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Sistema información: Reglamento del Instrumento Andino de Seguridad y Salud en el Trabajo, resolución 957 y decisión 584

Autor: Mónica Freire

Sistema información - Introducción

Introducción

Para hablar de un sistema de información, se debe tener claro qué documentos debe gestionar la organización. De igual modo se debe determinar quiénes son los responsables de gestionar esta información y cómo ésta se interrelaciona con otras áreas. Esto último para que los datos no se repitan y reposen en el lugar que corresponde.

Sistema información - Introducción

Además, los datos deben estar disponibles, ya sea en formato físico o digital, según se establezca en el sistema de información. Por tanto, en la presente lectura, se presentan algunas alternativas de documentos en los cuales gestionar en un sistema de información.

Sistema información - Contenido

Contenido

Los documentos que se describen a continuación toman como referencia lo establecido en la resolución 957 y en la decisión 584. Tienen una estructura por departamentos de gestión, que incluye: gestión administrativa, gestión técnica, gestión de talento humano y gestión de procesos operativos básicos.

Perspectiva general

Sistema información - Contenido

1. Gestión administrativa

1.1

1.2

1.3

1.4

Sistema información - Contenido

01

Documentación física

02

Documentación digitalizada

01.1.

Política de prevención

02.1.

Jefe de área

Sistema información - Contenido

1.5 Verificación.

1.6 Mejoramiento continuo.

1.7 Realización de actividades

1.8 Información estadística.

Sistema información - Contenido

Hasta el momento, se han analizado documentos relacionados a los procesos estratégicos, es decir, gestionando los sistemas de información para la toma de decisiones.

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2.1 Identificación de factores de riesgo.

2. Gestión técnica. El sistema de información que a continuación se describe corresponde a los procesos agregadores de valor.

2.2 Evaluación de factores de riesgo.

2.3 Control de factores de riesgo.

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3. Gestión del talento humano. Los procesos de talento humano suelen pertenecer a los estratégicos, pero existen casos en los que son procesos de apoyo. Esto último se da porque las organizaciones pueden tercerizar este proceso (aunque no lo hacen siempre). A continuación, se describen varios documentos que contribuyen al sistema de información.

Sistema información - Contenido

02

3.2 Capacitación.

02.1.

a. Planificación.

01

3.1 Selección.

02.2.

b. Planificación.

02.3.

c. Planificación.

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4. Procesos operativos. Se determinan los procesos operativos que se encuentren dentro de la cadena agregadora de valor.

4.1 Investigación de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.

Sistema información - Conclusiones

Conclusiones

Los sistemas de información buscan integrar los procesos, promoviendo una mejor comunicación y colaboración de las diferentes áreas de la organización; es decir, los stakeholder internos y externos; mejorando la coordinación de procesos, actividades o tareas que deban cumplir los colaboradores, en ámbitos estratégicos, agregadores de valor SST y procesos de apoyo.

Sistema información - Conclusiones

Actualmente, en el mercado existen varias organizaciones que prestan los mismos servicios o elaboran los mismos productos, y son pocas las que han identificado y explotado los diferenciadores. Los sistemas de información son uno de ellos, dado que brindan un soporte integral a los procesos, responden con rapidez a las demandas del mercado y optimizan las cadenas de suministros, entre otros beneficios.

Sistema información - Conclusiones

Los sistemas de información cumplen diferentes objetivos, entre ellos, entregar la información necesaria para la toma de decisiones. Todas las áreas de las organizaciones contribuyen con información, pero dado el volumen de esta, el proceso de toma decisiones se torna complicado y carente de fundamentos. Con la implementación y gestión de los sistemas de información, este proceso cuenta con los recursos y la seguridad de la decisión que se está tomando.

Sistema información - Anexos

Anexos

Decisión 584, Instrumento Andino de Seguridad y Salud en el Trabajo.Stair, R. M. y Reynolds, G. W. (2019). Fundamentos de sistemas de información. Cengage Learning. Turban, E., Pollard, C. y Wood, G. (2018). Tecnologías de la información para la gestión: transformando los negocios en la economía digital y SST. Editorial Pearson.

