura que los documentos electrónicos sean fiables, accesibles y válidos jurídicamente, de esta manera promoviendo una adecuada administración de la información en el entorno digital.

CONCLUSIONES:

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LEY GENERAL DE ARCHIVOS

LEY GENERAL DE ARCHIVOS:

La Ley General de Archivos (LGA) es una legislación mexicana que regula la organización, conservación, acceso y administración de los archivos públicos en el país. Su objetivo es garantizar el acceso a la información pública y preservar la memoria histórica de la nación. Fue promulgada el 15 de junio de 2018 y establece directrices claras para los tres niveles de gobierno en el manejo adecuado de los documentos, independientemente de su formato (digital, físico, etc.).

PUNTOS CLAVE:

Definición de archivo: Se entiende como el conjunto de documentos, independientemente de su formato, que se generan o reciben en el ejercicio de las funciones de los sujetos obligados. Sujeto obligado: La ley se aplica a todas las entidades públicas, federales, estatales y municipales, así como a los organismos autónomos que gestionan archivos. Clasificación de los archivos: Los archivos se dividen en tres tipos: - Archivos de trámite - Archivos de concentración - Archivos históricos

PUNTOS CLAVE:

Preservación de la memoria histórica: La ley establece que los archivos deben ser gestionados para asegurar su conservación y protegerlos frente a daños físicos o digitales. Acceso a la información: Se asegura el derecho de acceso a la información pública, permitiendo que cualquier ciudadano pueda solicitar información contenida en los archivos públicos, salvo excepciones relacionadas con seguridad, privacidad o secretos de Estado. Protección de documentos digitales: La ley también aborda la gestión de archivos digitales, promoviendo su resguardo y seguridad mediante plataformas y tecnologías especializadas. Responsabilidad de los servidores públicos: Establece que los servidores públicos son responsables de la creación, conservación y gestión de los archivos en el ejercicio de sus funciones.

Como ya se sabe, la Ley General de Archivos tiene un gran impacto en la transparencia, el acceso a la información y la preservación de la historia nacional. De esta manera ayudando a que la documentación pública esté disponible para la consulta, lo cual fomenta la rendición de cuentas y el buen gobierno, así mismo protegiendo la memoria histórica del país.

CONCLUSIONES:

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NORMA ISO 30300

NORMA ISO 30300:

La Norma ISO 30300 es parte de la serie de estándares internacionales desarrollados por la Organización Internacional de Normalización (ISO), específicamente relacionada con la gestión de documentos y archivos. Esta norma establece los requisitos para un sistema de gestión de documentos y se considera fundamental para las organizaciones que buscan establecer, implementar y mantener un sistema efectivo de gestión documental, alineado con los mejores estándares internacionales.

PUNTOS CLAVE DE LA NORMA ISO 30300:

- Enfoque sistemático: La norma proporciona un marco para gestionar la información documental en todos los aspectos de su ciclo de vida, desde la creación hasta su disposición final. Esto incluye la gestión de documentos electrónicos y físicos. - Principios de gestión: La ISO 30300 destaca la importancia de una gestión eficiente, que no solo se enfoca en la organización de documentos, sino también en su accesibilidad, integridad, conservación y seguridad. - Enfoque en la mejora continua: Establece que los sistemas de gestión deben ser evaluados y mejorados constantemente, lo que permite que las organizaciones adapten sus procesos a los cambios tecnológicos y normativos.

PUNTOS CLAVE DE LA NORMA ISO 30300:

- Integración con otras normas: Esta norma se integra bien con otras normas relacionadas con la gestión de la calidad (como la ISO 9001) y la gestión de la seguridad de la información (ISO 27001), ayudando a las organizaciones a mantener un enfoque holístico hacia la gestión de sus documentos. - Requisitos de cumplimiento: Establece las pautas para asegurar que las organizaciones cumplan con los requisitos legales, reglamentarios y normativos relacionados con la gestión de documentos, lo que es clave en un entorno regulado y de alta responsabilidad.

APLICACIONES Y BENEFICIOS:

- Mejora en la eficiencia operativa: Al implementar un sistema basado en la ISO 30300, las organizaciones pueden optimizar la gestión de la información, reducir redundancias y mejorar el acceso a los documentos necesarios para la toma de decisiones. - Cumplimiento normativo: Asegura que las organizaciones cumplan con las normativas internacionales y locales relacionadas con la conservación y el acceso a los documentos. - Protección de la información: Contribuye a la protección de la integridad de los documentos, especialmente en el contexto de archivos sensibles o de valor histórico.

