Orquest

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Introducción y acceso a la plataforma

Instrucciones para Acceder a Orquest

URL de la herramienta Orquest: Acceso: Inicia sesión con tu usuario y contraseña. Recuperación de contraseña: Si olvidas tu contraseña, podrás recuperarla proporcionando el correo electrónico asociado y seleccionando la opción de "recuperar contraseña".

Orquest es una herramienta que nos permite crear en unos minutos y clics el horario más eficiente para nuestro equipo. La tool coloca al empleado adecuado en el lugar adecuado en el momento adecuado. Orquest pone la IA y el ML al servicio de la store para satisfacer a clientes y empleados.

¡Descubramos Orquest!

• Configuración de tienda: para definir aspectos clave para el correcto funcionamiento de Orquest:

- Horario de tienda. Para configurar el inicio-fin y la apertura-cierre. Clave: para días con horario especial como el 24/12 ó el 31/12. - Generación de necesidades: la distribución de empleados del presupuesto de horas (configuración) tiene que ser coherente cada día de la semana. - Plantilla de necesidades: para configurar las personas necesarias para cada momento y tarea fija.

• Informes: para analizar data relativa a histórico, productividad, previsión, medidas, cobertura, contadores, registro de fichajes, incidencias y detalle de fichajes.
• Presupuesto de horas: para conocer el presupuesto de horas MoM y realizar las configuraciones pertinentes para poder generar el borrador de horarios.
• Registro de notificaciones: para revisar notificaciones y enviar notificaciones al equipo.

Otras secciones de interés:

• Configuración de negocio: para definir los tipos de incidencia, las categorías de empleado y los roles.
• Diagrama organizativo: para la creación de stores, tipos de contrato y sus restricciones, regulaciones, gestión de usuarios, tipos de día, etc.

Primer contacto con Orquest.

Orquest está dividido en diferentes secciones:

• Inicio: con información relativa a los pedidos y horas proyectados/as vs previstos/as, así como productividades.
• Proyección: para configurar las personas necesarias para cada momento y tarea variable en función del forecast de pedidos.
• Necesidades: se completa automáticamente WoW en función de la plantilla de necesidades para tareas fijas (producción, recepción HAVI, limpieza de menaje y profunda, etc.) y la proyección (forecast) para tareas variables (servicios). La sección de necesidades es equivalente al benchmark del histórico file de horarios de VICIO, pero ahora con Orquest es dinámico WoW en función de las necesidades de la store.
• Planificación: para consultar los borradores, las asignaciones publicadas, analizar informes y publicar ofertas de turnos vacantes.
• Gestión de empleados: para gestionar las incidencias, aptitudes, disponibilidades, patrones de turno y fichajes (entre otros) de todo el equipo.

Proceso de planificación

La planificación de Orquest está dividida en tres pasos o pilares

Gestión de empleados: personas, aptitudes, incidencias y patrones de turno. Plantilla de necesidades y proyección: revisar que son correctas y aplicar la proyección. Generación de turnos: crear el borrador, revisarlo y publicarlo.

Primer contacto con Orquest y proceso de planificación.

PASO 1 DEL PROCESO DE PLANIFICACIÓN

Paso 1 - Gestión de empleados: personas (I/II).

Paso 1 - Gestión de empleados: personas (II/II).

Paso 1 - Gestión de empleados: personas.

Paso 1 - Gestión de empleados: aptitudes.

Aptitudes: para informar de las aptitudes de la plantilla frente a las diferentes tareas*

Cada aptitud es modificable pulsando sobre cada trabajador/a: tanto en el perfil del trabajador como en el mismo menú de aptitudes (detalle en la próxima diapositiva).

• Vacío ó X: 0/3 --> No puede realizar la tarea o función porque no tiene formación.
• Contorno de estrella: 1/3 --> Tiene nivel básico para realizar la tarea o función.
• Media estrella: 2/3 --> Tiene nivel medio para realizar la tarea o función.
• Estrella completa: 3/3 --> Tiene nivel experto para realizar la tarea o función.

*Sólo requerido para nuevas contrataciones o en caso de cambios en las aptitudes de los empleados.

Paso 1 - Gestión de empleados: aptitudes.

Menú de aptitudes.

Paso 1 - Gestión de empleados: aptitudes.

Paso 1 - Gestión de empleados: incidencias.

Se actualiza de forma automática DoD: API Factorial -> Deliclever -> Orquest. Existen varios tipos de incidencias en Orquest:

• Absentismo No Justificado.
• Accidente Laboral.
• Ausencia Justificada No Remunerada.
• Descansos --> Recordatorio: cada trabajador con turno rotativo cuenta con 14 días de descanso anuales.
• Enfermedad.

• Enfermedad de un Familiar.
• Lactancia.
• Maternidad/Paternidad.
• Otro.
• Suspensión de Empleo y Sueldo.
• Vacaciones --> Recordatorio: cada trabajador con turno rotativo cuenta con 31 días de vacaciones anuales.

Incidencias: dashboard con data de incidencias de los empleados.

Paso 1 - Gestión de empleados: incidencias.

Paso 1 - Gestión de empleados: patrones de turno.

Patrones de turno: se pueden configurar tres tipos de patrones de turno en Orquest.

1. Patrón de turno fijo: establece el horario fijo en el que va a trabajar cada día el/la empleado/a.
2. Patrón de disponibilidad: establece la franja de horas en las que Orquest podría asignar horario cada día al/a la trabajador/a.
3. Patrón mixto: patrón que combina turnos fijos y disponibilidades en función del día de la semana.

Paso 1 - Gestión de empleados: patrones de turno.

PASO 2 DEL PROCESO DE PLANIFICACIÓN

Paso 2 - Plantilla de necesidades y proyección: plantilla de necesidades.

Plantilla de necesidades: para configurar las personas necesarias para cada momento y tarea fija*. Para configurar la plantilla de necesidades hay que acceder a configuración de tienda y a plantillas de necesidades. Nota: es fundamental no confundir la plantilla de necesidades con la sección de necesidades.

*Sólo requerido cuando empezamos con Orquest en la store o en caso de cambios en las tareas fijas.

Paso 2 - Plantilla de necesidades y proyección: plantilla de necesidades.

Paso 2 - Plantilla de necesidades y proyección: proyección (I/II).

Proyección: para configurar las personas necesarias para cada momento y tarea variable en función del forecast de pedidos.

• El forecast se establece en base a datos históricos de cada store y debe revisarse y modificarse en caso necesario.
• Para poder validar la previsión de pedidos de Orquest y convertirla en proyección hay que acceder a presupuesto de horas y a distribución del presupusto.

NOTA. MoM vuestr@ AM informará el presupuesto horario mensual dentro de presupuesto horario de la sección presupuesto de horas.