Tema revisado

3.2 Capacitación.El departamento de talento humano gestiona las capacitaciones, pero el responsable de la planificación es el departamento o área de SST, que forma parte del sistema de prevención de riesgos laborales y que, en función de la identificación, evaluación y control de factores de riesgo, propondrá las capacitaciones. Además, debe ajustarse a las actualizaciones de la ley y a los requerimientos de los entes gubernamentales. En este proceso, hay tres consideraciones importantes:

1.6 Mejoramiento continuo.Todo documento o sistema de información se enfrenta a un proceso de mejora continua. Lo importante es definir el proceso. Se puede tomar como referencia a la norma ISO 9001 y, en seguridad, la 45001. Cabe recalcar que solo es una referencia, ya que existen otras formas e instrumentos que permiten aplicar y medir la mejora continua.

1.2 Organización. Este documento busca generar o brindar un contexto de la organización. En este punto se puede vincular a las normas ISO 9001 y ISO 45001, siempre en busca de generar formatos ya analizados en el Tema 3.

1.5 Verificación.Como se dijo en el tema, este apartado tiene la finalidad de generar formatos y registros que permitan mantener dentro de toda la organización documentos actualizados y que permitan su trazabilidad. Al referirnos a formatos, alude de forma implícita a la verificación, pues para que un formato esté aprobado definitivamente, debe haber existido un proceso de verificación (recordemos que no es lo mismo verificación que validación).

1. Gestión administrativa La gestión administrativa está liderada por el área gerencial (procesos estratégicos, tomadores de decisión), ya que la gestión de estos documentos tiene un alcance a toda la organización:

Por ejemplo, un jefe de área o jefe de proyecto tendrán acceso sin restricciones, lo que significa que podrán crear, editar, autorizar, eliminar, leer y cambiar de lugar los documentos; todo esto solo con respecto a la información que como departamento le competa (un gerente, un responsable de gestión de calidad o de gestión de documentos tendrán acceso libre; pero una secretaria, un operador o un dibujante tendrán solo accesos de lectura). Para esta asignación se contemplará la política, el organigrama y el manual de funciones y procedimientos. Una herramienta conocida en el medio empresarial es Sharepoint de Microsoft, que tiene características similares a la de gestión de documentos de la nube.

b. Ejecución. Para la ejecución de las capacitaciones, el responsable de SST debe trabajar a la par con logística y talento humano. Es fundamental documentar la ejecución, por medio del registro en formatos, fotografías, vídeos o cualquier forma de evidencia. Solo así se podrá demostrar que se está cumpliendo con lo requerido.

c. Seguimiento (evaluación) . Si no se miden los resultados alcanzados con la capacitación, es como no haberla realizado. Por tanto, todo debe quedar documentado, para que, en el momento de realizar una nueva identificación, evaluación y control de los factores de riesgo, se consideren estos aspectos.

2.3 Control de factores de riesgo.En el sistema de información, se puede trabajar de forma integral la identificación de factores de riesgo, la evaluación del riesgo y los controles de factores de riesgo. Esto permite un mejor manejo de la información, lo que no significa que sea incorrecto trabajar un documento por punto. El documento que contenga los controles aplicables debe estar en función tanto de la identificación como de la evaluación, y buscará mitigar los niveles de intervención hallados. Para ello, se establecen tres alternativas: fuente, medio o receptor, teniendo en cuenta que, para la aplicación de controles, se debe realizar un análisis de presupuesto (en los instrumentos citados en el numeral 2.2 se dispone de ecuaciones matemáticas que permiten realizar un cálculo correspondiente a la inversión económica).

4.1 Investigación de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales. La investigación de un accidente de trabajo y/o enfermedad profesional pasa por revisar los documentos y áreas en torno al accidente o enfermedad. Cuando se refiere a documentos, se habla de todos aquellos registros, manuales de funciones, contratos y todo lo que se requiera en el Anexo B de la resolución 513, analizado en la lectura de profundización 1. Aquí los sistemas de información juegan un papel importante, considerando que son los responsables de mantener disponible la información.

1.4 Implementación. La implementación de un sistema de información parte de la toma de una decisión: ¿la información se va a mantener física o se va a integrar a un sistema digitalizado?

Documentación digitalizada: en este caso, la organización ya ha destinado los recursos tanto humanos como económicos. Aquí la organización lo que hace es cargar la documentación a un sistema e ir dando permisos o restricciones del manejo de la información.

