Manual de autogestión del cambio

Manual práctico para liderar pequeños cambios en tu equipo

Transformación cultural y gestión del cambio

Empezar

Índice

Preparar el cambio

¿Qué es gestión del cambio?

Sostener el cambio

Gestionar el cambio

Índice

¿Cómo me preparo?

¿Necesito gestionar este cambio?

¿Cómo sostengo lo que logré?

¿Cómo comunico e implemento?

Primero debemos saber....

¿Qué es gestión del cambio?

La gestión del cambio es la aplicación de un proceso estructurado y un conjunto de herramientas para liderar el lado humano del cambio y lograr los resultados deseados.

Beneficios de gestión del cambio

• Mejora la probabilidad de que los resultados del cambio se den.​
• Minimiza el impacto negativo del cambio.​
• Disminuye los riesgos del proyecto al mitigar resistencias relacionadas con las personas.

Gonçalves, V. & Campos, C. (2016) HCMBOK: The Human Change Management Body of Knowledge (3rd ed.). Human change managment institute.​

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Primero debemos saber....

¿Qué es gestión del cambio?

La gestión del cambio ayuda a que las personas adopten nuevas formas de trabajar sin generar confusión ni frustración.

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Modelos para facilitar el cambio

Los modelos son marcos conceptuales que ayudan a entender, planificar y ejecutar procesos de cambio.

Exploremos algunos modelos

Modelo Bridge​

Es conocido como modelo de transición, fue desarrollado por William Bridge y se enfoca en la idea de que un cambio externo, desencadena una transición interna en las personas impactadas, se divide en tres etapas:

Abandono del pasado: ​ Prima el temor a lo desconocido, al momento en que se comunica el cambio, las personas pueden sentirse desorientadas y tener un sentimiento de abandono.​ El equipo de proyecto debe ser paciente y estar siempre dispuesto a dar sentido al cambio y a explicar sus beneficios futuros.

Zona neutral: ​ En esta fase se identifica una disminución de la motivación y de la productividad. ​ En este momento se integra el cambio en el día a día y es importante mostrarse positivo, animar a todo el equipo y celebrar las pequeñas victorias.

Nuevo comienzo: ​ En este punto se experimentan los beneficios del cambio implementado. ​ Se adoptan nuevas formas de hacer las cosas con alegría y las personas desempeñan con entusiasmo sus nuevas funciones.

Joseph, L. (2023). El modelo de transición de William Bridge para acompañar el cambio. Recuperado de: https://lemonlearning.com/es/blog/el-modelo-de-transicion-de-william-bridges-para-acompanar-el-cambio.

Más modelos

Modelo de cambio en 8 pasos Kotter

John Kotter es un profesor experto en liderazgo y gestión del cambio, quien propone que para transitar de forma exitosa por el cambio se deben atravesar 8 pasos:

Crea sentido de urgencia

Crea una coalición

Crea una visión para el cambio

Comunica la visión

• Realiza una reunión de líderes para compartirles la información del cambio y la importancia de su participación.​
• Define la periodicidad de encuentros para socializar avances.

• Es momento de poner en marcha el plan de comunicación. ​
• Recuerda incluir reuniones, sensibilizaciones, piezas gráficas, mensajes de Teams y diferentes medios que permitan comunicar el cambio y la visión futura de la universidad.

• Identifica el porqué del cambio.​
• Diseña el plan de comunicación (recuerda que este debe incluir a cada una de las audiencias identificadas).

• Realiza una definición del estado futuro de la universidad después del cambio que sea motivadora e inspiradora.

Más pasos

Little, J. (2014). Lean change management: prácticas innovadoras para el manejo del cambio organizacional. Editorial: Happy Melly Express.

Modelo de cambio en 8 pasos Kotter

Empodera a las personas y elimina obstáculos

Genera objetivos a corto plazo

Consolida los triunfos e incentiva el cambio

Afianza el cambio en la cultura

• Identifica resistencias.​
• Realiza un seguimiento de indicadores.​
• Plantea acciones correctivas dependiendo de los hallazgos (recuerda revisar tácticas ADKAR).

• Recoge las lecciones aprendidas del proceso ¿Qué no se hizo bien? ¿Qué debemos mantener? ¿Qué podemos mejorar?

• Comunica cómo el cambio ahora es parte de la cultura y cómo este se alinea a los valores, objetivos y visión de la universidad.

• Realiza un reconocimiento por el esfuerzo y los avances que has identificado.​
• Celebra pequeñas victorias.

Little, J. (2014). Lean change management: prácticas innovadoras para el manejo del cambio organizacional. Editorial: Happy Melly Express.