• Clave: el presupuesto horario mensual son horas efectivas de trabajo descontando vacaciones, bajas y cualquier otra incidencia.

Validación

Ajustar proyección

Confirmar presupuesto

Paso 2 - Plantilla de necesidades y proyección: proyección (II/II).

Proyección: para configurar las personas necesarias para cada momento y tarea variable en función del forecast de pedidos. Después de ajustar la proyección debemos copiar una propuesta desde la vista de distribución del presupuesto para generar las necesidades:

• Friendly reminder: La sección de necesidades es equivalente al benchmark del histórico file de horarios de VICIO, pero ahora con Orquest es dinámico WoW en función de las necesidades de la store (plantilla de necesidades y proyección). Hasta que no copiamos una propuesta (la de Orquest o la de las horas ordinarias), el sistema no genera unas necesidades.

Paso 2 - Plantilla de necesidades y proyección: proyección (II/II).

¿Por qué debemos utilizar la Propuesta ORQUEST? Porque la Propuesta Orquest siempre tratará de respetar el presupuesto horario mensual informado MoM por vuestr@ AM. Si la gestión de vacaciones es correcta por parte del/de la SM y el dato introducido por el/la AM es coherente, la Propuesta de Orquest será perfecta o casi perfecta. Justificación práctica:

• Imagina que un lunes te escribe uno de tus KA40 para comunicarte que se encuentra mal y que tiene una baja médica de corta duración (dos semanas).
• Lógicamente el presupuesto horario mensual informado por tu AM consideraba las 40h/wk de esta persona. Al preparar el horario de la siguiente semana:

-Propuesta ORQUEST: contará con esas 40h de necesidad. Una vez lanzado el horario podremos ver en qué servicios tenemos carencias vs necesidad y añadir las extras/complementarias que puedan ser necesarias manualmente. -Horas ordinarias: no contará con esas 40h de necesidad. Orquest alocaría los recursos de la forma más eficiente, pero dejaríamos tareas y servicios parcialmente descubiertos comprometiendo nuestra misión de ser buenos, rápidos y hospitalarios.

Paso 2 - Plantilla de necesidades y proyección: proyección (II/II).

PASO 3 DEL PROCESO DE PLANIFICACIÓN

Paso 3 - Generación de turnos: crear el borrador, revisarlo y publicarlo (I/IV).

En este punto debemos revisar el informe de preasignación de la columna Horas Ordinarias. Al pulsar sobre el símbolo de un gráfico de barras de la columna Horas Ordinarias en la vista distribución del presupuesto, se muestra un resumen de la planificación y de las tareas o alertas a revisar.

Recomendaciones: revisar el informe de preasignación por semanas. Si todavía no hemos publicado un borrador, lo mejor es ocultar planificación dado que no aporta información.

. Paso 3 - Generación de turnos: crear el borrador, revisarlo y publicarlo (I/IV).

En las columnas horas fijas y horas variables de la sección distribución del presupuesto tenemos varios accesos directos:

NOTA: métricas de interés de la sección distribución del presupuesto.

• Productividad: ventas por hora proyectada de trabajo efectivo.

KPI ubicado junto al símbolo de persona en columnas Propuesta Orquest y Mi propuesta.

• Propuesta de horas complementarias: diferencia entre las horas de la columna Horas Ordinarias y las horas proyectadas en la columna Mi Propuesta.

KPI ubicado debajo del símbolo de gráfico de barras de la columna Horas Ordinarias.

• Porcentaje de horas variables: relación entre las horas de la columna Horas Variables y las horas proyectadas en la columna Mi Propuesta.

KPI ubicado debajo del símbolo de calendario de la columna Horas Variables.

Paso 3 - Generación de turnos: crear el borrador, revisarlo y publicarlo (II/IV).

Al crear un nuevo borrador podemos elegir cinco tipos de bloqueo:

1. Sin bloqueo: opción que debemos elegir por defecto la primera vez que generamos el borrador de la semana. Si el borrador no está publicado, es decir, si los turnos no están oficialmente asignados al equipo, no tiene sentido utilizar ningún bloqueo distinto a sin bloqueo. Es decir, el resto de bloqueos sólo tendrán sentido en caso de replanificación.
2. Bloqueo de trabajo: bloquea tanto el turno de trabajo asignado como la tarea.
3. Bloqueo de trabajo extensible: bloquea tanto el turno de trabajo asignado como la tarea, pero permite a Orquest extender el horario y asignar cualquier tarea en el horario extendido. En Vicio tenemos desactivada la asignación automática de horas extras/complementarias, por tanto este bloqueo sólo tendría sentido para replanificaciones por ampliaciones de horas (ej.: 20h --> 30h).
4. Bloqueo de horario: bloquea el turno de trabajo asignado.
5. Bloqueo de horario extensible: bloquea el turno de trabajo asignado, pero permite a Orquest extender el horario y asignar cualquier tarea en el horario extendido. En Vicio tenemos desactivada la asignación automática de horas extras/complementarias, por tanto este bloqueo sólo tendría sentido para replanificaciones por ampliaciones de horas (ej.: 20h --> 30h).

Por fin podemos generar el borrador de horario: basta con pulsar el símbolo de calendario y crear un nuevo borrador.

Paso 3 - Generación de turnos: crear el borrador, revisarlo y publicarlo (II/IV).

Una vez creado el borrador podremos ver, por columnas:

• Nombre: nombres de los empleados separados por categoría profesional.
• Horas ordinarias: horas de contrato semanal pactadas.
• Horas netas semanales (HNS): horas efectivas semanales planificadas, es decir, contando las horas complementarias y descontando cualquier incidencia (vacaciones, bajas, etc.).
• Horas complementarias semanales (HCS): horas semanales planificadas aguas arriba de las horas ordinarias.
• Total horas semanales (THS): es la suma de las horas ordinarias y complementarias semanales.
• Turnos partidos semanales (TPS): turnos partidos planificados cada semana por persona.
• Día de la semana: incluyendo el detalle de las horas planificadas vs las horas proyectadas, el número de pedidos proyectados y la productividad (pedidos/horas planificadas) de cada día de la semana.

Paso 3 - Generación de turnos: crear el borrador, revisarlo y publicarlo (II/IV).

Paso 3 - Generación de turnos: crear el borrador, revisarlo y publicarlo (III/IV).

• Pasos previos a la generación de los turnos:

Orquest permite crear turnos de manera manual que deben ser introducidos antes de generar los turnos de trabajo. - Hay que introducirlos antes de generar los turnos para excluirlos de la planificación automática. - Esta alternativa es no recomendada, debemos dejar trabajar al motor.

