Carolina Ramos Gutiérrez

"Divisiones de la Archivística Postcustodial y Administración Documental"

Fundamentos de Archivonomía

ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA LICENCIATURA DE ARCHIVONOMÍA

Profesora: Mtra. Mayola Mendel AvilaAlumna: Carolina Ramos GuytiérrezGrupo: 1EX01_1

Archivonomía

Temas:

Archivística Postcustodial

Administración Documental

Bibliografía

¿Qué es la administración documental? La administración documental o también llamada gestión documental, es el conjunto de métodos y prácticas, que tiene como finalidad planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización, conservación, uso, selección y destino final de los documentos de archivo. La administración documental tiene como objetivo lograr una correspondencia entre la estandarización de la metodología aplicable y las necesidades específicas de un cuerpo documental. Para lo cual se enuncian algunos de los criterios contemplados en el Manual: 1. La administración documental se aplica a todos los documentos que generen, reciban o administren las áreas administrativas. 2. Cada área administrativa será responsable de clasificar, ordenar e integrar los expedientes conforme a lo establecido en este manual y a las disposiciones en la materia. 3. Se deberá evitar la duplicidad de la información en los archivos del Consejo, de tal manera que la responsabilidad de mantener el expediente original estará a cargo del área que lo generó en el ámbito de su competencia. 4. Las áreas administrativas serán responsables de la identificación, tratamiento y custodia de la información confidencial o reservada, que posean y resguarden en su área. 5. Será responsabilidad de cada área administrativa implementar los cuidados necesarios en el tratamiento de los documentos que generen o reciban en cumplimiento de sus funciones, teniendo especial cuidado en aquéllos cuyos valores se determinen como históricos. 6. Para el registro de la información de los documentos y expedientes, se utilizarán los sistemas archivísticos autorizados para que la Dirección General de Archivo y Documentación controle, mediante procesos estandarizados, la gestión de los documentos, así como en la elaboración del Cuadro general de clasificación archivística, Catálogo de disposición documental, Inventarios documentales, portadas de identificación de expedientes, de cajas y de cejas de expedientes.

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¿Qué es la administración documental? La administración documental o también llamada gestión documental, es el conjunto de métodos y prácticas, que tiene como finalidad planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización, conservación, uso, selección y destino final de los documentos de archivo. La administración documental tiene como objetivo lograr una correspondencia entre la estandarización de la metodología aplicable y las necesidades específicas de un cuerpo documental. Para lo cual se enuncian algunos de los criterios contemplados en el Manual: 1. La administración documental se aplica a todos los documentos que generen, reciban o administren las áreas administrativas. 2. Cada área administrativa será responsable de clasificar, ordenar e integrar los expedientes conforme a lo establecido en este manual y a las disposiciones en la materia. 3. Se deberá evitar la duplicidad de la información en los archivos del Consejo, de tal manera que la responsabilidad de mantener el expediente original estará a cargo del área que lo generó en el ámbito de su competencia. 4. Las áreas administrativas serán responsables de la identificación, tratamiento y custodia de la información confidencial o reservada, que posean y resguarden en su área. 5. Será responsabilidad de cada área administrativa implementar los cuidados necesarios en el tratamiento de los documentos que generen o reciban en cumplimiento de sus funciones, teniendo especial cuidado en aquéllos cuyos valores se determinen como históricos. 6. Para el registro de la información de los documentos y expedientes, se utilizarán los sistemas archivísticos autorizados para que la Dirección General de Archivo y Documentación controle, mediante procesos estandarizados, la gestión de los documentos, así como en la elaboración del Cuadro general de clasificación archivística, Catálogo de disposición documental, Inventarios documentales, portadas de identificación de expedientes, de cajas y de cejas de expedientes.

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El Documento:Información que ha quedado registrada de alguna forma, con independencia de su soporte o característica (Manual). 11 CONSEJO DE LA JUDICATURA FEDERAL COORDINACIÓN DE ASESORES DE LA PRESIDENCIA DIRECCIÓN GENERAL DE ARCHIVO Y DOCUMENTACIÓN.Documento de archivo Instrumento que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o contable producido, recibido y utilizado en el ejercicio de las facultades, competencias o funciones de las áreas administrativas, con independencia de su soporte documental (Manual y artículo 2 fracción XXII del Acuerdo). En términos archivísticos, lo que da inicio a todo el ciclo vital del documento es el expediente, éste al conformarse en grupos documentales relacionados entre sí, crea la materia prima de los archivos.

