TADMINSFORMEAC25*

Traitement Sardel

Traitement Sardel

Traitement Estiac

02

Traitement Sardel

Traitement Estiac

apres la formation

Traitement Estiac

03

FRISE CHRONOLOGIQUE TRAITEMENT SESSION

avant la formation

pendant la formation

01

numérique

Création POEI France-Travail

Traitement

Tableau "Suivi Convention POEI"

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AVANT LA FORMATION TRAITEMENT SARDEL

01

FRANCE

=> On ouvre tableau SARDEL trié par ordre alphabétique & on se connecte sur le site internet France Travail =>Création des POEI dématérialisées : Les étapes : 1. Création de la POEI par SARDEL 2. Création du devis par ESTIAC 3. Validation du devis par SARDEL sur l'espace Recruteur 4. Validation du financement par Pôle Emploi 5. Validation de la POEI par SARDEL 6. Validation de la POEI par le candidat 7. Validation finale par Pôle Emploi => 1ère étape 1. Aller sur votre espace recruteur 2. L’onglet « recruter un candidat » - puis cliquer sur « consulter » 3. Ensuite cliquer « « je m’informe sur les aides à l’embauche » 4. Cliquer sur « j’accueille un candidat qui doit acquérir des compétences » 5. Cliquer sur « créer et gérer vos demandes d’aides » 6. Cliquer sur « accéder aux informations » 7. Vous pouvez ensuite créer la POEI 8. La création d’une POEI va attribuer un numéro POEI (on va l’appeler 40A … …. … ) => Compléter ensuite la colonne n° Convention POEI du tableau et transmission des infos à ESTIAC pour création devis KAIROS => 3ème et 5ème étapes selon procédure spécifique

Visuel sur la procédure cliquer ici

TRAVAIL

=> Au fil de l'eau des convocations à envoyer

Sous répertoire 4."Fiche _PC"

Sous répertoire 3."Fiche_ Présence"

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Document Plan détaillé de Formation

Création du devis KAIIROS

Création du devis Oxygène

Création de la session DOKELIO

Pochette formateurs

Sous répertoire 1. "Convocations"

Sous répertoire 2."éléments _dossiers_stagiaires"

01

Sous répertoire 5. "évaluations"

Traitement physique

Traitement numérique

Sous répertoire 6. "Documents fin formation

AVANT LA FORMATION TRAITEMENT ESTIAC

Création du répertoire session de formation POEIYYMMJJM

Tableau "Nomsession_ participants"

Création des pochettes apprenants

Document Planning session (Nomsession)

Chemin d'accès procédure : Serveur ESTIAC / Ressources Humaines/ 3-Estiac_Conventions_Formations /Fiches Procédures /DOKELIO/ DOKELIO_KAIROS _POEI_V2023

A faire dès le 1er dossier reçu suite matinale

=> Création de la session POEI rattachée à l'action de formation selon procédure spécifique Afin que la session apparaisse dans KAIROS

DOKELIO

Pour plus de détails : https://actuformation.francetravail.org/sujets/saisie-devis-kairos/

Visuel sur la procédure cliquer ici

=>Création des devis individuels ; selon procèdure spécifique ; reprenant le numéro de la POEI qui a été attribué : 40A …. …. …. Le devis va être transmit automatiquement dans l'espace employeur France Travail afin que le client (SARDEL) le valide dans le cadre de la POEI Les devis KAIROS restent visibles et accessibles sur l'application Ils sont cependant téléchargés pour la suite de la procèdure de saisie de la POEI 1/ Transmission par SARDEL des n° de convention POEI 2/ A saisir dans Tableau des participants ESTIAC (vert), Onglet "Données dossier d'entrée" 3/ Création des devis individuels 4/ Les devis sont télétransmis directement sur l'espace recruteur SARDEL 5/ Informer SARDEL pour suite procédure inscription POEI

DEVIS KAIROS

=> Au fil de l'eau , à la suite des créations des POEI sur France Travail

Chemin d'accès procédure : Serveur ESTIAC / Ressources Humaines/ 3-Estiac_Conventions_Formations /Fiches Procédures /KAIROS/ KAIROS _NOUVELLE_GENERATION_SAISIE_DEVISPOEI

Classement et archivage de la POEI

Enquêtes de satisfaction

Célébration

Documents de fin de formation

Préparation Clôture de la session

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Attestation d'entrée KAIROS

Tableau des notes

Evaluations

Tableau Suivi des Absences

Tableau Public

Dossier d'entrée en formation

PENDANT LA FORMATION ESTIAC

Suivi des Abandons

02

Chemin d'accès procédure : Serveur ESTIAC / Ressources Humaines/ 3-Estiac_Conventions_Formations /Fiches Procédures /KAIROS/ KAIROS _SUIVI_POEI_V0001