• Revisión de peticiones: es aquí donde nos aparecerán las peticiones solicitadas por el equipo y tendremos que aceptarlas o denegarlas. Las peticiones aparecen con un símbolo de campana en el borrador.
• Revisión de patrones de turno: es ahora cuando debemos revisar que están correctamente aplicados.
• En este punto ya podemos generar los turnos de trabajo pulsando sobre el botón generar turnos.

• ¿Hay tareas prioritarias sin cubrir?

- Generalmente se debe a que no hay suficiente personal formado para realizar la tarea (aptitudes) o que el personal formado no dispone de las horas suficientes para cubrir la tarea. - También podría ser que se hayan introducido modificaciones manuales y no se haya asignado la tarea correcta.

• ¿No se han planificado a todos los empleados?

- Si el símbolo de tic junto al nombre del empleado no está activado hay que activarlo y generar turnos de nuevo. - También podría deberse a que el empleado no tenga informado contrato, asociación a tienda, aptitudes o disponibilidad.

• ¿No se han planificado todas las horas de los empleados?

- Suele ser porque no caben todas las horas contratadas en la disponibilidad informada. - También puede ser que debido a una excesiva petición de días libres

Paso 3 - Generación de turnos: crear el borrador, revisarlo y publicarlo (IV/IV).

Para revisar en detalle los turnos se recomienda entrar en la vista diaria por localización y revisar el HC de las tareas variables en hora rush.

Celdas con fondo amarillo: sobre-cobertura. Celdas con fondo blanco: cobertura perfecta. Celdas con fondo rojo: infra-cobertura --> Preocupante: faltaría HeadCount (HC) vs lo proyectado. El gráfico de la parte inferior de la pantalla permite revisar rápidamente una posible sobre/infra - cobertura.

Paso 3 - Generación de turnos: crear el borrador, revisarlo y publicarlo (IV/IV).

• ¿Qué hacemos si falta HC?

Si hay vacantes abiertas pendientes de fichar o bajas médicas, se recomienda crear trabajadores virtuales (explicado en la sección replanificación de esta formación).

1. Hasta que se contrate a la persona, los turnos virtuales deberán cubrirse con horas complementarias. Basta con entrar en la vista diaria y añadir las horas complementarias previamente acordadas con el equipo.
2. Cuando se haya cubierto la vacante podrían intercambiarse los turnos y eliminar el trabajador virtual.

Un horario semanal sin HC de vacaciones es sinónimo de mala gestión: aquí puedes ver el detalle de las vacaciones requeridas WoW store por store. Haz click para saber+

• Si se trata de una semana de mucho volumen vs lo habitual de la store (ej.: Feria de SEV), deberíamos acordar con nuestr@ AM el número de horas complementarias a planificar para poder cubrir los servicios.
• Si la falta de manos se debe a una mala gestión de vacaciones también tendremos que dar complementarias para cubrir los servicios, pero siendo conscientes de que afectará al VPI de la store.
• Lo siguiente será revisar si los horarios están cumpliendo con las restricciones establecidas pulsando sobre el botón validar.

Tras revisar las restricciones podremos publicar el borrador pulsando en aplicar planificación.

1. Al aplicar la planificación, la herramienta informa a los empleados de las asignaciones de turno publicadas vía app.
2. Si quisiéramos imprimir el horario en pdf basta con pulsar en exportar a pdf y elegir los parámetros que deseamos imprimir: seleccionar nombres de empleados, mostrar empleados sin asignación y mostrar contadores.

Paso 3 - Generación de turnos: revisar el borrador y publicarlo (IV/IV).

Paso 3 - Generación de turnos: revisar el borrador y publicarlo (IV/IV).

Detalle de impresión a PDF

Proceso de replanificación.

Replanificación por baja médica de corta duración y/ó absentismo.

Recomendado: publicamos oferta de turnos vacantes desde la sección planificación.

Hemos creado un primer borrador sin bloqueos que ya ha sido publicado, pero... Tenemos un imprevisto.-Ej.: un trabajador no podrá asistir al servicio de esta noche (motivo: BM ó ABS). Si necesitamos cubrir su turno para ser buenos y rápidos, tendremos que buscar horas extras/complementarias.

Replanificación por baja médica de corta duración y/ó absentismo.

¿Qué alternativa tenemos si no encontramos a nadie disponible en nuestra store? Cesión de empleados. Deberíamos buscar en otras stores en caso de haber más de una store de VICIO en la ciudad. Si encontramos candidat@, tendrá que ser cedido a la store para la jornada o jornadas acordadas. Para ceder a un/a empleado/a a otra store hay que acceder al apartado personas de la sección gestión de empleados.

• Tras seleccionar al trabajador en cuestión, basta con pulsar el símbolo de doble flecha (añadir cesión).
• Debemos configurar las fechas de cesión para que el trabajador aparezca en la store de destino.

Clave: las cesiones son como los traspasos de mmpp, las introduce en sistema la store de origen, no la de destino. Una vez que el trabajador está virtualmente en la store de destino tenemos tres opciones que en todos los casos notificarán al trabajador vía APP. NOTA: si el trabajador que va a ser cedido a otra store va a trabajar ese mismo día en su store de origen, debemos gestionar el traspaso a través de la incidencia OT Diferente Store explicada en el apartado información adicional para una planificación perfecta de esta formación.

Replanificación por baja médica de corta duración y/ó absentismo.

Replanificación por BM de larga duración, BV, despido, NSPP, salida por cambio de centro de trabajo ó cambio de puesto pendiente de cubrir (I/III).

Hemos creado un primer borrador sin bloqueos que ya ha sido publicado, pero... Surge una BM de larga duración, una BV, un despido, una NSPP, una salida por cambio de centro de trabajo ó un cambio de puesto que lo habitual es que lleve asociada una vacante. Es decir, lo normal es que ese puesto tenga que ser cubierto mediante una subida de horas o una contratación. Quizá no haya que cubrir las horas para cumplir con el benchmark: habría que revisarlo con el/la AM/HRBP/DR en cada caso. NOTA: un cambio de puesto incluye cualquier reducción de horas contratadas y cualquier cambio contractual (Ej.: KP --> KA, DA --> SSM, etc.).

