2024 - Plénière AC220

Ateliers de lancement - AC220 -

Partenariats de coopération

Tous les documents mentionnés sont directement téléchargeables depuis cette présentation et disponibles sur Mon Projet Erasmus+

Index

Le Programme

L' Agence

Le cycle de vie du projet

Votre convention de subvention

Suivre et faire évoluer son projet

Rendre compte de son projet

Département Contrôle et Évaluation

EPALE

Erasmus+ 2021-2027

Programme simplifié

Secteurs

Actions-clés

Un programme responsable

Inclusion et diversité

Transition écologique

pour les personnes ayant moins d’opportunités : lutte contre le décrochage, l’exclusion, les discriminations, les disparités territoriales, les inégalités dues au handicap.

dans la dynamique relative au Pacte vert pour l'Europe : développer des connaissances et des attitudes afin de favoriser le développement durable.

Et plus ambitieux, avec un budget de 26 milliards d'euros.

Engagement civique

Transformation numérique

dans la dynamique du Plan d’action en matière d’éducation numérique : favoriser les compétences numériques et les technologies pour l'enseignement.

pour permettre aux citoyens de s'engager activement dans la vie politique et sociale en renforçant la compréhension de l'Union européenne.

Les projets de partenariats

Les projets de partenariats simplifiés (AC210)

Les projets de partenariats de coopération (AC220)

Un levier pour permettre aux organismes d’accroître la qualité et la pertinence de leurs activités, en développant et renforçant leur réseau de partenaires.

Une opportunité pour les organismes « primo-demandeurs » ou moins expérimentés d’accéder au programme Erasmus+.

Les modalités de financement forfaitaire

Une simplification des règles de financement. L'accent est mis sur la qualité de la gestion, de la mise en œuvre et des réalisations du projet.

L'Agence Erasmus+ France / Éducation Formation

Au niveau national, elle est en charge de la mise en œuvre des « actions décentralisées » du programme Erasmus+ pour le compte de la Commission européenne.

L'Agence est sous la tutelle des ministères chargés de l’Education nationale, de la Jeunesse, de l’Enseignement supérieur, de la Formation professionnelle.

Avant la soumission de votre candidature

Département Promotion

3 Départements à votre service

• Informer des opportunités offertes par les programmes européens ;
• Orienter et accompagner : de l’idée de projet à des candidatures de qualité ;
• Mettre en œuvre les dispositifs européens à l’échelle nationale (Europass, EPALE, eTwinning).

Pendant votre projet

Département Gestion des Projets

• Gérer les candidatures : de leur dépôt à l’attribution des subventions, en passant par l’éligibilité, l’évaluation qualitative, la notification et enfin, la contractualisation ;
• Informer et accompagner les porteurs de projets tout au long de la vie du projet, jusqu’au dépôt du rapport final ;
• Veiller à la bonne gestion des subventions européennes, dans le respect des règles et des priorités du programme.

Après le dépôt du rapport final

Département Contrôle et Évaluation

• Évaluer le contenu qualitatif des rapports finaux ;
• Éxécuter les contrôles simplifiés de tous les rapports finaux ;
• Éxécuter les contrôles approfondis et les audits pour assurer le bon usage des fonds européens.

L'équipe

Maxime Blondel

Rémi Garcia

Azélie Bernard

Noémie Hilpipre

Pierre Arnaud Henry

Élise Balas

Isabelle Arnouil

Elyn Monatin

Sandra Ménard

Barbara Berche

Victor Foullonneau

Carmela Vaquero

Elyn Monatin

Un pôle pour vous accompagner

Contact direct avec votre référent à l'Agence impérativement via MonProjetErasmus+

Documentation utile (guides, kits, etc.)

Suivi des étapes de votre projet dans votre espace utilisateur MonProjetErasmus+

Modalités de monitoring renforcées et adaptées au profil de votre projet (visites, entretiens, etc.)

