Proyecto Final Educación Superior Dinámico

Teoría y diseño organizacional como factor clave en la ejecución de la planeación

unidad 2

Analizar la importancia de alinear el diseño organizacional con la estrategia de la empresa, asegurando la concordancia entre planes y procesos internos de negocio.

O b j e t i v o d e l a p r e n d i z a j e

04.El concepto de estructura como elemento de la organización

03.modelos técnicos para estudiar a las organizaciones

TABLA DECONTENIDO

05.términos centrales en la fase de organización de una empresa

01.La importancia del diseño organizacional en la ejecución de la planeación empresarial

06.Funciones, actividades, deberes y responsabilidades

02.El concepto de organización, importancia y generalidades

04.El concepto de estructura como elemento de la organización

03.modelos técnicos para estudiar a las organizaciones

TABLA DECONTENIDO

05.términos centrales en la fase de organización de una empresa

01.La importancia del diseño rganizacional en la ejecución de la planeación empresarial

06.Funciones, actividades, deberes y responsabilidades

02.El concepto de organización, importancia y generalidades

La importancia del diseño organizacional en la ejecución de la planeación empresarial

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Después de definir sus planes, una organización requiere una estructura organizacional alineada con los objetivos estratégicos; de lo contrario, en vez de que dicha estructura sea un soporte efectivo para la consecución de las metas organizacionales, puede representar un mecanismo entorpecedor y burocrático del funcionamiento. No cabe duda que otras variables, como el liderazgo, la comunicación, el trabajo en equipo, el clima organizacional, la motivación, la satisfacción laboral o la infraestructura tecnológica, también pueden afectar el rendimiento del personal y, en consecuencia, el desempeño de la organización.

• El proceso administrativo que conocemos como organización; es decir, la etapa responsable de la construcción de la estructura deliberada que requiere una entidad para su funcionamiento (implica por ejemplo la división del trabajo, laboración de organigramas, el análisis y diseño de puestos, la asignación de funciones, responsabilidades y deberes; la definición de los procedimientos operacionales, solo por mencionar algunos aspectos organizativos).

• Es importante que el diseño organizacional de una entidad, represente el mecanismo para vincular los niveles de planificación estratégica y operacional, de tal suerte que cada puesto, área, función o procedimiento se defina desde los planes estratégicos de la organización.

• Es decir, no se trata de crear áreas, puestos o procedimientos por la conveniencia de intereses personales, sino porque son necesarios para ejecutar las acciones específicas para la implementación de la estrategia empresarial.

El concepto de organización, importancia y generalidades

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organización,

Se tratará el término de organización como sinónimo de empresa, sobre todo porque el CMI se desarrolla precisamente para implementar la estrategia de una organización, la cual puede ser pública o privada; lucrativa o no lucrativa; micro, pequeña, mediana o grande; del sector industrial, comercial o de servicio; local, nacional e internacional.

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A partir de la idea de que todas las organizaciones tienen una misión, visión y estrategia para hacer frente a sus competidores, ya sea que dichos planes se hayan establecidos mediante un proceso formal o informal.Por ende, se estima necesario que las empresas adopten la herramienta del CMI como un sistema de gestión estratégica que les propiciará en el futuro un mejor desempeño, lo cual es necesario en la economía de las naciones, porque las empresas son un factor clave en la generación de empleo, variable tan sensible y demandada por los ciudadanos.

Como se observa en los conceptos descritos, el término refiere a la :Agrupación de individuos, legalmente establecida, que mediante una estructura organizacional deliberada (niveles jerárquicos, puestos, procedimientos y áreas funcionales, entre otros aspectos organizativos) y a través de la coordinación de recursos y esfuerzos mediante los diversos procesos (producción, ventas, humanos, logística, adquisiciones, entre otros).Busca lograr las metas organizacionales, tales como obtener ganancias, incrementar la participación en el mercado, reducir costos de operación, aumentar ventas y consolidar la posición en el mercado. (Pedraza, 2011).

La organización

Nace de la necesidad humana de trabajar con otros para lograr ciertos fines, que de forma individual resultaría más complejo conseguir. Esto aplica desde la familia, donde cada individuo tiene un rol y contribución específica. Lo mismo sucede en la administración de los negocios, en la medida en que una empresa crece, el gerente se da cuenta que por sí solo no puede ejecutar todas las actividades, requiere ayuda, puesto que llega el momento en la vida organizacional que la gestión se vuelve más compleja; el único gerente que dirigía su negocio deja de ser efectivo y requiere del apoyo de más colaboradores para la marcha adecuada.

Surge la necesidad de contar con una estructura organizacional deliberada, es decir, formalmente establecida para definir las directrices sobre el qué y cómo se habrá de realizar el trabajo, a fin de asegurar la coordinación de esfuerzos, optimizar los recursos y evitar el desperdicio y la falta de comunicación, esto da lugar a la necesidad de ejecutar una de las fases del proceso administrativo que se conoce como organización.