Paso 1

La información de empleados se actualiza a través de Factorial una vez al día automáticamente (de madrugada). Si la replanificación no pudiera esperar a mañana tendremos que modificar la información manualmente desde la sección gestión de empleados:

1. Solución por oferta de turnos vacantes, asignación manual de las horas extras/complementarias o cesión de empleados: siguiendo los pasos de la diapositiva anterior.
2. Solución por subida inmediata de horas dentro de la propia store: a informar desde el apartado personas poniendo fecha de fin al contrato actual y añadiendo el nuevo contrato con las horas que correspondan.
3. Solución por incorporación inmediata de NH: a informar desde el apartado personas pulsando en añadir persona, creando el contrato y la asociación a tienda que corresponda. Para evitar que la API pise o duplique al empleado creado manualmente debemos introducir su Id. (DNI/NIE) correctamente (disponible en Factorial). Para que el empleado reciba un invite a la app vía email hay que seleccionar crear usuario cuando se crea manualmente, y para que pueda fichar hay que seleccionar empleado itinerante en el apartado usuarios de la sección diagrama organizativo (si no tenemos permisos para hacer empleados itinerantes no pasa nada, la API hace este proceso cada madrugada).
4. Solución por incorporación inmediata por cambio de centro de trabajo: a informar desde el apartado personas poniendo fecha de fin a la asociación a tienda y añadiendo la nueva asociación a la tienda que corresponda desde la store de origen. Es decir, los cambios de store son como los traspasos de mmpp, las introduce en sistema la store de origen, no la de destino.

Replanificación por BM de larga duración, BV, despido, NSPP, salida por cambio de centro de trabajo ó cambio de puesto pendiente de cubrir (I/III).

Lo primero será cubrir los turnos asignados a la persona que deja de estar disponible de la semana en curso (si los había y sólo si es necesario para ser buenos y rápidos). La solución es parecida a la vista en la diapositiva anterior, añadiendo tres opciones adicionales:

1. Oferta de turnos vacantes.
2. Asignación manual de las horas extras/complementarias.
3. Cesión de empleados.
4. Subida inmediata de horas dentro de la propia store.
5. Incorporación inmediata de NH.
6. Incorporación inmediata por cambio de centro de trabajo.

Replanificación por BM de larga duración, BV, despido, NSPP, salida por cambio de centro de trabajo ó cambio de puesto pendiente de cubrir (I/III).

En caso de subida inmediata de horas dentro de la propia store, incorporación inmediata de NH o incorporación inmediata por cambio de centro de trabajo, se recomienda gestionar asignando las horas manualmente desde el apartado asignaciones y adicionalmente utilizando la herramienta de intercambio de turnos. Explicación.

1. Al generar un borrador ya publicado en caso de subida de horas dentro de la propia store, tendremos que hacerlo con bloqueo para no cambiar el horario de toda la plantilla a mitad de semana.
2. El bloqueo respetará el horario asignado inicialmente al trabajador en cuestión, ya sean más o menos horas que las contratadas tras el cambio de puesto.
3. Por tanto, cualquier ajuste debería hacerse manualmente --> Lo mejor es gestionarlo desde el apartado asignaciones directamente mediante un intercambio de turnos. En este caso sí conviene utilizar el intercambio de turnos dado que la asignación futura del empleado a sustituir se va a pisar por una BM o se va a eliminar para siempre.

Si efectivamente la replanificación no pudiera esperar a mañana, tendremos que modificar la información manualmente desde la sección gestión de empleados:

• BM de larga duración: a informar desde el apartado calendario de incidencias.
• BV, despido ó NSPP: a informar desde el apartado personas poniendo fecha de fin tanto a la asociación a tienda como al contrato.
• Salida por cambio de centro de trabajo: a informar desde el apartado personas poniendo fecha de fin a la asociación a tienda y añadiendo la nueva asociación a la tienda que corresponda desde la store de origen.
• Cambio de puesto: a informar desde el apartado personas poniendo fecha de fin al contrato actual y añadiendo el nuevo contrato que corresponda (con la modificación de horas ó el cambio de categoría).

Replanificación por BM de larga duración, BV, despido, NSPP, salida por cambio de centro de trabajo ó cambio de puesto pendiente de cubrir (II/III).

Paso 2

Replanificación por BM de larga duración, BV, despido, NSPP, salida por cambio de centro de trabajo ó cambio de puesto pendiente de cubrir (III/III).

Paso 3

Lo tercero y último será afrontar las planificaciones futuras que todavía no han sido publicadas. La solución en este caso pasa por publicar las asignaciones previa creación de tantos empleados virtuales como vacantes pendientes de cubrir tengamos. Una vez cubierta la vacante tendremos que seguir las instrucciones indicadas en el paso 2 desde la creación del empleado virtual en adelante.

Replanificación por BM de larga duración, BV, despido, NSPP, salida por cambio de centro de trabajo ó cambio de puesto pendiente de cubrir.

Replanificación por altas tras bajas médicas e incorporaciones de NH o por cambio de centro de trabajo.

Alta tras baja médica de corta duración de turnos ya cubiertos

Alta tras baja médica de larga duración

Incorporación de NH y/o incorporación por cambio de centro de trabajo

Replanificación por altas tras bajas médicas e incorporaciones de NH o por cambio de centro de trabajo.

Información adicional para una planificación perfecta.

Cómo planificamos a personal con horas contratadas de dos categorías profesionales distintas:

Cómo planificamos a personal con x% de horas de gestión:

Cómo planificamos OT de trabajadores que están en el centro de coste de otra store y ya han trabajado ese día en su store:

Cómo planificamos a personal que trabaja un % de horas a la semana en una store y otro % en otra store:

Gestión de fichajes.

Una vez a la semana el/la planificador/a debe revisar y consolidar las asignaciones del equipo. Consolidación de asignaciones: consiste en confirmar la asignación o tiempo trabajado (fichaje) que será considerado como real de cara a nóminas.

1. Accedemos al apartado gestión de fichajes desde la sección gestión de empleados.
2. En el dashboard de gestión de fichajes veremos información relativa a:

• Nombre de cada empleado/a.
• Id. de cada empleado/a.
• Fichajes semanales:

Barrita de fondo azul y letra blanca: fichaje consolidado de horas trabajadas - Por defecto, el fichaje consolidado coincide con el registrado. Barrita de fondo blanco y letra azul: total de horas efectivas trabajadas y tiempo de descanso. Barrita de fondo blanco y letra verde: tiempo de descanso.

Gestión de fichajes.

APP MÓVIL.

La app de Orquest está disponible tanto en la App Store (Apple) como en la Google Play Store (Android).

• Toda la crew debe descargarse la app.
• En caso de no disponer de un smartphone tendrán que fichar utilizando el teléfono de la store.

En el proceso de replanificación de esta formación se ha explicado que todos los empleados reciben una invitación para registrarse en la App de Orquest vía correo electrónico. Esta invitación puede enviarse:

1. De forma automática: proceso que se ejecuta una vez al día cada madrugada vía API.
2. De forma manual (forzada) si la planificación/replanificación no pudiera esperar a mañana creando un usuario itinerante.

Apple

Android

APP MÓVIL.

Pantalla de inicio

Turnos

Peticiones

Vacantes

Menú

Fichaje

CLAVE: Orquest permite enviar push notifications a nuestro equipo vía App y en tiempo real mediante la funcionalidad enviar notificación a empleados de la sección registro de notificaciones.

APP MÓVIL.

