arte-de-presentar

Gonzalo Álvarez Marañón

El Arte de Presentar

INTRODUCCIÓN

presentación requerirá que ejercites mucho más

Las presentaciones constituyen un proceso creativo, que implica la participación holística de ambos hemisferios del cerebro. La transformación de tu contenido en una tu lado emocional y artístico.

paso del tiempo?

responsable de tu presentación!

¿Cuándo fue la última vez que estuviste en una presentación sin que notaras el

los asistentes: son aburridas, difíciles de seguir,

Las presentaciones tienen un coste enorme en tiempo y dinero: ¡RENTABILÍZALAS! La mayoría de las presentaciones poseen el efecto de causar la “muerte por PowerPoint” de con transparencias que dañan el mensaje en lugar de contribuir a comunicarlo. La culpa no la tienen las herramientas de creación de presentaciones (slideware) sino el mal uso que se hace de ellas. ¡Tú eres el

mediante la práctica

Las habilidades de presentación pueden aprenderse y mejorarse

NTRODUCCIÓN

RESENTAR

RTEDE

- I

E A

Fomentar la comprensión y el recuerdo

Dirigir y mantener la atención

Conectar con la audiencia

los primeros segundos. Fomentar la comprensión y el recuerdo Tu presentación debe ser fácil de seguir, digerir y recordar.

comunicación resultará eficaz. Dirigir y mantener la atención Debes dirigir a tu audiencia para que preste atención a lo que es importante desde

Tu mensaje debe conectar con los objetivos e intereses de tu audiencia. Sólo así tu

Conectar con la audiencia

Los tres objetivos de toda presentación

NTRODUCCIÓN

RESENTAR

RTEDE

- I

E A

PLANIFICACIÓN

nos resulta muy duro imaginarnos cómo era no conocerlo

La Maldición del Conocimiento: una vez que conocemos algo,

3. Los conceptos específicos y la información que

presentaciones.

referencias.

Conoce a tu audiencia y conócete a ti mismo y saldrás triunfador en mil

la jerga y los acrónimos. 2. Los tipos de ayudas visuales que empleas.

1. El lenguaje que utilizas: usa frases sencillas y evita

nivel que conecte con lo que la audiencia ya sabe:

audiencia. Para llegar a la audiencia, sintoniza tu charla a un

No escatimes esfuerzos para indagar cómo es tu

necesidades

Debes conocer a la audiencia para ajustar tu presentación a sus intereses y

UDIENCIA

LANIFICACIÓN

RESENTAR

RTEDE

- P

E A

¿Qué quiero que hagan?

Responde a las siguientes preguntas sobre la audiencia:

¿Cuántos son? ¿Quiénes son? ¿Por qué están aquí? ¿Cuáles son sus inquietudes? ¿Cómo puedo solucionar su problema? ¿Cómo puedo llegarles mejor? ¿Cómo podrían resistirse? ¿Qué saben sobre el tema?

Mapa de las necesidades de la audiencia

Cuando presentamos, a menudo está sonando en nuestra cabeza una melodía que la audiencia no puede escuchar. ¿Qué melodía es?

La soledad del tamborilero

JERCICIO

LANIFICACIÓN

RESENTAR

RTEDE

- P

E A

3. Utiliza recordatorios de tiempo durante la

presentación.

presentación. 2. Ensaya.

1. Dimensiona adecuadamente la

tiempo:

Sigue estas tres estrategias para gestionar el

del tiempo asignado.

Debes mantenerte escrupulosamente dentro del límite de tiempo asignado a tu presentación. Dimensiona tu presentación para utilizar un 80%

tiempo

El mayor pecado es pasarse del

¿Alguna vez alguien se ha quejado porque una presentación fuera corta?

IEMPO

LANIFICACIÓN

RESENTAR

RTEDE

- P

E A

audiencia.

eliminado. La pregunta más importante de la audiencia que debes responder: ¿Por qué debería importarme? Debes ponerte siempre en el lugar de la

el norte que marcará el camino a seguir.