Como se puede observar la Norma ISO 30300 es de suma importancia para la implementación de sistemas de gestión de documentos efectivos, de esta manera facilitando el cumplimiento de las normativas internacionales, mejorando la eficiencia y garantizando la seguridad y conservación de la información a largo plazo.

CONCLUSIONES:

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NORMA ISO 30301

NORMA ISO 30301:

La norma ISO 30301, titulada "Sistemas de gestión de la información y documentos — Requisitos para un sistema de gestión de documentos y archivos", fue publicada en 2011 por la Organización Internacional de Normalización (ISO). Esta norma proporciona una guía integral para la implementación y el mantenimiento de un sistema eficaz de gestión de documentos y archivos, que es esencial para preservar la integridad y el acceso a la información a largo plazo. Esta es un estándar internacional que establece los requisitos para un sistema de gestión de la calidad en la gestión de documentos y archivos, con el objetivo de ayudar a las organizaciones a administrar y garantizar el acceso a sus activos informativos de manera efectiva. Su enfoque se centra en mejorar la eficiencia, la transparencia y la sostenibilidad de la gestión documental y archivística.

CARACTERISTICAS PRINCIPALES:

1- Enfoque de Gestión de Calidad: La norma se basa en un sistema de gestión de calidad, que implica la planificación, implementación, evaluación y mejora continua del sistema de gestión de documentos. 2- Accesibilidad y Seguridad: Asegura que los documentos sean accesibles, íntegros, seguros y se gestionen de acuerdo con las políticas establecidas. 3- Mejora Continua: Promueve la mejora continua mediante el monitoreo y la evaluación constante del sistema de gestión. 4- Cumplimiento Normativo: Establece requisitos para que las organizaciones cumplan con las normativas legales y regulatorias pertinentes en la gestión de documentos.

IMPLEMENTOS Y BENEFICIOS:

La implementación de la ISO 30301 mejora la eficiencia operativa, reduce los riesgos asociados con la pérdida de información y asegura que los documentos se gestionen de manera coherente y conforme a las normativas legales. Además, facilita el acceso rápido a la información cuando sea necesario y contribuye a la preservación del patrimonio documental a largo plazo.

Como conclusión se puede decir que la norma ISO 30301 es una herramienta que brinda mucha ayuda y es de suma importancia para cualquier organización que desee mejorar su gestión documental y archivística, así mismo garantizando no solo el cumplimiento normativo, sino también la protección, accesibilidad y preservación de la información a largo plazo facilitando la reducción de riesgos como la perdida valiosa de la información.

CONCLUSIONES:

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SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL ELECTRONICA

SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL ELECTRONICA:

El Sistema de Gestión Documental Electrónica (SGDE) es una herramienta tecnológica que permite la gestión, almacenamiento y acceso a documentos en formato digital, facilitando la administración de la información dentro de una organización. Este sistema busca reemplazar los métodos tradicionales de almacenamiento en papel, optimizando el proceso de archivo y asegurando la integridad, confidencialidad y accesibilidad de los documentos.

COMPONENTES DEL SGDE:

- Captura de Documentos: Este componente se encarga de digitalizar los documentos físicos y convertirlos en formatos electrónicos. Esto puede incluir escaneo de documentos, carga de archivos digitales y clasificación de los mismos. - Almacenamiento: Los documentos digitalizados se almacenan en servidores o en la nube. El almacenamiento debe ser seguro y organizado, permitiendo un acceso rápido y eficiente. - Control de Acceso: Los usuarios deben tener permisos específicos para acceder a documentos, lo cual es gestionado mediante sistemas de autenticación y control de roles. - Gestión del Ciclo de Vida: Los SGDE también incluyen funcionalidades que gestionan el ciclo de vida de los documentos, desde su creación hasta su eliminación o archivado definitivo, siguiendo políticas de conservación. - Búsqueda y Recuperación: El sistema debe ser capaz de buscar documentos a través de metadatos y palabras clave, permitiendo una recuperación eficiente y rápida.

VENTAJAS DEL SGDE:

- Reducción de Costos: Disminuye el gasto en materiales como papel, tinta, archivadores y espacio físico. - Accesibilidad y Eficiencia: Facilita el acceso remoto y la colaboración, mejorando la eficiencia en la consulta de documentos. - Mejora de la Seguridad: La digitalización permite el uso de medidas de seguridad más estrictas, como el cifrado y la autenticación, para proteger los documentos. - Cumplimiento Legal: Facilitar el cumplimiento de normativas legales y de conservación de documentos.