NOTA: Desde la sección registro de notificaciones el planificador/planificadora puede realizar un seguimiento de notificaciones tanto de salida como de entrada.

• Ejemplo de notificación de entrada: aceptación de turnos vacantes.
• Ejemplo de notificación de salida: petición de día libre.

Lo segundo será repetir casi en su totalidad el paso 1 con todos aquellos borradores que ya estuvieran publicados, si los había. Para resolver el problema en este caso tenemos 4 opciones:

1. Subida inmediata de horas dentro de la propia store.
2. Incorporación inmediata de NH.
3. Incorporación inmediata por cambio de centro de trabajo.
4. Creación de empleados virtuales.

En caso de subida inmediata de horas, incorporación inmediata de NH o cambio de centro de trabajo, el modus operandi debe ser el mismo que el explicado en la diapositiva anterior. Si no hemos podido resolver el problema con ninguna de las tres opciones previas y tenemos una vacante pendiente de cubrir, tendremos que crear un empleado virtual. Un empleado virtual es equivalente al famoso TBC del file histórico de horarios de VICIO, representa nuestros procesos de selección abiertos con dorsal disponible/vacante. TBC: To Be Confirmed. Debemos crear un empleado virtual por cada vacante pulsando en añadir persona desde el apartado personas:

1. ID --> Nos lo podemos inventar al ser virtual.
2. Nombre: TBC. Apellidos: Número de la vacante en caso de existir varias. Ejemplo: 1.
3. Clave: clicar la opción Virtual.
4. Grupo: lo que corresponda según la vacante.
5. Inicio de servicio: primer día de la semana que querríamos que trabajara la persona.
6. Copiar información de: seleccionar una persona con misma categoría y horas de contrato, si la hay.

Si la vacante sigue pendiente de cubrir y los turnos con necesidades pendientes de cubrir se acercan, tendremos que buscar horas extras/complementarias siguiendo el procedimiento explicado en diapositivas anteriores:

1. Oferta de turnos vacantes.
2. Asignación manual de las horas extras/complementarias.
3. Cesión de empleados.

Si conseguimos cubrir la vacante tendremos que seguir los mismos pasos explicados en la diapositiva anterior en caso de incorporación inmediata de NH, es decir, asignación manual por intercambio de turnos. Si se ha cubierto la vacante de un empleado virtual TBC y hemos intercambiado todos los turnos asignados con el empleado contratado, debemos eliminar al empleado virtual.

WoW hay que validar la previsión pulsando sobre el símbolo de un gráfico en rojo y aplicarla:

• Si la previsión de Orquest no está calculada (no hay línea roja), hay que calcularla.
• La previsión es el forecast de pedidos según el criterio de Orquest.
• Para que la previsión se convierta en proyección hay que aplicar la previsión (guardar la proyección si ponemos el cursor sobre la celda).
• Una vez aplicada la previsión, el símbolo de un gráfico de la vista distribución del presupuesto pasará a negro.

Para fichar la entrada y salida de turno. Clave: todo el equipo debe fichar, en caso contrario podrán generarse absentismos no justificados. Se insiste: si alguien de tu equipo no dispone de smartphone tendrá que fichar desde el teléfono de la store.

Una vez dentro de la plantilla de necesidades podemos agrupar las necesidades por tipo de día o tarea.

• Lo más cómodo sin duda es agrupar las necesidades por tarea.
• Mediante la plantilla de necesidades tenemos la potestad de decidir cuántas personas tendremos en la store para:

1. Apertura/Cierre.
2. Limpieza General/Limpieza Menaje/Limpieza Profunda.
3. Pedidos de materia prima.
4. Recepción HAVI/Producción/Pre-rush comida/Pre-rush cena.

Para generar una necesidad basta con hacer doble click en el día y hora concreta en el que queramos generarla. A continuación podremos arrastrar la necesidad para que tenga la duración deseada.

WoW debemos revisar cualquier fichaje con alerta: Símbolo de calendario rojo: diferencia entre turno asignado y fichaje registrado.

• Estos son los fichajes que tendremos que revisar y consolidar individualmente.
• Los códigos de colores dentro de cada fichaje se corresponden con los colores definidos para cada tarea.
• Clave: para turnos de 6.5h o más se debe fichar 30 minutos de descanso. En caso contrario se generará una alerta por diferencia entre fichaje asignado y turno registrado aunque se fiche la entrada y la salida correctamente.

Símbolo de exclamación amarilla: el fichaje no respeta una restricción legal.

• Detalle disponible manteniendo el cursor sobre la exclamación y dentro del propio fichaje.

Símbolo de tic verde: turno revisado. Símbolo de globito rojo: no es una alerta pero certifica que se ha fichado con registro de ubicación y permite revisarla. Símbolo de icono de conversación: cuando se han añadido comentarios al fichaje. Símbolo de lápiz: cuando se ha editado el fichaje registrado. Si un/a trabajador/a olvidara fichar la salida, el fichaje registrado se cierra 12h después de la hora de salida de forma automática. Por defecto el fichaje consolidado es el registrado, pero se puede editar. Es decir, el/la planificador/a tendrá siempre la última palabra sobre el fichaje del equipo. No recomendado. Pulsar consolidar asignaciones (parte superior derecha del dashboard) consolidará el turno asignado como turno trabajado independientemente del registro de fichajes para toda la plantilla y toda la semana. Sí recomendado. Editar sólo las consolidaciones de fichajes con alerta individualmente.

Alertas: indica si hay cualquier incongruencia en la información de empleados:

• Empleados sin contrato y con asociación a tienda.
• Empleados sin aptitudes.
• Empleados sin disponibilidad informada.

Cesiones: información de cesiones entrantes y salientes tanto en horas como en número de cesiones.

• Cesión: traslado temporal de un trabajador entre stores (detalle disponible en la sección de replanificación de esta formación).

¿Qué diferencia hay entre patrón de disponibilidad y disponibilidad?

• La disponibilidad se establece en la sección personas en función al tipo de día (lunes, martes, etc.).
• El patrón de disponibilidad es ideal cuando la disponibilidad varía WoW. Ejemplo: estudiante con turno rotativo en bucle, una semana de mañanas y otra de tardes.

Cómo se configuran los patrones de turno:

• Se escoge el nombre deseado para distinguir el patrón.
• Se indica el número de semanas del patrón.

-Es una rueda de horarios: se genera más de una semana de patrones cuando el horario entre semanas varía. Nota: los patrones de turno por supuesto pueden incluir turnos partidos. Importante: los patrones de turno deben ser asociados a la disponibilidad del empleado: al asociarlo podremos elegir la semana de inicio del patrón para patrones de turno de más de una semana. ¿Para qué utilizaremos los patrones de turno en VICIO? Para garantizar que somos buenos, rápidos y hospitalarios*:

• Mandatory: para asegurar que tenemos al menos 1 SSM/SM en cada servicio (patrón de turno fijo con bloqueo de horario).
• Mandatory: para asignar horario a nuestr@s KPs (patrón de turno fijo con bloqueo de horario).
• Optional: para asegurar que tenemos un planchista titular cada V-S-D en servicios de noche (patrón de turno mixto con bloqueo de horario extensible).

