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Informes de Auditoría Interna (RE.10)

Asesoramiento para la Certificación

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Especificaciones del Sistema de indicadores

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Tableros de seguimiento y medición

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Informes a demanda

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Informes y propuestas para el logro de objetivos específicos

Asistencia para la implementación de proyectos

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Propuesta de modelos de gestión, organizacional y de servicios

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Programa de capacitación

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Activos digitales

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Administración de proyectos

Registro de consultas de la ciudadanía

Consultas orientadas

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Seguimiento de las consultas recibidas

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Reclamos y sugerencias derivadas

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Retroalimentación sobre consultas y respuestas vinculadas

Adecuación de información brindada

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Programa de capacitación.

Características:

Planificación e implementación de programas de capacitación diseñados para que las personas puedan incorporar conocimientos y habilidades relacionadas con la gestión de proyectos de manera efectiva.

Beneficios:

• Permite a la organización capitalizar el conocimiento de manera sistemática para mejorar la gestión de proyectos.
• Permite a las personas incorporar y desarrollar las habilidades para liderar, ejecutar y/o gestionar proyectos, según corresponda.
• Contribuye a la mejora del desempeño laboral individual y colectivo.
• Contribuye a incrementar la motivación y compromiso de las personas del organismo.

Gestión del sitio web institucional, aplicación móvil institucional y otros activos digitales.

Características:

Actualización y resguardo de activos digitales -tales como página web, app móvil, portal de datos- para mantener la comunicación con las partes interesadas.

Beneficios:

• Permite la visibilización simple y eficaz de los servicios e información de la Judicatura.
• Asegura la integridad de la información disponible en los portales, manteniendo actualizados los módulos que la componen.

Informes de portafolio de proyectos.

Características:

Documento que contiene el análisis general de todos los proyectos que forman parte del portafolio de proyectos de la organización. El objetivo principal es brindar información consolidada acerca del estado actual de los proyectos del portafolio (avance, cumplimiento de plazos, logro de hitos principales), recursos asignados, interrelaciones entre sí, resultados obtenidos y lecciones aprendidas.

Beneficios:

• Proporciona una visión panorámica, consolidada y completa de todos los proyectos de la organización (por iniciar, en curso, cancelados, finalizados) y sus relaciones, facilitando la comunicación, la comprensión y la toma de decisiones con información clara y precisa.
• Permite visualizar el grado de alineamiento de los proyectos con los objetivos estratégicos de la organización, además de evitar la superposición de proyectos que dupliquen los esfuerzos hacia un mismo objetivo.
• Permite analizar la asignación de recursos e identificar oportunidades de mejora para optimizar la gestión del portafolio de proyectos.

Programa de capacitación.

Características:

Planificación e implementación de acciones que permitan incorporar conocimientos a los usuarios que intervienen en la administración de los contenidos de la página web y sistemas propuestos por la Secretaría de Planificación y Gestión.

Beneficios:

• Brinda autonomía al personal para la actualización de los contenidos de su área.
• Permite a la organización capitalizar el conocimiento de manera sistemática para la comunicación de información asertiva.
• Contribuye a la mejora de la comunicación institucional.
• Contribuye a incrementar la motivación y compromiso de las personas del organismo.

Anuario estadístico.

Características:

Publicación de frecuencia anual, que muestra la actividad realizada por los organismos jurisdiccionales y no jurisdiccionales dependientes de la Judicatura. Esto permite dar cuenta de la gestión, cumpliendo así con los principios de publicidad y transparencia.

Beneficios:

• Fomenta la transparencia facilitando el acceso de las personas a la información de la actividad del Poder Judicial, tanto en relación a los procesos jurisdiccionales como también a los procesos de apoyo y administrativos.
• Contribuye a la comunicación del Poder Judicial con la ciudadanía.

Portal Datos Abiertos.

Características:

Repositorio de datos con formato abierto publicados en el sitio web institucional con los metadatos correspondientes, para la consulta y análisis de cualquier persona o entidad.