Plus de 600 projets suivis au sein du pôle

Votre projet Erasmus+

Le cycle de vie du projet

Avant mars N

01

Préparation de la candidature

La candidature a été évaluée. Une synthèse de cette évaluation a été transmise : elle comporte conseils et pistes d’amélioration. Tenez-en compte !

Nous en sommes ici

Mars N

02

Soumission de la candidature

Septembre à mars N+1

03

Lancement du projet et versement de la première avance

Mise en œuvre du projet

Toutes les activités doivent être réalisées pendant la période contractuelle.

04

Réalisation des activités et saisie sur Beneficiary Module

Fin du projet

05

Saisie et soumission des livrables sur la plateforme des résultats

30 jours après le projet

06

Remise du rapport final et paiement du solde

Après le projet

07

Les documents justificatifs doivent être conservés jusqu'à 5 ans après la fin du projet en cas d'audit

Les plateformes à utiliser pendant la durée votre projet Erasmus+

Enregistrement des organismes

Mon Projet Erasmus+

Beneficiary Module

Erasmus+ Project Results

Pour rendre compte à l'Agence de vos activités réalisées pendant la durée du projetet soumettre votre rapport final

Pour diffuser les résultats de votre projet lors de la finalisation de votre rapport final

Pour vous accompagner dans le suivi de votre projet (documentation, contrat, guides...) et échanger par mail avec l'Agence

Pour gérer les informations relatives à votre structure (code OID)

ACCES

ACCES

ACCES

ACCES

GUIDE

GUIDE

GUIDE

GUIDE

GUIDE

01

04

03

02

Messagerie individuelle

Messagerie de projet

• Messagerie pour tous les contacts du projet ;
• Historique en cas de départ d'une des personnes de contact ;
• Messagerie à paramétrer, le cas échéant.

• Messagerie propre à chaque personne de contact ;
• Nécessité de transférer les informations entre les différents acteurs du projet ;
• Pas d'historique transféré en cas de départ d'une personne.

vs

L'Agence recommande l'utilisation d'une messagerie de projet

Modules d'auto-formation Agence Erasmus+

https://learning.elucidat.com/course/665587a294c47-666307ec5eeef

Votre convention de subvention sur Mon Projet Erasmus+

Annexe I

Convention de subvention

• Modules de travail et activités prévus à la candidature

• Liste de partenaires

Toutes les informations importantes de votre projet sont présentées dans la fiche technique :

• Durée et dates du projet ;

• Montant contractuel ;

• Pourcentage et montant des préfinancements, rapport final et paiement du solde.

Annexe II

Règles importantes concernant divers aspects :

• Protection des données ;

• Rapports et contrôles.

Annexe III : déjà signée avant la convention de subvention

En complément de ces documents contractuels, merci de vous référer au Guide du Programme Erasmus+ 2024 - p. 259 à 284 (VF).

Gestion interne VS obligations contractuelles

Réalisation des activités (temps passé, déplacement, etc.)

Subvention européenne

Subvention

Règles de comptabilité interne

Modalités de remboursement propres à la stucture

gérée par votre structure

accordée pour le projet

Justificatifs propres à votre structure

Votre subvention Erasmus+

3 forfaits possibles

Pour quoi faire ?

Sous-traitance

Pour la réalisation de l’intégralité des activités prévues dans le dossier de candidature (planification, préparation, mise en œuvre, réunions, suivi, mobilités, dissémination…)

120 000€

Autorisée tant qu’elle ne concerne pas des activités essentielles dont dépend directement la réalisation des objectifs de l’action et qu’elle ait été annoncée dès la candidature

250 000€

400 000€

Gestion du projet

Modules de travail

• Méthodologie de projet ;
• Organisation du partenariat ;
• Budget de mise en œuvre ;
• Calendrier.

• Objectifs ;
• Activités et livrables ;
• Indicateurs de résultats quantitatifs et qualitatifs.

