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¡Hola de nuevo! Soy CRMin HubSpeed, y es hora de continuar nuestra misión. ¿Listo para convertirte en un maestro de HubSpot? ¡Vamos por ello!

Sigue el diálogo de los personajes.

¡Tranquilo! Confía en el proceso. Dime, ¿te has sentido frustrado por la cantidad de tareas que parecen no tener relación directa con cerrar una venta?

Avanza en el material y descúbrelo.

¡No te preocupes! HubSpot está aquí para ayudarte a superar esos desafíos y maximizar tu tiempo.

"Embeces sí, embeces no".

Ah caray, ya me convenciste, cuéntame más.

¡No me ayudes tanto, eh!

En este segmento, te compartiré algunos trucos para optimizar tus actividades diarias y mejorar la conexión con los clientes. De acuerdo con un análisis de HubSpot, en promedio, el personal de ventas de una organización solo dedica un 36% de su tiempo a vender.

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Para organizar tu tiempo es primordial establecer qué actividades debes realizar durante una jornada de trabajo.HubSpot cuenta con la herramienta de “Tareas”, que te ayudará a registrar las actividades que debes realizar de manera precisa.

Componentes de una tarea

Haz clic en cada botón con pulsopara revisar la información

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Tipos de regitros de tareas

Las tareas tienen múltiples beneficios para lograr una mejor organización de tu tiempo. Además, gracias a las tareas, ningún detalle pasará por alto si realizas un registro adecuado de las mismas.

A continuación, se presentan las diferentes maneras en las que se pueden registrar tareas en HubSpot:

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Tareas de seguimiento de las actividades registradas

Crear tareas desde registros específicos

Crear tareas en páginas de índice

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Registros de tareas en App de HubSpot

Crear tareas es muy sencillo y tiene múltiples beneficios, además, HubSpot cuenta con una versión móvil para dispositivos IOS y Android que te permitirá crear tareas en cualquier momento. Revisa el proceso para hacerlo desde tu dispositivo.

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Para este tipo de situaciones HubSpot cuenta con la herramienta de Programación de correo individual.

Programación de correo individual

Es común que cuando contactas a un cliente es posible que esté interesado en tu producto, sin embargo, aún no está preparado para tomar una decisión de compra y te solicita un periodo determinado de tiempo para considerar ampliamente tu producto.

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Hay algunos detalles que debes conocer sobre la programación de correos.

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IMPORTANTE

Agrega pasos a la secuencia

Crear una secuencia

La herramienta Secuencias te permite enviar una serie de plantillas de correo electrónico dirigidas y programadas para captar la atención de tus contactos, además, puedes crear tareas automáticamente para recordarte que debes hacer seguimiento.

Las plantillas de correo son clave para automatizar envíos. En HubSpot, puedes crear al menos cinco que agilicen tu comunicación con los prospectos. Asegúrate de editar cada plantilla con información específica de los leads para personalizar cada interacción. Puedes generarlas desde HubSpot y usar el asistente de IA para crear plantillas de ventas.

Creación de plantillas

Proceso eliminación de plantillas

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Proceso envío de plantillas

Proceso creación de plantillas

¡Llegaste al final de este material! No olvides mantenerte pendiente de los siguientes para conocer todo sobre nuestra misión ¡Hasta la vista, baby!

En la configuración de HubSpot puedes conectar el calendario con el proveedor de tu correo personal puede ser Google, Office 365 o de la herramienta de reuniones. Esto resulta beneficioso para mantenerte al día de tu actividad.

Conectar calendario a tu correo

Ahora podrás agendar y llevar a cabo tus reuniones de manera remota porque HubSpot se puede vincular con la plataforma de Zoom.

¿Te ha pasado que tus clientes no pueden asistir a una reunión de negocio? ¿Es complicado empatar los tiempos con los clientes?

Conectar HubSpot y Zoom

Ahora podrás realizar llamadas directamente desde HubSpot utilizando el número registrado en el contacto, además, es posible registrar la llamada, tomar notas y guardar la información para tener un seguimiento preciso de cada contacto.

Llamadas desde HubSpot

Configurar una tarea consecutivaOpción que se puede establecer para repetir tareas. Esta aparecerá al crear tareas desde la página de índice de tareas o dentro de un registro individual, pero la opción no aparecerá si estás creando tareas desde una página de índice de objetos.

Proceso para añadir una reunión en Zoom

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Informes y Datos Integraciones.
2. Da clic en la aplicación Zoom.
3. Da clic en la pestaña Exploración de Características.
4. Revisa las características disponibles con la aplicación Zoom y elige Agregar enlaces de Zoom a tus reuniones.