J 1 à 7

Une fois l'acceptation du devis par le stagiaire et la validation France Travail ; la convention de formation est validée sur le site France Travail. => il convient alors de réaliser les Attestations d'Entrée en Stage KAIROS , individuellement. ==> Se connecter à Kairos, aller dans KAIROS KAIROS et suivre la procédure spécifique ci contre. => Enregistrer l'attestation dans le dossier individuel de chaque stagiaire au niveau du sous dossier "Documents réglementaires" en respectant la nomenclature"NOM_Prénom-Attestation_entrée_Kairos" L'attestation est SUR DEMANDE & AU BESOIN à éditer et signer par le responsable formation. A noter : Une fois l'attestation d'entrée en stage effectuée dans KAIROS, elle est automatiquement transmise à France Travail. Ce dernier adresse un courrier de notification d'entrée en formation au demandeur d'emploi (disponible dans ses courriers)

Visuel sur la procédure cliquer ici

ATTESTATION ENTREE KAIROS

1ère Etape

Il convient ensuite d'attendre 48h pour saisir le bilan de fin

Se munir au préalable du numéro d’identifiant du demandeur d’emploi ainsi que de sa zone géographique. 1/ Après s'être connecter à KAIROS KAIROS, cliquer sur « Parcours de formation du demandeur d’emploi », Renseigner l'identifiant et le code géographique correspondant à l'agence France Travail dont dépend le stagiaire (Cf fichier excel : Pôle-Emploi_Codes_Régions.docx) 2/ Puis cliquez sur « Gérer absence/abandon ». 3/ Selectionner "abandon de la formation à partir de". Saisir date d'abandon et sélectionner un motif (présent dans le menu déroulant). Télécharger le justificatif fourni par le demandeur d’emploi (mail au format pdf) et cliquer sur télécharger. 4/ Un message confirmant le téléchagement apparait. Fermer la fenêtre 5/ L'abandon est signifié dans le statut du demandeur d'emploi 6/ A télécharger et Enregistrement dans : J:\Formations\Gestion_du_Centre\Session_de_Formation\Débutants\_DOSSIER TYPE POEI\Nomsession\6-documents_fin_formation\Bilans Fin\KAIROS selon nomenclature suivante : NOM_Prénim_Saisie_Abandon

Au fil des abandons le jour J

ABANDON KAIROS

2ème Etape

Se munir au préalable du numéro d’identifiant du demandeur d’emploi ainsi que de sa zone géographique. 1/ Après s'être connecter à KAIROS KAIROS, cliquer sur « Parcours de formation du demandeur d’emploi », Renseigner l'identifiant et le code géographique correspondant à l'agence France Travail dont dépend le stagiaire (Cf fichier excel : Pôle-Emploi_Codes_Régions.docx) pour rechercher la fiche du Demandeur d'Emploi concernée 2/ Sur la fiche du Demandeur d'Emploi, Cliquer sur sous-dossier "Bilan de fin de formation" et rubrique "Saisir le bilan" 3/ Sur cette fenêtre, modifier la date de fin de formation à la date d'abandon, le nombre d’heures effectives réalisées, sélectionner "Formation en Centre » comme modalité d’enseignement, sélectionner « niveau 6 » pour le niveau de sortie, "Situation à la sortie de la formation", sélectionner « demandeur d’emploi ». Terminer par "Transmettre" 4/ Un bandeau vert apparait signalant que le bilan a été créé, transmis au DE et à France Travail ( 1 fois créé, le bilan remonte dans l'espace France Travail candidat et Conseiller France Travail) 5/ Le bilan est exportable en PDF. Enregistrement et nomage du document "NOM_Prénom_Bilan_fin_Abandon" dans ESTIAC : J:\Ressources Humaines\3-ESTIAC_CONVENTIONS_FORMATIONS\1-POEI_France Travail\2024\POEIAAMMJJM\BILANS KAIROS\Bilans_abandons-clôtures & dans J:\Formations\Gestion_du_Centre\Session_de_Formation\Débutants\_DOSSIER TYPE POEI\Nomsession\6-Documents_fin_formation\Bilans Fin\KAIROS

Au fil des abandons le jour J

ABANDON KAIROS

Accord de financement France Travail

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Traitement abandon France Travail

Accompagnement

PENDANT LA FORMATION SARDEL

Suivi des apprenants

Abandon

02

Suite à la déclaration de l'abandon dans KAIROS, l'information remonte dans la POEI sur France Travail. => Il faut donc saisir le bilan de fin suite abandon dans France Travail Aller sur le stagiaire concerné, l'application signale qu'il y a un traitement à faire en joignant la feuille de présence et le bilan de fin Kairos

J+2 après l'abandon

ABANDON France Travail

Transmission dossier candidat à l'Assistante commerciale

Clôture de la POEI sur France Travail

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Clôture de la session

APRES LA FORMATION SARDEL

03

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Relance Formateur/ évaluations