*Sólo requerido para nuevas contrataciones o en caso de cambios en los patrones de turno de los empleados.

Ejemplo: persona de VIA que hace servicio de sábado comida en VIA y de noche en BAL.

• La oferta de turnos vacantes sólo notifica a los empleados de tu store.
• Por tanto, si nadie de tu store puede realizar las extras/complementarias tendrás que buscar alternativa por fuera de Orquest.
• Una vez encontrado el/la candidato/a, la store de origen debe:

1. Utilizar la cesión de empleado si el trabajador/a libraba hoy.
2. Utilizar la incidencia OT Diferente Store en caso de trabajar ese día en su store de origen.

• La incidencia se debe registrar manualmente desde el apartado personas de la sección gestión de empleados.
• Debemos añadir incidencia seleccionando el tipo, las fechas de inicio y fin y la razón.

1. Ejemplo de razón: BAL.
2. El tipo de incidencia a elegir será OT Diferente Store.

Para garantizar un correcto funcionamiento del OT Diferente Store:

• Se debe registrar manualmente desde la sección personas después de haber aplicado la planificación.
• Añadir la incidencia manualmente notifica al empleado en la App.

Las tareas fijas denominadas líquidas merecen una mención especial.

• Son tareas que realizamos según necesidad y disponibilidad: más o menos requieren siempre el mismo tiempo pero tenemos la libertad de decidir cuándo las hacemos.
• En VICIO tenemos varias tareas líquidas que se pueden configurar seleccionando el intervalo de cualquier tarea, clicando la opción de tarea líquida y especificando la cantidad de tiempo efectivo requerido. Veamos dos ejemplos con las tareas líquidas pre-rush:

Pre-rush comida: incluye las pequeñas producciones/preparaciones y la parte del mise en place que hacemos desde el inicio del servicio de comida hasta que empieza el rush de comida. Ejemplo: adelantar el llenado de biberones/cortar tomate para el servicio de cena entre las 12:00h y las 13:30h requiere en la store XXX 30 minutos de tiempo efectivo. Es una tarea que vamos realizando a la par que sacamos 5 pedidos en ese intervalo de 1h y 30 minutos. Pre-rush cena: incluye las pequeñas producciones/preparaciones y la parte del mise en place que hacemos desde el final del rush de comida hasta que empieza el rush de cena. Ejemplo: pochar patata para el servicio de cena entre las 17:00h y las 20:30h requiere en la store XXX 30 minutos de lunes a jueves y 60 minutos de viernes a domingo de tiempo efectivo. Es una tarea que vamos realizando a la par que sacamos 20 pedidos en ese intervalo de 3h y 30 minutos. Por favor, que nunca se olvide que debemos guardar los cambios efectuados.

• Ejemplo: persona con 30h de contrato, 20h de KA y 10h de KP.
• Para que Orquest planifique las horas que corresponde tendremos que:
• Aplicar un patrón de turnos mixto:

1. Turno fijo: aquellos días y horas que queramos que haga de KP.
2. Disponibilidad: aquellos días y horas en las que tenga disponibilidad y no vaya a trabajar de KP.

• Al asignar el patrón de turnos a la disponibilidad del empleado desde el apartado personas tendremos que aplicar un tipo de bloqueo de trabajo extensible.
• Generar turnos desde el apartado borrador.
• Seleccionar manualmente la tarea de limpieza que corresponda en cada slot de turno fijo del patrón en el propio borrador.

Horas variables: acceso directo a recalcular propuestas y a la sección de necesidades de la store. Si realizamos cualquier cambio (disponibilidad, aptitudes, altas, bajas, plantilla de necesidades, etc.) debemos recalcular propuestas. Podemos recalcular propuestas desde la sección distribución del presupuesto o desde la propia sección de necesidades. Recalcular propuestas genera nuevas necesidades para la semana en cuestión. NOTA: si quisiéramos modificar una tarea fija puntualmente, como por ejemplo eliminar o añadir un inventario por cierre de mes, debemos hacerlo desde la sección de necesidades de esa misma semana sin recalcular propuestas.

• Si recalculamos propuesta volverá a aparecer la tarea modificada --> Por eso no recalculamos propuesta.
• Si modificamos la plantilla de necesidades el cambio será para siempre --> Por eso modificamos directamente la sección de necesidades.

WoW debemos ajustar la proyección en función de las necesidades de la store volviendo a pulsar sobre el símbolo de un gráfico de la vista distribución del presupuesto: La proyección es el forecast de pedidos según el criterio del/de la planificador/a (SM). Es decir, es la previsión de Orquest con los ajustes requeridos según el criterio del SM. Existen cuatro opciones para ajustar la proyección (subirla/bajarla):

1. Modificar toda la semana pulsando sobre la celda proyectado (ej.: Feria de SEV/MLG, Fallas VAL, etc.).
2. Modificar un día concreto pulsando sobre la celda proyectado de ese día específico (ej.: Festivo 01/05).
3. Modificar un día concreto pulsando sobre el símbolo de tic y estableciendo un número de pedidos ó % (ej.: Festivo 12/10).
4. Modificar tramos de media hora concretos pulsando sobre los pedidos proyectados (ej.: Final Champions).

IMPORTANTE: Orquest siempre planificará en función a la proyección, no a la previsión. Si una vez modificada la proyección volvemos a aplicar la previsión, pisaremos los cambios efectuados, ¡no lo hagas! Lógicamente, si la proyección no se modifica, la previsión y la proyección coinciden. Recuerda modificar el forecast no sólo de un festivo (cuando haga falta) sino también de la noche previa al festivo, que suele comportarse como una noche de viernes. No olvides guardar los cambios efectuados.

El siguiente paso será indicar la disponibilidad de cada miembro de nuestro equipo*: Basta con seleccionar cada trabajador e indicar su disponibilidad según el tipo de día.

• Ejemplo: 00:00-00:00 implica disponibilidad total para el día en cuestión.
• Ejemplo: 9:00-01:00 implica disponibilidad exclusivamente entre 9h y 1h para el día en cuestión.

Recomendación en caso de disponibilidad total:

• Disponibilidad DA: configurar disponibilidad desde la hora más temprana de inicio de turno hasta la hora más tarde de salida.

- Ejemplo lunes: 11:30h-00:30h.

• Disponibilidad KA/KP/SSM/SM: configurar disponibilidad desde la hora más temprana de inicio de turno hasta la hora más tarde de salida.