TipoAquí se clasifica la automatización de las acciones de una tarea para facilitar su gestión, te permite seleccionar entre las opciones: llamar, correo electrónico o tareas pendientes.

Cuando los contactos responden algún correo electrónico o agendan una reunión, automáticamente se cancela la configuración a la secuencia, por lo tanto, es una herramienta que podrás utilizar con mayor provecho con clientes pasivos. Hay un límite en el número de secuencias que se pueden crear desde tu cuenta.

Proceso para crear una secuencia

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatizaciones y ve a Secuencias.
2. En la parte superior derecha, haz clic en Crear secuencia.
3. En el panel izquierdo, selecciona Iniciar desde cero o selecciona una plantilla de secuencia prediseñada.
4. En la parte superior derecha, haz clic en Crear secuencia.
5. En el editor de secuencias, haz clic en el icono editar e ingresa un nombre para tu secuencia.

• Haz clic en el nombre del registro.
• En el panel izquierdo da clic en Tareas.
• En el editor de tareas haz clic en Detalles y añade la información de las acciones a realizar.
• Finaliza la configuración dando clic en Crear.

3. Si vas a crear una tarea en un registro individual realiza lo siguiente:

• Haz clic en la parte superior de la tabla de tus registros.
• En el panel superior haz clic en Detalles de la tarea e ingresa la información de la acción que deberás realizar.
• Finaliza la configuración dando clic en Crear.

Crear tareas desde registros específicos (contactos, empresas, negocios, tickets). 1. Navega entre tus registros (contactos, empresas, negocios o tickets) y selecciona en el que deseas añadir la tarea. 2. Si vas a crear una tarea en un bloque de varios registros realiza lo siguiente:

ColaAñade la tarea a un conjunto de tareas existente o crea una nueva.

Tareas de seguimiento de las actividades registradas 1. Navega entre tus registros (contactos, empresas, negocios o tickets) y selecciona en el que deseas añadir la tarea.2. Haz clic en el nombre del registro. 3. En el panel izquierdo, haz clic en añadir registro para ingresar una llamada, correo electrónico, reunión o nota. 4. Si lo deseas, puedes hacer clic en correo electrónico para redactar un correo electrónico individual. 5. En la parte inferior del editor de actividades, selecciona la casilla crear una tarea de seguimiento y haz clic en el menú desplegable para establecer una fecha de vencimiento para tu tarea. 6. Dependiendo de la actividad, haz clic en registrar actividad, guardar nota o enviar y se creará una nueva tarea.

Crear tareas en páginas de índice

1. Abre la aplicación HubSpot en tu dispositivo iOS o Android.
2. Dirígete a la sección de Tareas y selecciona la opción Añadir tarea.
3. Introduce los elementos básicos de una tarea (título, tipo de tarea y la fecha de vencimiento).
4. Para añadir la tarea a una cola, debes hacer clic en Añadir a la cola; posteriormente, selecciona el Nombre de la cola a la que deseas agregarla.
5. Para establecer la prioridad, es importante hacer clic en la opción Añadir prioridad y seleccionar entre los valores: baja, media o alta. Por defecto, la prioridad de una tarea es Ninguna a menos que se establezca una prioridad.
6. Para asociar una tarea dirígite a la opción Asociar con para seleccionar registros y asociarlos con la tarea. Luego, selecciona las casillas de verificación junto a los registros que te gustaría asociar y después haz clic en Listo.
7. En la parte superior derecha, haz clic en Guardar y tu tarea quedará registrada.

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Biblioteca da clic en Plantillas.
2. Para eliminar una plantilla individual, coloca el cursor sobre la plantilla, haz clic en Acciones y selecciona Eliminar.
3. Para eliminar varias plantillas, selecciona las casillas de comprobación junto a las plantillas que deseas eliminar y luego haz clic en Eliminar en la parte superior de la tabla.
4. En el cuadro de diálogo, haz clic en Eliminar plantilla(s).

Proceso eliminación de plantillas

PrioridadEs una segmentación que te da la opción de seleccionar la prioridad de la tarea, por ejemplo: baja, media o alta.

Recordatorios de tareas o enviar recordatorioFunción que selecciona cuándo debe enviarse un recordatorio por correo electrónico al propietario de la tarea.

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a la Biblioteca de plantillas.
2. Haz clic en Plantilla nueva; luego selecciona Desde cero.
3. Introduce un nombre y un asunto para tu plantilla.
4. Para que la plantilla sea privada y solo pueda ser vista y utilizada por ti, haz clic en el menú desplegable Compartir con todos y selecciona Privado. También puedes cambiar con quiénes se comparte la plantilla en el panel de plantillas.
5. Para agregar la plantilla a una carpeta, haz clic en el menú desplegable y selecciona la carpeta correspondiente.
6. Completa el cuerpo de tu correo electrónico.
7. Cuando termines de crear tu plantilla, haz clic en Guardar plantilla.

