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control de gastos en la empresa

Gestión de costos

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RESUMEN

Hablemos de gestión empresarial...

La gestión empresarial o management se define como el proceso que dirige y guía las operaciones de una organización para hacer realidad los objetivos establecidos. Es decir, esta área de actuación se encarga de organizar todos los recursos existentes para diseñar y poner en marcha acciones que permitan alcanzar las metas de la empresa.Santander Open Academy

Por tanto, es el corazón de cualquier negocio, y ahí radica su importancia; toda compañía, independientemente de su tamaño o del sector de actividad, necesita aplicar la gestión empresarial para ser competitiva y lograr el éxito, es donde podremos hablar de CONTROL DE GASTOS.

Diferencia entre gasto, costo y precio

ÍNDICE

CONTROL DE GASTOS

Importancia del control de gastos

Identificar fugas de capital

Hacer un “análisis periódico” (auditoria)

Poder negociar con tus proveedores

Evitar problemas a largo plazo

Gastos innecesarios de las empresas y cómo evitarlos

Tipos de gastos de empresa

CONCLUSIONES

control de gastos

El control de gastos es una actividad esencial en cualquier empresa que busque maximizar sus beneficios y minimizar sus riesgos financieros. Muchas de ellas luchan por mantener sus finanzas bajo control debido a una falta de planificación y seguimiento adecuados.Podemos definir el control de gastos de una empresa como el proceso de identificar, reducir o eliminar los gastos relacionados con el negocio para aumentar los ingresos y la rentabilidad.

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• Costos

• Gastos

• Precios

Diferencia entre gasto, costo y precio

Los costos, los gastos y los precios son conceptos relacionados con la producción de bienes y servicios, pero tienen diferentes significados.

Tipos de gastos de empresa

Gastos imprevistos

Gastos variables

Gastos fijos

• Servicios: Todos los servicios como agua, internet, luz, gas, teléfono y otros.

• Servicios prestados: este tipo de gasto empresarial pueden ser las asesorías o consultorías contratadas externamente.

• Nóminas, salario y Seguro Social: gastos relacionados con los pagos y compensaciones de los empleados.

• Transportes y logística: gastos de movilidad de la empresa y sus colaboradores

• Compra de material de oficina: estos pueden ser desde objetos de papelería hasta muebles.

• Alquileres: renta de locales, despachos o inmuebles.

• Marketing, publicidad y diseño: son todos aquellos relacionados con los servicios de promoción y comunicación.

• Gastos de viaje: este tipo de gastos de una empresa abarca hospedaje, transportación, alimentos, entre otros.

• Gastos financieros y administrativos: son todos los que tienen que ver con intereses, comisiones bancarias, descuentos, etc.

GASTOS IMPREVISTOS

• Servicios: Todos los servicios como agua, internet, luz, gas, teléfono y otros.

• Servicios prestados: este tipo de gasto empresarial pueden ser las asesorías o consultorías contratadas externamente.

• Nóminas, salario y Seguro Social: gastos relacionados con los pagos y compensaciones de los empleados.

• Transportes y logística: gastos de movilidad de la empresa y sus colaboradores

• Compra de material de oficina: estos pueden ser desde objetos de papelería hasta muebles.

• Alquileres: renta de locales, despachos o inmuebles.

• Marketing, publicidad y diseño: son todos aquellos relacionados con los servicios de promoción y comunicación.

• Gastos de viaje: este tipo de gastos de una empresa abarca hospedaje, transportación, alimentos, entre otros.

• Gastos financieros y administrativos: son todos los que tienen que ver con intereses, comisiones bancarias, descuentos, etc.

GASTOS IMPREVISTOS

• Reconocer, controlar y prevenir las fugas de efectivo representa un reto importante para las empresas; las faltas constantes de efectivo para afrontar obligaciones pueden poner a cualquier compañía en situaciones que afectan su rentabilidad y habilidad para invertir..

* Los gastos innecesarios suele eliminar a la mayoría de los emprendimientos y, por esa razón, es imperante que tu empresa sepa en qué se gasta el dinero y, más importante, aprenda a detectar comportamientos o procesos que generan gastos evitables.

Identificar fugas de capital

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• Reconocer, controlar y prevenir las fugas de efectivo representa un reto importante para las empresas; las faltas constantes de efectivo para afrontar obligaciones pueden poner a cualquier compañía en situaciones que afectan su rentabilidad y habilidad para invertir..

• Los gastos innecesarios suele eliminar a la mayoría de los emprendimientos y, por esa razón, es imperante que tu empresa sepa en qué se gasta el dinero y, más importante, aprenda a detectar comportamientos o procesos que generan gastos evitables.

Hacer un “análisis periódico” (auditoria)

• El término se define como la presión que los proveedores pueden ejercer sobre las empresas aumentando sus precios, disminuyendo su calidad o reduciendo la disponibilidad de sus productos.

• El poder de negociación de los proveedores, es parte del marco de análisis competitivo de las 5 fuerzas de Porter,.

¿Qué significa el poder de negociación de los proveedores?