Debe ser una estrctura perfectamente clara para todos los empleados, que especifique quién es responsable de determinados resultados, a fin de eliminar las dificultades que ocasiona la imprecisión en la asignación de tareas.

Sinónimo de empresa y etapa del proceso administrativo encargada del diseño de la estructura organizacional deliberada que requiere una entidad para su adecuado funcionamiento.

Es incuestionable que aun cuando los empleados sean capaces y tengan la disposición de cooperar entre sí, trabajarán con mucha más efectividad si conocen su papel en la empresa, sus deberes y responsabilidades, así como la forma en que sus funciones se relacionan unas con otras y la manera en que deben ejecutarlas, de allí la importancia de la organización.

modelos técnicos para estudiar a las organizaciones

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El estudio de las organizaciones se ha llevada a cabo desde los enfoques administrativo, social y psicológico, lo que ha dado lugar a la creación de varios modelos para su análisis. Entre estos modelos es posible señalar alsociotécnico y al sistémico,

Modelo sociotécnico: concibe el estudio de la organización como el análisis de la interacción de los elementos tecnológicos y los aspectos sociales, de tal manera que al estudiarlos se deben considerar las variables mostradas.

Modelo sistémico: concibe a la organización como un sujeto en constante interacción con su entorno: del que obtiene los insumos (materiales, humanos, recursos financieros, recursos tecnológicos, la opinión del cliente o usuario), que procesa (producción, administración de personal, marketing) y retorna al entorno en la forma de productos o servicios que le posibilitan competir en su industria (logística, ventas).

El concepto de estructura como elemento de la organización

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Robbins y Coulter (2005) la definen como “distribución formal de los empleos dentro de una organización”; Rodríguez (1996), por su parte, como “disposición orgánica, arreglo, estratificación jerárquica”; mientras que para Münch y García (2005), “implica el establecimiento del marco fundamental en el que habrá de operar el grupo social, ya que establece la disposición y la correlación de las funciones, jerarquías y actividades necesarias para lograr los objetivos”.

Concepto de estructura organizacional

Estructura Organizacional

Refiere a la disposición ordenada (niveles jerárquicos) y relacionada (tipos de autoridad, canales de comunicación y de coordinación) de las áreas, puestos, funciones, procesos y actividades de la empresa, y que de formacomún y bastante general se acostumbra representar por medio de un organigrama. Sin embargo, este gráfico no suele proporcionar toda la información sobre el diseño de la estructura organizacional de una entidad,solo tiende a mostrar el esqueleto de la misma.

Cuando se trabaja en el diseño o rediseño de la estructura organizacional, se consideran seis elementos clave: La división del trabajo, la departamentalización, la línea de mando, el tramo de control, la centralización frente a descentralización y la formalización.

diseño o rediseño de la estructura organizacionalelementos clave:

01.división del trabajo

06.formalización

05.centralización frente a descentralización

04.tramo de control

03.línea de mandO

02.Departamentalización

términos centrales en la fase de organización de una empresa

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Unidades administrativas y orgánicas, sus características

De acuerdo con Rodríguez (1996), es normal tratar con unidades administrativas o unidades orgánicas; sin embargo, es importante precisar sus significados. La unidad administrativa representa a la gran mayoría de las instituciones integradas a la sociedad; es decir, aquellas entidades que poseen una organización expresa y funcional, espontánea y deliberada. Como ejemplo de unidades administrativas se pueden mencionar para el sector privado las empresas de producción (Cemex México, minerías, fábricas de acero, etc.), las de comercialización (tiendas departamentales como Soriana, Aurrera, refaccionarias, librerías, entre otras) y de servicios (hospitales, bancos, escuelas de música, cines, entre otras) y en el caso del sector público se menciona a las dependencias y entidades del gobierno (secretarías de Economía, Finanzas, Desarrollo Social, Seguridad Pública, Fideicomiso Fondo Tamaulipas, entre otras).En tanto que por unidad orgánica, se va a hacer referencia al agrupamiento de funciones y actividades similares, integradas por personas y recursos materiales, representando los niveles jerárquicos y de responsabilidad en la empresa; es decir, refiere a las áreas específicas dentro de una organización, tales como dirección general, las gerencias de personal, de ventas, de finanzas, solo por mencionar algunas que comúnmente se van a encontrar en la mayoría de las organizaciones.

