Formation Managers Module Performance

FORMATION SIRH

MODULE "PERFORMANCE"

Démarrer

les regles du jeu

Téléphone éteint ou en mode silencieux

PC pour les notes et mises en pratique

Pauses

Ponctualité

Vos interlocuteurs pour le module "Performance"

Johanne CEZILLE

Camille COQUEL

I. introduction

QUE VA PERMETTRE L'OUTIL ?

Faciliter l'accès aux données, historiques de formation, gestion des compétences, suivi des objectifs,...

Faciliter la montée en compétences des collaborateurs

Créer des passerelles métiers

Faciliter l'analyse des entretiens annuels

Optimiser la GEPP

Sécuriser les parcours professionnels

II. PROGRAMME

TOUR DE TABLE

Quelles sont vos attentes pour cette formation ?

Programme du jour

V. LES GRANDES ETAPES D'UNE CAMPAGNE

I. INTRODUCTION

VIII. LA PHASE PREPARATOIRE DE L'EA/EP DANS TALENTSOFT

X. LE RÉFÉRENTIEL EMPLOIS

1. PLANIFIER UN ENTRETIEN

VI. OUVERTURE ET FERMETURE D'UNE CAMPAGNE

II. PROGRAMME

XI. POINTS CLES A RETENIR

2. SAISIR UN FORMULAIRE

VII. PREPARER ET MENER LES ENTRETIENS ANNUELS

III. PRÉSENTATION GÉNÉRALE TALENSOFT

XII. ET APRES...

3. AJOUTER DES NOTES

IV. MON TALENTSOFT

4. DELEGUER UN ENTRETIEN

IX. LA VALIDATION D'UN FORMULAIRE

III. PRESENTATION GENERALE TALENTSOFT

connexion à talentsoft

Application web, accessible via Internet

Déconnexion après 60 min d'inactivité

Base "Test" pour la formation

premiere connexion

Se connecter sur Talentsoft

Changer le mot de passe par défaut

> Ouvrir le mail avec les éléments de connexion > Choisir le navigateur Google Chrome > Cliquer sur le lien de la base test dans le mail > Ajouter le lien de la base test en favori > Saisir le nom d'utilisateur et le mot de passe

> Cliquer sur l'icône du compte utilisateur > Cliquer sur "changer de mot de passe" > Saisir le mot de passe par défaut et choisir un nouveau mot de passe

page d'accueil

Compte Utilisateur

Menu Burger

Menu Bento

Recherche rapide salarié

Bouton Gérer

Widget

IV. Mon TALENTSOFT

MON TALENSOFT - menu de navigation

Rappel : Accès au module via le Menu Bento Accès aux tuiles via le Menu Burger

Navigation - Mon Espace > Mon Profil

Mon profil permet d'accéder au Mini CV de l'utilisateur (Informations générales, expériences, formations, informations complémentaires)

Profil Collaborateur

« Profil Collaborateur » dans la partie « Mon Équipe » du menu de navigation permet de visualiser les historiques de ses collaborateurs (mobilités, objectifs, formulaires, documents, certifications).

menu de navigation DU collaborateur

Mon espace : 1 - Mon profil : Mini CV 2 - Mes formulaires : Tableau de bord des formulaires 3 - Mes documents RH 4 - Souhaits de formations : Tableau de bord des souhaits de formation saisis dans un formulaire 5- Souhaits de mobilité : Tableau de bord des souhaits de mobilité saisis dans un formulaire

NAvigation - gestion dES widgetS

Le menu déroulant dans MON ESPACE permet de contextualiser les widgets présentés à l’écran en choisissant entre :

• Mes N-1 : Permanents
• Mon équipe (mes N-X) : Permanents + Switchers
• Mon périmétre : correspond au périmètre de l’utilisateur sur le module Performance

widget: mes LIENS

Le widget « Mes liens » permet de visualiser et éditer des : - Liens généraux (c’est-à-dire poussés par un administrateur RH à tous les utilisateurs de l’application) - Liens redirigeant sur une page Talentsoft - Liens redirigeant sur des pages externes

widget: mes actions

Ce widget "Mes Actions" permet l’accès aux formulaires à effectuer, en cours de saisie ou validés, en campagne ou en hors campagne, à valider pour ses collaborateurs ou à compléter/valider pour soi-même.