Bilans KAIROS

Evaluations de satisfaction à froid

APRES LA FORMATION ESTIAC

Documents de fin de formation

03

J-2 au soir auprès de l'équipe recrutement

J-1 au matin une fois la POEI créée sur France Travail/Kairos

Récupération des pochettes stagiaires contenant les sous chemises suivantes et dans l'ordre : 1/ Sous chemise sans logo "Dossier d'entrée en formation" vide qui accueillera dans l'ordre : Réglement Intérieur / Charte stagiaire/Droits d'image/ Attestation de remise des documents. 2/ Sous chemise "Renseignements" qui comporte dans l'ordre Attestation inscription FT, CV, Diplômes. On viendra mettre ultérieument La Fiche de renseignements complétée. 3/ Sous chemise "Evaluations" : qui comporte les tests matinales et accueillera par la suite et au fil de la formation, les autres tests en format papier . 4/ Sous chemise "Suivi administratif" vide qui accueillera au fil de la formation , Feuille de présence, Bilans si abandon/cloture, justif d'Absences

1/Préparation des 2 sous-chemises "Dossier d'entrée en formation" (1 sans logo & 1 avec logo Estiac) pour chaque stagiaire => Sous-chemises individuelles "dossier d'entrée en formation" sans logo comprenant : Document "Fiche de renseignement Document "Réglement Intérieur " Document"Charte du stagaire" Document "Autorisation Droits d'image" Ces documents sont a récupérer par l'assistante formation auprès du bureau Reproduction. Ces documents seront à signer par les stagiaires et à récupérer. => Sous-chemises individuelles"dossier d'entrée en formation" avec logo (sous-pochette à récupérer par l'assistante formation auprès du bureau Reproduction) comprenant : Planning individuel Feuille d'émargement nominative Document "Modalité d'évaluation du parcours" Programme en pdf "concepteur developpeur Mainframe" Cette sous-chemise sera à conserver par le stagiaire 2/A transmettre au Responsable Formation

Au fil de l'eau des convocations envoyées

J-1

=> Fiche PC : Saisie des noms et prénoms des apprenants => la veille du démarrage de la session (J-1), on va trier par ordre alphabétique et supprimer les lignes vides. Puis impression pour pochette formateur

Tous les 6 mois

Tous les 3 mois

=> Envoi par mail aux formateurs et financeurs du lien google drive pour complétude de l'enquête de satisfaction (mettre en copie mail ESTIAC) => Envoi par mail aux clients du lien google drive pour complétude de l'enquête de satisfaction (mettre en copie mail ESTIAC) => Tracabilité et traitement des retours dans tableau de suivi =>>>>Obligation Qualiopi

Avant démarrage

1 fois par an (mi-avril)

A la fin de la session

Semaine +2

2 dossiers suspendus par POEI/Idem pour formations Fond Propre et Formations complémentaires => Rangement par sessions en triant les stagiaires par ordre alphabétique => Séparation des abandons de la session au fils de l'eau => Archivage par mois et sessions, des dossiers POEI (classés par ordre alphabétique) dans dossier suspendu "terminer" => Archivage en boite archives + Archivage des documents autres liés à ESTIAC (stages, contrats prestataires fournitures et services....)

Dans vos demandes d'aides, les POEI apparaissent avec "En attente de votre validation" (Employeur) pour la validation du montant de prise en charge (l'aide attribuée) =>Cliquer sur chaque personne, => Bandeau en haut à droite Cliquer sur le montant de l'aide valider les 3 cases et confirmer la Validation La suite du process continue (validation Stagiaire)

5ème étape

Dans vos demandes d'aides, les POEI apparaissent avec "En attente de votre validation" (Employeur) =>Cliquer sur chaque personne, => Cliquer sur "Compléter le formulaire" en vert / Il s'ouvre/ Valider => Télécharger le devis individuel KAIROS => Télécharger le plan détaillé de formation et type "Plan détaillé de formation" Une fenêtre apparait pour signaler que la demande a bien été valider. La suite du process continue (Validation FT)

3ème étape

1ere étape

Date prévu d'embauche J+1 après la fin de formation

Rubrique "Rechercher un bénéficiaire " saisir le n° de PE du bénéficiaire et son département de résidence du PE où il est inscrit Faire un copier coller du tableau Recrutement du n°PE et vérifier le dpt du PE du candidat Rechercher On ajoute On confirme Le n° de Convention POEI est générée => Ce n° va permettre à l'organisme de formation de créer le devis KAIROS (2ème étape ESTIAC)

Poursuivre

Au fil de l'eau de la formation

J 1 à 7

Tableau "Suivi Administratif ESTIAC 1 Onglet "Jours fériés" à compléter 1 Onglet par mois. => Dupliquer la feuille pour faire la nouvelle avec le nouveau mois => Rentrer la date de début de mois dans la cellule C2 => Ajouter/supprimer des sessions/apprenants si besoin Saisir nom POEI et les noms et prénoms des stagiaires (1 par ligne) => Lors d'une absence, demander au stagiaire un justificatif ou à défaut complétude du formulaire dédié => Se reporter à la légende pour saisir l'événement et préciser en commentaire. => Lors d'un abandon, mettre à jour le tableau