Coordinateur

Partenaire 1

Partenaire 2

Partenaire 3

Subvention globale gérée par le coordinateur

Plusieurs versements des fonds Erasmus+ par le coordinateur aux différents partenaires du projet : établir des "sous-contrats"

Rôle du coordinateur et des partenaires

Le coordinateur

• S'assure de la bonne mise en œuvre du projet ;
• Est l'intermédiaire entre les bénéficiaires et l'Agence ;

• Répond aux demandes de l'Agence concernant le monitoring du projet ;
• Rédige les sous contrats ;
• Effectue les paiements dus aux partenaires sans retard injustifié et selon les conditions établies dans les sous-contrats.

Chaque partenaire

• Informe le coordinateur de tout évènement susceptible d'affecter ou de modifier le projet ;
• Transmet les informations utiles au coordinateur pour le suivi du projet, le rapport intermédiaire (si projet de plus de 24 mois) et le rapport final.

Les bénéficiaires

Dans la convention de subvention :Le Chapitre 4 Mise en oeuvre de la subventionArticle 7 - Bénéficiaires précise le rôle et l’ensemble des obligations de chacun. La coordination du projet est la responsabilité exclusive du coordinateur. Elle ne peut en aucun cas être sous-traitée (Chap. 4 - Article 7 b).

Aspects qualitatifs

Les sous-contrats

Objectifs, résultats et productions du projet ;

Activités et responsabilités de chaque partenaire ;

Dates des réunions de projet / activités ;

Glossaire des termes clés, traduits dans toutes les langues du partenariat.

Points transversaux

Dates du projet, et dates du sous-contrat (au delà de la durée contractuelle avec l’Agence) ;

Calendrier des rapports d’étape à rendre ;

Gestion financière

Règles de communication entre les partenaires ;

Modalités et fréquence de versement des avances ;

Gestion des litiges, juridiction pouvant être saisie.

Modalités et fréquence des remontées de pièces justificatives ;

Annexe précisant le budget à percevoir.

Un modèle est disponible sur MonProjetErasmus+ dans le kit d'aide à la gestion.

Conseils au coordinateur du projet

Avoir connaissance de la convention de subvention (annexes).

Impliquer les différents acteurs du projet dès le début (chez les partenaires et en interne).

Suivre et évaluer les activités prévues dans le dossier de candidature (calendrier, réalisations, etc.)

Garantir un suivi budgétaire.

Surveiller régulièrement la réalisation des activités par les partenaires (rappeler échéances).

Avoir des outils de suivi internes au sein du partenariat.

Documents ressources

Manuel sur le financement forfaitaire -Hanbook

Kit d'aide à la gestion

Modèle Excel suivi budgétaire

Modèle Sous- Contrat bilatéral

Spécificités établissements scolaires publics

Tutoriel plateforme Beneficiary Module

Modèle attestation, fiche de temps...

Carte mentale

01

Session de questions

Suivre et faire évoluer son projet

La synthèse budgétaire des activités à réaliser se trouve dans l'Annexe I.Extrait d'une Annexe I ci-dessous :

Gestion du projet

Guide pédagogique

Guide de bonnes pratiques

Contenu pédagogique

Plateforme de cours en ligne

Modifications possibles sans avenant

Modification ou ajout d’activités au sein d'un module de travail, n’impactant pas l’objectif spécifique défini dans le module de travail et les résultats du projet

Modification budgétairesans impact conséquent sur la répartition des modules de travail

Changement des dates/lieux des activités d'un module de travail

Modification budgétaire entre partenaires au sein d'un même module de travail

Réaliser les objectifs initiaux de votre projet

Justifier ces changements lors du monitoring Agence

En cas de doute pensez à consulter votre référent à l’Agence !