Más modelos

Si necesitas apoyo para la construcción de tu plan, contacta a nuestro equipo para recibir asesoría.

Modelo ADKAR

El modelo ADKAR de Prosci, se centra en las necesidades y comportamientos individuales de las personas durante el proceso de cambio, reconociendo que pasan por estas fases que son críticas para el éxito del cambio.

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Roles del cambio

Ahora identifiquemos los roles principales que promoverán el cambio

Es importante definir los principales roles que asumirán las personas interesadas en que el cambio se dé, esto permite promover el compromiso y asignar responsabilidades durante las acciones que nos llevarán a cambios exitosos.​ Revisa la descripción de cada rol e identifica a las personas que te apoyarán en el proceso.

Identifiquemos los roles

Patrocinador(a) / Sponsor: Es un/a líder de la Universidad cuyo involucramiento es necesario para garantizar que se logren los resultados, cumple 3 funciones principales:​

• Toma las decisiones de mayor impacto en el cambio.​
• Participa de forma activa y visible a lo largo del cambio.​
• Construye una coalición de patrocinio con pares y líderes.

Gerente / Directivo(a) / Jefe directo(a): Apoya a su equipo directo en sus transiciones hacia el cambio. ​ Cumple con las siguientes características clave:​

• Comunicador(a).​
• Liaison (enlace).​
• Advocate (promotor/a).
• Resistance manager (gestor/a de resistencia).
• Coach

Equipo de gestión del cambio: Lideran y facilitan el proceso de cambio dentro de la universidad, aplicando estructura e intención al cambio, además de habilitar y equipar otros roles de cambio.

Project manager / equipo técnico: Diseñan, desarrollan y entregan la solución técnica teniendo en cuenta la adopción y el uso de las personas desde el principio.

Coordinador(a) de proyecto: Promueve el cambio cultural que trae el proyecto o la iniciativa, además de ser enlace entre los diferentes roles del proyecto. ​ Acompaña las mediciones de gestión de cambio y las acciones propuestas.

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2. Preparar el cambio

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Definamos el éxito del cambio

4P’s para definir el éxito:

Inicia por definir ¿Qué queremos lograr? Para ello responde las siguientes preguntas:

Si las personas no cambian la manera de hacer su trabajo, entonces no lograremos hacer lo que nos planteamos desde un principio.

Si necesitas apoyo para definir el éxito de tu proyecto, contacta a nuestro equipo para recibir asesoría.

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¿Cómo sabremos que vamos por buen camino?

Indicadores del cambio

Ahora, establece los indicadores de cambio, teniendo en cuenta que hacerlo en la primera etapa es importante para saber que las acciones que planificamos son las adecuadas para nuestro objetivo; si nuestros indicadores no van bien, debemos plantear acciones de mitigación. Les brindamos algunos ejemplos de indicadores de apropiación:

1. Velocidad del cambio

• ¿Con qué rapidez las personas dominan los nuevos sistemas, procesos y actividades del trabajo?

2. Apropiación

• Número de personas que dominan los nuevos sistemas, procesos y actividades / Número de personas que deben dominar los nuevos sistemas, procesos y actividades (asumir el cambio).

3. Competencia

• ¿Qué tan bien se desempeñan los empleados en comparación al nivel esperado?

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¿A quiénes impactará el cambio?

Audiencias

El siguiente paso es definir nuestras audiencias, quienes son el grupo de personas o partes interesadas que serán impactadas por el cambio es fundamental para personalizar el plan de gestión de cambio, comunicar de forma asertiva según el interés de cada grupo y gestionar de forma adecuada las expectativas. Las clasificamos en dos grupos:

Impactado(as)Personas / cargos que se benefician del cambio (personas usuarias finales).

Involucrados(as)Personas / cargos que participan en el diseño de la estrategia y lideran su desarrollo.

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Identifiquemos el impacto de nuestro cambio

Definición del impacto: los 10 aspectos del cambio

Es importante que identifiquemos el impacto de nuestro cambio en estos aspectos para comprender y personalizar la estrategia de cambio.​ ​ Para hacerlo, por cada aspecto debes describir los comportamientos o el proceso antes del cambio y después del cambio, esto permite identificar el grado de impacto del cambio.

Por ejemplo:

Procesos

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Si necesitas apoyo para la definición del impacto de su proyecto, contacte a nuestro equipo para recibir asesoría.