J1 à J4

=> Sur l'agenda du Responsable Formation, Programmation des passages de l'équipe Commerciale et invitations aux personnes concernées => Sur l'agenda du Responsable Formation, Programmation du passage de l'intervenante extérieure pour la préparation aux entretiens et invitations aux personnes concernées => Saisie dans tableau "Interventions commerce " dans J:\Formations\Gestion_du_Centre\4-PLANNING_FORMATION

Tous les mercredi et jeudi en fonction du tableau Suivi Promo recrutement

=> Créer le document personnalisé à partir de la matrice J:\Formations\Gestion_du_Centre\Session_de_Formation\Débutants\_DOSSIER TYPE POEI\Nomsession\1-Convocations => Enregistrer en PDF pour envoi par mail J:\Formations\Gestion_du_Centre\Session_de_Formation\Débutants\_DOSSIER TYPE POEI\Nomsession\1-Convocations => Utiliser le corps du mail créé à cet effet et copie cachée Responsable Formation J:\Formations\Gestion_du_Centre\1-MODELES_DOCUMENTS_FORMATION\05-Documents_Stagiaires\MATRICES SOURCES\1- Avant début formation_mails\Mails POEI

Au fil des absences des stagiaires en cours de formation

J 1 à 7

Dans : J:\Formations\Gestion_du_Centre\Session_de_Formation Tableau "Public_ESTIAC_2024_V100" 1 Onglet " Planning du centre" à compléter 1 Onglet "Jours fériés" à compléter 2 fois par an (année en cours et année suivante) => Onglet "Planning du centre" Saisir en colonnes A et B, les noms et prénoms de chaque stagiaire pour chaque POEI et chaque formation complémentaire => Saisir selon le planing et la codifications des Unités de formation les codes qui vont comptabiliser le nombre de jours de formation par unités de formation (informations utiles pour la complétude du Bilan pédagogique et financier => Mise à jour de l'onglet avec les absences

Dès la 1ere convocation envoyée

J-1

=> Matrice "Plan détaillé_POEIaammjjM > Compléter les dates pour chaque module ainsi la liste des participants => On va générer le PDF du plan détaillé, celui-ci est à laisser dans la session & copier/coller dans ESTIAC/ Ressources Humaines/ 3-ESTIAC_Conventions_Formations/1-POEI_France Travaik/2024/ la POEI concernée pour initier le traitement de l'ouverture de POEI sur FRANCE TRAVAIL

J1 à J4

Le dernier jour de formation

=> Envoi à l'équipe de l'événement Pot de départ session => Transmission au formateur du livre d'or et des goodies

Procédure

=> Se munir du planning pour avoir les informations nécessaires des dates et unités de formations => Se connecter à l'application / gestion commerciale/devis => Sélectionner le dernier devis POEI France Travail /Ouvrir et dupliquer => Modifier le nom de la POEI et les dates de session dans cadre texte libre. Ne pas toucher aux lignes "participations" => Cliquer sur chaque ligne de produit (référence des unités de formation) et cliquer sur l'icone feuille (en bas à gauche) pour modifier les dates de la 1ere unité de formation / cliquer ailleurs pour enregistrer les données A noter : - Sur les unités DB2 intro et maitrise on va scinder la durée de 10 jours en 2 de 5 jours chacun - Sur la dernière ligne de produit (CICS Programmation) on va insérer les dates , et ajouter le nombre d'apprenants prévus et les noms et prénoms des candidats => Modifier ensuite sur chaque ligne produit, les données de la colonne "Quantité" en fonction du nombres d'heures de l'unité de formation X nombres de participant prévus ( ex UF 1 = 5 jours soit 35h et 17 participants prévus donc Quantité : 35X17 = 595 => Prix unitaire : 30.08 euros A noter : Pour vérifier la saisie la somme Faire 399h X 30.08 X nbres d'apprenants prévus => Cliquer sur icone Enregistrer , une fenêtre apparait choisir "devis simplifier avec description des articles estiac" (3ème sur la liste), choisir PDF et enregistrer sous "ESTIAC _Conventions_Formations/1-Pole_emploi POEI/2024/la POEI concernée" selon nomenclature : DEVIS24MM001 ou 2 ou 3 en fonction des devis précédemment créés dans le mois => Se déconnecter

