CORREOS ELECTRÓNICOS EFECTIVOS

Redacción de correos electrónicos efectivos

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Redacción de correo electrónico

Actividad

Cierre

Introducción

Índice

Estructura de correo para cliente interno y externo

Objetivo

Hoy en día, una de las principales problemáticas al redactar un correo electrónico efectivo es la sobrecarga de información y la falta de atención de los destinatarios. Las personas reciben grandes cantidades de correos diariamente, lo que puede llevar a que muchos de ellos sean ignorados, malinterpretados o respondidos de forma tardía.

Introducción

Tema 2:Objetivo

El objetivo principal de un correo electrónico es comunicar información de manera clara, directa y eficiente, permitiendo al remitente transmitir un mensaje, solicitar una acción o respuesta, compartir documentos, coordinar tareas, entre otros propósitos. Recordemos que tenemos tanto un cliente interno como externo dentro de una organización.

Objetivo

Cliente externo

Cliente interno

Tema 3:Estructura de correo electrónico

Por esta razón, al redactar un correo de manera apropiada, es fundamental incorporar los siguientes elementos:

• Asunto.
• Saludo.
• Introducción (y presentación).
• Cuerpo del correo (más detalles de la solicitud o desarrollo del tema).
• Llamada a la acción.
• Cierre.

Escribir correos electrónicos implica redactar, enviar, guardar y recibir mensajes a través de un sistema de comunicación electrónico, por lo tanto, es crucial saber cómo estructurar el correo de manera adecuada.

Estructura de correo electrónico

Cliente interno

Cliente externo

Estructura de correo para cliente interno y externo

Tema 4:Redacción de correo electrónico

El asunto de un correo electrónico es crucial para captar la atención del receptor y su interés en abrir y leer el mensaje, para ello, se deben cuidar los siguientes aspectos: Que sea detallado, pero breve: El tema del e-mail debe quedar explícito en una sola línea, se recomienda que el asunto tenga menos de 60 caracteres. Conciso: El asunto debe dar una idea concreta de lo que el receptor puede esperar al abrir el correo. Información correcta y específica: Datos erróneos o incompletos fomentan la confusión y pueden hacer que tu destinatario desconfíe del correo.

Asunto

Al igual que en cualquier interacción interpersonal, el saludo adecuado es fundamental al comenzar un correo electrónico formal. Es recomendable incluir el nombre completo (o al menos el apellido) de la persona a la que se dirige el mensaje.El saludo debe ser conciso y, si es factible, fomentar un ambiente cercano.A continuación, te presentamos algunos ejemplos:

Saludo

Saludo para cliente externo

Saludo para cliente interno

Saludo

Es esencial identificar quién se encargará de dar seguimiento al correo electrónico antes de establecer su propósito.

Introducción (y presentación)

Trata de resumir el propósito del correo en un máximo de cuatro o cinco líneas. De esta manera, el receptor captará la atención de inmediato.

Ejemplo 1: El motivo del presente.... Ejemplo 2: Solicito su apoyo para...Ejemplo 3:De acuerdo a su solicitud...

La introducción debe ser clara y concisa para captar la atención del destinatario y facilitar la lectura del resto del mensaje.

Introducción

Cuerpo del correo

Un correo electrónico no debe ser largo, a menos que la situación lo requiera.Por lo tanto, sé directo pero cortés y explica claramente, pero sin divagar.

• No existe una longitud exacta para un correo electrónico, pero es recomendable que el contenido se mantenga dentro del área visible.

• Si tu correo electrónico es relativamente largo, divídelo en párrafos cortos y no uses sangría.
• Usa negritas en las palabras o frases a las cuales quieras dar énfasis, sobre todo en un correo extenso.

Algunos consejos para redactar un correo son:

¡Da clic ahora!

Cuerpo del correo

Llamada a la acción

La llamada a la acción en un correo electrónico es una instrucción clara y directa que le indica al destinatario lo que se espera que haga después de leer el mensaje.