Funciones, actividades, deberes y responsabilidades

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RESPONSABILIDADES

DEBERES

ACTIVIDADES

FUNCIONES

Los conceptos implicados en la fase del proceso administrativo conocida como organización, la hacen muy importante en la actividad empresarial. Se estima que la falta de una apropiada estructura organizacional crea dificultades de coordinación, conflictos de autoridad, duplicidad de mando, falta de orden, indisciplina, improductividad del trabajo, conflictos de jerarquía, duplicidad de funciones, entre otras debilidades (Rodríguez, 1996).De allí la importancia de que las organizaciones valoren lo fundamental de la estructura organizacional, destinen tiempo y recursos a su diseño o en su caso rediseño, con el propósito de contar con una infraestructura organizativa y de procesos alineada a los planes estratégicos, a fin de convertirse en un mecanismo facilitador en la implementación de la estrategia de la organización.

ACTIVIDAD

Elabore un mapa mental del tema de autoridad, complemente su trabajo conal menos dos fuentes bibliográficas adicionales al texto.

Elabore un cuadro sinóptico del tema de departamentalización, considere al menos dos fuentes bibliográficas adicionales al texto.

RESPONSABILIDADES

• Para Rodríguez (1996), la responsabilidad se relaciona con el flujo de autoridad y obligaciones y el subordinado tiene el deber de cumplir con su responsabilidad y ejercer la autoridad en los términos de las políticas que se le han fijado para tal propósito. Es decir, cada individuo tiene que responder y dar cuenta por los deberes que se le han conferido dentro de la organización.
• Por ejemplo, un director de recursos humanos de un gran corporativo será responsable de que se cumplan las actividades en su unidad orgánica y por ende las funciones conferidas a la misma, pero no puede realizarlo solo; por lo que tiene que delegar autoridad a cada empelado de su unidad para que cumpla con sus respectivas responsabilidades, de lo contrario sus subordinados poco podrán hacer para realizar con eficacia su trabajo y estar en condiciones de colaborar de manera efectiva con el jefe.

• La departamentalización refiere a la división de funciones y posterior agrupamiento de las tareas y actividades similares en unidades específicas dentro de una organización (Münch y García, 2005); aunque podría parecer contradictorio lo mencionado, las empresas tienen la necesidad, en una primera instancia, de dividir el trabajo en funciones generales (ventas, personal, producción, finanzas, almacén, sistemas, mercadotecnia, entre otras) y posteriormente agrupar las actividades o tareas que son afines o similares dentro una función general, para ejercer una mayor dirección, coordinación y control.
• Por lo que surge la necesidad de implementar algún tipo de departamentalización que más convenga a la organización para la consecución de los objetivos estratégicos.

Diseño o rediseño de la estructura intencional de funciones y roles de una empresa, considerando en todo momento que la misma promueva las mejores condiciones para la contribución eficaz del desempeño individual y grupal, hacia la consecución de los objetivos y estrategia organizacional, tanto en el presente como en el futuro. “La organización formal es aquella estructura planeada que representa un intento deliberado por establecer patrones de relación entre los componentes encargados de alcanzar los objetivos organizacionales de manera efectiva”.Esta se puede identificar por dos características (Rodríguez, 1996: 27): Promueve que personal trabaje colectivamente en la consecución de los objetivos del grupo. Permite el desempeño efectivo de las actividades relacionadas con el objetivo u objetivos estratégicos. Con el fin de dar a conocer de manera oficial la estructura organizacional definida por la empresa, se recomienda elaborar y difundir los organigramas para informar a los empleados; así como manuales administrativos (de organización, puestos, procedimientos, políticas, bienvenida, entre otros) para documentar a detalle y difundir hacia todo el personal la estructura organizativa, a fin de clarificar cada rol y su contribución en el logro de los planes estratégicos definidos.

Lo anterior se ejemplifica de manera sencilla con el área de administración de personal de un corporativo, que podrá contar con su director general; sin embargo, requiere descomponer las actividades que implica esta área funcional en procesos como el reclutamiento, selección, contratación, capacitación, nóminas, seguridad e higiene, entre otras subfunciones, de tal suerte que se habrá dividido el trabajo para que haya colaboradores apoyando al director y se logre la especialización de los empleados con el trabajo que habrán de desarrollar.

Consiste en descomponer una tarea compleja en sus diferentes componentes, a fin de que los empleados sean responsables de una serie limitada de actividades dentro de la organización, en lugar de una función general.

En la práctica empresarial tienden a ejercerse varios tipos de autoridad, las cuales son aplicables en mayor o menor grado entre las organizaciones, según el diseño de su estruCtura organizacional.

FUNCIONES

• De acuerdo con Rodríguez (1996: 14), son “el agrupamiento de las principales unidades de trabajo; es decir, la reunión lógica y armónica de las actividades afines”.
• Las organizaciones necesitan realizar un conjunto de actividades principales, entre las que se pueden mencionar: producción, comercialización, finanzas y administración de los recursos humanos.
• Es a través de estas como una empresa logra implementar la estrategia y los objetivos y metas organizacionales.
• Por ejemplo: realizar las ventas del producto o servicio de la empresa; administrar los recursos financieros de una entidad; desarrollar y dar mantenimiento a los sistemas de información computarizados de una organización; distribuir el producto para la entrega al cliente final, entre otros.