J- 1 avant le démarrage

OXYGENE

=> Devis global à destination FRANCE TRAVAIL à réaliser sur le logiciel Oxygen selon procédure spécifique pour transmission au client SARDEL afin d'initier la demande de POEI. Il devra être accompagné du parcours de formation (pdf) => Enregistrement dans J:\Ressources Humaines\3-ESTIAC_CONVENTIONS_FORMATIONS\1-POEI_France Travail/ 2024/ la POEI concernée A noter : Pour créer ce dossier POEI on va chercher la matrice dans : J:\Formations\Gestion_du_Centre\1-MODELES_DOCUMENTS_FORMATION\Exemple_type_dossier_bilans_ESTIAC-KAIROS\POEIaammjjM

J+1semaine

=> Télécharger les accords de financements de l'espace France Travail et les enregistrer " dans M:\Ressources Humaines\2-GESTION_CONVENTIONS_FORMATIONS\2-PÔLE_EMPLOI\2024\--POEI240513M\ACCORDS FINANCEMENT en les nommant ainsi : Nom_Prénom_Accord_Date de démarrage de la POEI (aaaa - mm- jj)

Chemin d'accès procédure : Serveur ESTIAC / Ressources Humaines/ 3-Estiac_Conventions_Formations /Fiches Procédures /KAIROS/ France Travail-Guide-KAIROS-declarer les assiduites-oct-2023.pdf

2/ Traitement KAIROS

1/ Traitement interne

Visuel sur la procédure cliquer ici

BARRÉ Bryan - Abandon le 11-04-2024

Au fil des abandons

=> Tableau Participant POEI : Barrer la ligne du stagiaire => Sur le dossier stagiaire numérique, on vient saisir à la suite de son prénom l'abandon ex : => Bilan de formation ESTIAC : Document retracant l'entretien en cas d'abandon/ Cloture . Le document est à préparer par l'assistance formation selon les informations fournies par le responsable formation après l'entretien d'abancon . Le document sera signé par les 2 parties. Préparer le document de la manière suivante : > Modifier la nomenclature du document word en ajoutant "abandon_le_date" > Les heures effectives : Mettre à 0 les heures des Unités de formations non suivies ; > les dates de signatures au jour de l'abandon > Dans la rubrique "Commentaires de l'apprenant", personnaliser au nom et prénom du stagiaire et saisir la date d'abandon. Le responsable formation précisera à l'assistante le motif à cocher en fonction du mail justificatif du stagiaire. > Dans la rubrique "Commentaires du Centre " ajouter : Date de l'abandon le xxxxxx > Faire signer le stagiaire => Récuperer la fiche de présence signée => Récupérer le mail justificatif d'abandon (à transmettre par le Responsable formation) => Scanner les documents et archivage dans sous dossier numérique J:\Formations\Gestion_du_Centre\Session_de_Formation\Débutants\_DOSSIER TYPE POEI\Nomsession\6-Documents_fin_formation\Bilans Fin\ESTIAC Avec nomenclatures suivantes : NOM_Prénom_Bilan_Abandon ou Clôture le jj-mm-aaaa NOM_Prénom_Justificatif Abandon_jj-mm-aaaa => Dans le dossier stagiaire papier, sur la pochette principale barrer la pochette au stabilo et écrire ex : Abandon le 11-04-2024 > sous pochette suivi administatif mettre bilan de fin ESTIAC et fiche de présence signés => Sur le tableau "ESTIAC Public : On vient supprimer les jours non effectués

> On se connecte et on accède au service > On descend dans le cadre "Recruter les candidats" (rectangle vert) > On descend vers POEI pour cliquer "je bénéficie d'une aide à la formation avant l'embauche" > Créer et gérer vos demandes d'aides > On va chercher ceux qui ont terminé et pour lesquels SARDEL doit mener une action. Message "Vous devez transmettre "Saisir le bilan à France Travail" > Il faut se munir des bilans KAIROS et Feuilles d'émargement > On rentre sur le stagiaire et on clique à gauche > Déroulement de la formation : On répond "oui" à la question L'OF vous a t'il transmit le bilan de la formation > On continue > Répondre "oui" à la question "Avez-vous recruter le stagiaire après la formation" > Répondre "non" à la question " Avez-vous effectuer l'embauche dans les conditions initialement prévues" >Dans conditions d'embauche : Saisir la date saisie sur le Bilan KAIROS pour les personnes non placées Ou bien Saisir la date transmise par le service commerciale pour les personnes placées > Valider > Joindre les justificatifs : Bilans de fin signé ESTIAC, on nomme "Bilan" Type Bilan Valider Et la feuille d'émargement, on nomme "Fiche de présence" Type "état de présence à la formation" Valider > Cliquer sur transmettre > Cliquer sur confirmer

J+1 à 10 après la fin de formation

1 fois par mois

J-1

J-1

=> IMPRESSIONS : > Notes des stagiaires aux tests en les rangeant par ordre croissant, issues du tableau "POEIxxxxxxxxM Participants" et en masquant les colonnes A ; G à L ; O à R > Fiche PC après avoir supprimer les lignes vides et mis par ordre alphabétique > Planning session > Plannings individuels à joindre aux feuilles d'émargements individuelles => IMPRESSIONS DES SUPPORTS DE COURS (mission Abdel) Puis > Transmission des supports de cours stagiaires aux formateurs