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El Expediente Etimológicamente procede del verbo latino expedire, infinitivo que forma el participio presente expediens, expedientis, que significa el que resuelve. Administrativamente, el expediente es la unidad documental compuesta por documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de las áreas administrativas. (Manual y Art. 2, fracc. XXIV del Acuerdo). El expediente se integra de forma cronológica conforme avanza el proceso, concluyéndose con el último documento que atestigua el fin del proceso documentado. En ese sentido, la apertura del expediente se realiza al momento de recibir o generar un documento de archivo, ya que con él se inicia un proceso de gestión administrativa. Un expediente refleja el ciclo administrativo de un asunto que inicia con un documento de apertura y finaliza con otro de conclusión como constancia del finiquito al trámite, asunto o proceso del cual trata. Para la integración de los expedientes, cada documento se deberá colocar debajo del precedente conforme a la secuencia cronológica del proceso. Debido a que un expediente sólo debe abordar un tema en específico, no se recomienda generar documentos que traten de varios asuntos. Serie Documental División de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general integrados en expedientes de acuerdo a un asunto, materia, actividad o trámite especifico (Manual y artículo 2 fracción XXXIX del Acuerdo). 12 CONSEJO DE LA JUDICATURA FEDERAL COORDINACIÓN DE ASESORES DE LA PRESIDENCIA DIRECCIÓN GENERAL DE ARCHIVO Y DOCUMENTACIÓN 2.1.4 Subserie Documental División de la serie documental (Manual y artículo 2 fracción XLII del Acuerdo).

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La Gestión Documental y la Administración de Archivos en las instituciones u organismos de la administración pública son compromisos que deben cumplirse para el correcto manejo de la documentación y así poder garantizar el acceso a la información. Por otro lado, la Administración de Archivos corresponde a las tareas que se realizan durante la implementación de todos de servicios que se ofrecen en los archivos, tanto de manera interna como externa. No se podría pensar en una correcta Administración de Archivos sin una correcta Gestión Documental.

La archivística como disciplina es un «pro-ducto» de la Modernidad y, por tanto, muy reciente en comparación con la antigüedad de los archivos , su objeto de estudio. La evolución de los archivos desde sus más remotos orígenes hasta la Revolución France-sa – acontecimiento que modela estructural-mente la sociedad contemporánea, intento marcado también o inicio de una nueva fase de la vida de los archivos – se procesó de una forma mas o menos lineal, sin rupturas o des-víos significativos, acompañando las alteracio-nes sociales, económicas, políticas y culturales de varios tiempos y momentos históricos. Fue una evolución en continuidad, favoreciendo el desenvolvimiento de una práctica empírica, de forma natural, es decir, buscando solucio-nes pragmáticas para problemas que se iban revelando, «inventando» métodos y modelos de organización de base lógica, racional y funcional, respondiendo con procedimientos ajustados a la complejidad de las situaciones, siempre en una óptica de eficacia y operativi-dad de los archivos con vista al funcionamien-to regular y satisfactorio de las necesidades de información de sus usuarios. En efecto, una nueva or-den burguesa y liberal, que se impone por vía revolucionaria en Francia, en 1789, vino a fa-vorecer la implantación de un modelo político administrativo y cultural, que afectó de forma marcada los sistemas de información archivís-tica.

En el campo de los archivos, fue preciso llegar a la década de los ochenta del siglo pasado para que, gra-cias a algunas problemáticas concretas que se asumieron como prioridades –la norma-lización descriptiva y la preservación de los documentos electrónicos son dos casos ejem-plares–, se comenzara a cuestionar el paradig-ma tradicional. La simbiosis entre la información y la tecno-logía digital puso en tela de juicio la noción es-tática y dura de «documento» como concepto operatorio y como objeto de estudio que marcó la entrada de los ar-chivos y de la Archivística a la denominada «era post-custodial». Pero este cambio de paradigma exige, naturalmente, una formación en con-formidad. American Society for Information Science.

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Bibliografía

“PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL E INSTRUMENTOS DE CONTROL ARCHIVÍSTICO” https://www.cjf.gob.mx/transparencia/resources/unidad/capacitacion/manualModulo_1.pdf

https://www.academia.edu/76862906/Una_archiv%C3%ADstica_en_la_era_post_custodial_reflexiones_sobre_un_cambio_del_paradigma_en_curso

https://micrositios.inai.org.mx/gestiondocumental/

Karol Ramos