• Si sabes lo que gastas y, más importante, lo que necesitas y lo que estás en capacidad de pagar, podrás renegociar con tus proveedores para conseguir mejores prec ios o encontrar nuevos que puedan ofrecerte un camino más económico para cumplir con tus clientes.

Poder negociar con tus proveedores

Ajustando tus presupuestos a la realidad operativa de tu negocio podrás evitar la carencia de capital en el futuro cercano. De igual manera, podrás invertir el dinero en las cosas que realmente produzcan beneficios a tu empresa y evitar aquello que te perjudique.

Evitar problemas a largo plazo

Ajustando tus presupuestos a la realidad operativa de tu negocio podrás evitar la carencia de capital en el futuro cercano. De igual manera, podrás invertir el dinero en las cosas que realmente produzcan beneficios a tu empresa y evitar aquello que te perjudique.

7. Gastos de impresión y papelería

6. Tecnología y software innecesarios

5. Gastos excesivos en suministros y servicios

4. Alquiler de espacios innecesarios

3. Gastos de viaje y entretenimiento no controlados

2. Gastos excesivos en publicidad tradicional

Gastos innecesarios de las empresas y cómo evitarlos

1. Exceso de personal

Identificar gastos innecesarios

Cuando sepas en qué gasta tu negocio, hallarás aquellos pagos o costos que “no” forman parte la operatividad fundamental de tu empresa. En estos casos, lo más importante es cortar con ellos y utilizar ese dinero para aspectos realmente esenciales, ya sea para ahorrar o innovar. Es crucial que seas crítico con tus gastos superfluos y apliques la practicidad, sobre todo. De esta manera sabrás que el dinero es utilizado correctamente.

Importancia del control de gastos

Al establecer políticas y procedimientos adecuados, puedes controlar y reducir los gastos innecesarios, lo que a su vez puede aumentar la rentabilidad y mejorar la eficiencia operativa.Además, el control de gastos ayuda a evitar que tu empresa se endeude excesivamente, ya que permite llevar un seguimiento detallado de los recursos y asegurarse de que no gaste más de lo que puede permitirse.También evita sorpresas desagradables en el presupuesto, como gastos imprevistos que pueden poner en riesgo la estabilidad financiera de tu organización. Otro beneficio importante del control de gastos es que puede ayudarte a identificar oportunidades para aumentar la eficiencia en el uso de los recursos de tu empresa.

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CONCLUSIONES

El control de gastos es una tarea que, si bien es exhaustiva y meticulosa, al realizarla correctamente podrás darle un impulso en la dirección correcta a tus finanzas para llevar la mayor rentabilidad posible a tus arcas. El control de las fugas de dinero es tan importante como el control de los indicadores clave de gestión. Si bien la gerencia debe pensar permanentemente en cómo mejorar la rentabilidad de la concesionaria, también es vital que evite que se pierda todo lo que se puede estar perdiendo.

Cuida de los pequeños gastos; un pequeño agujero hunde un barco. En este mundo, ninguna cosa es cierta salvo la muerte y los impuestos.

Benjamin Franklin

El alquiler de espacio físico puede representar una parte significativa de los gastos de una empresa, por lo que es imperativo evaluar si realmente se necesita todo el espacio de oficina que está rentando. Considere opciones como el trabajo remoto, el espacio compartido o la implementación de horarios flexibles que permitan reducir la necesidad de espacio físico. Además, si tiene áreas subutilizadas, considere la posibilidad de subarrendar o compartir espacio con otras empresas para reducir los costos de alquiler y mantenimiento.

Los precios deben contemplar: Las utilidades, que son la expectativa de ganancia de aquel que establece la cantidad a pagar en una transacción comercial. Los costos, que representan el dinero invertido para la producción de los bienes que ofrece. El valor, que indica la percepción social de la importancia, especialidad o valía del bien.

Al hablar de precios generalmente pensamos en mercancías.

Características del precio

El precio es la cantidad con la que comúnmente interactuamos como consumidores al realizar una compra. Esta cantidad representa el dinero que un consumidor debe pagar con el fin de obtener el artículo de su interés o para contratar los servicios de una empresa.

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Los viajes de negocios y el entretenimiento son parte integral de muchas empresas, pero es importante establecer pautas claras y limitar los gastos excesivos en estas áreas. Fomente una cultura de responsabilidad y toma de decisiones conscientes en relación con los viajes y el entretenimiento. Establezca políticas de reembolso razonables y aliente a los empleados a buscar opciones más económicas, como la reserva anticipada de vuelos y alojamientos o la selección de restaurantes y actividades que se ajusten al presupuesto.

Mantener un exceso de personal puede resultar en costos innecesarios, pues contratar más empleados de los necesarios para cubrir las tareas operativas puede generar gastos adicionales en salarios, beneficios y capacitación. Es importante evaluar cuidadosamente las necesidades operativas de la empresa y ajustar la fuerza laboral en consecuencia. Esto implica realizar un análisis de las cargas de trabajo, identificar áreas donde se puede mejorar la eficiencia y considerar alternativas como la automatización de procesos o la externalización de ciertas tareas.