Beneficios:

• Permite realizar análisis complementarios a los informes publicados, ajustados a un objeto de investigación determinado.
• Contribuye a la transparencia y al acceso a la información del Poder Judicial de la Provincia del Chubut.

Informes a demanda.

Características:

Documentos con resultados de análisis estadístico para dar respuesta a solicitudes específicas de usuarios internos o externos. Pueden contener la información resumida en tablas y/o gráficos, o listados de datos sin agrupar para ser procesados por el solicitante.

Beneficios:

• Proporciona información objetiva para la toma de decisiones, o para describir o investigar alguna temática de interés.
• Permite detectar desvíos en los procesos de trabajo de los organismos.
• Constituye una herramienta complementaria a lo publicado en la página web o en los tableros de uso interno, y adaptada a cada solicitud.

Herramientas para la gestión de proyectos.

Características:

Propuesta e implementación de diferentes herramientas destinadas a apoyar la gestión de proyectos en aspectos tales como: gestión de tareas y recursos, seguimiento de avance y cumplimiento de objetivos, gestión de la comunicación, documentación y almacenamiento de archivos, entre otros.

Beneficios:

• Da soporte a los procesos de inicio, planificación, ejecución, control y cierre, permitiendo una mejor coordinación y colaboración entre los miembros del equipo de proyectos.
• Mejora la comunicación entre los miembros del equipo de proyectos y hacia las partes interesadas.
• Permite realizar el seguimiento de avance del proyecto y detectar problemas y desvíos para ser tratados oportunamente.
• Al brindar información más precisa y actualizada, contribuye a mejorar la toma de decisiones relacionadas con el proyecto y su impacto en la organización.

Programa de capacitación.

Características:

Planificación e implementación de acciones que permitan incorporar conocimientos y habilidades para el registro responsable del dato y la interpretación de informes estadísticos.

Beneficios:

• Permite a las personas incorporar y desarrollar las habilidades para el control de gestión y la toma de decisiones a partir de la interpretación de indicadores de gestión.
• Contribuye a la mejora del desempeño laboral individual y colectivo.
• Contribuye a incrementar la motivación y compromiso de las personas del organismo.

Documento de requerimientos funcionales.

Características:

Documento con los detalles técnicos para el desarrollo de sistemas propuestos por la Secretaría de Planificación y Gestión, describiendo su capacidad funcional, identificando roles y necesidades.

Beneficios:

• Documenta y comunica los requisitos funcionales del sistema entre la Secretaría de Planificación y Gestión, los miembros del equipo de desarrollo informático y las partes interesadas.
• Facilita la comprensión compartida entre todos los involucrados en el proyecto.

Especificaciones del Sistema de indicadores.

Características:

Documento con las definiciones de los indicadores de gestión que conforman el sistema de información de la judicatura. Incluye el detalle de las variables que se relevan en los sistemas de gestión y las interpretaciones de los indicadores calculados.

Beneficios:

• Brinda un marco teórico que sustenta la información estadística oficial que se genera y se publica respecto de la actividad de la Judicatura.
• Facilita la interpretación de los informes estadísticos generados.
• Establece convenciones y define un lenguaje común entre los distintos operadores del sistema de administración de justicia.
• Permite confeccionar informes que sean comparables entre distintos organismos a partir de la estandarización de las mediciones.

Metodologías de proyectos.

Características:

Propuesta e implementación de prácticas y procesos enfocados principalmente en la planificación, ejecución y control de los proyectos que surjan en cualquier área de la organización.

Beneficios:

• Proporciona una estructura y modo de organización de la gestión de proyectos.
• Establece un conjunto de procedimientos estandarizados para la gestión de proyectos, contribuyendo a que estos se gestionen de forma sistemática y con una misma coherencia.
• Define roles y responsabilidades claras, lo que contribuye a una mejor comunicación y colaboración entre los miembros del equipo y hacia los interesados en el proyecto.
• Permite una mejor planificación y seguimiento del proyecto, lo que ayuda a la identificación y resolución de problemas de forma oportuna.