DESAFIOS EN LA IMPLEMENTACION:

A pesar de sus beneficios, la implementación de un SGDE puede presentar retos, tales como:

- Costos Iniciales: La instalación de un SGDE requiere una inversión significativa en infraestructura y capacitación. - Resistencia al Cambio: Los empleados pueden mostrar resistencia a abandonar los sistemas tradicionales de gestión de documentos. - Compatibilidad: Integrar el SGDE con otros sistemas tecnológicos de la organización puede ser un desafío, especialmente si los sistemas anteriores no están diseñados para funcionar de manera digital.

El Sistema de Gestión Documental Electrónica es una herramienta clave para la optimización de la gestión de la información en organizaciones de todos los tamaños. A pesar de los retos iniciales en su implementación, sus ventajas en términos de eficiencia, seguridad y reducción de costos son significativas lo cual es bueno. También hay que destacar que su adopción no solo facilita la transición a un entorno más digitalizado, sino que también mejora la capacidad de las organizaciones para cumplir con normativas legales y administrativas.

CONCLUSIONES:

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NORMA ISO 15489-2

NORMA ISO 15489-2:

La norma ISO 15489-2 es un estándar internacional que establece directrices para la gestión de los documentos dentro de las organizaciones. Su título completo es "ISO 15489-2:2016 - Información y documentación — Gestión de registros — Parte 2: Directrices", y fue publicado por la Organización Internacional de Normalización (ISO) en 2016. Esta norma complementa la parte 1 de la serie ISO 15489, que establece los principios y requisitos para la gestión de registros, mientras que la parte 2 ofrece recomendaciones detalladas para la implementación de un sistema de gestión de registros eficaz.

OBJETIVO:

El objetivo principal de la ISO 15489-2 es proporcionar una guía práctica para las organizaciones que desean establecer o mejorar sus sistemas de gestión de documentos, asegurando que estos registros sean creados, capturados, almacenados y accesibles durante todo su ciclo de vida. La norma también enfatiza la importancia de la calidad, la integridad y la accesibilidad de los registros, así como su seguridad.

ELEMENTOS CLAVE:

Planificación y políticas: La norma destaca la necesidad de crear políticas claras y estructuradas para la gestión de documentos, que alineen los procesos organizacionales con las necesidades de control y preservación de información. Implementación de sistemas de gestión de documentos: Se abordan las mejores prácticas para la implementación de tecnologías y procesos que permitan la gestión eficiente de los registros, tanto físicos como electrónicos. Ciclo de vida de los registros: ISO 15489-2 detalla cómo gestionar el ciclo de vida completo de los registros, desde su creación hasta su disposición final, pasando por su almacenamiento, mantenimiento y acceso. Capacitación y recursos: La norma subraya la importancia de la formación continua del personal y la asignación de recursos adecuados para el mantenimiento de un sistema de gestión de documentos eficiente.

IMPORTANCIA:

La implementación de la ISO 15489-2 es esencial para garantizar la transparencia, la responsabilidad y la protección legal dentro de las organizaciones, ya que asegura que la información relevante se gestiona de manera coherente y conforme a las normativas y estándares internacionales. Además, facilite el acceso a los registros de manera eficiente, lo que mejora la toma de decisiones y la comunicación interna.

CONCLUSION:

Por lo entendido durante la investigación la norma ISO 15489-2 es una herramienta fundamental para las organizaciones que buscan mejorar su gestión documental y garantizar la eficiencia, seguridad y accesibilidad de sus registros. Por lo cual implementar sus directrices contribuye a una gestión más organizada y profesional de los documentos, lo que, a su vez, mejora la transparencia y acceso a la información, así como también el cumplimiento de normativas en un entorno cada vez más digitalizado.

• Archivo General de la Nación de México (AGN). (2021). Normas y estándares para la gestión de documentos electrónicos. Recuperado de https://www.archivos.gob.mx • British Standards Institution. (2017). ISO 15489-2: 2016 Información y documentación — Gestión de registros — Parte 2: Directrices. https://www.bsigroup.com/en-GB/iso-15489-2-records-management/ • Gobierno de México. (2018, 31 de julio). Conoce la Ley General de Archivos. Archivo General de la Nación. https://www.gob.mx/agn/articulos/conoce-la-ley-general-de-archivos • Gobierno de México. (2024, 1 de noviembre). Principios sustanciales de la Ley General de Archivos. Archivo General de la Nación. https://www.gob.mx/agn/articulos/principios-sustanciales-de-la-ley-general-de-archivos

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BIBLIOGRAFIA

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