- Ejemplo lunes KA: 09:00h-01:00h. *Sólo requerido para nuevas contrataciones o en caso de cambios en la disponibilidad de los empleados. Diferencia entre disponibilidad y preferencia de empleado:

• Disponibilidad: Orquest respetará la disponibilidad del empleado sin excepción, incluso si requiere dejar descubierta alguna tarea.
• Preferencia de empleado: Orquest intentará respetar la preferencia del empleado, pero no lo hará si requiere dejar descubierta alguna tarea.

Se pueden añadir periodos de excepción en caso de variaciones excepcionales en la disponibilidad del equipo.

• En general los SMs de VICIO hacen 40h de gestión, por tanto han de estar excluidos de planificación.
• Para ello debemos excluirlos de planificación editando su asociación a tienda desde el apartado personas de la sección gestión de empleados.
• Sin embargo, los SMs de las stores pequeñas hacen 32h de gestión y 8h de tarea directa a la semana. Para que Orquest planifique las horas de tarea directa semanales que corresponde tendremos que:

1. Aplicar un patrón de turnos fijo para las horas de tarea directa. Al asignar el patrón de turnos a la disponibilidad del SM desde el apartado personas tendremos que aplicar un tipo de bloqueo de horario.
2. Generar turnos desde el apartado borrador.
3. Asignar manualmente las horas de la tarea gestión desde el propio borrador.

NOTA: en caso de tener 40h de gestión, el/la SM se asignará manualmente el 100% de su horario WoW en función de las necesidades de la store.

Cobertura de tareas: indica si hay capacidad para cubrir las necesidades de la store comparando las horas de necesidades vs las horas disponibles. Incluso habiendo suficientes horas contratadas, una mala distribución de aptitudes puede impedir dar cobertura a una tarea. Las tareas descubiertas se muestran por orden cronológico y gravedad.

• Orden cronológico: sucesión lógica del tiempo.
• Gravedad: afectación al rendimiento de la tienda y nivel de dificultad para resolver la problemática.

Una vez dentro de la distribución del presupuesto: MoM hay que confirmar el presupuesto de horas aceptando las horas informadas pulsando sobre la celda HORAS de la columna Propuesta ORQUEST.

• El color de fondo de la celda pasará de amarillo a azul.

Asignación manual de turnos.

• La información de empleados se actualiza a través de Factorial una vez al día automáticamente (de madrugada).

Si la replanificación no pudiera esperar a mañana tendremos que modificar la información manualmente desde la sección incidencias poniendo fin a la BM.

• Si los turnos vacantes ya estaban cubiertos, podemos eliminar las extras/complementarias desde la sección asignaciones previo aviso al trabajador/a afectad@.

El siguiente paso sería asignar al trabajador que se reincorpora los turnos pendientes de todos los borradores publicados hasta la fecha.- Se recomienda hacerlo manualmente desde el apartado asignaciones.Lógicamente si los turnos en los que se buscaban extras/complementarias todavía no estaban cubiertos podremos asignar esas horas al trabajador que se reincorpora.

Asignación manual por posible intercambio de turnos.

• La información de empleados se actualiza a través de Factorial una vez al día automáticamente (de madrugada).

Si la replanificación no pudiera esperar a mañana tendremos que modificar la información manualmente desde la sección incidencias poniendo fin a la BM.

• Las horas de este empleado (casi) seguro que estaban cubiertas al haberse sacado de benchmark, por tanto deberíamos confirmar con el AM/DR/HRBP que esta persona seguirá en la store.

1. Es probable que, si hay más stores de VICIO en la ciudad y en tu store no hay vacantes, esta persona cubra un hueco TBC de otra store.
2. Si en tu store hay vacante, habrá que seguir los pasos 2 y 3 de la diapositiva anterior desde la creación del empleado virtual en adelante (asignación manual por intercambio de turnos).
3. Si en tu store no hay vacante pero tampoco la hay en otras stores, tendremos que incorporar al trabajador a la store igualmente asumiendo el overstaff. En este caso habría que asignar horario al trabajador manualmente desde la sección asignaciones de todos los borradores publicados.

LA BIBLIA DE LA REPLANIFICACIÓN

Replanificación:Es la modificación de las asignaciones de turnos una vez publicadas. Motivos de replanificación:

• BM de corta duración y/ó absentismo.

-Solución. Turnos vacantes/Asignación manual/Cesiones.

• BM de larga duración, BV, despido, NSPP, salida por cambio de centro de trabajo ó cambio de puesto pendiente de cubrir.

-Solución para borradores ya publicados de la semana en curso. Turnos vacantes/Asignación manual/Cesiones/Subida horas/NH/Cambio centro trabajo.-Solución para borradores ya publicados de próximas semanas. Subida horas/NH/Cambio centro trabajo/Empleado virtual. -Solución para futuros borradores. Empleado virtual.

• Alta tras baja médica de corta duración de turnos ya cubiertos.

-Solución. Asignación manual de turnos.

• Alta tras baja médica de larga duración.

-Solución. Asignación manual por posible intercambio de turnos.

• Incorporación de NH y/o incorporación por cambio de centro de trabajo.

-Solución. Asignación manual por intercambio de turnos. IMPORTANTE: al volver a aplicar una planificación desde un borrador, todos los trabajadores recibirán una notificación vía APP incluso si no se han modificado sus asignaciones. Si sólo queremos que reciban la notificación los trabajadores afectados debemos realizar las modificaciones pertinentes en el borrador y guardar (sin aplicar planificación). Para evitar fallos y no generar incertidumbre en el equipo por cambios de horario a mitad de semana, en caso de pequeñas modificaciones manuales se recomienda realizarlas desde el apartado asignaciones dentro de la sección planificación y no desde el propio borrador.

La sección de necesidades se completa automáticamente cuando copiamos propuesta desde la sección de distribución del presupuesto (se verá en el paso III).Es decir, la sección de necesidades se completa automáticamente WoW en función de dos parámetros establecidos por el/la planificador/a (SM):

• La plantilla de necesidades para tareas fijas: producción, recepción HAVI, limpieza menaje y profunda, etc.
• La proyección (forecast) para tareas variables: servicios (se verá en el paso III).

La sección de necesidades es equivalente al benchmark del histórico file de horarios de VICIO, pero ahora con Orquest es dinámico WoW en función de las necesidades de la store. Resumen: hasta que no copiamos una propuesta (la de Orquest o la de las horas ordinarias), el sistema no genera unas necesidades.

• Desde el apartado personas de la sección gestión de empleados tendremos que añadir los días excepcionados que correspondan y la store de destino.

Día excepcionado: serán los días de la semana en los que la persona estará excepcionada de planificación en la store.