Facilitadores e inhibidores

Debemos identificar tanto los facilitadores como los inhibidores durante la planificación y la ejecución del proceso de cambio, ya que permite reconocer desafíos, oportunidades y desarrollar estrategias efectivas para maximizar las posibilidades de éxito, no olvides que podemos encontrar facilitadores e inhibidores en procesos, herramientas o personas. Te damos algunos ejemplos:

Facilitadores

Inhibidores

Son aquellas barreras o resistencias que obstaculizan o dificultan el proceso de cambio, por ejemplo:​

• Resistencia al cambio por parte de los empleados, líderes u otras partes interesadas.​
• Falta de comunicación o comunicación ineficaz.​
• Falta de recursos.​
• Falta de apoyo de los líderes.​
• Falta de alineación de objetivos.

Son aquellos recursos que promueven y facilitan el cambio, por ejemplo:​

• Liderazgo efectivo y comprometido.​
• Comunicación clara y transparente.​
• Participación y compromiso de los empleados.​
• Recursos adecuados financieros, tecnológicos y a nivel de personas. ​
• Habilidades para implementar el cambio.​
• Alianzas estratégicas.

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3. Gestionar el cambio

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Resistencias

¿Quién gestiona las resistencias?

¿Qué son las resistencias?

¡Todos!​ Es un esfuerzo conjunto que involucra a múltiples partes interesadas dentro de la universidad. Es importante que todos estos actores trabajen juntos de manera colaborativa y coordinada para identificar, comprender y abordar las resistencias de manera efectiva, con el objetivo final de facilitar una transición exitosa hacia el cambio deseado.

Es posible que en el camino encontremos resistencias al cambio, por ello debemos saber que es una reacción emocional y psicológica que las personas pueden experimentar cuando se enfrentan a cambios en sus roles, responsabilidades, procesos, tecnología, formas de trabajar, entre otros.

¿Cómo anticiparse?

¿Cuáles acciones ayudan a mitigar resistencias?

Realiza un análisis de impacto: identifica quiénes serán las personas más impactadas por el cambio y cómo podrán reaccionar al cambio.​ Haz seguimiento de riesgos y resistencias: Realiza evaluación y monitoreo del cambio para identificar dónde podrían surgir problemas y cómo podrían abordarse de forma proactiva.

• Comunicación efectiva​.
• Promover la participación y compromiso.​
• Capacitación y acompañamiento.​
• Gestionar los conflictos: abordarlos de manera abierta y constructiva.​
• Reconocimiento y celebración de logros.

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Si identificas resistencias en las audiencias y requieres apoyo para definir acciones mitigadoras, contacta a nuestro equipo para recibir asesoría.

Cos, J. (2014). Lean change management: prácticas innovadoras para el manejo del cambio organizacional. Editorial: Happy Melly Express.

Tácticas ADKAR cuando identificamos ​ una resistencia

Por medio de entrevistas, formularios o encuentros es posible identificar la etapa del cambio en la que se encuentran nuestras audiencias, para ayudarles a transitar y alcanzar los niveles esperados de cada elemento. ADKAR nos propone las siguientes acciones que pueden apoyar este proceso.

Conocimiento

• Asegurar que las personas impactadas tengan acceso a la capacitación y tiempo para asistir a ella.​

• Usar materiales de apoyo adicionales para ayudar a las personas impactadas en el proceso de aprendizaje.​
• Proporcionar acceso abierto y rápido a la información para apoyar el aprendizaje.​
• Identificar a las personas a las que otros pueden acudir para obtener asistencia.​
• Compartir lecciones aprendidas como equipo.

Consciencia

• Comunicación repetitiva de los motivos del cambio y los riesgos de no cambiar.​
• Utilizar diferentes canales de comunicación (reuniones, correos, uno a uno, publicaciones, etc)​.
• Proporcionar a un acceso rápido a la información del cambio.​
• Compartir la retroalimentación de las personas usuarias finales/beneficiarias.​
• Visibilizar y abordar rumores.

Deseo

• Ayudar a identificar los beneficios personales del cambio.​
• Reconocer las pérdidas y oportunidades asociadas al cambio.​
• Reconocer el historial de cambios (positivos y negativos). Comentar por qué ocurrieron los errores anteriores y cómo se pueden implementar de forma diferente los cambios actuales y futuros para garantizar el éxito.​
• Comprometer a las personas impactadas por el cambio en las etapas más tempranas posibles.​
• Alinear los sistemas de gestión del desempeño e incentivos para apoyar el cambio.

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Tácticas ADKAR

Reforzamiento​ ​

• Celebrar éxitos.​
• Reconocer a las personas por implementar el cambio con éxito.​
• Recopilar retroalimentación de las distintas audiencias.​
• Identificar las causas raíz de la baja adopción e implementar medidas correctivas.​
• Construir mecanismos de rendición de cuentas en el día a día de la operación del negocio.