Cas d'avenant à la convention de subvention

Modification de la composition du partenariat

Modification substantielle : - des activités - budgétaire

Modification du cadre juridique de ma structure

Extension de la durée du projet

• Un avenant passe par une demande à l'Agence et est donc soumis à un accord formel

• La demande doit être anticipée, les activités qu'il est proposé de modifier ne doivent pas être finalisées
• La demande doit être dûment justifiée par des raisons propres à la mise en oeuvre du projet

Cas d'avenant budgétaire

Etape 1

Etape 2

Etape 3

Etablir ma nouvelle répartition budgétaire

Comparer ma répartition budgétaire avant et après transfert

Demander un avenant budgétaire

Demander l'outil calculatriceà mon référent.

L'Agence valide ou refuse votre demande d'avenant.

Connaître la pondération de chaque module de travail.

Remarques : La décision de demander un avenant budgétaire est de votre responsabilité. La pondération de chaque module de travail (hors gestion du projet) a une influence sur la note globale finale et la subvention.

Write a cool subtitle here

Rendre compte à l’Agence pendant la durée du projet

Monitoring

Beneficiary Module (BM) : outil de reporting

Echanges via MonProjetErasmus

Rendez-vous téléphonique

Un outil de reporting

Questionnaires de monitoring

Le déclaratif pour l'Agence

Rapport périodique (projets de 25 mois et plus)

La plateforme des rapports

Ateliers thématiques

Visite de suivi

Questionnaires de monitoring

• Vérification de la bonne mise en oeuvre de votre projet,
• Conseils en cas d'écarts trop importants (par exemple : avec la réglementation ou le calendrier initial).

Questionnaire n°2 (Q2)

Questionnaire n°1 (Q1)

Durée projets < 25 mois

mi-parcours

Rapport périodique

4 mois après le début du projet

Durée projets ⩾ 25 mois

mi-parcours

Rapport périodique pour les projets de 25 mois et plus

Mettre à jour la plateforme "Beneficiary Module" (BM) rédigé par votre structure avec la contribution de tous les partenaires

Joindre le suivi budgétaire de votre projet en complément(modèle dans le Kit d'aide à la gestion)

Compléter sur la plateformele rapport périodique

Détailler la réalisation des activités de votre projet à mi-parcours avec preuves et éléments annexes

Retrouver la date de dépôt spécifiée dans votre Convention de subvention (article 4.2.1)

Rédiger en français

Pas de rapport financier avec dépenses réelles – comptabilité interne

La plateforme Beneficiary Module

Tutoriel

Le menu

Le rapport final

Le rapport périodique (projets ⩾ 25 mois)

Les modules de travail

Rapport final

Télécharger et soumettre les résultats de votre projet sur la platforme E+PRP

Mettre à jour la plateforme "Beneficiary Module" (BM) (par vous avec la contribution de tous les partenaires)

Détailler la réalisation des activités de votre projet

Soummettre sous un délai 30 jours après la date de fin de projet

Rédiger en français

Pas de rapport financier avec dépenses réelles – comptabilité interne

La notion de qualité dans les projets Erasmus+

Points d'attention

Impacter

Autoévaluer

Anticiper

Exploitation des résultats et diffusion

Diffusion dès le démarrage du projet

Public cible

Communication et valorisation

Résultats innovants, exploitables et transférables

Logos

Rapport final

Le Département Contrôle et Évaluation des Projets

Commencer la présentation

Ce qu'il faut retenir

A minima, une étape de suivi sera réalisée avec votre référent à l'Agence et le rapport final est à rendre à lʼAgence en fin de projet.

Entretenir de bonnes relations avec lʼAgence : répondre aux sollicitations, informer lʼAgence de toutes les modifications, prendre en compte les conseils des évaluateurs et de votre référent, communiquer avec ce dernier.

Utiliser les plateformes et notamment Mon Projet Erasmus +.

Bien préparer son rapport final : être en mesure de rendre compte de votre projet (quantitatif et qualitatif). Penser à garder les preuves de réalisation des activités.

Prendre connaissance du pack contractuel et de la documentation (Handbook, guide, etc.).

Établir une bonne communication au sein de votre structure et avec l'ensemble des partenaires. Pensez aux sous-contrats.

Mettre en place dès le début du projet les éléments nécessaires à l’auto-évaluation du projet.