Ejemplos: "Por tal motivo, esperamos..."“Quedo atento a tus comentarios”“Te escribiré un correo de seguimiento la próxima semana para afinar más detalles”

¿Sabes qué debe incluir una llamada de acción?

¡Da clic!

Llamada a la acción

Cierre para clientes internos: El cierre de un correo para clientes internos puede ser más relajado o informal dependiendo de la cultura de la empresa y la relación con el destinatario. Sin embargo, debe mantenerse profesional y claro, especialmente si se requieren acciones o respuestas.

Cierre

Mira estos ejemplos

Cierre para clientes externos: El cierre de un correo para clientes externos debe mantener un tono más formal y respetuoso, ya que refleja la imagen de la empresa y la relación profesional que se requiere mantener. La cortesía es crucial, así como asegurarse de ser claro sobre cualquier acción o seguimiento.

Mira estos ejemplos

Cierre o despedida

Firma del correo (datos de contacto)

Cuidar la firma en un correo electrónico es esencial para mantener una imagen profesional y proporcionar información de contacto necesaria de manera clara y concisa.Es importante incorporar alguno de estos aspectos en la firma:

• Nombre
• Puesto o cargo
• Nombre de la empresa
• Números de contacto
• Enlaces al sitio web y redes sociales de la empresa
• Logo

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Tips para redactar un correo electrónico

Las palabras esdrújulas:Las palabras esdrújulas son aquellas que llevan la *tilde* en la antepenúltima sílaba, es decir, la tercera sílaba contando desde el final. Según las reglas ortográficas del español, todas las palabras esdrújulas siempre llevan tilde, sin excepciones.

Recuerda que la ortografía es clave para una buena redacción

Las palabras graves:Las palabras graves son aquellas cuya penúltima sílaba es la que lleva la mayor fuerza de pronunciación. Estas palabras llevan tilde solo si NO terminan en n, s, o vocal.

Las palabras agudas:Las palabras agudas son aquellas cuya última sílaba es la que lleva la mayor fuerza de pronunciación. Estas palabras llevan tilde solo si terminan en n, s, o vocal.

Es muy importante escuchar el sonido de las palabras, es decir, la entonación que se le da para poder identificar en donde se debe colocar el acento.

Tema 4:Actividad

Redacta tu propio correo electrónico

Instrucciones: Aplica tus conocimientos sobre la redacción de correos electrónicos formales para redactar tu propio mensaje en la siguiente situación:Después de hablar con el cliente Banco A, se nos ha solicitado el envío de un reporte especificando cuales son los incidentes que se han tenido hasta el momento.

Actividad

Recuerda colocar tu nombre y área.

Da clic

Repasemos tu ortografía

Agradezco el _____________ en nuestros productos/servicios.

interés

Con tranquilidad y _____________. Sintetiza el contenido.

concisión

interés

consicíon

concisión

Interés

ínteres

Instrucciones: Selecciona la respuesta correcta de las siguientes frases.

Concisión

El acuerdo se hizo _____________ los documentos firmados anteriormente.

con base en

_____________, una dirección de correo electrónico debe cumplir con los siguientes caracteres _____________.

Además

con base en

expecíficos

Ádemas

Además

específicos

en base a

con base a

Instrucciones: Selecciona la respuesta correcta de las siguientes frases.

además

especificos

específicos

Repasemos tu ortografía

Una vez comprendida la relevancia de redactar correos electrónicos de manera adecuada, te invitamos a seguir estos pasos en tu día a día para garantizar una comunicación efectiva con nuestros clientes. En CIA confiamos en tu dedicación para seguir mejorando.

¡Haz llegado al final del curso!

Cierre

¡Vamos, estás a punto de finalizar!

Tema 2:¿Qué necesitas para usar el correo electrónico?

¿Qué necesitas para usar el correo electrónico?