Le code couleur vous indique l'état du formulaire. Ex : Erreur peut s'afficher si le manager n'est pas rattaché au collaborateur.

widget: mON SUIVI

Ce graphique présente les statistiques d’avancement de saisie des formulaires de l’utilisateur en tant qu’évaluateur.

widget: LEURS SUIVIS

Ce graphique présente l’état d’avancement des formulaires des évaluateurs

widget: MES FORMULAIRES

Le Widget « Mes formulaires » permet à l’utilisateur connecté d’accéder aux formulaires sur lesquels il a été évalué (en campagne ou hors campagne).

widget: LEURS FORMULAIRES

En tant que manager lorsque vous vous rendez sur mon périmètre vous aurez le Widget « Leurs formulaires » permettant d’accéder aux formulaires sur lesquels les membres de votre équipes ont été évalués.

NAvigation - MES requÊtes

Le requêteur est le moteur de recherche de l’application Talentsoft. C’est un outil transverse à de nombreux modules. Il permet de retrouver des ressources (ex : collaborateur, item évalué dans une campagne, besoins de formation…) associées à des mots ou à des critères spécifiques.

V. Les grandes etapes d'une campagne D'ENTRETIENS ANNUELS

Les grandes etapes d'une campagne

VI. Focus sur le lancement d'une campagne

OUVERTURE ET FERMETURE D'UNE CAMPAGNE

Le Service RH "lance" la campagne EA/EP.Le lancement de la campagne est réalisé par l'envoi d'un mail.2 envois différenciés : --> Un envoi d'email à tous les managers évaluateurs --> Un second pour tous les collaborateurs à évaluer Dès que la date de fin de campagne est atteinte, la campagne est automatiquement cloturée et les entretiens ne peuvent plus être réalisés. Cependant on peut toujours réouvrir une campagne fermée.

VI. PRéPARER ET MENER les entretiens annuels

A l'idée de faire passer un entretien d'évaluation, j'ai peur de...

ET VOUS EN TANT QUE MANAGER ? COMMENT ABORDEZ VOUS L'ENTRETIEN ANNUEL ?

Je trouve que l'entretien annuel, c'est inutile, parce que…

Je trouve que l'entretien annuel, c'est utile, parce que…

Pour réussir à faire un entretien utile, j'ai besoin de ...

COMMENT GERER LES SITUATIONS DELICATES EN ENTRETIEN ?

Situation 1 : "Je n’y suis pour rien, c’est la faute de mes collègues ou des autres services ».

Situation 2 : "Je travaille bien ! Augmente-moi".

Situation 3 : "J'ai une charge de travail trop importante, je suis au bord du burn out".

Dans ces 3 situations, comment réagissez-vous ?

CAs pratique

Situation 1: "Je n’y suis pour rien, c’est la faute de mes collègues ou des autres services »

1. Créer un climat d'écoute et de bienveillance : Commencer par reconnaitre que des facteurs externes peuvent avoir eu un impact, mais faire attention à ne pas les valider comme des excuses exclusives. Exemple : « Je comprends que certaines situations externes ont pu influencer la réalisation de tes objectifs. C'est effectivement possible que des défis liés à l'équipe ou à d'autres services soient survenus. » 2. Amener à la responsabilisation : Encourager le collaborateur à prendre du recul et à évaluer ce qui était sous son contrôle. Poser des questions ouvertes pour l'amener à réfléchir sur sa propre contribution. Exemple : « Cependant, j'aimerais que nous réfléchissions ensemble à ce que toi, personnellement, tu aurais pu faire dans ces circonstances. Quelles actions as-tu mises en place pour surmonter ces obstacles ? Y a-t-il des choses que tu aurais fait différemment ? » 3. Identifier les axes d'amélioration : Accompagner le collaborateur dans l'identification de solutions pour éviter que cette situation ne se reproduise à l'avenir. L'idée est de l'encourager à anticiper et à trouver des leviers d'action pour mieux gérer les interactions avec ses collègues ou les autres services. Exemple : « Quelles solutions pourrait-on envisager ensemble pour améliorer la collaboration avec tes collègues ou les autres services à l'avenir ? Y a-t-il des outils ou des compétences que tu souhaiterais développer pour mieux gérer ces situations ? » 4. Fixer des objectifs concrets et mesurables : Une fois les points d'amélioration identifiés, reformuler les objectifs pour la période suivante, en incluant des critères de collaboration ou de communication si nécessaire, afin que le collaborateur sache sur quoi travailler concrètement. Exemple : « Je te propose qu'on travaille ensemble sur ces points et qu'on fixe des objectifs précis, par exemple en matière de communication proactive avec les autres services. On pourrait faire un point régulier pour voir comment cela évolue. »