Proceso creación de plantillas

Para conectar un calendario realiza lo siguiente:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, dirígete a la opción General.
3. Haz clic en la pestaña Calendario.
4. Haz clic en Conectar mi calendario.
5. En el cuadro de diálogo, haz clic en Google/Gmail u Office 365, y luego haz clic en Conecta tu calendario.
6. Así de fácil puedes conectar tu calendario y tener un ritmo de trabajo con mayor organización.
7. Personalizar la configuración del calendario conectado

Programar un correo individual desde tu CRM 1. En tu cuenta de HubSpot, navega a tus contactos, empresas, negocios o entradas.2. Haz clic en el nombre del registro. 3. En el panel izquierdo, haz clic en Correo electrónico. 4. En la Casilla emergente, escribe el cuerpo de correo electrónico y agrega una línea de asunto. 5. En la parte inferior del editor de correo electrónico, haz clic en el ícono de Desplegable hacia abajo y selecciona Enviar más tarde. 6. Haz clic en Enviar más tarde y selecciona una de las opciones que se adapte al plazo que solicita el prospecto (mañana, personalizada, mejor momento para enviar).7. Haz clic en Programar para guardar la configuración.

TítuloEs el nombre que se asigna a una tarea, por ejemplo, llamada o correo electrónico para identificar la actividad que se debe realizar.

Fecha de vencimientoDetermina la fecha y la hora en que vence la tarea. El formato de la hora se determina en función de tus ajustes de fecha (horario 12 hrs o 24 hrs).

1. Ve a los registros (contactos, empresas, negocios, tickets).
2. Haz clic en el nombre de un registro.
3. En el panel de la izquierda, haz clic en el ícono de correo electrónico.
4. En el cuadro emergente, haz clic en Plantillas.
5. En el cuadro de diálogo, coloca el cursor sobre la plantilla que deseas enviar y haz clic en Seleccionar.
6. Personaliza el contenido y, a continuación, haz clic en Enviar.

Proceso de envío de plantillas

Agrega pasos a tu secuencia

1. Los pasos son las tareas automatizadas o manuales que puedes añadir para que HubSpot las realice.
2. Para agregar un paso, haz clic en el signo más (+). Edita el paso según la actividad que deseas realizar. Ejemplo: Enviar automáticamente un correo electrónico al contacto inscrito en la secuencia.
3. Para indicar qué tipo de acción se realizará en un paso hay que dar clic en la opción acciones del panel superior.
4. De acuerdo con el tipo de acción que deseas registrar tendrás que realizar un proceso de llenado de información, por ejemplo, si programas un correo electrónico deberás incluir la plantilla de este.

1. Agregar notas adicionales
2. Asignar un resultado de llamada
3. Editar los registros asociados
4. Medir la calidad de la llamada o crear una tarea de seguimiento.

Proceso para llamar desde un registro de contacto

Función de las notas en las llamadas

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM Contactos.
2. Haz clic en el nombre de un registro.
3. En la barra lateral izquierda, haz clic en el icono de llamada.
4. Selecciona un número de teléfono del menú desplegable y la llamada comenzará inmediatamente.

NotaPermite ingresa detalles sobre la tarea.

AsociacionesTe facilita buscar y seleccionar registros para asociar a la tarea.EjemploRegistro: Martha Rodriguez Tarea: Enviar correo de presupuestos.

Detalles sobre la programación de correos

• Una vez que se programe el correo electrónico, este se guardará con el estado de programado.
• Para cancelar el envío del correo electrónico, el usuario que originalmente lo programó debe eliminarlo desde la cronología. Coloca el cursor sobre la actividad del correo, dirígete a la cronología y en la parte superior derecha haz clic en eliminar.
• Los correos electrónicos programados para más tarde en HubSpot CRM no se mostrarán en tu carpeta de borradores.
• Si tu bandeja de entrada está desconectada en el momento en que tu correo electrónico esté programado, no se enviará el correo. En dicho caso, vuelve a conectar tu bandeja de entrada a HubSpot y luego reprograma el correo electrónico.

AsignadoFunción que selecciona el usuario al que está asignada la tarea.

Crear tareas en páginas de índice1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM en la sección de Tareas.2. En la parte superior derecha, haz clic en Crear contacto. 3. En el panel derecho, introduce los detalles de la tarea. 4. Finalmente haz clic en el botón de Guardar para confirmar la configuración de tu tarea.