Para utilizarlo, solo necesitas un ordenador con conexión a Internet y abrir o crear una cuenta de correo electrónico.Existen varios proveedores de correo electrónico como son: Gmail: Se integra con otros servicios de Google, como Drive y Calendar. Outlook: Tiene una interfaz fácil de usar y permite organizar los correos electrónicos de manera sencilla. Yahoo! Mail: Ofrece un amplio espacio de almacenamiento gratuito.Cuando formas parte de una empresa, es posible que te ofrezcan un correo electrónico institucional o empresarial con un dominio corporativo.No es necesario que las personas a las que envías mensajes estén conectadas a Internet al mismo tiempo que tú, ni tampoco que estés en línea todo el tiempo para recibirlos.

Tema 2

Tema 1:¿Qué es un correo electrónico?

El correo electrónico es un servicio en el que puedes enviar y recibir mensajes de manera instantánea de un computador a otro, a través de internet.Estos mensajes electrónicos pueden incluir fotografías o archivos de todo tipo y llegan en cuestión de minutos a cualquier lugar del mundo donde se encuentre el correo electrónico destinatario.

¿Qué es un correo electrónico?

Tema 1

¡Da clic!

Tips para la redacción, autocorreción y ortografía

Redacción

Autocorrector

Ortografía

La importancia de la redacción en redes sociales

La creación de contenido para redes sociales es un elemento clave en cualquier estrategia destinada a conectar con el público. El formato ideal para una publicación en redes sociales debe ser breve, incluir una llamada a la acción clara y concluir con hashtags pertinentes. Además, es importante considerar el tipo de red social al crear el contenido como lo es Instagram, Facebook, LinkedIn, etc.

Ejemplo:¡Descubre nuestra nueva colección de [producto/servicio]! Nos complace anunciar que nuestra última línea de [producto/servicio] ya está disponible. Encuentra [lo más destacado del producto/servicio] y disfruta de [beneficios: descuentos, envíos gratis, etc.]. ¡Visítanos ahora en [enlace] y sé de los primeros en obtenerlo! No olvides seguirnos para más actualizaciones, promociones y sorpresas exclusivas. #NuevaColección #Ofertas #NombreDeTuMarca #EstiloÚnico

Recuerda utilizar alguno de estos elementos claves ...

Sé consiso: El contenido del correo debe ir al punto rápidamente.Sé amable: Aunque el correo sea consiso es importante mantener un tono respetuoso y cordial.Detalles claros y directos: Presenta la información de manera clara, pero sin omitir información importante.Usa guiones o viñetas: Son útiles para enlistar puntos clave, si requieres organizar información de manera visualmente atractiva se recomienda usar viñetas.Utiliza negritas: Usa negritas para resaltar información importante como fechas, nombres o términos clave.

Para la redacción:

• Sé claro y directo

• Revisa la coherencia

• Párrafos cortos

• Varía la estructura de las oraciones

• Revisa la puntuación

• Práctica continua

Si necesitas una acción o respuesta:

• "Gracias por tu colaboración. Quedo atento a tu respuesta."
• "Agradezco tu apoyo. Por favor confirma cuando puedas."
• "Cualquier consulta que tengas, quedo a tus órdenes."

Si no necesitas una acción inmediata:

• "Gracias por tu tiempo. Hablamos pronto."
• "Quedo atento a su disposición si requiere más detalles."
• "Nos mantenemos en contacto."

Si necesitas tu firma digital, por favor contacta al área de sistemas:

(55) 26197770 Ext.170 o 169

sistemas@ciasc.mx

soporte3@ciasc.mx

soporte2@ciasc.mx

Estructura de correo:

Asunto: Debe ser breve y concisoSaludo: Estimado/a Nombre del cliente: Introducción (y presentación): Explicar brevemente el motivo del correo: proporcionar una actualización, solicitar información, coordinar una reunión, etc.Cuerpo del correo: Describe brevemente la situación o la razón por la cual te estás comunicando, añadiendo información relevante si es necesario.Si es que hay alguna acción que el cliente interno deba tomar, detállala claramente. Especifica fechas o plazos si aplica, explica los próximos pasos o cómo seguirás trabajando en el tema.Llamada a la acción: Es instrucción clara y directa que le indica al destinatario lo que se espera que haga después de leer el mensaje. Cierre: Gracias por tu atención y colaboración. Saludos cordiales, [Tu nombre] [Tu cargo] [Tu teléfono u otros medios de contacto]

Un correo a un cliente externo requiere un tono formal, profesional y cortés, ya que se busca mantener una relación de confianza.