Approche pouvant être adoptée en tant que manager

CAs pratique

Situation 2: "Je travaille bien. Augmente-moi"

1. Reconnaître l'effort et le travail fourni : Reconnaitre l'engagement et les efforts du collaborateurExemple : « Je te remercie pour ton investissement et le travail fourni. C'est important pour nous d'avoir des collaborateurs qui sont engagés et performants. » 2. Introduire le lien entre performance et évolution : Orienter ensuite la discussion sur la manière dont les augmentations ou les promotions sont généralement liées à des performances et à des objectifs atteints, tout en mettant l'accent sur la contribution globale au sein de l'équipe ou d'Alliance Emploi Exemple : « L’augmentation salariale est souvent liée non seulement à la qualité du travail, mais aussi à l'impact concret que tu apportes à l’équipe et à l’atteinte de résultats au-delà des attentes. Il est important de pouvoir démontrer une progression continue et une valeur ajoutée dans tes missions. » 3. Poser des questions pour inciter à la réflexion : Utiliser des questions ouvertes pour encourager le collaborateur à réfléchir sur ses contributions réelles, l’impact de son travail et les domaines d'amélioration potentiels. Exemple : « Selon toi, quelles sont les réalisations spécifiques qui montrent que tu as dépassé les attentes cette année ? Et dans quels domaines penses-tu pouvoir encore progresser pour avoir un impact encore plus fort ? » 4. Encourager la transparence sur les critères d’augmentation : Aborder les critères qui régissent les augmentations pour que le collaborateur comprenne mieux le processus. Exemple : « Je souhaite aussi que tu comprennes que les augmentations sont liées à des critères comme [les résultats financiers,... Mais je suis là pour t’accompagner afin que tu puisses atteindre tes objectifs."

Approche pouvant être adoptée en tant que manager

CAs pratique

Situation 3: "J'ai une charge de travail trop importante. Je suis au bord du burn out"

1. Reconnaître le ressenti : Commencer par reconnaître la situation. Cela permet de créer un climat de confiance et d’écoute. Exemple : « Merci de m’avoir parlé de ton ressenti. Je comprends que tu te sentes submergé, et il est essentiel de prendre en compte ce que tu vis. Ton bien-être est une priorité pour nous. » 2. Explorer la situation en profondeur : Inviter le collaborateur à exprimer plus en détail ce qui le met dans cette situation. Cela aidera à mieux comprendre les causes sous-jacentes et à cerner les aspects spécifiques de la charge de travail qui sont problématiques. Exemple : « Peux-tu me dire plus précisément ce qui te pousse à te sentir ainsi ? Y a-t-il des tâches ou projets particuliers qui te semblent difficilement gérables ? Est-ce une accumulation de tâches ou des délais trop serrés qui te pèsent ? » 3. Encourager à prioriser : Aider la collaborateur à réfléchir sur la gestion de ses priorités (et sur les opportunités de déléguer certaines tâches) ou de mieux organiser son temps. Ce travail de priorisation peut l’aider à mieux gérer sa charge de travail. Exemple : « Explorons ensemble les priorités actuelles. Quelles tâches te semblent les plus pressantes ou les plus chronophages ? Y a-t-il des éléments que nous pourrions déléguer ou repousser ? » 4. Envisager des solutions immédiates : En tant que manager, il est aussi important de proposer des solutions concrètes pour alléger la charge de travail ou mieux l'organiser Exemple : « Est-ce que tu as besoin de support supplémentaire sur certains projets ? Peut-on envisager une réorganisation temporaire des tâches ou faire appel à des ressources extérieures pour t’aider ? » 5. Proposer un suivi et un accompagnement : Pour prévenir un nouvel épisode de surcharge, proposer de suivre la situation de près, avec des points réguliers pour ajuster les choses si nécessaire. Exemple : « Nous pourrions mettre en place des points réguliers pour revoir ta charge de travail et voir comment tu te sens. De plus, si tu penses que certaines compétences en gestion du temps ou en organisation pourraient t'aider, je suis à ta disposition pour t’accompagner dans ce sens. »