Beneficiary Module (BM) est lʼoutil de reporting sur lequel vous devez inscrire la réalité des activités de votre projet.

Planifier au plus tôt afin de garantir la qualité du projet et de maximiser son impact.

02

Session de questions

EPALE

Commencer la présentation

Plateforme Enregistrement des organismes

• Mise à jour des documents annexes :

- Fiche entité légale - Signalétique financier - RIB - Avis de situation au répertoire SIREN- PV nomination du représentant légal - Délégation signature/pouvoirs- Statuts (structures privées)- Carte d'identité du représentant légal (structures privées).

• Ajout d'administrateurs
• Changement du nom et/ou d'adresse de votre structure

/!\ Pour tout changement, pensez à prévenir votre référent à l'Agence.

Questionnaire n°1 : Mise en place du projet

Ensemble de questions fermées sur le démarrage du projet et la bonne utilisation des outils de gestion de projet

=> envoyé par l'Agence 4 mois après le début du projet

• Ne pas confondre impact et résultat
• Penser au plus tôt à la pérennisation du projet
• Communiquer autour du projet
• Optimiser l'exploitation des résultats

Résultats innovants exploitables et transférables

Conformément à l'article 16 de votre convention de subvention, vous êtes tenu de rendre accessibles les résultats de votre projet au plus grand nombre :

ARTICLE 16 - DROITS DE PROPRIETE INTELLECTUELLE - CONNAISSANCES PREEXISTANTES ET RESULTATS - DROITS D'ACCES ET DROITS D'UTILISATION 16.1 Connaissances préexistantes et droits d'accès à celles-ci 16.2 Propriété des résultats 16.3 Droits de l’autorité chargée de l’octroi d’utiliser les matériels, documents et informations reçus à des fins d’élaboration de politiques, d’information, de communication, de diffusion et de publicité

Ces résultats doivent également être libres de droit.

Questionnaire n°1 : Mise en place du projet

Ensemble de questions fermées sur le démarrage du projet, sur la bonne utilisation des outils de gestion de projet...

=> envoyé par l'Agence 4 mois après le début du projet

Plateforme Beneficiary Module

• Pour vous connecter à cette plateforme, vous devez utiliser les comptes EU Login des personnes de contact reliées à votre projet.
• Pensez à prévenir l'Agence en cas de changement de personne de contact.

S'adapter à ses publics cibles

Adopter une communication valorisant l'impact de votre projet sur les publics cibles et celui du Programme Erasmus+.Communiquer vers les professionnels de votre secteur.Communiquer vers le grand public, notamment grâce à des témoignages, des photos, des vidéos, etc.

Avoir un contact direct avec votre public cible/public final.

Le Manuel sur le modèle de financement forfaitaire donne en Annexe 2 de nombreux exemples d'indicateurs quantitatifs et qualitatifs. N'hésitez pas à vous en saisir !

• Les propriétés des livrables produits dans le cadre du projet
• Tangible
• Transférable
• Innovant
• Copyright
• La sélection des participants aux activités
• L'inclusion des publics ayant moins d'opportunités
• La reconnaissance des acquis

Questionnaire n°2 : Mise en oeuvre des activités

Ensemble de questions plus larges sur le coeur du projet, les activités réalisées...

=> envoyé par l'Agence à mi-parcours

Rapport final

Lors de l'évaluation de votre rapport final, l'impact et la dissémination constituent un critère important représentant 30 points sur un total de 100.

Nous vous conseillons de consulter le Manuel sur le modèle de financement forfaitaire élaboré par la Commission européenne, notamment en pages 13 et 14.

Page 13 "A la partie "impact et suivi" du formulaire de candidature, les candidats doivent fournir des informations sur les outils et les méthodes qui seront utilisés pour évaluer la réalisation des objectifs, la stratégie de communication pour partager les résultats du projet et les mesures qui seront prises après la fin du projet pour assurer la pérennisation des activités et des résultats." Page 14 "L’impact : fait référence à l'intégration des résultats du projet dans le travail des organisations participantes et à leur transférabilité à d'autres parties prenantes et secteurs."