1.7 Realización de actividades de promoción en seguridad y salud en el trabajo.Estas están sujetas a los objetivos, el alcance y la política; todo ello enmarcado en la planificación de la prevención, sin olvidar que estas actividades deben ser registradas y medibles. Si no cumple con estas dos características, va a carecer de evidencias de ejecución y, si posteriormente se aplicase una auditoría, interna o externa, definitivamente sería un hallazgo. Por tanto, el responsable de seguridad junto con gestión de calidad gestionarán los formatos que contribuyan a mantener documentado este proceso.

3.1 Selección.En prevención de riesgos laborales la selección del personal es fundamental, ya que, si la persona cuenta con las competencias, capacidad y experiencia necesarias, será un colaborador consciente de los factores de riesgo a los que está expuesto. Dentro del proceso de selección, el responsable de seguridad y salud en el trabajo debe trabajar de forma integral con el personal de talento humano, teniendo en consideración que no se debe intervenir y mucho menos sesgar el proceso.

1.1 Política. La política de prevención debe estar alineada a la política de la organización, lo que no significa que tengan los mismos objetivos, dado que no se pueden aplicar los mismos indicadores para la evaluación de ambas políticas. Los responsables de gestionar este documento pueden ser: responsable de seguridad, responsable de calidad, gerencia, o la interacción de los tres actores mencionados.

2.1 Identificación de factores de riesgo.La identificación de los factores de riesgo parte de gestionar la información de los procesos, actividades y tareas; es decir, los responsables de cada proceso (estratégicos, agregadores de valor o de apoyo) deben tener claro qué se hace en cada actividad y cómo se está realizando. Cuando se ha establecido el qué y el cómo, en ese momento, se van definiendo los factores de riesgos asociados a cada tarea que realiza el colaborador, recordando que se evalúan puestos de trabajo. A la par y si el sistema de información lo permite (por medio de formatos), se pueden establecer condiciones o acciones subestándares, siendo este un paso crítico para la evaluación de factores de riesgo.

1.3 Administración. La administración, vista desde una perspectiva de información, representa cómo se manejan los datos, es decir, el hardware, software, sistema de comunicación, datos y personas, etc. Aquí las organizaciones disponen de dos opciones: tercerizar este sistema (cuando la organización no tiene suficiente personal) o desarrollar el sistema (cuando la organización cuenta con talento humano con las capacidades, competencias y tiempo necesarios).

Por ejemplo, la política de prevención no tendrá aplicación alguna si no se difunde o se mantiene visible para que toda la organización la tenga presente. Por otro lado, los contratos de colaboradores no se hacen de conocimiento público ni se difunden masivamente; simplemente, el colaborador tendrá una copia y otra permanecerá en el departamento o área de talento humano.

Desde una perspectiva general, hablamos de los componentes de las organizaciones (áreas y procesos, entre otros), también conocidos como mapas de procesos (calidad). Partiendo de ello, en los siguientes apartados se analiza en qué consiste el documento, con qué departamento se vincula, qué función cumple y cómo se integra en el sistema de información.

Documentación física: la organización establece los tiempos para el archivo temporal y el archivo definitivo. Los archivos temporales suelen reposar en el lugar en el que se generaron o en el lugar donde se autorizaron. Dependiendo del documento, alcance y objetivo, se deben mantener en las áreas que se vean involucradas.

2.2 Evaluación de factores de riesgo.Para la identificación se puede aplicar cualquier instrumento siempre y cuando esté validado, ya que los entes reguladores no establecen cuál usar, solo indican que se debe cumplir. Entre algunas de las opciones tenemos la NTP 330 y la GT45. A partir de la información dispuesta en estas dos normas técnicas, se pueden generar formatos que faciliten y estandaricen la evaluación y, como consecuencia, la presentación clara de resultados y el análisis de los mismos.

a. Planificación. El documento donde consta es el plan de prevención de riesgos laborales, como un capítulo o como anexo. Se establece el alcance, los objetivos, la justificación, el cronograma y los recursos, entre otros.

1.8 Información estadística.Es fundamental para la toma de decisiones. Los procesos estratégicos toman las decisiones en función a las necesidades de las organizaciones, pero muchas veces en los procesos se presentan escenarios similares, y la estadística es la herramienta que facilita y agiliza este proceso; pero si no se tienen datos o los mismos no están disponibles, no se puede hablar de estadística. Actualmente, existen muchas herramientas para el procesamiento como Excel, Power BI o diferentes herramientas en línea, recordando que para la aplicación de cualquier herramienta tecnológica la organización debe contar con las licencias de uso necesarias.