• Ejemplo: KP40 que hace 24h/wk en MAL entre X-J-V-S-D y 16h/wk en AMG entre L-M con contrato en Orquest en MAL.

El/la SM de MAL tendrá que añadir los L-M como días excepcionados:

• Lunes: store Malasaña y duración compartida entre días de 8h.
• Martes: store Malasaña y duración compartida entre días de 8h.

Para ver toda la información relativa a turnos asignados, incidencias y descansos en formato semanal y mensual. Detalle de visualización de turnos con etiqueta:

• Las etiquetas permiten hacer reminders a los empleados en días concretos.
• En el ejemplo se recuerda que hay que realizar el curso de Manipulador de Alimentos el martes 15 de octubre.
• Las etiquetas se generan desde el apartado asignaciones de la sección planificación. Basta con añadir la etiqueta en el día y persona que corresponda (con el botón derecho).
• Cada vez que se publica un borrador (aplicar planificación) se notifica a toda la plantilla.
• Cada vez que se modifican las asignaciones o se guardan cambios en un borrador publicado (sin aplicar planificación) se notifica sólo a los empleados afectados del cambio de horario.

Una vez que el trabajador está virtualmente en la store de destino tenemos tres opciones que en todos los casos notificarán al trabajador vía APP: Recomendada: introducir los turnos manualmente desde el apartado asignaciones de la sección planificación. No se debe utilizar la opción intercambiar turnos para que se genere el absentismo (que debemos seguir introduciendo en Factorial) por la falta de fichaje que se tendrá que justificar a posteriori.No recomendada: generar la oferta de turnos vacantes acordada y enviársela sólo al trabajador en cuestión para que la acepte. Añade un paso adicional al haberse acordado los turnos previamente.Nada recomendada: introducir los cambios manualmente desde el apartado borradores de la sección planificación. Existe el riesgo de aplicar la planificación por error y sembrar un pánico innecesario de cambio de horario a mitad de semana en toda la plantilla.

Horas fijas: acceso directo a la plantilla de necesidades por si quisiéramos realizar modificaciones.

• Llega una notificación vía APP a todos los trabajadores seleccionados (KP/DA/KA/SSM).
• Podemos establecer oferta de turno vacante incluso en turno partido.

-Debemos establecer un vencimiento de la oferta x minutos/horas antes del comienzo del turno.

• El/la primer@ que se apunte se auto-asignará las horas extras/complementarias.

-Automáticamente aparecerá reflejado en Orquest como horas asignadas al trabajador/a.-El/la trabajador/a deberá fichar con normalidad todas las horas asignadas para quede registro.

• Si algún trabajador/a quisiera apuntarse a posteriori, las extras/complementarias ya no estarían disponibles.

No recomendado: preguntamos por el grupo de WA al equipo y asignamos manualmente las horas extras/complementarias desde el apartado asignaciones.

Vacantes: para recibir ofertas de turnos vacantes.

• Ejemplo de notificación de turno vacante.
• Ejemplo de aceptación de turno vacante.
• Ejemplo de oferta de turno vacante NO disponible: aparece la notificación inicial, pero la oferta ya no está disponible porque alguien ya la ha aceptado.

Como se ha explicado en la formación, sólo podrá apuntarse una persona a cada oferta de turno vacante:

Ejemplo de aceptación de turno.

Ejemplo turno vacante No disponible

Peticiones: para enviar peticiones y consultar su estado.

Detalle de petición: permite solicitar tanto día de libranza como indicar día de disponibilidad.

Para copiar la propuesta de Orquest basta con pulsar el símbolo de copiar de la columna Propuesta ORQUEST. Automáticamente la columna Mi Propuesta cambiará mostrando las horas de la propuesta copiada. El fondo de la celda representa el volumen de pedidos esperado DoD: hay un nivel por día de la semana. Automáticamente se generarán las necesidades de la semana en función de la propuesta elegida.

Asignación manual por intercambio de turnos. La información de empleados se actualiza a través de Factorial una vez al día automáticamente (de madrugada).

• Si la replanificación no pudiera esperar a mañana tendremos que modificar la información manualmente desde la sección personas añadiendo manualmente a los empleados.

-En estos casos tendremos que seguir los pasos indicados en las diapositivas anteriores utilizando la herramienta de asignación manual por intercambio de turnos para todos los borradores publicados. Según la inmediatez de la incorporación del NH ó el cambio del centro de trabajo:

1. Incorporación inmediata: asignación manual por intercambio de turnos con el empleado al que sustituye.
2. Incorporación no inmediata: asignación manual por intercambio de turnos con el empleado virtual al que sustituye.

Personas: dashboard con data de la plantilla de la store.

Se actualiza de forma automática DoD a través de la API Factorial -> Deliclever -> Orquest. Los siguientes campos se vuelcan de Factorial a Orquest automáticamente:

• Id.: es el DNI/NIE que identifica a cada persona (coincide con el campo tarjeta de empleado).
• Nombre y Apellidos: para identificar al trabajador/a.
• Sección: sólo tenemos la sección general en VICIO. Si utilizáramos Orquest en HQ, la sección de las stores y de HQ serían diferentes.

• Grupo: Gestión para SM, SSM para SSM, Cocina para KA, Sala para DA y Pica para KP.
• Categoría: Store Manager, Store Shift Manager, Kitchen Assistant, Delivery Assistant y Kitchen Porter.
• Referencia base horaria semanal: 10h, 16h, 20h, 25h, 30h, 32h ó 40h semanales en función de las horas de contrato.
• Tipo de contrato: DA, KA y KP (+SM/SSM).

Si alguno de los campos anteriores no se completara automáticamente, escala la incidencia a tu Manager. Tendremos que revisar WoW que las personas que aparecen en Orquest y Factorial coinciden. Podríamos comparar vs. el antiguo file de horarios, donde también se actualizan los nombres automáticamente. Adicionalmente existen dos campos en la sección personas que serán relevantes cuando se replanifique: 1. Virtual: aparecerá un tic para aquellos trabajadores que sean virtuales. 2. Cesión: aparecerá un tic para aquellos trabajadores cedidos temporalmente desde otras stores.

Existen dos propuestas o criterios que podemos utilizar para generar las necesidades de cada semana:

Propuesta ORQUEST: es la propuesta que debemos copiar. Orquest genera las horas de necesidades en base a la proyección establecida previamente y al presupuesto horario mensual informado por vuestr@ AM. En caso de necesitar más horas que las ordinarias disponibles NO dará extras/complementarias automáticamente. Pero sí nos ayudará a ver qué días y servicios tenemos más descubiertos.

Horas ordinarias: no recomendada. Orquest genera las horas de necesidades considerando exclusivamente las horas ordinarias disponibles. Las horas ordinarias disponibles no incluye incidencias (vacaciones/descanso, bajas, etc.) ni vacantes abiertas.