Approche pouvant être adoptée en tant que manager

COMMENT fixer LES objectifs lors de l'EA ?

Tout d'abord, relire les évaluations passées de vos N-1, l’historique de leurs performances, ... Est-ce que les difficultés ont été surmontées ? Si non, pourquoi ? Focus sur la méthode SMART S comme Spécifique : l'objectif doit être clair M comme Mesurable : l'objectif doit être quantifiable afin de s'assurer de sa réussite A comme Atteignable : l'objectif doit tenir compte des ressources et compétences disponibles R comme Réaliste : il s'agit ici d'évaluer la pertinence de l'objectif et d'en apprécier la rentabilité et le contexte : est ce le moment de le réaliser ? T comme Temporel : l'objectif doit être délimité dans le temps Exemple d'objectif professionnel Pour le métier de - Chargé de Recrutement et Développement des Compétences - Process de recrutement à améliorer : S : Réduire le délai moyen de recrutement pour les postes techniques M : Passer de 45 jours à 30 jours en moyenne pour pourvoir un poste technique A : En optimisant les annonces d'emploi et en utilisant des outils de présélection R : Avec l'accompagnement du Service RH T : Objectif à atteindre dans les 6 prochains mois

COMMENT REDIGER DES COMMENTAIRES LORS DES ENTRETIENS ANNUELS ?

Formuler des commentaires justes et pertinents Notifier les forces, réussites et faiblesses d’un collaborateur doit lui servir à prioriser ses axes d’amélioration. Focus sur le feedback - Empathique : il ne cherche pas à heurter mais à guider et faire grandir - Franc : il ne se cache pas entre "deux tranches" de feedbacks positifs - Ultra contextualisé : il est toujours précis et rattaché à des éléments tangibles. - Positif : il est toujours formulé en vue d’une amélioration, de futurs objectifs Utiliser les bons mots pour transmettre efficacement votre message - Eviter les verbes basiques “faire”, “être”, “avoir” et préférez les verbes d'action - comme "résoudre", "établir" et "éliminer" -, car ils ont un impact plus important dans la mesure où ils expriment clairement le comportement démontré. ‍- Eviter toutefois les verbes passe-partout comme “optimiser” ou “transformer”. - Éviter les valeurs absolues et les généralisations comme “toujours” ou “jamais”. - Eviter les phrases génériques comme 'Très bon travail" ou "Tu es remarquable avec les adhérents"

COMMENT REDIGER DES COMMENTAIRES LORS DES ENTRETIENS ANNUELS ?

Donner des exemples précis Durant un entretien d'évaluation, une remarque doit toujours être contextualisée Ilustrer votre propos par des exemples concrets Décrire : 1. La situation dans laquelle l'évènement s'est produit 2. Le comportement qui a été observé 3. La manière dont cela a eu un impact sur le projet, le collaborateur,...