Plateforme des résultats E+PRP

Extrait du dossier de candidature :

• Pour vous connecter à cette plateforme, vous devez utiliser le compte EU Login de la personne contact principale.
• Si la personne de contact "principale" change pendant la durée de votre projet, n'oubliez pas de prévenir l'Agence pour avoir accès à cette plateforme en fin du projet.

Partenariat de coopération

KA220

Par exemple 2024-1-FR01-KA220-XXX-00000XXXX

Partenariat simplifié

KA210

Par exemple 2024-1-FR01-KA210-XXX-00000XXXX

Les actions de communication concernent toutes les étapes du projet (avant, pendant et après), et doivent être prévues en amont. Si tel n'est pas le cas, il est essentiel d'établir un plan de communication dès à présent. Pour rappel, il s'agit d'un des critères d'évaluation de votre rapport final.

Communication et valorisation

Guides Agence Erasmus+

Exemples

• Réseaux sociaux
• Site internet projet
• Presse
• Relations publiques
• Production de contenus
• Photos/Vidéos...

Logos à utiliser lors de la communication externe de votre projet

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Les conditions d'utilisation des logos sont précisées à l'"Article 17 - Communication, diffusion et visibilité" de votre convention de subvention

• S'intéresser à tous les aspects du projet
• Autoévaluer à des moments clés identifiés
• Etablir des indicateurs
• Ajuster au besoin afin de garantir la qualité du projet
• Se référer au "Manuel sur le modèle de financement forfaitaire"

Plateforme d'enregistrement des organismes (code OID)

• Pour vous connecter à cette plateforme, vous devez utiliser le compte EU Login d'un des adminitrateurs renseigné pour votre structure.
• N.B : le mot de passe doit être changé régulièrement.
• Si vous ne vous souvenez plus de l'adresse mail de connexion, vous pouvez contacter votre référent à l'Agence.

Questionnaire n°2 : Mise en oeuvre des activités

Ensemble de questions plus larges sur le coeur du projet, les activités réalisées...

=> envoyé par l'Agence à mi-parcours

• L'analyse des besoins est primordiale
• Planifier les différents aspects du projet

• Toutes les parties prenantes doivent être impliquées

• Les différents services doivent être coordonnés

• Mettre en place des comités pour faciliter le suivi

Demander par mail le formulaire d'avenant à votre référent.

Mon Projet Erasmus+

• Pour vous connecter à cette plateforme, vous devez utiliser les adresses mail des personnes de contact renseignées pour votre projet.
• Il est possible d'ajouter des personnes de contact reliée à votre projet en contactant votre référent à l'Agence.
• Pensez à prevenir l'Agence en cas de changement de "personne contact", ou d'adresse mail.

La rubrique « Détails » indique le numéro de projet, sa durée, son titre.

La rubrique « Personnes associées » contient les personnes contacts de chaque organisme avec lesquelles l’Agence échange et qui ont accès à BM.

La rubrique « Organismes participants » rappelle les organismes prenant part au projet.

La rubrique « Rapports périodiques » vous permettra de renseigner le rapport à mi-parcours (uniquement pour les projets de plus de 24 mois).

La rubrique « Modules de travail » reprend les activités telles que prévues à la candidature : c’est la rubrique que vous devrez renseigner au fur et à mesure de la réalisation de vos activités.

La rubrique « Rapports » vous permettra de renseigner le rapport final.

Questionnaire n°1 Mise en place du projet

Ensemble de questions fermées sur le démarrage du projet et la bonne utilisation des outils de gestion de projet.

=> envoyé par l'Agence 4 mois après le début du projet

Questionnaire n°2 : Mise en oeuvre des activités

Ensemble de questions plus larges sur le coeur du projet, les activités réalisées...

=> envoyé par l'Agence à mi-parcours