Estructura de correo:

Asunto: [Asunto claro y conciso que resuma el motivo del correo] Estimado/a Sr./Sra. [Apellido del cliente]: Introducción (y presentación): Se debe de explicar el motivo del correo: ofrecer información, hacer una solicitud, coordinar una reunión, etc. Cuerpo del correo: Proporcione una breve descripción del contexto que justifique su comunicación, añadiendo los detalles que sean relevantes, si el cliente debe realizar alguna acción, especifíquela de forma clara, incluyendo fechas o plazos si aplica, explique qué ocurrirá a continuación, si tomará alguna acción, coordinará una reunión o brindará más información en el futuro.Llamada a la acción:Es la instrucción clara y directa que le indica al destinatario lo que se espera que haga después de leer el mensaje.Cierre: Atentamente,[Tu nombre] [Tu cargo] [Tu empresa] [Datos de contacto: teléfono, correo, etc.]

Ejemplos de palabras graves: - árbol (lleva tilde porque no termina en "n", "s", ni vocal) - mesa (no lleva tilde porque termina en vocal) - lápiz (lleva tilde porque termina en "z")

Algunos ejemplos de palabras esdrújulas son: - pájaro – esdrújula – teléfono – lógico En estas palabras, el acento recae en la antepenúltima sílaba, destacándolas fonéticamente.

Para el autocorrector:

• Revisa antes de enviar

• Personaliza el diccionario

• Activa las sugerencias contextuales

• Desactiva el autocorrector en casos específicos.

Un correo a un cliente interno debe ser claro, directo y mantener un tono profesional pero cercano, ya que el cliente es parte de la misma organización.

• Utiliza frases específicas que indiquen qué acción debe tomar el destinatario.
• Puedes añadir un sentido de urgencia para motivar al destinatario a actuar rápidamente.

• Si es necesario que el destinatario realice una acción en línea, proporciona enlaces directos o información de contacto para facilitar la tarea.

La llamada a la acción debe ser prominente y fácil de identificar, asegurando que el destinatario comprenda claramente que debe hacer a continuación, por ejemplo:

Ejemplos de palabras agudas: - camión (lleva tilde porque termina en "n") - mamá (lleva tilde porque termina en vocal) - compás (lleva tilde porque termina en "s")La diferencia principal está en dónde recae el acento y las reglas que determinan si llevan tilde o no.

El saludo para un cliente externo debe ser más formal y respetuoso, reflejando profesionalismo y cortesía.

Usar el tono formal es ideal cuando te diriges a un cliente externo, es una forma de mostrar respeto y profesionalismo.Ejemplo:Estimado(a) Lic./Ing.Muy estimado(a) Nombre completoApreciado(a) Lic./Ing.

Si necesitas una acción o respuesta:

• "Agradezco su atención y quedo atento a su respuesta."
• "Por favor, no dude en contactarme si tiene alguna pregunta o requiere más información."
• "Gracias por su tiempo. Quedamos a la espera de su confirmación."

Si no necesitas una acción inmediata:

• "Gracias nuevamente por su colaboración. Estamos a su disposición para cualquier consulta."
• "Nos mantenemos a su disposición para futuras conversaciones."
• "Esperamos seguir en contacto. Gracias por su atención."

Para la ortografía

• Conoce las reglas básicas

• Consulta el diccionario

• Lee con regularidad

• Usa correctores ortográficos

El saludo para un cliente interno suele ser más cercano y directo que para un cliente externo, ya que forma parte de la misma organización.

Usar los nombres de pila en el saludo para un cliente interno puede fomentar una comunicación más cercana y directa.Ejemplos:"Hola, Ana" o simplemente "Ana""Estimado Pedro" "Buen día, Juan"