VIII. LA phase preparatoire DE L'EA/EP dans TALENTSOFT

1. Planifier un EA/EP

Planifier un EA/EP

En tant qu'évaluateur, il faut cliquer sur "mes actions" et sélectionner le collaborateur. Vous arriverez à la page pour saisir l'entretien annuel

2. Planifier votre entretien en cliquant sur le calendrier. 3. Fixer la date et l'heure de l'entretien

Planifier un EA/EP

Dans certains cas exceptionnels, vous pouvez spécifier la situation rencontrée et donc modifier le statut de l'entretien manuellement en cliquant dans le calendrier sur "Entretien annulé ou refusé?": 1- Entretien annulé 2- Entretien refusé

2. SAISIR UN formulaire

L'EXEMPLE DE L'EA

Dans le formulaire de l'entretien annuel, vous retrouverez les parties suivantes:

• Information Collaborateur
• Information Manager
• Partie 1: Bilan de l'année
• Partie 2: Evaluation des compétences
• Partie 3 : Développement des compétences et besoins en formation
• Partie 4: Objectifs
• Partie 5: Conditions d'exercices de l'activité professionnelle
• Synthèse

PREPARATION DE CONFIDENTIALITE DE L'ENTRETIEN

3. AJOUTER DES NOTES DANS UN ENTRETIEN

Mon bloc-notes privÉ

Bouton du bloc notes confidentiel pour le manager et le collaborateur évalué: En cliquant sur ce bouton, il est possible d’accéder à ses notes confidentielles prises durant toute la phase de préparation. Il est possible de prendre des notes soit en cliquant sur ce bouton, soit en cliquant sur l'icône de « notes » accessible sur chaque titres dans le formulaire. Il est également possible d’imprimer ses notes à tout moment.

4. Déléguer un entretien

Déléguer un entretien

Délégation Utilisé dans un workflow d’évaluation :

• En cas d’absence temporaire d’un évaluateur
• Pour avis (ancien manager, autre évaluateur)

1. Rendez-vous sur la page d'accueil
2. Sélectionner la campagne
3. Cliquer sur l'encadrement de "mon suivi"
4. Cliquer sur "délégué"
5. Saisir le nom et le prénom de la personne a qui vous délégué l'entretien
6. Cliquer sur le nom s'affichant avec le matricule
7. Valider

Si vous souhaitez arrêter la délégation à l'étape 3, vous selectionnez "arrêter la délégation"

IX. LA VALIDATION D'UN FORMULAIRE

VALIDATION D'UN FORMULAIRE par le manager

Après avoir vérifié les informations saisies, cliquer sur pour valider le formulaire.

Si vous souhaitez revenir sur le formulaire afin d'ajouter ou modifier le contenu, cliquer sur la disquette pour enregistrer et non sur Car une fois le formulaire validé, vous ne pourrez plus le modifier et le formulaire est sera alors accessible par l’évalué.

Validation d'un EA/EP par le collaborateur

Voici ce qui s'affiche pour le collaborateur à l'étape de validation :

formulaire

Pour sortir du formulaire cliquer sur :

Pour valider le formulaire cliquer sur :

X. Le référentiel METIER

référentiel METIER

Dans Mon talentsoft cliquer sur le référentiel emplois, vous trouverez les domaines puis les emplois. Chaque emploi possède une fichier métier reprenant:

• Les compétences techniques
• Les compétences transverses
• Les compétences comportementales

CAS PRATIQUES

Comment consulter le parcours du collaborateur ?

A quel moment la confidentialité d'un entretien est-elle levée ?

XI. POINTS CLES A RETENIR

Points cles à retenir

• La campagne 2024 pour les Permanents débutera le 28 octobre 2024 et terminera le 30 novembre 2024.

• Dès que la fin de la campagne est atteinte, la campagne est automatique cloturée et les entretiens ne peuvent plus être réalisés.
• Cependant, on peut toujours réouvrir une campagne fermée, ou reporter sa cloture.

• Un formulaire peut être délégué en cas d'absence temporaire d'un manager.

--> Pas de délégation en cascade : "Si on m'a délégué un formulaire, je ne peux le déléguer à nouveau".

• Il se peut que le manager ait validé son formulaire plus vite que prévu. Il est possible de repasser le formulaire en "en cours de saisie". Cette manipulation est à la main de l'administrateur. Cette demande exceptionnelle doit être formulée auprès de vos interlocuteurs sur le module Performance.

XII. ET APRèS...

ET APRèS...