El mensaje fundamental o idea fuerza es

audiencia. Evita proporcionar información irrelevante o detalles secundarios. Todo aquello que no contribuya a comunicar el mensaje, debe ser

puedas dejárselo igualmente claro a la

Ninguna presentación puede proporcionar toda la información sobre un tema. Debes tener muy claro cuál es el mensaje fundamental de tu presentación, para que

El gran error de la mayoría de presentaciones es querer decirlo todo

ENSAJE

LANIFICACIÓN

RESENTAR

RTEDE

- P

E A

CUERPO

Conclusión

Ideas terciarias

Ideas secundarias Inicio

Ideas clave

LANIFICACIÓN

RESENTAR

RTEDE

10

- P

E A

ESTRUCTURA

Nunca trasplantes ciegamente los contenidos del documento a la presentación

totalmente diferente del acto de leer un documento en solitario. La audiencia depende de ti para que la guíes y orientes en todo momento.

es

en vivo

presentar

de

acto

El

Aunque muchos aspectos de la estructura de una presentación son similares a los de un documento, al menos cuatro aspectos difieren: 1. Orienta a la audiencia con la gran foto al principio, detalles en el medio y la gran foto al final. 2. Proporciona una hoja de ruta para que la audiencia sepa dónde está en todo momento. 3. Señaliza bien las transiciones entre las distintas partes de la presentación. 4. Adapta la complejidad de la presentación a la capacidad de procesamiento de la audiencia.

Una presentación no es un documento

ONTENIDO

STRUCTURA

RESENTAR

RTEDE

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- E

E A

formarse una idea acerca del orador

La audiencia necesita tan sólo 8 segundos para

4. ¿Cómo está organizada la presentación?

Empieza con un pistoletazo.

audiencia: 1. ¿Quién es esta persona que nos está hablando? 2. ¿De qué trata la presentación? 3. ¿Por qué la presentación es importante?

posible. ¡Memorízalo! Responde a las siguientes preguntas que se hace la

Arranca con un inicio lo más claro y memorable

Esfuérzate por cautivar el interés de la audiencia desde el primer segundo

NICIO

STRUCTURA

RESENTAR

RTEDE

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- E

E A

4. Anécdota o historia personal

3. Retrospectiva/Prospectiva 5. Cita de una fuente reconocida 6. Analogía o metáfora 7. Elemento original.

Prepara un inicio para tu presentación que utilice uno o más de los siguientes recursos: 1. Pregunta dirigida a los miembros de la audiencia 2. Hecho poco conocido o estadística sorprendente

Aperturas para empezar con fuerza tu presentación

JERCICIO

STRUCTURA

RESENTAR

RTEDE

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- E

E A

vieja historia

Toda historia no es sino una variación de la misma

Las historias son la forma más poderosa de comunicación.

Selecciona los detalles que sirvan para comprender

tu mensaje. Haz participar a la audiencia. Cuenta una o más historias. Mejor aún: estructura toda tu presentación como una historia.

Si la complejidad lo exige, separa el cuerpo en varios módulos, idealmente no más de tres.

principales

El cuerpo constituye la parte más larga de la presentación, donde expones los detalles que soportan tus puntos o ideas

UERPO

STRUCTURA

RESENTAR

RTEDE

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- E

E A

La forma de ilustración más poderosa es la historia

creíble, no tú.

suministrarse con mesura.

La audiencia decide lo que es

proporcionada.

Ilustraciones: A partir de medios de comunicación escritos,

Muestras: Enseña el artículo del que estás hablando. Ejemplos: Acerca el concepto a una experiencia vivida. Estadísticas: Siempre imparciales y de fuentes fiables. Demostraciones: Captan la atención e ilustran el concepto con total realismo, ya sean software o de otro tipo. como libros, periódicos, revistas, etc. Incidentes personales: Hechos acaecidos a uno mismo. Testimonios de expertos: Avalan la información Analogías: Comparaciones que facilitan la comprensión. Datos: Son la base de toda evidencia, pero deben

Aporta evidencias para ganar credibilidad y conquistar la confianza de la audiencia

VIDENCIAS

STRUCTURA

RESENTAR

RTEDE

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- E

E A

apertura y cierre. Mira con esperanza hacia el futuro. Di “gracias” y cállate. Termina a tiempo y con una nota clara y resonante (y positiva).

La conclusión debe ser firme y decisiva,

reducida a una única frase concisa. No memorices tu discurso completo, pero sí su

Pon todo el trabajo en perspectiva. Orienta a la audiencia con la gran foto al inicio, detalles en el medio y la gran foto al final.

La conclusión de una presentación constituye su momento culminante: es el gran recordatorio del tema tratado.

La conclusión es el colofón, el broche de la presentación

ONCLUSIÓN

STRUCTURA

RESENTAR

RTEDE

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- E

E A

Cita inspirativa

Resumen Reafirmación del beneficio Lanzamiento de un reto Afirmación motivadora Apelación a motivos nobles

Prepara una conclusión en una única frase concisa, firme y decisiva.

Conclusiones resonantes

JERCICIO

STRUCTURA

RESENTAR

RTEDE

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- E

E A

Nunca trasplantes ciegamente los contenidos del documento a la presentación

¿qué

entonces

por

Tres elementos en una presentación:

Si tus transparencias tienen sentido sí mismas, necesidad había de ti?

1. Transparencias que el público ve. 2. Notas que sólo tú ves. 3. Documento para que se lleven.

audiencia.

Éstas no deberían tener sentido por sí mismas y por lo tanto sólo serían una distracción si las repartes a la

Entrégale un documento a la audiencia y usa las transparencias como material de apoyo para tu presentación

OCUMENTOS

STRUCTURA

RESENTAR

RTEDE

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- E

E A

DISEÑO

Una sola idea por transparencia

Menos es más

Elegancia

Naturalidad

más?

La estética del zen:

Si el mensaje puede diseñarse con menos elementos, ¿tiene sentido usar

Simplicidad Máximo impacto con los mínimos medios Incluye solamente lo necesario para comunicar un mensaje concreto a una audiencia particular.

Aplica la Navaja de Ockham. Maximiza la relación señal a ruido (SNR) en cada una de tus transparencias.

Hazlo todo tan sencillo como sea posible, pero no más sencillo

IMPLICIDAD

ISEÑO

RESENTAR

RTEDE

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- D

E A

texto del fondo. Utiliza fuentes sin serif. Utiliza fuentes estándar.

Asegúrate de que el tamaño es suficientemente grande para ser

leído sin esfuerzo. Asegúrate de que la audiencia puede discriminar con facilidad el

La mejor receta para el fracaso es asegurarte de que nadie puede leer el texto de tus transparencias.

Utiliza diferentes fuentes solamente para enfatizar o para indicar diferentes clases de información. Utiliza fuentes que sean fáciles de leer.

diferentes clases de información.

Nunca subrayes. Utiliza diferentes colores solamente para enfatizar o para indicar

Evita poner todo en mayúsculas, todo en cursiva o todo en negrita.

Asegúrate de que TODO el texto de tus transparencias puede leerse

UENTES

ISEÑO

RESENTAR

RTEDE

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- D

E A

Si lees tus transparencias, pareces idiota

tu mensaje, no repetirlo.

Tus transparencias deben amplificar

Es posible crear una presentación sin listas de viñetas

apoyándose en dos estrategias básicas: 1. Segmentar el contenido. 2. Usar la creatividad para enmascarar los boliches.

la tentación de leerlo,

Cuanto más texto contiene la transparencia, mayor

Nadie puede hacer una buena presentación con transparencia tras transparencia llena de viñetas

ISTASDEVIÑETAS

ISEÑO

RESENTAR

RTEDE

23

- D

E A

importante. 2. Haz que el título sea tipográficamente distinto. 3. Presenta el título antes de que el contenido sea visible. 4. Sitúa el título en la parte superior de la transparencia.

Consideraciones prácticas 1. Titula cada transparencia de manera que atraiga la atención sobre la información más

Las frases completas declaran el propósito: Añaden perspectiva específica sobre el tema. Reorientan inmediatamente a la audiencia. También reorientan al presentador. Centran inmediatamente al presentador en el mensaje principal de la transparencia.

Los títulos deberían ser frases descriptivas, no palabras clave

ÍTULOS

ISEÑO

RESENTAR

RTEDE

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- D

E A

Nunca practicaremos el exceso

esa animación?

¿Existe algún propósito para que uses

Haz un uso eficaz de las animaciones: 1. Utiliza animación para dirigir la atención 2. Utiliza transiciones para llamar la atención 3. Construye diseños complejos por partes

no seguirlo.

Cuando algo se mueve por la pantalla, es imposible

Las malas animaciones se encuentran entre las características más irritantes

NIMACIONES

ISEÑO

RESENTAR

RTEDE

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- D

E A

que las comunes

Las cosas claramente diferentes se recuerdan mejor

contenido de la charla.

¿Puedes contarlo con un vídeo?

Las secuencias de vídeo deberían ser breves, de no más de 30 segundos, e integrarse en la trama de la historia, es decir, en el hilo de la presentación, pues en caso contrario, el vídeo termina fagocitando la atención, alejándola del orador. El uso de varias secuencias breves de vídeo espaciadas a lo largo de la presentación garantiza mantener a la audiencia alerta y atenta. Deberían incluirse sólo si son relevantes para el

vídeo

Nada es tan ilustrativo como un buen

ÍDEOS

ISEÑO

RESENTAR

RTEDE

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- D

E A

audiencia

Las imágenes poseen la virtud de cautivar a la

mensaje?

¿Esa foto comunica o degrada el

Huye del clipart como de la peste. Utiliza fotos de calidad. Utiliza fotos para: 1. Definir el contexto. 2. Presentar evidencias. 3. Dirigir la atención de la audiencia. 4. Evocar una emoción específica. No seas tímido y usa toda la pantalla.

Las imágenes se recuerdan mejor que las palabras

OTOGRAFÍAS

ISEÑO

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ERCIOS

EGLADELOS

ISEÑO

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E A

Press (2009)

Javier Reyero, Hablar para conVencer, Pearson Prentice Hall (2006)

University Press (2007)

Carmine Gallo, The Presentation Secrets of Steve Jobs, McGraw-Hill (2009)

Aguilar (2008)

Cliff Atkinson, Beyond Bullet Points, Microsoft Press (2007)

Michael Alley, The Craft of Scientific Presentations, Springer (2007) Rick Altman, Why Most PowerPoint Presentations Suck, Harvest Books (2007) Gonzalo Álvarez Marañón, El Arte de Presentar, Gestión 2000 (2012) Robert R. H. Anholt, Dazzle 'Em With Style: The Art of Oral Scientific Presentation, Academic Press (2005) Martin M. Antony, Cómo superar la timidez y el miedo a hablar en público, Amat (2007) Kristin Arnold, Boring to Bravo, Greenleaf Book Group Press (2010) Cliff Atkinson, The Backchannel, New Riders Press (2009) Scott Berkun, Confessions of a Public Speaker, O'Reilly Media (2009) Antonio Briz, Marta Albelda, María-José Fernández, Antonio López Hidalgo, Raquel Pinilla, Salvador Pons, Saber hablar, Bert Decker, You've Got to Be Believed to Be Heard, St. Martin's Press; Revised edition (2008) Nancy Duarte, slide:ology: The Art and Science of Creating Great Presentations, O'Reilly Media, Inc. (2008) Nancy Duarte, resonate: Present Visual Stories that Transform Audiences, Wiley (2010) Juana Erice, Convencer: Descubra los secretos de los grandes comunicadores, ESIC (2010) Stephen Few, Show me the numbers : Designing Tables and Graphs to Enlighten, Analytics Press (2004) Robert L. Harris, Information Graphics: A Comprehensive Illustrated Reference, Oxford University Press (2000) Chip Heath y Dan Heath, Made to Stick, Random House (2007) Guy Kawasaki, The Art of the Start: The Time-Tested, Battle-Hardened Guide for Anyone Starting Anything, Portfolio (2004) Paul J. Kelly, 7-Slide Solution: Telling Your Business Story In 7 Slides or Less, BookSurge Publishing (2005) Stephen M. Kosslyn, Clear and to the Point: 8 Psychological Principles for Compelling PowerPoint Presentations, Oxford William Lidwell, Kritina Holden, and Jill Butler, Universal Principles of Design, Rockport Publishers (2003) Susanah Marriott, Total Meditación, Pearson Educación (2005) John C. Maxwell, Everyone Communicates, Few Connect, Thomas Nelson (2010) Garr Reynolds, Presentation Zen: Simple Ideas on Presentation Design and Delivery, New Riders Press (2008) Garr Reynolds, Presentation Zen Design: Simple Design Principles and Techniques to Enhance Your Presentations, New Riders Garr Reynolds, The Naked Presenter: Delivering Powerful Presentations With or Without Slides, New Riders Press (2010) Dan Roam, The Back of the Napkin: Solving Problems and Selling Ideas with Pictures, Portfolio Hardcover (2009) Carlos Salas, Las once verdades de la comunicación, LID (2010). Jerry Weissman, Presenting to Win: The Art of Telling Your Story, Prentice Hall (2006) Christopher Witt, Real Leaders Don’t Do PowerPoint, Crown Business (2009)

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IBLIOGRAFÍA

RESENTAR

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29

– B

E A

http://www.elartedepresentar.com/

Todos los contenidos de este curso junto con material adicional pueden encontrarse en:

RESENTAR

RTEDE

OBRE

E A

Su último libro ha sido El Arte de Presentar, publicado en 2012 por la editorial Gestión 2000.

También ha impartido numerosos cursos y seminarios sobre el Arte de Presentar y cómo superar el miedo a hablar en público en empresas privadas y en la Administración Pública.

Es Ingeniero Superior de Telecomunicación y Doctor en Informática. Ha publicado varios libros sobre Internet y casi 500 artículos en periódicos y en revistas científicas y profesionales. Imparte regularmente seminarios, cursos y conferencias sobre las tecnologías de la información en foros universitarios, científicos y empresariales.

ARAÑÓN

LVAREZ

ONZALO

OBRE

NFO

UTOR

CERCADEL

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– A

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