Tableros de seguimiento y medición.

Características:

Visualización de la información estadística en tableros interactivos, que muestran la actividad de distintas áreas y organismos de la Judicatura. Esto permite tener una visión general del desarrollo de la actividad de cada sector y realizar un análisis comparativo a través del tiempo o entre organismos, que aportará a la toma de decisiones.

Beneficios:

• Permite el monitoreo de la gestión realizada por los organismos jurisdiccionales u otras áreas.
• Contribuye al autocontrol de la gestión por parte de cada organismo.
• Facilita la toma de decisiones basada en información objetiva.

Programa de Capacitación.

Características:

Planificación e implementación de acciones que permitan incorporar conocimientos en la gestión de la calidad, para el desarrollo de habilidades y competencias de las personas que operan los procesos de trabajo, en pos de la mejora del servicio de justicia.

Beneficios:

• Permite a la organización capitalizar el conocimiento de manera sistemática para la operación de los procesos.
• Permite a las personas incorporar y desarrollar las habilidades para aplicar los principios de la calidad.
• Contribuye a la mejora del desempeño laboral individual y colectivo.
• Contribuye a incrementar la motivación y compromiso de las personas del organismo.

Asesoramiento para la Certificación.

Características:

Proceso de consultoría y asesoramiento para orientar los planes y recursos hacia un proceso de certificación de una norma de referencia.

Beneficios:

• Ayuda a reducir los tiempos de implementación de un sistema de gestión de la calidad.
• Ayuda a garantizar el éxito del proyecto de implantación del sistema de gestión de la calidad.
• Orienta y guía a los responsables para que se alcance la certificación en calidad, además de que la implantación del sistema realmente sea una mejora para el organismo.
• Permite acceder a tecnologías de gestión desarrolladas en experiencias anteriores.

Implementación de herramientas de gestión.

Características:

Aplicar herramientas de gestión para mejorar la prestación del servicio de justicia a través de la innovación (tales como 5s, Poka-yoke, servicios esbeltos, tramitación justo a tiempo, entre otros).

Beneficios:

• Ayuda a estandarizar buenas prácticas.
• Ayuda a eliminar las tareas que no agregan valor a las operaciones y procesos.
• Reduce los reprocesos de la gestión administrativa y las operaciones.
• Reduce los tiempos de procesamiento administrativo.

Sistema estandarizado para la gestión de la calidad.

Características:

Sistema de gestión que documenta planes, procesos y roles de manera sistemática, orientándose a alcanzar los resultados deseados, para cumplir las políticas y objetivos de la Calidad de la Judicatura.

Beneficios:

• Mejora la confianza de los usuarios del servicio de justicia.
• Ayuda a optimizar los procesos.
• Aporta a mejorar el uso de todos los recursos.
• Fomenta el compromiso de las personas.
• Permite establecer la unidad de propósito en las personas de la organización.
• Permite identificar los efectos no deseados del proceso y desarrollar acciones para abordarlas.
• Enfoca los esfuerzos hacia la mejora continua, a través del cambio gradual y sostenido.

Informes de Auditoría Interna (RE.10).

Características:

Documento que resume los hallazgos y sus evidencias objetivas para evaluar de manera sistemática y objetiva el grado en que se cumplen los requisitos del sistema de gestión (reglamentarios, propios de la planificación, y de la normas de gestión aplicables).

Beneficios:

• Permite encontrar las causas de los resultados no deseados del proceso.
• Permite identificar el grado en que se alcanzan los requisitos del sistema de gestión de la calidad.
• Ayuda a orientar los esfuerzos hacia la mejora continua.
• Aporta información objetiva para el proceso de toma de decisión sobre los procesos y sus recursos.
• Permite hacer el seguimiento del desarrollo sostenible del sistema de gestión a través del tiempo.

Programa de capacitación.

Características:

Planificación e implementación de programas de capacitación para que las personas puedan incorporar conocimientos y habilidades relacionadas con los modelos de gestión, organizacionales y de servicio, la optimización de procesos de trabajo y la implementación de herramientas de gestión.