Habilidad​ ​

• Ayudar a las personas a aplicar lo que han aprendido en situaciones de trabajo reales.​
• Asegurar que las personas tengan el tiempo y las oportunidades para desarrollar nuevas habilidades.​
• Proporcionar soluciones cuando el trabajo del día a día no concuerda con lo que aprendieron en la capacitación.​
• Ser un ejemplo de cómo actuar en el nuevo entorno.​
• Identificar cuándo “más tiempo” no es la respuesta y se requiere ayuda externa.

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¡Construye tu plan y ponlo en marcha!

Con base en lo desarrollado en la primera fase, revisa los modelos propuestos, elige aquel/llos que más se ajusten a tu propósito del cambio y define las acciones para transitar por el cambio. Brindamos un ejemplo de guía con los 8 pasos de John Kotter en un proyecto que tenía como objetivo volver ágil el área de IT.

Comunica la visión:​ Se compartió la visión en una reunión departamental y en consecuencia cada equipo creó su propio faro para representar la visión del proyecto.

Crea sentido de urgencia:​ Todas las personas del equipo debían utilizar la metodología Kanban antes de 6 meses, para optimizar sus entregas y ser más ágiles a nivel organizacional. ​ Kanban: es un método visual de gestión de proyectos para hacer seguimiento de los flujos de trabajo y categorizarlos en por hacer, haciendo y hecho.

Crea una visión para el cambio:​ El proyecto definió como visión “ser la mejor organización del sector público” pero la representación gráfica para explicarlo fue un faro que representó la responsabilidad de ayudar y guiar a las personas “iluminar el camino en la adopción de nuevas prácticas”

Forma una coalición:​ Los principales agentes de cambio fueron: líderes, coordinadores y jefes, quienes se apropiaron del proyecto como si fuera suyo, siendo capaces de recitar los objetivos y beneficios según la audiencia.

Más pasos

Little, J. (2014). Lean change management: prácticas innovadoras para el manejo del cambio organizacional. Editorial: Happy Melly Express.

¡Construye tu plan y ponlo en marcha!

Construye sobre el cambio:​ Se animó a los equipos a presentar sus avances en las reuniones mensuales con los líderes de la compañía, lo cual aumentó la credibilidad del proyecto.

Elimina los obstáculos:​ Los coordinadores y jefes se hacían cargo de las preocupaciones de las personas, crearon espacios de retroalimentación mensual y en un lugar visible se colocó un tablero de progreso y riesgos para que todos fueran conscientes de los cambios.

Ancla el cambio a la cultura:​ Las personas necesitaron probar que los cambios funcionaban bien, en reuniones periódicas los equipos incluyeron Kanban como su metodología de gestión, después de un tiempo se volvió norma y se ancló a la cultura.

Asegura triunfos a corto plazo:​ En un muro visible se colocaron notas de agradecimiento para reconocer a las personas que trabajaban duro para aprender nuevos procesos como resultado de la transformación.

Little, J. (2014). Lean change management: prácticas innovadoras para el manejo del cambio organizacional. Editorial: Happy Melly Express

Si necesitas apoyo para la construcción de tu plan, contacta a nuestro equipo para recibir asesoría.

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4. Sostener el cambio

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Acciones recomendadas para sostener el cambio

1. Seguimiento a indicadores

2. Acompañamiento a audiencias

3. Estrategias personalizadas

En esta fase las personas requieren menos apoyo, las preguntas y necesidades de acompañamiento suelen disminuir, por lo tanto, es importante visibilizar los logros que hemos tenido y reconocer a los equipos.

Recuerda que cada proceso de cambio es único, por lo tanto, requiere acciones personalizadas a sus necesidades. Para este punto del proceso, programa de forma periódica el seguimiento del cambio, puede ser una vez al mes en lo que aseguras que el cambio sea parte del día a día de la universidad.

Los indicadores se deben revisar en el transcurso de la ejecución del proyecto, sin embargo, aquí el objetivo es revisar el éxito de la implementación y la necesidad de generar acciones adicionales al proceso de cambio para fortalecer el sostenimiento del cambio.

+ info

Si sientes que las acciones compartidas en este manual no cubren la necesidad de tu proyecto o iniciativa, es posible que los resultados de la evaluación de riesgo hayan cambiado, por ello te pedimos contactar a nuestro equipo para recibir asesoría y acompañamiento.

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Nuestro equipo

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