Son los gastos necesarios para producir bienes y servicios, y se consideran una inversión que se recupera a través de la venta de productos o servicios.

Se deben tener en cuenta al menos tres tipos:Gastos primarios: contemplan toda la inversión realizada para la adquisición de materias primas, insumos o tecnologías necesarias para la producción de un bien. Gastos secundarios: incluyen la fuerza de trabajo y el empleo de los talentos humanos para la transformación de la materia prima en un producto con potencial de venta. Gastos terciarios: tienen que ver con el proceso de gestión de venta, logística de distribución y estrategias de marketing para llevar el bien a los consumidores.

Es importante negociar contratos con proveedores para obtener precios más favorables. También es preciso evitar gastar en suministros o servicios que no son realmente necesarios para la operación diaria de la empresa. Realice un análisis regular de los costos y busque opciones más rentables sin comprometer la calidad. Considere la posibilidad de implementar medidas de ahorro de energía y recursos, como el uso eficiente de la iluminación, la impresión a doble cara y la reducción del consumo de agua.

Es común ver a los dueños de pymes sobrestimar ingresos y subestimar gastos, y es ahí donde justamente comienza el descontrol financiero. Un claro ejemplo lo vemos cuando se ingresan facturas por gastos inesperados como viajes, eventos con clientes, taxis, etc., pues la compañía completa sufre, el área de finanzas no puede hacer proyecciones de flujos de capital y el equipo de directores no puede tomar decisiones de inversión adecuadas, y mucho menos realizar un plan de crecimiento con cifras y datos reales.

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El modelo de análisis de las 5 fuerzas de Porter sirve, en esencia, para analizar el entorno competitivo de una industria. Gracias al análisis de Porter podremos:

• Visualizar el mapa actual de nuestra competencia y medir la rentabilidad de una industria.
• Elaborar una mejor estrategia competitiva y estrategia empresarial.
• Anticipar tendencias y detectar nichos de mercado.
• Elaborar un plan de marketing competitivo
• Crear un producto o servicio que no sea fácilmente sustituible

La publicidad es importante para dar a conocer su empresa, productos o servicios, pero invertir en estrategias de marketing tradicionales costosas y poco efectivas puede ser un gasto innecesario.En lugar de ello, considere opciones más rentables y orientadas a resultados, como el marketing digital y las redes sociales. Estas plataformas ofrecen una segmentación precisa de la audiencia, mayor alcance y la posibilidad de medir y ajustar las estrategias en función de los resultados obtenidos.

Si se posee una pequeña empresa, se debe analizar constantemente tus gastos con detalle, entenderlos, controlarlos y efectuar cambios en base a ellos. No vale esperar a una crisis o dejarlo en segundo plano por la carga de trabajo del día a día.

la gestión de los gastos

Los tickets y facturas de gastos deben estar guardadas al menos 5 años, con sus excepciones , entre otras cosas, porque serán necesarios para justificar ante Hacienda su deducción en tus declaraciones de impuestos. Sabemos que organizar y guardar todos estos tickets de gastos y facturas es una tarea tediosa y aburrida; sin embargo, por suerte, hoy en día existen fórmulas y herramientas que hacen este proceso mucho más sen cillo y llevadero.

Promueva el uso de documentos electrónicos, la firma digital y la comunicación por correo electrónico para reducir el consumo de papel y los costos asociados. Implemente políticas de impresión consciente, como imprimir en modo dúplex y solo cuando sea realmente necesario. Además, fomente el uso de herramientas digitales para el almacenamiento y gestión de documentos, ya que facilita el acceso, la organización y el intercambio de información sin la necesidad de impresiones físicas. Al eliminar o reducir estos gastos innecesarios, su empresa puede mejorar su eficiencia operativa, optimizar el uso de recursos financieros y generar ahorros significativos. Esto permite liberar recursos que pueden ser destinados a áreas más estratégicas, como la innovación, el desarrollo de productos, la capacitación del personal o la expansión del negocio.

Son los pagos o adquisiciones de deuda que acompañan las operaciones normales de producción, como los pagos de servicios de la oficina o las compras de bienes y servicios que satisfacen nuestras necesidades

Caracteristicas del gasto

No todas las herramientas tecnológicas y software son imprescindibles para el funcionamiento de su empresa. Es importante evaluar regularmente las necesidades tecnológicas, así como buscar soluciones que se ajusten mejor a los requerimientos y presupuesto de la organización. Evite pagar por funcionalidades que no utilice o que no aportan un valor significativo y en su lugar considere opciones más económicas, como software en la nube, el cual permiten un acceso flexible y escalable a herramientas y recursos tecnológicos sin grandes inversiones iniciales.

5. Invierta en tecnología

4. Reduzca el tamaño de su espacio de oficina

3. Observe a sus competidores

2. Mantenga un registro detallado de todos los gastos

5 estrategias para reducir y controlar los gastos

1. Establezca y apéguese a un presupuesto