Ce sous dossier sera alimenté à la fin de la session

=> On viendra enregistrer ici en PDF : - Le certificats de réalisation - L'attestation de formation

Sous dossier 1."Bilans Fin" Ce sous dossier sera alimenté à la fin de la session ou durant la formation au fils des abandons ou clôtures Dossier Bilan KAIROS => On viendra enregistrer ici l'ensemble des bilans KAIROS Dossier Bilan ESTIAC => On viendra enregistrer ici en PDF : - Le justificatif d'abandon ou de clôture transmis par l'apprenant & Le bilan de formation ESTIAC

Ce sous dossier sera alimenté à la fin de la session

Sous dossier 2. "Certificats & Attestation

=> On viendra enregistrer ici en PDF les courriers d'envoi des attestations de formation

Sous répertoire 3. "Courriers Attestations"

On trouve 3 dossiers : 1. Bilans Fin 2. Certificats & Attestations3. Courriers Attestations

A faire à la création du dossier session

Au fil de l'eau de l'envoi des convocations

Tous les mercredi et jeudi après-midi (prévoir 1 heure agenda)

A faire chaque année entre juillet et septembre

A faire à la création du dossier session

=> Modifier le nom du fichier par POEIAAMMJJM_Participants 1er onglet : A nommer POEIAAMMJJM et compléter la cellule RSligne18 "date" avec le 1er jour de démarrage de la session Sur le serveur SARDEL M:\Recrutement\0 - CVthèque\3 - Sessions planifiées\2024 , Aller sur la session POEI souhaitée et ouvrir le tableau "Suivi promo POEI xxxxxx " => On recherche en colonne Z les convocations signalées à envoyer => Sur ces lignes des personnes à convoquer il est nécessaire de Copier/coller les colonnes de A à F +H+ et de J à O + de S à U ( titre de séjour le cas échéant) de ce tableau au tableau participants ESTIAC =>Sur tableau participant ESTIAC, Recalculer le résultat des tests (supprimer et refaire la formule) => Sur tableau participant ESTIAC, complétude des colonnes Statut/Date de confirmation/Dossier admin/Droit d'image 2ème onglet : "Données dossier d'entrée" (Utilisable pour le publipostage) =>Modifier les colonnes I à M avec les dates de la session Puis au fur et à mesure de la réception des dossiers Utiliser les infos du 1er onglet pour compléter 3ème onglet : "Jours fériés " sur le dossier session ne rien faire. => Par contre sur la matrice : Ajouter les fériés de l'année suivante

> Tableau Suivi conventions POEI de l'année en cours : Dans la colonne date de démarrage saisir la date fournie par le Directeur Commercial => Chemin sardel M:\Ressources Humaines\2-GESTION_CONVENTIONS_FORMATIONS\3-SUIVI_CONVENTIONS FT

J 58 à 67

JJ

=>Création et impression en double exemplaire pour chaque stagiaire de la promesse d'embauche. =>A faire signer par les apprenants puis =>Scanner et ranger : M:\Recrutement\0 - CVthèque\3 - Sessions planifiées\_POEIYYMMJJM\2-Éléments_dossiers_candidats\_NOM Prénom\Renseignements

à J + 9 après fin parcours de formation

à J +7 après fin parcours de formation

=> Relance par mail aux formateur pour s'assurer qu'ils aient bien finalisé la complétude des évaluations. => Vérifier que l'ensemble des évaluations sont complétées et remplacer les documents word par les fichiers Pdf

A la 1ere convocation envoyée

=> Fichier (planning session) > Saisir Nom POEI entre les parenthèses > Modifier les initiales formateurs et imprimer en couleur pour pochette formateur

A faire dès 1ere convocation envoyée

=> Création à partir de la matrice et enregistement du répertoire de session de formation dans : ESTIAC/Formation/Gestion du centre/Session_de_Formation/Débutants sous le nom de POEIAAMMJJM Le répertoire est constitué de différents sous-répertoires et documents : • Sous- répertoire 1 « Convocations » • Sous- répertoire 2 « Eléments_dossiers_stagiaires » • Sous- répertoire 3« Fiche_Présence » • Sous- répertoire 4« Fiche_PC » • Sous- répertoire 5 « Évaluations » • Sous- répertoire 6 «« Documents fin de formation » • Planning excel de la session(Nomsession) • Plan détaillé de la formation (word et pdf) • Tableau excel des participants et tableau avec les données nécessaires au publipostage pour la création des documents réglementaires (Nomsession_participants)

Chemin d'accès de la matrice : ESTIAC/Formation/Gestion du centre/Session de formation/Débutants/Dossier Type POEI