DEBERES

• Cuando se habla de deber, se hace referencia a cumplir con determinada obligación u obligaciones conferidas al puesto que se ocupa dentro de la organización.Rodríguez (1996: 15) los define como: “obligación o precepto de necesario cumplimiento, que ha sido impuesto bien por algún poder externo al propio individuo (las leyes, por ejemplo), bien por la conciencia interna del sujeto (el deber moral), atendiendo a la racionalidad de dichas obligaciones”.
• Así, una enfermera auxiliar de un hospital del sector público tendrá como deberes tomar y realizar el registro de datos como presión arterial, peso, altura, pulso de los pacientes que acuden a consulta externa. Lo recomendable será que los deberes específicos se documenten oficialmente en un manual administrativo, denominado de puestos, y sobre todo se dé a conocer de manera formal al empleado para asegurar que conozca y consulte la información respectiva a sus obligaciones.

• El modelo sociotécnico implica que el diseño de la estructura organizacional de una entidad demanda, necesariamente, el análisis de la interacción de los procesos sociales (comunicación, trabajo en equipo, coordinación, cultura de la organización) y la infraestructura tecnológica (procesos certificados, manuales, sistemas de información, innovación en productos, procesos y servicios).

• Se caracteriza por el nivel de concentración de la autoridad para tomar decisiones en el nivel más alto de una organización. Esto quiere decir que si las decisiones más importantes se toman en los niveles más altos de la empresa, existe un dominio importante de la centralización de la autoridad.
• Ahora bien, en la medida que se confía en los subalternos y se les motiva incluso a participar con su experiencia, creatividad y responsabilidad en la toma de decisiones (empowerment) se estará hablando que la empresa ejerce o promueve la descentralización de la autoridad en la toma de decisiones.
• Cada empresa valora la situación, el momento, las áreas, procesos y funciones en que conviene seguir centralizando la toma de decisiones o bien promover y apoyar la efectividad de la descentralización.
• Quizá esta última es común en organizaciones que manejan situaciones relacionadas con actividades rutinarias, no complejas y de gran riesgo para la empresa, pero en todos los casos se estima que la cultura organizacional tendrá un rol relevante sobre centralizar o descentralizar la toma de decisiones.

ACTIVIDADES

• Refiere a la realización de tareas o actividades específicas, que deberá ejecutar un puesto (contador, auxiliar de nóminas, supervisor, gerente) o unidad orgánica (por ejemplo ventas, compras, contabilidad) dentro de la empresa, las cuales se convierten en el medio para ejecutar las funciones generales de toda la organización o unidad administrativa.
• Por ejemplo, para cumplir la función de procesar la nómina del personal de una empresa, que es responsabilidad del gerente de recursos humanos, será necesario ejecutar un conjunto de actividades o tareas específicas y desagregadas, las cuales son realizadas en el área de recursos humanos; entre estas actividades específicas están las siguientes: revisar la asistencia y puntualidad del personal, validar las incidencias (faltas, permisos, retardos, incapacidades) y capturar en el sistema computarizado, calcular las percepciones y deducciones, revisar la nómina, etcétera.

• Este significa que cuanto más se clarifica la línea de autoridad desde el puesto gerencial más alto hasta todos los puestos subordinados, mayor precisión habrá en la asignación de la responsabilidad en la toma de decisiones.
• Por ello, en una organización se conoce la fuente de la autoridad cuando nos desplazamos por los niveles jerárquicos, desde los inferiores hasta los superiores, llegando así a la unidad de máxima jerarquía y a esta autoridad se le conoce como formal, siendo vigente si es aceptada por los subordinados, lo cual es de gran importancia para el funcionamiento de la organización (Koontz y Weihrich, 2004).

También llamado tramo de administración o amplitud de control. Refiere a que la existencia de niveles jerárquicos en las organizaciones obedece a la necesidad de que todo gerente tiene limitaciones respecto al número de empleados que puede supervisar de manera adecuada. Claro, también hay variables que determinan esta situación, como el nivel de compromiso que tienen los trabajadores con la organización, la naturaleza propia del trabajo que se ejecuta, el nivel de experiencia y capacitación del personal, la capacidad misma del superior para dirigir, el ambiente y condiciones laborales, etcétera.

• Un ejemplo es el proceso de supervisión de un jefe de vendedores al cambaceo, quien tiene que monitorear el trabajo realizado de la venta casa por casa, respecto al gerente de ventas que dirige a un grupo de vendedores dentro de la empresa y que atiende a losclientes que acuden directamente a la organización.