Beneficios:

• Permite a la organización capitalizar el conocimiento de manera sistemática para la gestión de los procesos y servicios.
• Permite a las personas incorporar y desarrollar las habilidades para gestionar los procesos de trabajo.
• Contribuye a la mejora del desempeño laboral individual y colectivo.
• Contribuye a incrementar la motivación y compromiso de las personas del organismo.

Propuesta de modelos de gestión, organizacional y de servicios.

Características:

Diseño de modelos que proporcionan un marco estructurado y coherente para la gestión de una organización, integrando diferentes aspectos y áreas funcionales. Su objetivo es aportar mejoras a nivel estructural y funcional, alineadas con los objetivos estratégicos del STJ.

Beneficios:

• Permite mejorar la eficiencia operativa y optimizar la utilización de recursos.
• Proporciona un marco coherente y consistente para la toma de decisiones y la ejecución de procesos estandarizados en la organización.
• Promueve la alineación estratégica de los modelos propuestos.
• Fomenta el enfoque de mejora continua dentro de la organización al identificar áreas de mejora y oportunidades de innovación.
• Permite considerar las necesidades y expectativas del cliente en los diseños propuestos.
• Aporta flexibilidad y adaptabilidad a la organización para ajustarse a los cambios del entorno.
• Brinda una estructura clara y una comprensión común de las responsabilidades, roles y procesos en la organización.

Asistencia para la implementación de proyectos

Características:

Proceso de consultoría y asesoramiento para la implementación de proyectos y el logro de los resultados asociados. Esto incluye la elaboración de documentos como el plan de trabajo y el desarrollo de estrategias y tácticas para la introducción de los cambios, brindando soporte metodológico, herramientas de gestión y optimización de procesos.

Beneficios:

• Fomenta la participación de las partes involucradas.
• Permite identificar y analizar los desvíos en la implementación del proyecto y hacer los ajustes necesarios.
• Ayuda a administrar eficientemente el tiempo y los recursos involucrados.
• Permite identificar riesgos y oportunidades anticipadamente, habilitando la toma de medidas pertinentes.
• Mejora la coordinación y colaboración de los equipos y alinea esfuerzos.
• Contribuye a la comprensión común de las responsabilidades y roles de cada miembro y de lo que se debe lograr.
• Facilita la comunicación y el intercambio de información entre los miembros del equipo y con las partes interesadas compartiendo una visión común del proyecto.
• Permite capitalizar el conocimiento sobre la implementación y lecciones aprendidas.

Informes y propuestas para el logro de objetivos específicos.

Características:

Documento destinado a resolver un problema concreto, proporcionando análisis detallados y recomendaciones operativas, tácticas y/o estratégicas. Esto contribuye a que los organismos alcancen sus objetivos específicos a partir de un requerimiento de asistencia. Incluye la descripción de los procesos, responsabilidades y procedimientos que abordan la gestión de la organización.

Beneficios:

• Permite accionar sobre las causas de los problemas detectados, priorizando el abordaje de las causas críticas en función del contexto.
• Facilita la toma de decisiones en base a la información que surge del análisis y las recomendaciones.
• Orienta la resolución del problema hacia el enfoque por procesos centrando los esfuerzos en los procesos clave y en las oportunidades de mejora.
• Permite la estandarización y optimización de los procesos permitiendo que se realicen de manera consistente y uniforme.
• Proporciona evidencia documentada de las responsabilidades para la toma de decisiones y el logro de los objetivos.

Registro de consultas de la ciudadanía.

Características:

Está compuesto por el resguardo electrónico de los contactos realizados al Servicio de Orientación a la Ciudadanía por los diferentes canales de comunicación. El registro está compuesto por las consultas, las respuestas y la metadata asociada como las fechas, canales de atención, datos de contacto, etc.

Beneficios:

• Permite recuperar la información de contactos anteriores de las personas para contar con el historial de las mismas y dar una mejor respuesta a las consultas.
• Permite buscar las respuestas a consultas similares realizadas anteriormente, a fin de acelerar los tiempos de respuesta y mejorar la calidad de las mismas.
• Brinda información de base para poder monitorear el funcionamiento del Servicio brindado y detectar oportunidades de mejora.

Reclamos y sugerencias derivadas.

Características:

Registro de los reclamos y sugerencias recibidas en el Servicio de Orientación a la Ciudadanía y comunicación correspondiente hacia el área involucrada para que conozca esta situación y pueda realizar acciones, si fuera necesario.

Beneficios:

• Permite canalizar los reclamos y sugerencias que realiza la ciudadanía para que estos lleguen a las áreas correspondientes.

Retroalimentación sobre consultas y respuestas vinculadas.

Características:

Reporte periódico a las áreas relacionadas sobre las consultas recibidas y respuestas brindadas por el Servicio de Orientación a la Ciudadanía, para su conocimiento y detección de oportunidades de mejora.

Beneficios:

• Permite a las áreas contar con información sobre las consultas que realiza la ciudadanía y así poder detectar oportunidades de mejora.
• Permite la adecuación de las respuestas brindadas por el Servicio de Orientación a la Ciudadanía en función de las indicaciones de las áreas relacionadas.

Adecuación de información brindada.

Características:

Adecuación de las respuestas automáticas que brinda el bot y la base de conocimiento que utiliza la Operadora, para poder mejorar las futuras intervenciones y actualizar la información de la página web en caso de ser necesario.

Beneficios:

• Permite mejorar las respuestas brindadas por el Servicio de Orientación a la Ciudadanía en futuras intervenciones.
• Permite detectar información que tiene que ser actualizada en la página web del Poder Judicial.

Consultas orientadas.

Características:

Respuestas a las consultas efectuadas por la ciudadanía por diferentes canales puestos a disposición. Estas pueden ser la respuesta concreta a la consulta o la orientación para que puedan continuar con su trámite en los diferentes organismos.

Beneficios:

• Brinda un medio donde la ciudadanía puede recurrir para consultar sobre los servicios que brinda la judicatura u otros relacionados a los cuales se tenga conocimiento.
• Mejora el acceso a la justicia de las personas y la atención de consultas habituales.

Seguimiento de las consultas recibidas.

Características:

Detección del grado de resolución de consultas recibidas y de la necesidad de información adicional, para mejorar la orientación cuando sea necesario, mediante la repregunta al usuario. Esto incluye la encuesta de satisfacción del Sistema de Calidad.

Beneficios:

• Permite detectar necesidades no satisfechas relacionadas con la orientación o deficiencias de la misma.
• Permite continuar con la orientación y que esta no quede desatendida.
• Brinda información sobre la satisfacción de los usuarios del Servicio de Orientación a la Ciudadanía.

CONTACTO

DIRECTORA: Lic. María Gabriela BENEDICTO gbenedicto@juschubut.gov.ar PROFESIONAL: Lic. Julieta FELGUERAS jfelgueras@juschubut.gov.ar SITIO WEB:

https://www.juschubut.gov.ar/index.php/organizacion/secretarias-y-direcciones-stj/direccion-de-estadisticas

CONTACTO

PROFESIONAL: Lic. Fernando CARMINE fcarmine@juschubut.gov.ar

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PROFESIONAL: Lic. Marina Soledad ACOSTA msacosta@juschubut.gov.ar

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PROFESIONAL: Lic. Jorge MARI jmari@juschubut.gov.ar SITIO WEB:

https://www.juschubut.gov.ar/index.php/gestion-de-calidad

CONTACTO

PROFESIONAL: Ing. Julieta UZCUDUN juzcudun@juschubut.gov.ar

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PROFESIONAL: Ing. Francisco PEUCELLE fpeucelle@juschubut.gov.ar OPERADORA DEL SERVICIO: Dra. Malvina JARA 0800@juschubut.gov.ar SITIO WEB:

https://www.juschubut.gov.ar/index.php/servicios/otros-servicios/orientacion-al-ciudadano