=> On viendra enregistrer ici en PDF : - L'attestation d'entrée Kairos - L'attestation de remise de document - L'autorisation droits image - Charte stagaire - RI

Le dossier Renseignements (Fonds Propres ou POEI) doit contenir les pièces administratives du candidat : => On vient copier/coller les éléments suivants du sous dossier SARDEL "Renseignements" NOM_Prénom_Diplôme ou NOM_Prénom_Attestation_réussite NOM_Prénom_CV NOM_Prénom_Photo NOM_Prénom_Fiche_de_renseignements sera a enregistrer ici ultérieurement

Sous dossier 1."RENSEIGNEMENTS "

Au fil de l'eau de l'envoi des convocations

Ce sous répertoire sera alimenté une fois la session démarrée

Sous dossier 2. "DOCUMENTS REGLEMENTAIRES "

Ce sous dossier sera alimenté durant la formation le cas échéant

=> On viendra enregistrer ici en PDF les justificatifs d'absences transmis par l'apprenant

Sous dossier 3. "Absences "

Un dossier par apprenant. Dans un dossier « NOM Prénom », on trouve 3 sous-dossiers : 1. Renseignements 2. Documents réglementaires3. Absences

J:\Formations\Gestion_du_Centre\Session_de_Formation\Débutants\POEIXXXXXXM\Éléments_dossiers_stagiaires\NOM Prénom stagiaire/ Renseignements

Voir une solution pour diminuer le temps de traitement très chronophage de cette étape

J:\Formations\Gestion_du_Centre\Session_de_Formation\Débutants\POEIXXXXXXM\Éléments_dossiers_stagiaires\NOM Prénom stagiaire\Documents réglementaires

de J1 à J7

J1

=> Préparer à l'aide du publipostage le document "attestation de remise des documents " avec comme source l'onglet "données dossier d'entrée" du tableau excel " Nomsession_Participants" => Impression en 2 exemplaires du document afin de les transmettre pour signature à chaque stagiaire => Récupération d'un exemplaire signé du document et de la pochette sans logo (RI/Chartre stagiaire/Droits d'image et Fiche de renseignements) contenant l'ensemble de ces documents signés => Scan individuel de chaque document signé par les stagiaires => Enregistrement et nomage des documents RI Chartre stagiaire/Droits d'image dans chaque sous dossier "Documents réglementaires" situé : (A noter: Il convient également de placer ici l'attestation d'entrée en formation KAIROS une fois celle-ci saisie) => Enregistrement et nommage de la fiche de renseignements dans : => Mail d'envoi des documents signés à chaque stagiaire => Remplissage de la colonne R (droits d'image) en fonction des réponses données sur le document "Autorisation droits d'image"

Au fil des abandons

> Tableau Suivi conventions POEI de l'année en cours : Barrer la ligne du stagiaire et dans la colonne observation "Abandon le 11-04-2024 " => Chemin sardel M:\Ressources Humaines\2-GESTION_CONVENTIONS_FORMATIONS\3-SUIVI_CONVENTIONS FT

=> Nettoyer le tableau en supprimant les non confirmés et les lignes vides. Et trier par ordre alphabétique. Ce tableau permet ensuite, via les informations candidats, la réalisation des inscriptions individuelles à la POEI sur le site France Travail => Complétude des colonnes N° POEI/Siret France Travail/Date de démarrage/Observations (abandon, adresse PE différent etc....)

La veille du démarrage de la session

Au démarrage de la prospection du "service recrutement " Sardel pour chaque session

Chemin d'accès : Sardel/Ressources humaines/2- Gestion_Conventions_Formations/ 3_Suivi_Conventions PE/ Suivi_Conventions_POEI_année

=> Création de l'onglet de la POEI => Pour chaque participant dont courrier de "demande de pièces pour inscription" envoyé, on vient copier/coller l'ensemble des cellules du tableau Suivi promo SAUF les colonnes "Résultats des tests" jusqu'à N° France Travail , ainsi que la colonne "Recruteur" => Code couleur vert sur les stagiaires confirmés => Complétude des colonnes N° France Travail /N°sécu/ Observations à réception des pièces demandées dans la convocation

Au fil de l'eau des convocations envoyées

1 fois par an entre juillet et septembre

=> Fichier (planning individuel) > Saisir Nom Prénom de l'apprenant entre les parenthèses > Onglet feuille de présence : Compléter la date de début dans la cellule S24. Le reste de la feuille s'incrémente automatique au regard de l'onglet calendrier qui répertorie les jours fériés de l'année. => Modifier les initiales formateurs en fonction du planning défini par le RF et imprimer (pour réserve dans le cadre de la préparation des pochettes formateurs et stagiaires à J-1) > Onglet calendrier : A mettre à jour chaque année entre juillet et septembre