• Transmission des notices/tutos à destination des collaborateurs "évalués" -> 23 octobre

• Formation à l'outil des managers de switchers -> Mars 2025

• Formation des managers au module "Talent Review" (Comité Carrière) -> Entre avril et mai 2025

THE END

Avez-vous d'autres questions ? Nous vous invitons à consacrer quelques minutes à ce questionnaire d'évaluation à chaud

MERCI

« Mes N-1 » n’apparaît que si : L’utilisateur a au moins 1 collaborateur dans ses N-1 ET Les collaborateurs dans « Mes N-1 » sont différents de « Mon Équipe » « Mon Périmètre » n’apparaît que si : L’utilisateur a au moins 1 collaborateur dans son périmètre pour le module « Performance » ET - les collaborateurs de mon périmètre sont différents de « Mon Équipe

Le caractère « privé » de ce bloc-notes n’a aucune incidence sur l’application du RGPD car il s’agit d’un traitement de données personnelles réalisés par Alliance Emploi. La CNIL rappelle que conformément au principe de minimisation des données, seules peuvent y figurer les informations adéquates, pertinentes et non excessives au regard de la finalité du traitement, à savoir l’évaluation et le suivi de carrière du salarié. Les informations y figurant doivent ainsi être objectives et l’employeur doit faire en sorte d’empêcher que des commentaires trop subjectifs, outranciers voire insultants. Par conséquent, Il faudra toujours garder à l’esprit que les personnes concernées peuvent accéder aux informations les concernant, de même que la CNIL, notamment en cas de contrôle. La sensibilisation des personnes amenées à alimenter ces zones est donc essentielle et permet un « autocontrôle » de chacun afin de n’écrire que ce que l’on est en mesure de présenter et d’assumer

Définition des états du formulaires

A effectuer: En cours: Soumis: Validé: Problème de workflow: Erreur:

Attention, la confidentialité se retire passer l'horaire et la date prévue. En cas d'annulation ou de report d'EA/EP, vous devez modifier la date et l'horaire avant celle indiqué.

Exemple: Un entretien est prévu le 10/11/2024 à 12h00Si l'entretien est annulé pour le lendemain à la dernière minute ce qui signifie que vous n'avez pas eu le temps de changer la date et l'horaire de l'entretien alors que le collaborateur pourra voir la saisie du manager.

A quel moment la confidentialité d'un entretien est levée ?

• Dès lors que vous avez passer l'horaire et la date prévue

Comment consulter le parcours d'un collaborateur ?

1. En allant dans la partie « Mon Équipe » du menu de navigation
2. Sélectionner le collaborateur de votre équipe
3. Vous pourrez alors visualiser les historiques de vos collaborateurs (objectifs, formulaires, documents, certifications)

RGPD

Les mots de passe sont confidentiels et personnnels....

Lorsque le formulaire est délégué : Le lien d’accès au formulaire disparait du Widget Mes Actions pour l’évaluateur initial

• L’évaluateur initial ne peut plus accéder au formulaire en saisie
• L’évaluateur initial peut, à tout moment, arrêter la délégation et reprendre la main sur le formulaire via le Widget Mon suivi

• Le lien d’accès au formulaire s’affiche dans Mes Actions pour le délégué sélectionné
• Le délégué hérite des mêmes fonctionnalités que l’évaluateur initial (saisie, validation)
• En cas de validation par le délégué, l’organisation ne change pas dans le workflow
• Les notifications automatiques qui devaient être envoyées à l’acteur de l’étape 1 seront envoyées à l’évaluateur initial

Lorsque le formulaire est délégué : Le lien d’accès au formulaire disparait du Widget Mes Actions pour l’évaluateur initial

• L’évaluateur initial ne peut plus accéder au formulaire en saisie
• L’évaluateur initial peut, à tout moment, arrêter la délégation et reprendre la main sur le formulaire via le Widget Mon suivi

• Le lien d’accès au formulaire s’affiche dans Mes Actions pour le délégué sélectionné
• Le délégué hérite des mêmes fonctionnalités que l’évaluateur initial (saisie, validation)
• En cas de validation par le délégué, l’organisation ne change pas dans le workflow
• Les notifications automatiques qui devaient être envoyées à l’acteur de l’étape 1 seront envoyées à l’évaluateur initial

Définition des états du formulaires

A effectuer: En cours: Soumis: Validé: Problème de workflow: Erreur: