AUDITORIA EN LOGISTICA

AUDITORIA EN

LOGÍSTICA

PROPÓSITO Y BENEFICIOS DE UNA

AUDITORIA LOGÍSTICA

PROCESOS LOGÍSTICOS

La logística se relaciona con la administración del flujo de bienes y servicios, desde la adquisición de las materias primas e insumos en su punto de origen, hasta la entrega del producto terminado en el punto de consumo

PROCESO LOGISTICO COMO SISTEMA

• Las actividades logísticas deben coordinarse entre sí para lograr mayor eficiencia en todo el sistema productivo• La logística no debe verse como una función aislada, es un proceso global de generación de valor para el cliente • Un proceso integrado de tareas que ofrezca una mayor velocidad de respuesta al mercado, con costos mínimos.

• La auditoría es una herramienta de gestión empleada para verificar y evaluar las actividades de una organización • Ayuda a prevenir problemas en la organización a través de la identificación de actividades que potencialmente pueden crear problemas

AUDITORIAS COMO PREVENCIÓN

• Detección oportuna del problema • Conocer la profundidad del mismo • Descubrir la causa principal del problema

AUDITORIA LOGISTICA

• Es una radiografía de las distintas áreas y procesos involucrados en la cadena de abastecimiento (desde la adquisición de insumos hasta la entrega del producto final, incluyendo también los flujos de retorno) de una empresa en particular• El objetivo principal de las auditorías logísticas es conocer cuál es la situación real de la empresa, detectar deficiencias, para así priorizar y definir las vías de mejora• Es una herramienta que conlleva un proceso de mejora, ya que permite obtener indicadores concretos del nivel de desempeño de las distintos procesosde la cadena logística

ENTREGABLES DE UNA AUDITORIA LOGISTICA

• Proporciona un diagnóstico sobre el estado actual de la logística de una empresa • Identifica los espacios de mejora en el uso de los recursos, mostrando áreas y procesos que pueden optimizarse• Pone énfasis en los factores que influyen en la cantidad, la oportunidad y la calidad • Permite reconocer fortalezas y debilidades de la cadena logística, fijando objetivos de hacia dónde y de qué manera avanzar• Revela si los objetivos estratégicos logísticos son consistentes con los de las otras áreas de la empresa

COMPONENTES DE UNA AUDITORIA LOGISTICA

• Entrevistas, tanto a nivel ejecutivo como operativo, el objetivo es construir un diagrama de flujo de los procesos involucrados, para saber si se pone en práctica.• Información estadística o realización de mediciones, en caso de que la información disponible sea poco confiable o insuficiente para el objetivo • Entrevistas a clientes o análisis de reclamos, para conocer su nivel de satisfacción y su visión crítica sobre el nivel de servicio ofrecido

* Análisis de la situación real en la que se encuentra la empresa. En esta etapa lo principal es recopilar toda la información posible sobre el funcionamiento, organización y rendimiento de la empresa. En este análisis se examinarán los diferentes procesos del funcionamiento logístico, como el desplazamiento de mercancías, los sistemas que se emplean, el layout del almacén…

ETAPAS PARA UN PROCESO DE AUDITORIA

* Estudio y análisis de los datos recopilados. Una vez recogidos todos los datos necesarios para el diagnóstico, estos se analizan para poder determinar cuáles son los puntos débiles y fuertes de cada parte del proceso. De esta forma, se podrá medir el rendimiento de la actividad logística de la empresa.

ETAPAS PARA UN PROCESO DE AUDITORIA

* Redacción y exposición del informe. Cuando los datos ya han sido recogidos y analizados, se procede a la elaboración de un informe que contendrá todas las propuestas para mejorar aquellos aspectos más deficientes del funcionamiento de la empresa. El objetivo de este informe es aumentar la eficacia y eficiencia de cualquier proceso logístico que lo necesite.

ETAPAS PARA UN PROCESO DE AUDITORIA

* Proyección de una estrategia y plan para la mejora. Es importante proyectar estas mejoras a lo largo de los diferentes plazos en los que queramos conseguir el crecimiento de la calidad de nuestros procesos. Si queremos que estas mejoras sean sostenibles y que aporten rentabilidad en el tiempo, es vital contar con un plan y estrategias para ellos.

ETAPAS PARA UN PROCESO DE AUDITORIA

ETAPAS PARA UN PROCESO DE AUDITORIA

FALLAS COMUNES EN EL PROCESO DE AUDITORIA

El papel del analista debe ser objetivo y centrarse en las técnicas utilizadas y los criterios que le fundamentan, para no caer en los siguiente errores típicos de la auditoría:

• Cacería de brujas: buscar síntomas y culpables en vez de causas y posibles soluciones, algunas veces se personifica el error con la intención de encubrir otros que le dieron origen• Esparcimiento de la responsabilidad: el proceso de auditoría puede no ser demasiado específico e involucrar al total del Personal el cual al sentirse atacado, lejos de apoyar el restablecimiento del equilibrio, reacciona negativamente

El papel del analista debe ser objetivo y centrarse en las técnicas utilizadas y los criterios que le fundamentan, para no caer en los siguiente errores típicos de la auditoría:

• Obsesión: el proceso de auditoría se vuelve obsesivo, hay demasiadas inspecciones por lo que se vuelve costoso, y crea un clima de baja confianza ya que limita la libertad individual para actuar y auto controlarse• Nostalgia: el sistema pone demasiado énfasis en lo que pasó, se vuelve recursivo, lo que limita una efectiva toma de medidas correctivas.

BENEFICIOS DE UNA AUDITORIA

• Muestra de manera objetiva los hechos por lo que da seguridad en la acción o decisión a tomar • Corrige los defectos • Mejora lo obtenido • Define una nueva planeación general • Motiva al personal a alcanzar una meta

PERFIL DEL AUDITOR

• Un auditor es el especialista que escucha, interpreta, revisa, analiza e informa los resultados de la auditoría • Una actitud positiva, saber escuchar, mente analítica, iniciativa y facilidad de trabajo en equipo, son algunas de las características que un auditor debe mostrar • La participación de un auditor puede ser de manera interna o externa:

ATRIBUTOS DEL AUDITOR

• Obtener y evaluar honesta y objetivamente las evidencias• Mantenerse fiel al objetivo de la auditoría • Evaluar constantemente la situación • Adaptarse correctamente a los usos y costumbres del lugar • Mantener completa atención en la auditoría • Manejar las situaciones de tensión • Llegar a conclusiones aceptables• Mantenerse firme en sus conclusiones

CAPACIDADES DEL AUDITOR

• Su objetivo es encontrar hechos o situaciones que impactan el desempeño de la organización• Se aplican sobre información, casos, situaciones, hechos o relaciones específicas • Un check list es una herramienta de gran utilidad para el seguimiento estandarizado de las auditorías.• En el documento guía o check list se explica el ¿qué? Pero no el ¿cómo? o la técnica a seguir

TÉCNICAS PARA AUDITORIAS

* Solicitud por parte de la empresa o cumplimiento de calidad* Evaluación de áreas a auditar* Solicitud de documentos por parte del auditor*Realización de agenda

PASOS PARA AUDITORIAS

* Levar a cabo las actividades planeadas* Evaluación de resultados* Enviar dictamen*Retroalimentación

PASOS PARA AUDITORIAS

GRACIAS POR SU ATENCIÓN Y PARTICIPACIÓN!!