En cours de formation

J 1 à 7

Dans J:\Formations\Gestion_du_Centre\Session_de_Formation Tableau "Notes_Apprenants_2024_V100" => 1er Onglet : Saisir en colonnes C à J, respectivement le nom de la POEI, les noms et prénoms de chaque stagiaire, les dates d'entrée et de sortie de session (prévisionnelle), le statut du stagiaire en formation (abandon, en cours, aboutie). Saisie des notes de la matinale (infos à récupérer dans le tableau participants ESTIAC Les formateurs complétent les notes des différents tests et travaux pratiques

1 à 3 jours après la fin de la session

=> Réalisation des bilans de fin de session KAIROS selon procédure spécifique => Enregistrement et nomage des documents dans ESTIAC : J:\Formations\Gestion_du_Centre\Session_de_Formation\Débutants\_DOSSIER TYPE POEI\Nomsession\6-Documents_fin_formation\Bilans Fin\KAIROS Nomenclature : NOM_Prénom_Bilan_Fin_Kairos

Après les modules JCL/Cobol/DB2/CICS

à J 5

=>Vérification sur SARDEL : M:\Recrutement\0 - CVthèque\3 - Sessions planifiées\2024\5- POEIXXXXXXM\Évaluations => Transfert des évaluations pré-remplies par l'équipe recrutement suite matinales vers le sous dossier Evaluations sur ESTIAC : J:\Formations\Gestion_du_Centre\Session_de_Formation\Débutants\POEIXXXXXXM\Évaluations => Suite aux mails envoyés par l'équipe formateur, téléchargement et archivage des productions de chaque apprenants à enregistrer par apprenants dans le sous dossier "Production" COBOL : Les codes sources des 7 et les JCL d'exécution TP (ARIO1GU/ARIO2GU/ARIO3GU/ARIO4GU/ARIO5GU/ARIO6GU ARIO7GU/ARIO8GU)&ARIJ1GU/ARIJ2GU/ARIJ3GU/ARIJ4GU/ARIJ5GU/ARIJ6GU/ARIJ7GU) DB2 : ARID1GU/ARID2GU JCL : ARIDN1U/ARIDN2U CICS : Les fichiers BMS des 4 TP et les programmes sources ARINGU1/ARINGU2/ARINGU4/ARINGU7 & ARICGU1/ARICGU2/ARICGU4/ ARICGU7

La veille de la fin session

Le dernier jour de formation

Certificat de réalisation : => Préparation des certificats de réalisation individuels => Nomenclature :NOM_Prénom_Certificat_Réalisation_Formation => A enregistrer en PDF dans : :J:\Formations\Gestion_du_Centre\Session_de_Formation\Débutants\_DOSSIER TYPE POEI\Nomsession\6-Documents_fin_formation\Certficats & Attestations Signés => Edition pour Transmission en mains propres aux stagiaires

Au fil de l'eau des placements

=> Préparation du courrier d'accompagnement : J:\Formations\Gestion_du_Centre\Session_de_Formation\Débutants\_DOSSIER TYPE POEI\Nomsession\6-Documents_fin_formation\Courriers Attestations=> Mise sous pli du certificat et du courrier d'accompagnement dans enveloppes imprimées dédiées + suivi => Transmission à l'Assistante Commerciale pour envoi postal + Pochette "renseignements" bleue de l'apprenant

à J +10 après fin parcours de formation

+12 semaines après fin parcours de formation

=> Préparation des attestations individuelles : Se reporter au tableau des notes afin d'identifier ceux à préparer et les mentions à reporter sur les documents (Lorsque la mention est passable ne rien mettre sur l'attestation) ! Concernant la date de l'attestation : C'est 10 semaines après la fin de formation => Enregistrement sous word et nomage des documents NOM_Prénom_Attestation dans ESTIAC J:\Formations\Gestion_du_Centre\Session_de_Formation\Débutants\_DOSSIER TYPE POEI\Nomsession\6-Documents_fin_formation => Impression pour signature des documents par le Responsable formation => Scan pdf et archivage des documents signés en remplacement des documents au format word dans ESTIAC J:\Formations\Gestion_du_Centre\Session_de_Formation\Débutants\_DOSSIER TYPE POEI\Nomsession\6-Documents_fin_formation\Certificats & attestations signés

J1 à J5

1 semaine avant la fin de la session

=> Saisie des données de chaque session dans le tableau "Suivi enquêtes de satisfaction" pour toutes les parties prenantes (Apprenants, formateurs, financeurs, clients) Chemin : J:\Formations\Gestion_du_Centre\8-Qualité ESTIAC\Enquêtes de satisfaction\1-Planning d'envoi => Création alerte agenda pour rappel des dates et vérifications pour relances le cas échéant => Envoi par mail aux stagiaires du lien google form pour complétude de l'enquête de satisfaction (mettre en copie mail ESTIAC) => Infos des avancements au Responsable Formation pour faire les rappels